Aktenschrank ade - Der Wirtschaftsprüfer Schomerus & Partner bescheinigt CAYA, dass bei sachgerechter Anwendung, die Kriterien zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form (GoBD) erfüllt sind. Das papierlose Büro wird mit CAYA Realität. ⚖️🥳

1.  Was ist GoBD? Wie betrifft Sie dies? 🧐

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dabei haldelt es sich um eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Diese definiert, wie steuerrelevante Belege und Rechnungen erfasst, verarbeitet und gespeichert werden sollen.

Grundsätzlich gilt für eine GoBD-Zertifizierung, dass die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Dokumenten sichergestellt sein muss.

GoBD Kriterien: Richtigkeit, VOllständigkeit, Unveränderbarkeit, Ordnung
GoBD Grundlagen: Wir erläutern, wie Sie gemäß der BMF-Verwaltungsanweisung arbeiten sollten


Wichtig zu bemerken: Unternehmen, Freiberufler und Freelancer müssen selbst dafür sorgen, dass alle unternehmensinternen Prozesse dem GoBD-Standard entsprechen. Für die ordnungsgemäße Buchhaltung ist immer der Unternehmer oder die Unternehmerin  verantwortlich. Eine Lösung wie CAYA, hilft maßgeblich bei der GoBD-konformen Ablage.

2. Rechtssichere GoBD-Archivierung von Rechnungsbelegen in der CAYA Cloud. 🔒

In Sachen Büro 4.0,  dem effizienten, digitalen und papierlosen Büro, ist die GoBD-Konformität ein wichtiger Bestandteil. Als Nachweis für die Buchhaltung gilt - Rechnungsbelege müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. In der CAYA Document Cloud, ihrer Dokumentenzentrale, lassen sich Rechnungen GoBD konform speichern. CAYA ist GoBD zertifiziert. Eine Aufbewahrung in Papierform ist nicht mehr nötig, Rechnungsbelege aus Papier dürfen vernichtet werden. Dies gilt ebenso für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, die bis zu sechs Jahre aufzubewahren sind. Dies vereinfacht die Archivierung in Zeiten von Remote Work und Homeoffice. Zudem profitieren vom reduzierten Druckaufwand das Portemonnaie und die Umwelt.

3. CAYA unterstützt Kunden kostenfrei bei der Erstellung einer GoBD-Verfahrensdokumentation.🤝

Neben den Grundsätzen der elektronischen Buchführung (GoBD) gelten natürlich immer noch die allgemeinen Grundsätze einer ordentlichen Buchführung (GoB). Es empfiehlt sich daher unbedingt, zusätzlich bei der elektronischen Buchführung eine sog. Verfahrensdokumentation für Ihren Betrieb zu erstellen. Diese dient im Fall einer steuerlichen Betriebsprüfung als Dokumentation und Nachweis über die Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung und dokumentiert eine GoBD konforme Archivierung. Eine GoBD Verfahrensdokumentation vereinfacht, Ihre ordnungsgemäße Buchführung im Fall von Prüfungen zu belegen.

CAYA hat einen einfach zu verstehenden Fragebogen erstellt, um bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation zu unterstützen. Dieser wurde basierend auf den Erkenntnissen aus der durch die Wirtschaftsprüfer von SCHOMERUS & Partner durchgeführten GoBD-Zertifizierung konzipiert. Mit unserem Fragebogen führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihrer eigenen GoBD-konformen Muster-Verfahrensdokumentation. Wir zeigen Ihnen, was Sie dokumentieren müssen und was nicht.

Sie möchten Ihre eigene GoBD-Konformität belegen und prüfen, ob Sie GoBD konform arbeiten? Laden Sie kostenfrei unseren GoBD-Fragebogen herunter 📥. Durch Ausfüllen unseres Fragebogens haben Sie damit für den Prüfungsfall Ihre GOBD-Konformität dokumentiert. ✔️

Da die Erstellung der GoBD Verfahrensdokumentation stark von der Komplexität, dem Belegvolumen und den IT-Systemen des jeweiligen Betriebs abhängt, sollten Kunden unbedingt auch Ihren Steuerberater zurate ziehen und die Verfahrensdokumentation prüfen lassen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Aspekte vergessen wurden. CAYA weist an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass es keine steuerrechtliche Beratung leistet. Bitte ziehen Sie bei Fragen Ihren Steuerberater zurate.

Unklarheiten in Bezug auf den Fragebogen? CAYA unterstützt seine Kunden kostenfrei!

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Sie möchten auch eine GoBd-konforme Verfahrensdokumentation für Ihre Dokumentenverwaltung, sind aber noch kein CAYA-Kunde? Unsere Digitalisierungsexperten helfen Ihnen gerne weiter und beraten Sie auch rund um alle GoBD-Themen.

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Für Ihre Dokumentation können Sie sich ein Zertifikat herunterladen, das belegt, dass CAYA als Ihr Software Partner GoBD-zertifiziert ist.  Hier Zertifikat downloaden.

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