Wie als Vermieter die richtige Hausverwaltung finden und dabei Papierkram in der Verwaltung reduzieren?

Es kann eine Vielzahl von Gründen geben, warum Sie eine Hausverwaltung suchen. So kann es z. B. sein, dass ein Hausverwalter in Rente geht und es keinen Nachfolger gibt. Denkbar wäre auch, dass der derzeitige Hausverwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft gekündigt hat oder dass eine WEG dem Immobilienverwalter gekündigt hat.

Falls einem nicht die Immobilie gehört, sondern lediglich eine Wohnung innerhalb der Immobilie, ist man in diesem Fall WEG-Eigentümer (Wohnungseigentümergemeinschaft).

Meist wird in diesen Fällen eine professionelle Hausverwaltung eingesetzt. Hierzu besteht zwar keine gesetzliche Verpflichtung - es erleichtert aber allen Eigentümern das Leben. Ansonsten müssten die Eigentümer die Immobilienverwaltung selbst ehrenamtlich übernehmen und für mögliche Fehler haften.

Wenn in den Eigentumswohnungen etwas zu tun ist, fällt dies oft nicht mehr in den üblichen Zuständigkeitsbereich der Hausverwaltung. Hier kommt die Sondereigentumsverwaltung ins Spiel. Meist bieten professionelle Immobilienverwaltungsunternehmen jedoch beide Dienstleistungen zusammen an.

Grund dafür ist, dass es häufig Grenzbereiche gibt, in denen Gemeinschaftseigentum und getrenntes Eigentum miteinander verflochten sind. So ist z. B.  der Teil der Strom- und Wasserleitungen, welcher außerhalb einer Eigentumswohnung verläuft, Teil des Gemeinschaftseigentums. Nur der Teil der Leitungen, der sich innerhalb der einzelnen Wohnung befindet, gilt als individuelles Sondereigentum. Wenn die Rohre beschädigt oder verstopft sind, können sich die Verantwortlichkeiten schnell überschneiden.

Egal, was der Auslöser für die Hausverwaltersuche ist - eines ist klar: Eine Eigentümergemeinschaft sollte immer einen Verwalter haben. Auch dann, wenn die Position des Verwalters mit einem Miteigentümer besetzt wird. Da dies allerdings selten empfohlen wird, geben wir wichtige Tipps, wie Sie eine gute Immobilienverwaltung finden.

Wenn einem die gesamte Immobilie gehört, mit allen dazugehörigen Wohnungen, wird eine Hausverwaltung umso wichtiger. Der Immobilieneigentümer hat im Alltag oft die Herausforderung, Mieteinnahmen von den Bewohnern zu erhalten. Darüber hinaus hat die Hausverwaltung die Aufgabe, sich um Instandhaltung und Reparaturen zu kümmern. Durch die Erstellung regelmäßiger Finanzberichte erhält der Immobilieneigentümer außerdem stets einen Überblick über aktuelle Finanzen.

Durch die permanente Objektüberwachung wird Schäden vorgebeugt und deren Aufkommen reduziert. Die Hausverwaltungswahl sollte jedoch gut bedacht sein. Es kann die Gefahr bestehen, dass eine Hausverwaltung nicht im Interesse der Eigentümer handelt. Dies kann im schlimmsten Fall den Eigentümer sogar um die eigene Immobilie bringen. Deshalb ist es wichtig, eine vertrauenswürdige Immobilienverwaltung zu finden.

Hausverwaltungsaufgaben eines WEG-Verwalters 🗹

Was sind die Aufgaben einer Hausverwaltung? Ob eine Wohnanlage mit Eigentumswohnungen oder ein Mietshaus verwaltet werden soll ist ein großer Unterschied. Sowohl vom Arbeitsaufwand her, als auch vor dem Gesetz. Bezüglich Arbeitsaufwand ist es relevant, die Wünsche der einzelnen Wohnungseigentümer unter einen Hut zu bekommen. Vor dem Gesetz werden die Interessen der Eigentümer (oder einer Erbengemeinschaft) vertreten. Außerdem wird die Vermittlung zwischen ihnen und den Mietpersonen übernommen.

Wenn ein Hausverwalter für eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) beauftragt wird, sind die Aufgaben der Hausverwaltung im Wohneigentumsgesetz genau geregelt.

Ein WEG-Verwalter ist unter anderem zu Folgendem verpflichtet:

... WEG-Beschlüsse umzusetzen

… die Gebäudeinstandsetzung sicherzustellen,

.... Eigentümerversammlungen vorzubereiten, zu leiten und fristgerecht dazu einzuladen,

... Finanzen und Geldverkehr einer WEG zu regeln,

... einen Wirtschaftsplan zu erstellen sowie

... eine angemessene Feuer- und Haftpflichtversicherung für die Wohnanlage sicherzustellen

Hausverwaltungsaufgaben bei Objektvermietung (Mietshaus) 🏢

Sobald (eine) Eigentumswohnung(en) in einer Immobilie nicht von den Eigentümern selbst genutzt, sondern vermietet sind, werden die Hausverwaltungsaufgaben komplexer. In diesem Beispiel vertritt die Hausverwaltung nicht mehr nur die Interessen der Eigentümergemeinschaft, sondern hat meist die Pflichten des Vermieters mit zu erfüllen. Pflichten bei der Verwaltung eines Mietshauses:

• Kontakt mit Mietern
• Mieteinzug
• Nebenkostenabrechnung
• (Nach-)Mietersuche -  ggf. über Makler
• Reparatur- und Wartungsarbeiten
  

Aus Eigentümersicht drehen sich  Hausverwalteraufgaben und Pflichten primär darum, die Beziehungen zu den Mietern reibungslos aufrecht zu erhalten. Im Idealfall so, dass der Vermieter selbst nicht aktiv werden muss.

Welche Voraussetzung sollte eine Hausverwaltung erfüllen? 🧐

Wenn Sie eine Hausverwaltung suchen, dann empfiehlt es sich, nach zertifizierten Hausverwaltern zu suchen.
Bis zum 1. August 2018 konnte sich noch jede Person Hausverwalter nennen, ohne benötigte Zertifizierungen. Die Berufsbezeichnung war rechtlich nicht geschützt.  Nun ist eine neue Berufszulassungsregelung in Kraft getreten. Diese schreibt vor, dass diese Tätigkeit gem. Gewerbeordnung (§34c) erlaubnispflichtig ist. Bis vor Kurzem war ein Nachweis über die Sachkunde hier nicht erforderlich. Die einzige Bedingung war eine Berufshaftpflichtversicherung, regelmäßige Weiterbildung (20 Stunden in 3 Jahren) sowie ein Nachweis über Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse.

Das ändert sich nun - zumindest teilweise. Das neue WEG-Gesetz (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG-neu) erkennt jedem Eigentümer das Recht zu, dass ein zertifizierter Verwalter mit Sachkundenachweis eingestellt wird. Der rechtsverbindliche Anspruch besteht zwei Jahre nach Inkrafttreten des neuen WEG-Gesetzes (WEG-neu). In diesem Fall Ende 2022. Während dieser Frist wird vom Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz ein Zertifizierungsverfahren erstellt.

Wer eine Hausverwaltung gründen möchte, muss als Hausverwalter über eine Vermögensschadenhaftpflicht verfügen, zur Absicherung gegen (unberechtigte) Forderungen. Optional ist auch eine Betriebshaftpflichtversicherung empfehlenswert. Nehmen Sie dies in den Anforderungskatalog für eine Hausverwaltung mit auf. Durch die Vermögensschadenhaftpflicht sind Schäden abgedeckt, welche im Rahmen einer Tätigkeit (grob) fahrlässig verursacht werden und zum geldwerten Nachteil führen. In Folge von Personen- und Sachschäden entstandene Vermögensschäden, sind über die Betriebshaftpflicht abgedeckt.

Wie neue Hausverwaltung finden? 👌

Wenn Sie eine Hausverwaltung suchen, sollten Sie, wie bereits oben beschrieben, wissen, dass es In Deutschland relativ einfach ist, Hausverwalter zu werden. Es wird lediglich ein Gewerbeschein benötigt. Aktuell gibt es noch eine Übergangsfrist für notwendige Zertifizierungen für Hausverwalter. Für Laien ist es darum schwer zu erkennen, welcher Verwalter gut ist oder nicht. Eine neue Hausverwaltung zu finden ist daher etwas, was gut geprüft werden sollte. Die Verbände IVD (Immobilienverband Deutschland) oder der DDIV (Dachverband Deutscher Immobilienverwalter) bieten durch ihre Mitgliedsfirmen jedoch eine erste Orientierung, ob Verwalter seriös arbeiten. Fall sich Verwalter etwas zuschulden kommen lassen, werden diese in der Regel aus den Verbänden ausgeschlossen. Leider hat die Erfahrung aber gezeigt, dass Mitgliedschaften in Berufsverbänden und Gütesiegel nicht immer ein Garant für eine gute Hausverwaltung sein müssen. Verschiedenste Gütesiegel sowie die Aufnahme in Auflistungen von Hausverwaltungen werden hier oft mehr oder weniger über Mitgliedschaften „erkauft“.

Gute Hausverwaltungen sind vor allem dadurch gekennzeichnet, dass sie einen entsprechenden Ruf genießen. Online Bewertungen für Hausverwaltungen bieten zwar einen ersten Anhaltspunkt, allerdings besteht hier auch die Möglichkeit, dass diese von den Hausverwaltungen selbst verfasst wurden. Oft noch wichtiger als Rezensionen und Bewertungen aus dem Netz sind vor allem die Meinungen aus der Nachbarschaft. Es empfiehlt sich also, gut bewertete Anbieter aus dem Internet zu wählen und diese weiter zu filtern.

Eine Möglichkeit ist natürlich Bewohner direkt zu befragen. Deutlich einfacher ist jedoch auch, sich ein eigenes Bild vom Bauzustand der Immobilie und der Pflege des Gartens und entsprechender Anlagen zu machen.

❓ Fragen, die Sie sich vor der Auswahl einer Hausverwaltung stellen sollten:

• Werden Referenzobjekte ausgewiesen?
• Liegt der Informationsschwerpunkt der Webseite auf Hausverwaltungsdienstleistungen oder ist die Seite werbelastig bezüglich der Vermittlung von Versicherungen? Hausverwalter, die versuchen, Versicherungen an betreute WEG-Gemeinschaften zu verkaufen und dadurch Verkaufsprovisionen erhalten, sind mit Vorsicht zu genießen.
• Besteht eine Hausverwaltung schon lange und welche Kompetenzen bringt ein WEG-Verwalter mit?
• Ausbildung als Immobilienkaufmann oder Studium im kaufmännischen Bereich stellen meist eine gute Grundlage bezüglich des Berufs des Hausverwalters dar.
• Verwalter sollte, gem. WEG-Reform, eine IHK Sachkundeprüfung zum zertifizierten Verwalter abgelegt haben.
• Ist der Verwalter Mitglied eines einschlägigen Berufs- oder Fachverbands?
• Welche Form des Kontos wird vom Verwalter genutzt? WEG-Eigenkonten (offene Fremdgeldkonten) oder Treuhandkonten? Treuhandkonten entsprechen bereits seit über 10 Jahren nicht mehr den Prinzipien der ordnungsgemäßen Verwaltung. Gelder einer WEG sind auf Treuhandkonten daher nicht sicher.
• Wird eine Instandhaltungsrücklage ordnungsgemäß einem Rücklagenkonto zugeführt und nicht zweckentfremdet? Z. B. ohne Eigentümerbeschluss zur Begleichung von laufenden Betriebskosten verwendet?
  

Außerdem sollte der zuständige WEG-Verwalter bzw. die Hausverwaltung in der Nähe des zu verwaltenden Objektes ansässig sein um schnell am Objekt zu sein und reagieren zu können. Achten Sie daher auf den Standort. Generell wird ein Umkreis bis zu 25 KM empfohlen. Ein oft vorkommender Grund für eine Hausverwaltung außerhalb dieses Radius sind günstigere Kosten für die Hausverwaltung. Dies schlägt sich allerdings oft nicht nur auf die Mieterzufriedenheit nieder, sondern auch auf erhöhte Fahrtkosten und generell lange Reaktionszeiten.

Wie Dokumente und Unterlagen als Hausverwaltung effizient verwalten? 📁📈

Ist der Hausverwaltervertrag geschlossen, kommt es darauf an, die Kommunikation mit der Hausverwaltung möglichst effizient zu gestalten. Schließlich wollen Sie ja den eigenen Arbeits- und Kommunikationsaufwand mithilfe einer Hausverwaltung reduzieren. In der Verwaltung der gesamten Kommunikation mit einer Hausverwaltung, bzw. einem WEG-Verwalter, geht es darum, die Korrespondenz mit der Hausverwaltung zu bündeln und zu organisieren. Auch wenn eine Hausverwaltung die direkte Kommunikation mit den Mietern (im Falle eines Mietshauses) übernimmt, fällt dennoch viel Kommunikation zwischen Eigentümer und der Hausverwaltung an. Diese ist oft stark dokumentenlastig. Ein Großteil der Kommunikation erfolgt oft noch über die Briefpost.

Mithilfe von CAYA lässt sich die gesamte Eingangspost digitalisieren. Dadurch können Sie diese jederzeit ortsunabhäng einsehen, effizient verwalten und mit Automatisierungsmöglichkeiten verbinden. In Zusammenarbeit mit der Deutschen Post und der PIN AG wird Ihre Post an eines der CAYA-Scanzentren weitergeleitet und in einem hochautomatisierten Prozess digitalisiert. Alle Dokumente können digital gespeichert, in Ordnern organisiert, freigegeben und leicht wiedergefunden werden. Es lassen sich mit CAYA auch PDF-Dokumente bearbeiten, Formulare ausfüllen und unterzeichnen sowie Rechnungen bezahlen. Ortsunabhängiger Dokumentenzugriff, Entlastung von Scan-Tätigkeiten der Briefpost und Automatisierungsmöglichkeiten sind durch die digitalisierte Post bereits möglich.

Eine weitere Effizienzsteigerung kann erreicht werden, wenn digitalisierte Dokumente automatisch verarbeitet werden. Ein Beispiel ist die automatisierte Übertragung digitalisierter und aus der Briefpost extrahierter Rechnungsdaten in angeschlossene Buchhaltungssoftware. Ein Beispiel: Die Finanzabteilung von McMakler hat CAYA über eine Schnittstelle mit CANDIS und DATEV verbunden. Mithilfe von CAYA werden Rechnungsinformationen per OCR-Scan (Optical Character Recognition) aus der postalischen Rechnung ausgelesen und automatisch in die Buchhaltungsprogramme übertragen. Dadurch muss die Finanzbuchhaltung von McMakler Informationen in der Buchhaltungssoftware nur noch überprüfen, anstatt sie selbst abzutippen oder zu scannen. Falls Sie also Ihre postalisch empfangenen Finanzdokumente so effizienter verwalten möchten, lässt sich das mit CAYA realisieren.

Außerdem lässt sich mithilfe von CAYA eingehende Post leicht geordnet ablegen und sortieren. Dies geht sogar soweit, dass Dokumente automatisch für sie vorkategorisiert werden. Die KI hinter CAYA erkennt bei einer digitalisierten Rechnung z. B., dass es sich um eine Rechnung handelt und verschlagwortet / vertaggt diese innerhalb der CAYA Document Cloud automatisch mit dem Label “Rechnung”. Alle eingehenden Rechnungen könne Sie dann sekundenschnell einsehen, wenn Sie unter der Kategorie Rechnung schauen. Natürlich können Sie auch selbst alle gewünschten Verschlagwortungen vornehmen und Dokumente in entsprechende Ordern ablegen, zu denen Sie, falls gewünscht, auch anderen Personen Zugriff geben können.

Für einen Hausverwalter ist es verpflichtend, jedem WEG.Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zum Objekt zu gewähren. Während einer Eigentümerversammlung muss ein Verwalter einzelnen Eigentümern zudem auf Wunsch Rede und Antwort stehen können. Eine gute Dokumentenablage, mit ortsnuabhängigem Zugang zu digitalisierten Dokumenten in der Cloud, wie die CAYA Document Cloud, ist dafür enorm Hilfreich. Dank Volltextsuche lassen sich außerdem alle Unterlagen auf Schlagwörter innerhalb der Texte der Dokumente durchsuchen. So finden Sie in Sekundenschnelle, was Sie suchen.

Ab wann ist eine Hausverwaltung Pflicht?

Sie fragen sich, ab wann eine Hausverwaltung erforderlich ist? Wer ein Einfamilienhaus erwirbt und dieses vermietet, benötigt nicht zwangsläufig eine Hausverwaltung. Bei einem Gebäude mit verschiedenen Eigentumswohnungen mit jeweils unterschiedlichen Besitzer sieht es anders aus. Prinzipiell steht eine Verwaltung des Gemeinschaftseigentums gem. § 21 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) den Wohnungseigentümern gemeinsam zu. Es ist daher möglich, die Aufgaben, die in einem Mehrfamilienhaus anfallen, unter ihnen aufzuteilen.

Ende 2020 wurde hier das Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) reformiert. Die Änderungen besagen unter anderem, dass ein zertifizierter Hausverwalter einzusetzen ist, sobald mind. 1/3 der Wohnungseigentümer dies wünscht. Die Position des Verwalters kann auch durch einen Miteigentümer ausgeübt werden. Allerdings wird dies selten empfohlen - hier kann es durch Uneinigkeiten und Zuständigkeiten schnell zum Streit kommen. Eine WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft) Verwaltung ist unparteiisch und kümmert sich um alle Aufgaben, welche die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums betreffen.

Diese Rechte und Pflichten beziehen sich jedoch nicht auf andere Eigentumswohnungen im Gebäude. Wenn Eigentumswohnungen und/oder Büros bzw. Gewerberäume gemeinsam verwaltet werden, wird übrigens von einer Mietverwaltung gesprochen. In der Praxis handelt es sich oft um Mischformen, der Mietsonderverwaltung/ Sondereigentumsverwaltung. Hier werden sowohl vermietete Eigentumswohnungen oder Büros, wie auch gemeinschaftlich Flächen verwaltet.