Digitalisierung bietet immense Vorteile, auch beim Thema Dokumentenmanagement und Automatisierung. Fast jede zweite Person digitalisiert laut einer Bitkom Studie bereits in Papierform erhaltene Dokumente. Laut Bitkom hatten im Jahr 2017 73% der Befragten angegeben, noch nie Papierdokumente gescannt oder fotografiert zu haben. Stand 2021 gaben dies nur noch 48 Prozent an.

„Mit modernen Scannern und innovativen Apps können alle schon heute problemlos Dokumente archivieren, organisieren und damit auch digital weiterverwenden. Wer seine Unterlagen regelmäßig digitalisiert und in einer sicheren Cloud speichert, ist damit auch auf der sicheren Seite, falls die Papierdokumente durch einen Wasser- oder Brandschaden zerstört werden”, so Nils Britze, Bereichsleiter für digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom.

Darüber hinaus kann professionelles Digitalisieren von Dokumenten einen positiven Beitrag zum Umweltschutz leisten.

Gescannte Post trägt zum Klimaschutz bei 🌳

CAYA-Nutzer wissen bereits die Vorteile von digitalisierter Briefpost und Dokumentenmanagement in der Cloud zu schätzen. CAYA ist schon lange nicht mehr nur Ihr Briefkasten, sondern auch Ihre Dokumentenzentrale in der Cloud, die Sie digitale Administrationsprozesse einfach und schnell erledigen lässt.

Durch das Scannen von Briefpost trägt CAYA außerdem zum erneuten Eintreten von Papier in den Recyclingkreislauf und dadurch zum Umweltschutz bei. CAYA recycled eingescannte Briefpost fachgerecht, solange diese nicht zum physischen Empfang angefragt wird. Das Recycling geschieht dabei äußerst effektiv: „Informationen auf toten Bäumen durch die Gegend zu schicken, ist einfach absurd und schlecht für die Umwelt“, sagt CAYA-Geschäftsführer Alexander Schneekloth und ergänzt: „Deshalb digitalisieren wir die Eingangspost unserer Kunden. Dieses Verfahren ist ein erster Schritt, da mehr als 90 Prozent der Briefe datenschutzkonform vernichtet und vor allem recycelt werden. Das verbessert die CO2-Bilanz stärker als das klassische Abheften oder Entsorgen im Hausmüll. Jetzt wollen wir durch das klimaneutrale Anbieten unserer Leistungen einen weiteren negativen Aspekt eliminieren.“.

Wer weniger Papier verwendet verringert außerdem den Papierverbrauch pro Kopf und dessen umweltschädlichen Folgen. Diese trägt wesentlich zur Umweltverschmutzung bei. Sie produziert Schwefeloxide, Stickoxide und Kohlendioxid, die zu saurem Regen, Treibhausgasen und Wasserverschmutzung führen.

CAYA ist CO-2 neutral 🌎


Die Post von 98% unserer Kunden wird bereits, Stand  Juni 2021, CO-2 neutral digitalisiert. Um einen weiteren positiven Einfluss auf unsere Umwelt auszuüben und um unsere Werte für den Umweltschutz weiter zu verfolgen, ist CAYA klimaneutral geworden! Zum World Earth Day 2022. Zur Erreichung dieses Ziels haben wir eine Kooperation mit dem Lösungsanbieter ClimatePartner geschlossen. Dafür berechnen wir zunächst die eigene CO2-Bilanz, um anschließend eine Klimaschutzstrategie abzuleiten, um Kohlendioxid zu reduzieren und parallel dazu verursachte CO2-Emissionen auszugleichen. Der Earth Day am 22. April 2022 ist für uns ein passendes Datum gewesen, um die Wertschätzung und Aufmerksamkeit für die natürliche Umwelt zu stärken.

Jetzt recyclen und DMS nutzen: Warum Archivierung in Papierform kaum mehr nötig ist. ♻️


Laut einer Papierverbrauch Statistik aus einer Studie des Corp! Magazines geben Unternehmen in den Vereinigten Staaten jedes Jahr 8 Milliarden Dollar für die Verwaltung von Papierdokumenten aus, wobei die Administration für ein Dokument aus Papier durchschnittlich 20 Dollar bis zur Aktenablage verlangt. Die Alternative zu Papier ist digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches die Kosten in allen Bereichen erheblich senken kann und vor allem den ökologischen Fußabdruck reduziert. So gelingt durch digitale Archivierung der Umweltschutz im Büro deutlich besser.

Oft reicht es aus, Dokumente ausschließlich digital in der Cloud zu speichern. Massen an Aktenordnern sind meist überflüssig. Hier darf recycled werden. Sehen Sie hier, welche Dokumente noch in Papierform aufgehoben werden sollten (erstaunlich wenig!) und welche Sie digitalisieren und recyclen können. Für Unternehmen gilt: Wird bei der digitalen Dokumentenablage in der Cloud nach der BMF Anweisung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form (GoBD) gearbeitet, ist man auf eine Betriebsprüfung bereits gut vorbereitet. Das bedingt, dass die Unternehmensprozesse zur ordnungsgemäßen Buchführung für den Prüfungsfall dokumentiert sind.

CAYA ist bereits GoBD zertifiziert. Was GoBD genau bedeutet und wie es auch Sie betrifft, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema GoBD. Grundsätzlich gilt für eine GoBD-Zertifizierung, dass die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Dokumenten sichergestellt sein muss. Möchten Sie die eigene GoBD-Konformität belegen und prüfen, ob Ihr Unternehmen GoBD konform arbeitet? Laden Sie dazu jetzt unseren Fragebogen herunter 📥. Durch Ausfüllen unserer Fragestellungen dokumentieren Sie mit diesem Dokument Ihre GOBD-Konformität für den Prüfungsfall.

Quellen:

Bitkom
corpmagazine.com