Buchhaltungssoftware Vergleich

Ob zur Buchf├╝hrung oder zur Gewinnermittlung verpflichtet: Alle Unternehmer m├╝ssen Gesch├Ąftsvorg├Ąnge l├╝ckenlos, ├╝bersichtlich und nachpr├╝fbar verbuchen. Doch welches Programm ist das richtige f├╝r die eigene Buchhaltung? Unser Vergleich der verschiedenen Anbieter von Buchhaltungssoftware gibt Antworten. Denn nicht nur gro├če und mittelst├Ąndische Unternehmen m├╝ssen ihre Finanzen im Blick haben. Auch Selbstst├Ąndige, Kleinunternehmer, Startups oder sogar Vereine sind zu einer ordnungsgem├Ą├čen Buchhaltung verpflichtet.

Die meisten Buchhaltungsprogramme erleichtern besonders Selbstst├Ąndigen sowie kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Arbeit. Oft geht diese Zielgruppe ohne gro├čes Vorwissen an die Buchf├╝hrung. Sie wollen das Thema eigenst├Ąndig ohne den professionellen und teuren Buchhalter, aber trotzdem rechtssicher erledigen. Daher muss es schnell und unkompliziert gehen ÔÇô und vor allem korrekt. ┬á

Wer freiberuflich arbeitet oder als Unternehmer mit nur geringem Umsatz/Gewinn (unter 60.000 ÔéČ Gewinn oder unter 600.000 ÔéČ Umsatz) gewerblich t├Ątig und nicht ins Handelsregister eingetragen ist, hat es bei der Buchf├╝hrung einfacher. Hier gen├╝gt die Durchf├╝hrung einer Gewinnermittlung mit der weniger komplexen Einnahmen-├ťberschussrechnung (E├ťR).

Auf gr├Â├čere Unternehmen wartet mehr Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung. Denn nach ┬ž 238 Handelsgesetzbuch (HGB) sind gleich mehrere Unternehmensformen zur doppelten Buchf├╝hrung (Doppik) verpflichtet, sobald bestimmte Parameter erf├╝llt sind. Die doppelte Buchf├╝hrung bedeutet die zweifache Erfassung eines jeden Gesch├Ąftsvorfalls. Es wird nicht nur erfasst, auf welchen Konten Bewegungen stattfinden (Konto: wie z. B. auf Ihrem Bankkonto oder in der Kasse). Auch wof├╝r das Geld verwendet wurde (Gegenkonto: wie z. B. Reisekosten, B├╝romaterialien, Wareneinkaufkosten), muss in die B├╝cher.

Zur doppelten Buchf├╝hrung (Doppik) sind verpflichtet:

  • der gewerblich t├Ątige Unternehmer mit einem Gewinn von ├╝ber 60.000 ÔéČ bzw. ├╝ber 600.000 ÔéČ Umsatz
  • der eingetragene Kaufmann (e.K.),
  • die offene Handelsgesellschaft (oHG),
  • die Kommanditgesellschaft (KG),
  • die Aktiengesellschaft (AG),
  • die Gesellschaft mit beschr├Ąnkter Haftung (GmbH) und
  • die UG (haftungsbeschr├Ąnkt).

Ob einfache oder doppelte Buchf├╝hrung: Es warten Bestimmungen und Vorschriften, von Fristen bis neuen Gesetzen. Oft noch m├╝ssen sich Verantwortliche, ob Buchhalter oder Unternehmer, die selbstst├Ąndig die B├╝cher f├╝hren, mit Zettelwirtschaft, unsortierten Belegen und langen Excel-Listen besch├Ąftigen.

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ÔÇťÔÇťAm wichtigsten sind generell die Funktionen Rechnungsstellungen, Mahnwesen und Bankabgleich. Man muss bei Buchhaltungssoftware auch unterscheiden zwischen Rechnungsstellungsfunktionen und buchhalterischen Funktionen, die dann auch eng mit Steuerberatern verbunden sind. N├╝tzlich bei der Rechnungsstellung ist, wenn der Versand der Rechnung automatisch funktioniert. Nutzerfreundlichkeit spielt au├čerdem eine gro├če Rolle: Bei Billomat kann z. B. direkt ein Zahlungslink in der Rechnung platziert werden, wenn eine Rechnung via Mail verschickt wird. Was den Bankabgleich angeht: Man sollte einfach die Info erhalten k├Ânnen, ob eine Zahlung eingegangen ist. Beim Bankabgleich ├╝ber Billomat kann man sein Bankkonto an Billomat anbinden und eingehende Betr├Ąge mit Rechnungen und anderen Dokumenten direkt matchen.ÔÇŁ

ÔÇô Philipp Hamm - CEO Billomat.

Am Ende muss die Buchhaltung aber eins sein: korrekt, l├╝ckenlos und professionell. Das ist nicht nur wichtig, weil das Finanzamt darum bittet und sonst eventuelle Steuernachzahlungen anstehen. Ohne eine vollst├Ąndige Buchhaltung kann kein Unternehmen korrekt gef├╝hrt werden: Es fehlt der Einblick in die Finanzen und damit ein ├ťberblick ├╝ber die Ertrags- und Verm├Âgenssituation sowie ├╝ber m├Âgliche Potenziale.
Um bei der Gesch├Ąftsbuchhaltung nicht auf Excel zur├╝ckgreifen zu m├╝ssen und fehlerfreie Angaben sicherzustellen, liegt der Griff zur g├Ąngigen Alternative, der Buchhaltungssoftware nahe. In Zeiten von Home Office und Remote Arbeit sind vor allem digitale Programme und Online-Buchf├╝hrung in der Cloud beliebt. Doch welche Buchhaltungssoftware gibt es und welche ist f├╝r Ihr Unternehmen zu empfehlen? Unser Vergleich zeigt die unterschiedlichen Buchhaltungstools am Markt. Au├čerdem nennen wir die Vorteile und geben Tipps zur erfolgreichen Einf├╝hrung.


1. Vorteile digitaler Buchhaltungssoftware

Vorteile digitaler Buchhaltungssoftware

Ein digitales Buchhaltungsprogramm schafft viele Vorteile. Es unterst├╝tzt Unternehmer dabei, zahlreiche Prozesse zu optimieren und so Zeit und lose Zettel zu sparen ÔÇô egal, ob die doppelte Buchf├╝hrung oder die Einnahmen-├ťberschuss-Rechnung verlangt wird. Doch welche Buchhaltungssoftware leistet dies am besten und was zeichnet spezielle Funktionen aus? Je nach Software, ob Allrounder oder einzelne Tools, die nur auf die Fibu, also auf die Finanzbuchhaltung spezialisiert sind, k├Ânnen verschiedene, weitere Bereiche in der Buchhaltung automatisiert werden.


Was l├Ąsst sich automatisieren?

  • Rechnungswesen inkl. Angebote und Mahnungen schreiben
  • Lager- und Stammdatenverwaltung
  • E├ťR erstellen
  • GuV und Bilanzen erstellen
  • Belegerfassung
  • Gehaltsabrechnung
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Inventur
  • Jahresabschl├╝sse


Vorteile der Buchhaltung liegen in der Cloud

Erst durch die Online-Buchf├╝hrung kann ortsunabh├Ąngig und digital gearbeitet werden. Wichtig in Zeiten von Home Office und Remote Work. Das Beste: Es reicht meist aus, Dokumente nur noch digital in der Cloud zu speichern. Somit sind Massen an Aktenordnern oft ├╝berfl├╝ssig und es darf recycled werden.

­čŚä´ŞĆ

Randnotiz zur Dokumentenverwaltung: Lesen Sie, welche Dokumente immer noch in Papierform aufgehoben werden sollten (erstaunlich wenig!) und welche digitalisiert werden k├Ânnen. F├╝r Unternehmen gilt: Wird bei der digitalen Dokumentenablage nach der BMF Anweisung zur ordnungsm├Ą├čigen F├╝hrung und Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form (GoBD) gearbeitet, ist man auf eine Betriebspr├╝fung bereits gut vorbereitet. Voraussetzung ist, dass Unternehmensprozesse zur ordnungsgem├Ą├čen Buchf├╝hrung dokumentiert sind.

Was bedeutet GoBD nochmal?

GoBD meint die Grunds├Ątze ordnungsgem├Ą├čer Buchf├╝hrung, und zwar auch in elektronischer Form. Also Richtlinien, die beim Einsatz einer digitalen Buchhaltung gelten. Was GoBD genau bedeutet und wie es auch Sie betrifft, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema GoBD. Grunds├Ątzlich gilt f├╝r eine GoBD-Zertifizierung, dass die Vollst├Ąndigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unver├Ąnderbarkeit von Dokumenten sichergestellt sein muss.

Durch digitale Programme k├Ânnen diese Punkte gut eingehalten werden. Nicht nur, dass eine digitale Ablage zu mehr ├ťbersicht f├╝hrt. Auch l├╝ckenlose B├╝cher sind einfacher erstellt: Durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware entf├Ąllt das F├╝hren eines Hauptbuches oder Journals. Denn bei der digitalen Finanzbuchhaltung werden die Buchungen automatisch sachlich geordnet in das Hauptbuch ├╝bernommen. Ebenso pr├╝fen smarte Tools direkt auf Fehler und helfen beim Einhalten der Fristen. Au├čerdem ist moderne Buchhaltungssoftware rechtlich auf dem neuesten Stand. Durch Updates k├Ânnen neue Gesetze und Regeln automatisch integriert werden.

M├Âchten Sie die eigene GoBD-Konformit├Ąt belegen und pr├╝fen, ob Ihr Unternehmen GoBD konform arbeitet? Laden Sie dazu jetzt unseren Fragebogen herunter ­čôą. Durch Ausf├╝llen unserer Fragestellungen dokumentieren Sie mit diesem Dokument Ihre GOBD-Konformit├Ąt f├╝r einen Pr├╝fungsfall.

Das bringt die Automatisierung mit digitalen Programmen f├╝r die Buchf├╝hrung:

  • Einfach: Mit wenigen Klicks alles f├╝rs Finanzamt oder Steuerberater bereit
  • Schnell: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und Aufwand
  • Digital: Rechnungen und Belege digital aufbewahren und archivieren
  • Fehlerreduktion: Software pr├╝ft auf fehlende Informationen oder Fehler
  • Gesetzeskonform: Regelm├Ą├čige, automatische Updates bei neuen Beschl├╝ssen und ge├Ąnderten Steuergesetzen
  • ├ťbersichtlich: Stammdaten oder Belege digital und zentral verwalten
  • Flexibel: Dank Cloud haben Unternehmen von ├╝berall und zu jeder Zeit Zugriff auf Daten
  • G├╝nstiger: Software kann Kosten einsparen, anstatt z. B. externe Steuerberater mit laufenden Kosten zu beauftragen
  • Fristgerecht: Automatisiert und schnell mit wenigen Klicks erledigt


2. Ôťö´ŞĆ Checklisten: Anforderungen an Buchhaltungssoftware

Es gibt beim Thema Buchhaltungssoftware eine Menge an M├Âglichkeiten, Prozesse anzugehen und effizienter zu arbeiten. Nach der ersten Recherche f├Ąllt es daher vielen Unternehmen gar nicht leicht, sich f├╝r ein einfaches Buchhaltungsprogramm zu entscheiden. Soll es ein Allrounder, wie eine Best-of-Suite-L├Âsung sein oder lieber doch das Spezialtool?

Buchhaltungssoftware L├Âsung

Best-of-Breed-Software

Wir bei CAYA empfehlen eine Buchhaltungssoftware vor allem als Erg├Ąnzung zur bestehenden Software-Landschaft. Wie bei all unseren Software-Entscheidungen setzen wir auch hier auf den Best-of-Breed-Ansatz. Wir raten von gro├čen, unflexiblen Allesk├Ânner-L├Âsungen ab. Wir pr├Ąferieren viele kleinere Tools, um ein individuelles, passendes System zusammenzubauen, das wir flexibel an unseren Bedarf anpassen.

3 Vorteile einer Best-of-Breed-Softwarelandschaft

  1. Reaktionsf├Ąhig schnell handeln und individuell auf Marktanforderungen reagieren
  2. Effizient, denn zielgerichtete Software unterst├╝tzt genau da, wo sie soll
  3. Flexibel durch Skalierbarkeit

Best-of-Breed-Softwarelandschaft

Was muss eine moderne Buchhaltungssoftware k├Ânnen?

Damit der Best-of-Breed-Ansatz funktioniert und die richtige Software da unterst├╝tzt, wo sie soll, sollte jedes Buchhaltungsprogramm bestimmte Anforderungen an die Nutzerfreundlichkeit, den Funktionsumfang, Schnittstellen aber auch den Support erf├╝llen. Die Anforderungen an den Funktionsumfang sind davon abh├Ąngig, welche Prozesse durch das Tool automatisiert werden sollen. F├╝r manches Unternehmen gen├╝gt schon ein Tool f├╝r Fakturierungsmanagement. Andere Firmen ben├Âtigen auch Funktionen f├╝r die Lohnbuchhaltung. Wir beschreiben 2 Szenarien:

Szenario 1: Die Software unterst├╝tzt parallel zur Zusammenarbeit mit einem Steuerberater

Wenn ein Steuerberater etwa den Jahresabschluss ├╝bernehmen soll, dann muss die Buchhaltungssoftware Schnittstellen zum Steuerberater erm├Âglichen. Eine Integration wie DATEV connect online ist hier hilfreich. Oder die Option, Daten zu exportieren. Ein CSV-Datenimport oder -export sollte aber selbstverst├Ąndlich sein.

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ÔÇťWir sehen uns nicht als Ersatz f├╝r den Steuerberater, sondern als Erg├Ąnzung. Wir k├Ânnen vorbereitende Arbeiten deutlich vereinfachen und Stunden beim Steuerberater sparen, da dieser sich nicht mehr durch Papierordner durcharbeiten muss. Au├čerdem bieten wir einen Steuerberaterzugang. Der Steuerberater kann sich aus Billomat die ben├Âtigten Dokumente selbst ziehen. Dar├╝ber hinaus bieten wir eine DATEV-Schnittstelle. Der Steuerberater kann sich dann wirklich auf die Beratung konzentrieren und muss nicht mehr administrative Aufgaben ├╝bernehmen.ÔÇŁ

ÔÇô Philipp Hamm - CEO Billomat.


Szenario 2: Mithilfe der Software ├╝bernimmt der Unternehmer die Buchf├╝hrung komplett eigenst├Ąndig

Ohne einen externen Profi mit am Werk braucht es theoretisch keine Schnittstelle zum Steuerberater oder den DATEV-Export. Dennoch sollte die Option immer offen gehalten werden und eine Schnittstelle auch vorausgesetzt werden. Wird der Jahresabschluss selbst erledigt, muss das Buchhaltungsprogramm dann auch bei der Erstellung einer zusammenfassenden Meldung (ZM), der GuV und Bilanz (als E-Bilanz) bzw. einer E├ťR unterst├╝tzen k├Ânnen. Einige Programme helfen nur bei der vorbereitenden Buchhaltung ÔÇô das muss bei der Recherche bedacht werden.

Nicht auf die leichte Schulter nehmen: Auch wenn die E├ťR, also die Einnahmen-├ťberschuss-Rechnung, als einfacher gilt, muss sie dennoch l├╝ckenlos nach Zu- und Abflussprinzip erfolgen. Wer nicht zur doppelten Buchf├╝hrung verpflichtet ist und die E├ťR nutzen darf, muss trotzdem jede relevante Buchung, Eink├╝nfte und Ausgaben erfassen. Noch dazu kann anhand der E├ťR gut eingesehen werden, wie wirtschaftlich ein Unternehmen ist.

Bei den Anforderungen an die Software kommt es aber nicht nur auf die Unternehmensform oder das Szenario an. Auch unabh├Ąngig des Anwendungsfalls gibt es grundlegende Funktionen bei einer Buchhaltungssoftware, auf die Unternehmen achten sollten.



Checkliste: Allgemeine Kriterien f├╝r Buchhaltungsprogramme

  • ­čžę Modularit├Ąt:
    Kann die Funktionalit├Ąt ├╝ber Module oder Add-ons erweitert werden? So k├Ânnen Unternehmen auch in Zukunft flexibel auf neue Bed├╝rfnisse reagieren.

  • Ôśü´ŞĆ Cloud- und zukunftsf├Ąhig:
    Ist das Buchhaltungstool zukunftsf├Ąhig und k├Ânnen Verantwortliche ortsunabh├Ąngig damit arbeiten? Gibt es dazu auch eine App, um das Tool einfach mobil bedienen zu k├Ânnen? Erfolgen regelm├Ą├čig Updates? Nur so ist sichergestellt, dass Sie stets gesetzeskonform arbeiten.

  • Ô׼ Netzwerk- und mehruserf├Ąhig:
    K├Ânnen mehrere Nutzer mit der Software arbeiten? Falls mit einem Steuerberater gearbeitet wird, sollte der Steuerberater auch Zugang bekommen k├Ânnen.

  • ­čöÄ GoBD-Testat: Das Buchhaltungsprogramm sollte ein GoBD-Testat einer unabh├Ąngigen Wirtschaftspr├╝fungsgesellschaft enthalten.

  • ÔťĘ Nutzerfreundlich:
    Gibt es automatisierte Buchungsvorlagen f├╝r wiederkehrende Buchungen sowie eine Suchfunktion? F├╝hrt ein digitaler Assistent Schritt f├╝r Schritt durch die einzelnen Schritte und weist auf m├Âgliche Fehler hin?

  • ­čžż Digitale Belegerfassung:
    Rechnungen m├╝ssen schnell und einfach zu ├╝berf├╝hren sein ÔÇô und auch digital gespeichert werden. Au├čerdem sollte das Buchhaltungsprogramm digital erfasste Belege automatisch erkennen und buchen k├Ânnen.

  • ­čž« Fakturierungswesen:
    Kann die Buchhaltungssoftware mit Rechnungsvorlagen Angebote, Gutscheine und Mahnungen erstellen? Auch Aborechnungen oder Stornorechnungen m├╝ssen bedacht werden. ┬áAu├čerdem, falls keine Cloud-L├Âsung gew├Ąhlt wird: L├Ąuft die Rechnungssoftware auf MAC und Windows-PC?

  • ­čĆŽ Schnittstelle zum Bankkonto:
    Online-Banking und das automatische Einlesen und Verbuchen von Bankbuchungen sollte bei einer digitalen Buchhaltung dank der PSD2 (Payment Services Directive 2) Richtlinie kein Problem mehr sein und daher vorausgesetzt werden. Banken m├╝ssen offene Schnittstellen f├╝r Drittanbieter wie eine Buchhaltungssoftware einrichten und diese sollten die Funktionalit├Ąt dann auch Kunden bieten.

  • ­čöŚ Schnittstelle zu ELSTER:
    Jedes Buchhaltungsprogramm sollte es erm├Âglichen, selbstst├Ąndig und unkompliziert die Umsatzsteuervoranmeldung (USt VA) via ELSTER durchf├╝hren zu k├Ânnen.

  • ­čŤá´ŞĆ Supportoptionen:
    Wobei unterst├╝tzt der Anbieter? Gibt es Schulungen oder andere Bedienungshilfen? Vielleicht gibt es eine Lern-Plattform, um sich dem Thema Buchhaltung anzun├Ąhern. Auch eine kostenlose Testphase ist hilfreich.

Diese Anforderungen dienen als Basis zur Software-Auswahl. Au├čerdem k├Ânnen weitere Zertifikate helfen, ein professionelles Programm zu erkennen. Wurde die Software etwa vom T├ťV zertifiziert oder gibt es ein DIN ISO 27001 Zertifikat? Das kann Hinweise zu Sicherheitsstandards geben und ob Datenschutzrechte sowie die Grunds├Ątze f├╝r die Verarbeitung personenbezogener Daten eingehalten werden. Auch BITMi-Zertifikate (Bundesverband IT-Mittelstand e.V.) sind hilfreich, die ein ÔÇťMade in GermanyÔÇŁ oder ÔÇťHosted in GermanyÔÇŁ attestieren. Hier sollte aber bedacht werden: Zertifikate alleine sagen nicht alles aus: Das GoBD-Zertifikat zum Beispiel hat keine Bindungswirkung gegen├╝ber dem Finanzamt. Sie dienen vor allem der Kontroll- und Best├Ątigungsfunktion.

F├╝r welche Unternehmensform werden welche Funktionen ben├Âtigt?

Unsere Tabelle veranschaulicht, welche Aufgaben f├╝r welche Unternehmensform wichtig sind. Getreu dem oben genannten Best-of-Breed-Ansatz kann so die ideale Software(kombination) gefunden werden.

NOTWENDIG Unternehmerisch notwendig, Outsourcing nicht m├Âgl.
OPTIONAL Nicht gesetzlich verpflichtend, Outsourcing m├Âgl.
PFLICHT Gesetzliche Pflicht, Outsourcing m├Âgl.
NICHT N├ľTIG Keine untern. Notwendigkeit und keine gesetzl. Pflicht.
Meine Tasks Kleinunternehmer Einzelunternehmer
GbR GmbH
Lohn- und
Gehalt abrechnen
Fakturierung
erstellen
Mahnwesen
Faktur, Offerte,
Bestellbest├Ątigung,

Lieferschein, Gutschein
Abo-Rechnung
Verwalten Anlageverm├Âgen
Buchen Anlageverm├Âgen
Jahresabschluss erstellen
Umsatzsteuererkl├Ąrung (USt)
Gewerbsteuererkl├Ąrung (GewSt)
Einkommenssteuererkl├Ąrung
(ESt)
K├Ârperschaftssteuererkl├Ąrung
(KSt)
Bilanz
Einnahmen-├ťberschuss-
Rechnung (E├ťR)
Anlageverm├Âgen
Kasse erstellen
Umsatzsteuervoranmeldung
selber machen

(UStVA+UStVZ)
Reisekosten berechnen

3. Best-Practice zur Software-Auswahl

Best-Practice zur Software-Auswahl

Klar ist: Jeder Unternehmer hat andere Bed├╝rfnisse und damit Anforderungen. Bevor es an eine Software-Auswahl geht, m├╝ssen diese Anforderungen also definiert sein.

Best Practice ist es also, sich Klarheit ├╝ber seine Prozesse zu verschaffen. Was soll digitalisiert und automatisiert werden? Wobei soll ein Buchhaltungsprogramm unterst├╝tzen? Nur beim Erstellen und Versenden von Rechnungen oder auch bei der Lohnbuchhaltung? Eine Analyse der Soll-Ist-Situation mit einem Auflisten der Bed├╝rfnisse in einer Tabelle hilft dabei, beim Vergleich schnell und ├╝bersichtlich alle wichtigen Punkte abhaken zu k├Ânnen.

Hierbei helfen diese 12 Fragen:

  1. Arbeite ich mit einem Steuerberater zusammen? Brauche ich daher eine DATEV-Schnittstelle? Oder muss das Tool mich beim Jahresabschluss unterst├╝tzen?
  2. Ben├Âtige ich Funktionen f├╝r die einfache (Einnahmen-├ťberschuss-Rechnung (E├ťR)) oder doppelte Buchf├╝hrung? Doch Achtung: Auch wenn Sie noch keine doppelte Buchf├╝hrung machen m├╝ssen, Ihr Unternehmen wird wachsen. Achten Sie am besten von Beginn an darauf, dass Ihre Software mitwachsen kann.
  3. Will ich die Umsatzsteuervoranmeldung selber machen (UStVA + UStVZ)?
  4. Muss ich Debitoren, Kreditoren und Kostenstellen anlegen?
  5. M├╝ssen auch Barzahlungen in der Software erfasst werden? Brauche ich eine Funktion zur Kassenbuchf├╝hrung?
  6. Brauche ich ein CRM, um Adressdaten zu verwalten?
  7. Muss ich mein Inventar erfassen?
  8. M├Âchte ich auch Lohn- und Gehaltsabrechnung mit der Buchhaltungssoftware erstellen?
  9. Muss ich Anlageverm├Âgen verwalten und/oder buchen?
  10. Will ich meine BWA, also die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung selbst erstellen?
  11. Brauche ich eine Schnittstelle zum ERP oder Warenwirtschaftssystem?
  12. Brauche ich ein Komplettpaket, das auch das Projektmanagement ├╝bernimmt?

Vor der Kaufentscheidung empfiehlt sich ggf. auch ein Test der engsten Kandidaten. Viele Tools bieten Testphasen an, um sich mit der Software vertraut zu machen.

Pr├╝fungskriterien: l├Ąngerfristige Planung

Mit gro├čer Sicherheit wird keine Buchhaltungssoftware allen Wunschkriterien gleicherma├čen gerecht. Bestimmte Anforderungen m├╝ssen st├Ąrker gewichtet werden als andere. Speziell sollte aber darauf geachtet werden, dass alle Beteiligten die neue Software beherrschen und sich leicht einen ├ťberblick ├╝ber wichtigsten Daten verschaffen k├Ânnen.

Eventuell wird die Wahl auf eine gro├če Suite mit weitreichendem Funktionsumfang fallen? Vielleicht erledigt eine Speziall├Âsung bestimmte Aufgaben besser? Auch Kosten und Preise der Buchhaltungssoftware sollten beachtet werden ÔÇô und das ├╝ber einen l├Ąngeren Zeitraum. Nicht nur in der Anschaffung kommen Kosten auf Firmen zu, sondern evtl. auch Wartungs- oder Schulungskosten. Buchhaltungssoftware wird schlie├člich meist ├╝ber einen langen Zeitraum verwendet.

Mit dem entwickelten Anforderungskatalog k├Ânnen Unternehmen bereits eine gute Vorauswahl treffen. Au├čerdem k├Ânnen sie ausgew├Ąhlte Anbieter kontaktieren und zu R├╝ckmeldungen zum Anforderungskatalog sowie um eine Software-Pr├Ąsentation bitten.


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4. ­čÄ» Buchhaltungssoftware im Vergleich

Die Anforderungen sind gekl├Ąrt und alle Prozesse definiert? Dann steht einem konkreten Vergleich von Buchf├╝hrungsprogrammen nichts mehr im Weg. Doch welche Buchhaltungssoftware gibt es z.B. f├╝r kleine und mittlere Unternehmen? Welche Fakturierungssoftware eignet sich zum Rechnungen schreiben und mehr? Welche Buchhaltungssoftware ist die Beste? Die Antwort f├Ąllt individuell immer unterschiedlich aus. Damit die Auswahl jedoch einfacher geht, haben wir uns die besten Anbieter angesehen und bringen Vor- und Nachteile auf den Punkt.


Billomat External Link

Wer seine Buchhaltung automatisieren und in die Cloud bringen m├Âchte, f├╝r den eignet sich Billomat. Mit dem Programm k├Ânnen Rechnungen einfach online versendet werden. Auch Abo- und Stornorechnungen, Gutschriften, Angebote oder Mahnungen k├Ânnen mit der Software erstellt werden. Damit kein Schuhkarton mit Kassenbons und Belegen mehr genutzt werden muss, k├Ânnen Belege direkt mit der App erfasst und kategorisiert gespeichert werden.

Plus Pro Arrow down
  • Mobil: Durch Cloud und App von unterwegs nutzbar
  • Steuerberater-freundlich: F├╝r diesen kann ein kostenloser Zugang eingerichtet, bzw die Integration DATEVconnect online verwendet werden.
  • Mehrere Benutzerzug├Ąnge: Versch. Mitarbeiter k├Ânnen mit unterschiedlichen Rechten und Rollen zugreifen und Rechnungen selbst erstellen.
  • Nutzerfreundlich: Zahlungslink kann in Rechnung platziert werden, wenn diese via Mail verschickt wird.
  • ELSTER-Modul
Minus Kontra Arrow down
  • Keine Lohnbuchhaltung

Fazit: Billomat eignet sich besonders f├╝r Kleinunternehmer, Freelancer und Gr├╝nder, die ihre B├╝roarbeit erleichtern und digitalisieren m├Âchten. Dabei helfen ganz besonders auch Cloud und App, um von ├╝berall arbeiten zu k├Ânnen.

sevDesk External Link

Auch bei sevDesk wird die Buchhaltung in die Cloud geholt, sodass Sie von ├╝berall auf die Daten und Belege zugreifen k├Ânnen. Rechnungen k├Ânnen einfach und professionell geschrieben werden. Auch bei sevDesk kann der Steuerberater entweder innerhalb der Software mitarbeiten oder via DATEV-Export mit Material versorgt werden. Es gibt dazu Funktionen f├╝r Kontaktmanagement und Auftragsabwicklung.

Plus Pro Arrow down
  • Cloud und App sorgen f├╝r mobile Sorglosigkeit
  • DATEV Export-Funktion
  • Viele Integrations- und Add-ons M├Âglichkeiten
  • USt-VA mit wenigen Klicks beim Finanzamt einreichbar, ohne extra ELSTER Zertifikat, da ELSTER integriert.
  • Zahlungserinnerungen und Mahnungen aus Tool versendbar
  • Gutschriften und Stornorechnungen erstellbar
  • M├Âglichkeit f├╝r digitale Unterschriften
  • F├╝r Neukunden 30 Minuten gratis Onboarding-Webinar inklusive, sowie Video-Tutorials online
Minus Kontra Arrow down
  • Nur 1 Benutzer, mehrere aber zubuchbar f├╝r 4,90ÔéČ p.M. pro Nutzer
  • Hilfreiche Add-Ons wie Zeiterfassung oder Inventar kosten extra
  • Keine Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
  • Keine Schnittstelle zu Lohnbuchhaltungsdaten
  • Keine Rechnungserstellung-Funktionalit├Ąten

Fazit: Als L├Âsung f├╝r Kleinunternehmer, Freiberufler und mittlere Unternehmen bietet sevDesk alle n├Âtigen Funktionen zur Rechnungserstellung und laufenden Buchhaltung. Erweiterungen sind vorhanden, kosten jedoch zus├Ątzlich.

FastBill External Link

FastBill bietet alles, was eine moderne Rechnungsstellung braucht: Rechnungen schreiben und versenden, Mahnungen erstellen, Belegerfassung und Belegkategorisierung etc. Da es eigentlich als Rechnungsprogramm dient, gibt es nur einige wenige Funktionen f├╝r die Buchhaltung: Belege erfassen, speichern und an den Steuerberater ├╝bertragen. Es gibt 3 verschiedene Pricing Modelle, die jeweils mit zus├Ątzlichen Funktionen aufwarten.

Plus Pro Arrow down
  • Belegerfassung via App m├Âglich, inkl. automatischer Kategorisierung
  • Integrierte Zeiterfassung
  • Automatischer Belegimport zubuchbar ( inklusive im Premium Tarif)
  • DATEV-Schnittstelle
  • Sehr ├╝bersichtlich dank intuitivem Dashboard und Individualisierungs-Optionen
Minus Kontra Arrow down
  • Keine einfache (E├ťR) oder doppelte Buchf├╝hrung (GuV)
  • Hilfreiche Add-Ons wie Zeiterfassung oder Inventar kosten extra
  • Keine ELSTER-Schnittstelle
  • Generell wenige native Schnittstellen

Fazit: Wer nach dem passenden Tool zur Rechnungsstellung sucht und bei der Buchhaltung mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, kann mit FastBill die richtige Software finden. Nicht geeignet, um die Buchhaltung komplett selbstst├Ąndig zu ├╝bernehmen, da Funktionsumfang eher spezialisiert.

domonda External Link

domonda hilft KMUs und mittelst├Ąndischen Unternehmen durch Einsatz von k├╝nstlicher Intelligenz bei der vollst├Ąndigen Belegsammlung. Auch die OP-Listen-Verwaltung samt dem Zahlungs- und Mahnungsmanagement, die Buchhaltung und die Steuerung von Freigabeprozessen fallen mit der intuitiven SaaS-Oberfl├Ąche einfach. Basierend auf der digitalen Belegerfassung kann eine automatisierte Vorkontierung ausgef├╝hrt werden. Zusatzservices wie Controlling, Lohnverrechnung und Buchhaltung k├Ânnen dabei jederzeit hinzugebucht werden.

Plus Pro Arrow down
  • Gute Features f├╝r Freigabeprozesse und automatisierte Workflows
  • UX: ├ťbersichtliche Dashboard Ansichten
  • Zeitsparend: Automatisierter Kontenabgleich
  • Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: viele Formate z. B. von DATEV, BMD werden unterst├╝tzt
  • Automatisierte (doppelte) Buchhaltung: erkennt, wie Rechnung verbucht werden soll und ├╝bernimmt die Vorkontierung
  • 3 Preismodelle: Basic Variante zur kostenlosen Nutzung (z. B. zum Ausprobieren)
Minus Kontra Arrow down
  • Keine eigene Rechnungserstellung: Passende Partner k├Ânnen aber in Kombination genutzt werden: Ausgangsrechnungen k├Ânnen aber z. B. mit Billomat erstellt, Belege u. a. ├╝ber Invoicefetcher abgeholt werden.

Fazit: Optimiert f├╝r doppelte Buchhaltung ist domonda besonders f├╝r kleine und mittelst├Ąndische Unternehmen geeignet, die ein Online-Programm f├╝r die Kontierung von Belegen und automatische Finanzworkflows suchen. Damit gelingt die vorbereitende Buchhaltung schnell und einfach.

Run my Accounts External Link

Die Buchhaltungs-Software setzt auf Automatisierung und pers├Ânliche Betreuung, um Belege und Banktransaktionen schnell und korrekt zu verbuchen. Unternehmer k├Ânnen Rechnungen schreiben, Belege schnell finden oder Rechnungen freigeben. Als freie Open Source Software wird das Tool st├Ąndig weiterentwickelt. Au├čerdem wird eine tagesaktuelle Live-Buchhaltung geboten.

Plus Pro Arrow down
  • Kick-Off-Meeting, um ein Buchhaltungskonzept abgestimmt auf die Gesch├Ąftsprozesse zu entwickeln
  • Individuelle und pers├Ânliche Betreuung durch ein Online-Controller-Team m├Âglich
  • Open Source Software
  • Spezialpaket f├╝r die Lohnbuchhaltung
  • 3 Preismodelle: Basic Variante zur kostenlosen Nutzung (z. B. zum Ausprobieren)
Minus Kontra Arrow down
  • Der pers├Ânliche Support ├╝ber einen Online-Controller oder Online-Mandatsleiter muss stundenweise gebucht werden. Nicht in einzelnen Paketen inkludiert.

Fazit: Automatisierte Buchf├╝hrung, Lohnbuchhaltung, oder doch die Buchhaltungssoftware? Mit Run my Accounts k├Ânnen Unternehmen auf sie abgestimmte Pakete f├╝r ihre Bed├╝rfnisse w├Ąhlen. Custom L├Âsungen f├╝r verschiedene Anwendungsf├Ąlle.

Lexoffice External Link

Wer an Buchhaltungsprogramme denkt, kommt an Lexware mit seiner Buchhaltungssoftware lexoffice nicht vorbei. F├╝r jeden Anwendungsfall hat Lexware die richtigen Funktionen entwickelt. Die Online-Buchhaltungssoftware bietet nicht nur Belegerfassung oder Rechnungswesen, sondern beispielsweise auch Verwaltung von Anlageg├╝tern oder die Lohnabrechnung.

Plus Pro Arrow down
  • Ortsunabh├Ąngig: Online Zugriff + mobile App
  • ELSTER-Modul
  • DATEV-Modul
  • Zahlreiche Add-Ons und Erweiterungen f├╝r Funktionen wie etwa Reisekosten
  • Online-Banking-Integration
  • Public API (offene Entwicklerschnittstelle)
Minus Kontra Arrow down
  • Keine digitalen Signaturen m├Âglich
  • Keine Gutschriften und Stornorechnungen erstellbar

Fazit: Lexware hat mit lexoffice eine umfassende Software geschaffen, die sich ebenso f├╝r Kleinunternehmer oder Gr├╝nder, mittlere Unternehmen, aber auch f├╝r gro├če Unternehmen anbietet. Denn unterschiedliche lexoffice Versionen bieten f├╝r alle Bed├╝rfnisse und Gr├Â├čen die passende Variante.

Sage 50cloud External Link

Bei einfacher Buchhaltung in der Cloud mit ├╝bersichtlichem Funktionsumfang kommt Sage 50cloud ins Spiel. Auch wenn der Hersteller Sage verschiedene Programme anbietet, k├Ânnen mit Sage 50cloud alle wichtigen Aufgaben in der Auftragsbearbeitung und Buchhaltung erledigt werden: von Prozessen im Ein- und Verkauf ├╝ber die integrierte Offene Posten Verwaltung bis hin zu Auswertungen, Warenwirtschaft und Onlinebanking.

Plus Pro Arrow down
  • Automatische Updates alle vier bis sechs Wochen
  • Komfortfunktionen in der Auftragsbearbeitung. Einzelne Positionen aus Angebot ausw├Ąhlbar und ├╝berf├╝hrbar in Auftragsbest├Ątigung, Lieferschein oder Rechnung
  • Mobile App
  • ELSTER-Modul
  • DATEV-Modul
Minus Kontra Arrow down
  • Es fehlt die Lohnbuchhaltung - l├Ąsst sich aber dazubuchen

Fazit: Sage 50 erm├Âglicht eine komfortable Buchhaltung in der Cloud. Kleinere Unternehmen (aber auch gr├Â├čere) haben genau die Funktionen, die sie brauchen, um ihre Finanzen im Blick zu haben: nicht mehr, aber vor allem auch nicht weniger. Wer ein ERP-System sucht, kann sich andere Sage Produkte ansehen wie etwa Sage 100. Richtet sich prim├Ąr an mittlere & gro├če Unternehmen, wobei Sage 50 Cloud innerhalb des Sage Portfolios eine solide, ausbauf├Ąhige kaufm├Ąnnische Software mit breitem Funktionsumfang, ist die f├╝r viele Unternehmen ein gutes Fundament darstellen kann.

Accountable External Link

Accountable.de nennt sich der ÔÇťFreund aller Selbstst├ĄndigenÔÇŁ, da ohne Vorkenntnisse Steuern und Buchhaltung erledigt werden k├Ânnen. Belege k├Ânnen einfach per App eingescannt werden - praktisch: dabei werden hochgeladene Fotos gleich auch steuerlich kategorisiert. Mit wenigen Klicks sind Rechnungen als Foto hochgeladen (und automatisch ausgelesen) oder Unterlagen ans Finanzamt verschickt. Au├čerdem k├Ânnen auch Rechnungen geschrieben werden.

Plus Pro Arrow down
  • Mobil per App: auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Bankkonto integrieren und automatisch Banktransaktionen und Belege verbinden
  • Funktioniert mit oder ohne Steuerberater
  • Kostenlose Version vorhanden (wenn auch mit nur mit 5 scanbaren Dokumenten pro Monat)
Minus Kontra Arrow down
  • Aktuell unterst├╝tzt die App noch keine Kapitalgesellschaften

Fazit: Weniger Papierkram, mehr Automatisierung und Digitalisierung. Das kann Accountable sehr gut - auch wenn sich die Software prim├Ąr an Selbstst├Ąndige richtet.

DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen External Link

Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme bietet ein Modul f├╝r den Industriestandard DATEV. Doch auch DATEV selbst bietet eine Software f├╝r mittlere und gro├če Unternehmen an. Mit ÔÇťDATEV Mittelstand Faktura mit RechnungswesenÔÇŁ gibt es eine Komplettl├Âsung f├╝r Einsteiger im Bereich der Finanzbuchf├╝hrung inklusive Mahnwesen und Zahlungsvorschlag. DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen eigenet sich aufgrund seiner Komplexit├Ąt eher f├╝r ausgebildete Buchhalter, die doppelte Buchf├╝hrung sowie das korrekte Bebuchen von Konten beherrschen. Die Software kann aber auch von Selbstbuchenden verwendet werden: Sie ist auf die Zusammenarbeit mit Steuerberatern ausgerichtet. In Kombination mit DATEV Unternehmen online ist die Software eine umfangreiche und zu empfehlende Wahl f├╝r kleine und mittlere KMUs.

Plus Pro Arrow down
  • F├╝r den Einsatz an mehreren Arbeitspl├Ątzen entwickelt
  • Dank Cloud: DATEV Produktkombinationen m├Âglich
  • Schneller Austausch von Belegen zwischen Unternehmensfilialen oder zwischen Unternehmen und Steuerberater
Minus Kontra Arrow down
  • Keine Lohnabrechnung: Daf├╝r m├╝ssen Unternehmer eine andere Software von DATEV verwenden
  • Erfordert Erfahrung im Umgang mit Buchhaltungssoftware

Fazit: Mit DATEV Mittelstand k├Ânnen Unternehmen die Aufgaben in der Buchf├╝hrung ÔÇô vom Angebot bis zur Zahlung ÔÇô schnell und einfach in der Cloud erledigen.

WISO (Buchhaltung 365) External Link

Wie der Name verr├Ąt: Die Software WISO Buchhaltung 365 des Herstellers Buhl, unter der Marke des ZDF-Magazins WISO, erm├Âglicht ein effektives und automatisches Buchen aller Gesch├Ąftsvorf├Ąlle im Unternehmen. Unternehmen k├Ânnen den Jahresabschluss einfach erstellen: ob Einnahmen-├ťberschuss-Rechnung (E├ťR), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder die Bilanz. Abh├Ąngig von der Version muss ggf. f├╝r jeden Arbeitsplatz eine Einzel-Lizenz erworben werden.

Plus Pro Arrow down
  • ELSTER-Modul
  • DATEV-Modul
  • Finanzkennzahlen dank Reportings im Blick, auch die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
Minus Kontra Arrow down
  • Keine Cloud-Software: Installation nur auf Windows PC
  • Anlagen- oder Lohnbuchhaltung ben├Âtigen andere WISO Buchhaltungs-Programme

Fazit: Je nach Anwendungsfall und Bed├╝rfnis bietet Buhl mit WISO Buchhaltung 365 das passende Buchhaltungsprogramm f├╝r mittlere sowie gro├če Unternehmen an. Leider gibt es die Software nicht in der Cloud. Das verhindert mobiles Arbeiten. Auch kann mit WISO Buchhaltung 365 nur ein Arbeitsplatz mit der Software arbeiten

Debitoor External Link

Debitoor ist eine Cloud-Rechnungsprogramm, mit dem Unternehmer Rechnungen schreiben und einen ├ťberblick ├╝ber die Finanzen behalten. Doch nicht nur Rechnungen k├Ânnen online geschrieben und versendet werden: Auch die Buchhaltung inklusive E├ťR oder GuV sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung sind schnell erledigt. Durch eine Schnittstelle zum Onlinebanking und aufgrund von automatischem Zahlungsabgleich ├╝bernimmt das Buchf├╝hrungsprogramm viele Buchungen von selbst.

Plus Pro Arrow down
  • ├ťbersicht: Automatische Benachrichtigungen, sobald Rechnungen ge├Âffnet und bezahlt wurden
  • Mobile App
  • Steuerberater-Zugang
  • ELSTER-Modul
  • DATEV-Modul
Minus Kontra Arrow down
  • Nur einfacher Buchhaltungs-Funktionsumfang: z.B. keine Lohnbuchhaltung
  • Au├čer beim Paket L kann nur 1 Benutzer die Software verwenden
  • Keine Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Buchhaltungsumfang sehr limitiert
  • Keine GoBD Zertifizierung, jedoch ISO 27017 und ISO 9001

Fazit: Die Software von Debitoor ist vor allem f├╝r Kleinunternehmer, Gr├╝nder und Freelancer konzipiert, kann aber ebenso von gr├Â├čeren Unternehmen verwendet werden. Als Rechnungsprogramm ist der Fokus dennoch auf das Schreiben und Versenden von Rechnungen gelegt. Aber auch andere Aspekte der Buchhaltung werden abdeckt.

BuchhaltungsButler External Link

Die Online-Buchhaltung BuchhaltungsButler schreibt sich Automatismus auf die Fahne. Vorkontieren von Belegen und Transaktionen, Sammelfunktionen f├╝r ein gesammeltes Verbuchen ├Ąhnlicher Gesch├Ąftsvorf├Ąlle oder auch automatische Plausibilit├Ątspr├╝fungen: Firmen sparen mit dem Programm viel Zeit. Au├čerdem k├Ânnen beide Modelle, ob E├ťR oder Bilanz inklusive Debitoren- bzw. Kreditorenkonten, flexibel angegangen werden. F├╝r Nutzer komfortabel: Die Software scannt Rechnungen und Belege, ordnet diese automatisch dem richtigen Konto zu und bringt enthaltene Posten automatisch in die gew├╝nschte Auswertungsform, z.B. betriebswirtschaftliche Auswertung, Einnahmen-├ťberschuss-Rechnung oder auch Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Plus Pro Arrow down
  • Integration von externen Portalen wie etwa das Warenwirtschaftssysteme Billbee oder auch Amazon f├╝r Amazon-H├Ąndler, um Transaktionen zu integrieren.
  • Cloud L├Âsung
  • Durch Texterkennung zieht BuchhaltungsButler wichtige Infos selbstst├Ąndig aus der Quittung und schl├Ągt sogar die passende Kontierung vor.
  • ELSTER-Modul
  • DATEV-Schnittstelle
Minus Kontra Arrow down
  • Es gibt keine App
  • Keine Lohnbuchhaltung
  • Keine Doppelte Buchf├╝hrung (GuV)
  • Kein Jahresabschluss

Fazit: F├╝r kleine bis gro├če Unternehmen ist das Buchf├╝hrungsprogramm geeignet. Es automatisiert viele Prozesse, die in der Buchhaltung anfallen. Au├čerdem erm├Âglicht es einen hohen Grad an Flexibilit├Ąt bei den Buchhaltungsmodi: E├ťR vs. Bilanz.

orgaMAX External Link

Bei der Software orgaMAX von der Firma deltra Business Software GmbH handelt es sich im Grunde um eine aus dem Logistik-Bereich entstandene Warenwirtschaftssoftware f├╝r die ERP-Umgebung. Aber es ist auch eine umfangreiche B├╝ro- und Verwaltungssoftware mit mehreren Modulen und Features. Diese beinhalten neben der Lagerverwaltung u. a. auch CRM- und Buchhaltungs-Funktionalit├Ąten. B├╝ros werden in der Buchhaltung und Finanzverwaltung inklusive Online-Banking unterst├╝tzt. Aufgaben wie das Schreiben von Angeboten und Rechnungen oder auch die Warenwirtschaft samt Lagerverwaltung k├Ânnen umgesetzt werden. Auch Aufgaben- und Zeitplanung sind m├Âglich.

Plus Pro Arrow down
  • Modularer Aufbau: Auf viele Bed├╝rfnisse zugeschnitten und erweiterbar
  • Einfacher Einstieg in das Programm
  • Sowohl Public Cloud als auch On-Premise L├Âsung m├Âglich
  • 30 Tage kostenlos und unverbindlich zum Test verf├╝gbar
Minus Kontra Arrow down
  • DATEV-Export und andere n├╝tzliche Erweiterungen nur zahlungspflichtig enthalten
  • Support ist in der Startup-Version nicht kostenfrei
  • Auch ein ÔÇťRemote ZugriffÔÇŁ muss kostenpflichtig eingerichtet werden

Fazit: F├╝r kleine bis mittlere Betriebe kann orgaMAX als funktionst├╝chtiges ERP dienen. Es gibt nicht nur Funktionen f├╝r die Buchhaltung, sondern auch CRM oder Office Erweiterungen. Wichtige Erweiterungen f├╝r die Buchhaltung kosten jedoch extra.

Kostenlose Buchhaltungssoftware f├╝r den privaten Haushalt

Alle Tools aus unserem Vergleich bieten sich optimal f├╝r die Buchhaltung in Unternehmen an. Besonders zu vorbereitenden Buchhaltung bieten alle Anbieter hilfreiche Funktionen. Was sie gemeinsam haben? Sie kosten bei ihrem Grad an Professionalit├Ąt mit Updates, Support und ihrem Funktionsumfang etwas.

Trotzdem gibt der Markt auch einige kostenlose Buchhaltungsprogramme mit minimalem Funktionsumfang her. Buchhaltungssoftware kostenlos zu nutzen ist f├╝r Unternehmen mit Wachstumpl├Ąnen nicht zu empfehlen, da man sp├Ąter auf andere Tools umsteigen muss. Ein Rechnungsprogramm f├╝r Kleinunternehmer kann aber unter bestimmten Gesichtspunkten Sinn machen. Wenn Freelancer oder Kleinunternehmer wirklich nicht viele Funktionen ben├Âtigen, k├Ânnen sie hier Kosten einsparen. Konformit├Ąt mit den Anforderungen des Finanzamtes ist hier aber nicht sichergestellt. Auch gibt es oft nur die Windows Version, eine Cloud gibt es meist nicht.

Deswegen bieten sich kostenlose Finanzbuchhaltungstools eher f├╝r den privaten Haushalt an. Eine private L├Âsung f├╝r die Buchhaltung kann wie in Unternehmen dabei helfen, die Finanzen im Blick und auch im Griff zu haben. Von Verbraucherzentralen und Schuldnerberatern wird dies sogar empfohlen. Und auf Papier oder in Excel muss auch das Haushaltsbuch nicht mehr erstellt werden. Daher wollen wir einige gratis Anbieter kurz nennen:

Kontenmanager https://www.kontenmanager.com/Willkommen
Fakturama https://www.fakturama.info/
Taxpool-Buchhalter Mini https://www.taxpool.net/
GNU Cash https://www.gnucash.org/
MonKey Office Basisversion https://www.monkey-office.de/
HuBH-Buchhaltung https://www.heinrich-huber.com/hubh.htm
SayMoney - Haushaltsbuch (App) https://www.saymoney.info/#/home


5. Wie Buchhaltungssoftware erfolgreich einf├╝hren?

Erfolgreiche Buchhaltungssoftware

Nun fehlt nicht mehr viel, um die Workflows in der Buchhaltung effizienter und digitaler zu gestalten. Doch am Ziel angekommen sind Unternehmer noch nicht. Eine Einf├╝hrung muss gut geplant werden. Sonst drohen wom├Âglich L├╝cken, Fehler oder Unterbrechungen in den Gesch├Ąftsprozessen.

Schritt 1: Welche Prozesse werden digitalisiert und automatisiert?

Gehen Sie alle Workflows durch und definieren Sie Ihre Prozesse. Wer ist in Ihrer Firma f├╝r welche Abl├Ąufe verantwortlich? Welche T├Ątigkeiten in der vorbereitenden Buchhaltung sind betroffen? Was kehrt regelm├Ą├čig an Buchungen, Ausgaben etc. wieder? Sprechen Sie fr├╝h, schon vor Projektbeginn, mit allen Beteiligten dar├╝ber, was sich ├Ąndern wird und welche Vorteile das bringt. Halten Sie au├čerdem gemeinsam fest, wie Sie sicherstellen, dass buchhalterische Abl├Ąufe auch in der Umstellung weiter funktionieren. In jedem Fall muss ein Datenverlust vermieden werden.

Schritt 2: Planen Sie die Datenmigration

Es gibt kaum eine Einf├╝hrung von Software ohne Daten├╝bertragung in andere Systeme. Um die Qualit├Ąt und die l├╝ckenlose Umstellung zu garantieren, muss daher auch der gesamte Prozess der Datenmigration sorgf├Ąltig geplant werden. Was gilt es dabei auch f├╝r den Steuerberater oder das Finanzamt zu beachten? Welche Schnittstellen und Exporte m├╝ssen eingerichtet werden? Vor der Umstellung auf die digitale Buchhaltung hilft daher auch ein Gespr├Ąch mit dem Steuerberater. So k├Ânnen Sie alle Aspekte bedenken.

Schritt 3: Nach der Implementierung: Ordentlich dokumentieren

Kommt es zu St├Ârungen oder Fehlern? Nicht jede Buchhaltungssoftware funktioniert auf Anhieb, wie Sie es sich gew├╝nscht haben. Hier kommt auch der Support von guten Anbietern ins Spiel. Greifen Sie darauf zur├╝ck! Sprechen Sie direkt mit dem Supportteam ├╝ber Ihre Beobachtungen.

Schritt 4: Nutzen Sie Schulungsangebote!

Passende Schulungsma├čnahmen f├╝r Mitarbeiter unterst├╝tzen beim Verwenden einer neuen Buchhaltungssoftware und erh├Âhen die digitale Kompetenz. Meistens bieten auch die Anbieter der Buchf├╝hrungs- oder Rechnungsprogramme guten Support an.

Zusammengefasst ist fr├╝he Kommunikation der Schl├╝ssel. Und nicht nur intern. Das betrifft auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerb├╝ro. ├ändert sich der Grad der Digitalisierung, ├Ąndern sich auch Aufgaben, die bis jetzt ein Steuerberater oder Buchhalter ├╝bernommen hat. Wird er oder sie in Zukunft nur noch f├╝r die Erstellung der Bilanz oder vorbereitende T├Ątigkeiten im Jahresabschluss zust├Ąndig sein? Einige Steuerb├╝ros haben beispielsweise auch das Kontieren und Verbuchen der Belege ├╝bernommen ÔÇô was durch moderne Programme wegfallen k├Ânnte.

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Zur Software-Nutzung animieren: Kaufentscheidungen m├╝ssen nicht mehr zentralisiert erfolgen sondern k├Ânnen in digitale Freigabeprozesse integriert werden. Doch m├╝ssen Unternehmen auch kl├Ąren, wie Sie in Zukunft mit Belegen und Rechnungen ÔÇô auch Abo-Rechnungen ÔÇô umgehen wollen. Wie k├Ânnen Sie verhindern, dass die Finanzabteilung immer noch allem hinterherlaufen muss? Hat z. B. jeder Mitarbeiter Zugriff auf die App, um Belege von Bewirtungskosten direkt einscannen zu k├Ânnen? Mit diesen Planungsgedanken kommen Sie der vereinfachten Buchhaltung deutlich n├Ąher.


6.  Fehlerquellen reduzieren  -  Tipps zur einfacheren Buchhaltung

Trotz moderner Buchhaltungssoftware k├Ânnen Unternehmen immer noch leicht Fehler passieren. Irren ist schlie├člich menschlich. Oder es werden nicht alle Potenziale ausgesch├Âpft, die sich mit einer guten Software ergeben. Wir geben sechs Tipps, wie Sie am besten in der Buchhaltung und mit Software arbeiten k├Ânnen.

1. Falsche Rechnungsangaben vermeiden

Jede Rechnung oder Nebenkostenabrechnung sollte korrekt erstellt werden. Zeile f├╝r Zeile muss daher ├╝berpr├╝ft werden: Stimmt alles? Theoretisch schon. Doch mit einer Buchhaltungssoftware k├Ânnen Vorlagen erstellt und abgespeichert werden: Das macht Rechnungen schreiben schneller und auch fehlerfreier. Werden Vorlagen geboten, bitte auch nutzen!

2. Nicht darauf vertrauen, dass Kunden zahlen

Zahlungseing├Ąnge zu pr├╝fen hei├čt nicht, dass Sie tagt├Ąglich Ihr Online-Banking ├╝berpr├╝fen m├╝ssen, ob ein Kunde auch bezahlt hat. Das Gute: In vielen Programmen k├Ânnen Sie Bankkonten verkn├╝pfen und automatisiert ├╝ber Zahlungseing├Ąnge informiert werden.

3. Ein Gesch├Ąftskonto einrichten und nutzen

Vermischen Sie Ihre privaten und beruflichen Ausgaben und Einnahmen nicht. Getrennte Konten erfreuen nicht nur Ihren Steuerberater, sondern machen auch Ihr Leben einfacher. Die saubere Trennung schafft mehr ├ťberblick und erleichtert die Buchf├╝hrung. Au├čerdem erm├Âglicht es einen schnellen Finanzcheck.

4. Alle Fristen einhalten

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung war schon wieder f├Ąllig? Auch der 31. Mai und damit die Frist zur Abgabe der endg├╝ltigen Steuererkl├Ąrung ÔÇô wenn kein Steuerberater involviert ist ÔÇô r├╝ckt schon wieder n├Ąher? Solche Termine sollten nicht ignoriert werden. Sonst drohen Nachschl├Ąge. Mit der passenden Software passiert das nicht: An die Fristen wird ganz nebenbei gedacht.

5. Belege schnell digitalisieren

Nutze die Tools, die dir geboten werden: Belege schnell mit der App einscannen und automatisch zuordnen. Das ist schnell gemacht. Gibt es keine App, sollte trotzdem schnell der Kopierer/Scanner genutzt werden. Das vermeidet Belegchaos im Schuhkarton. Au├čerdem stellt es sicher, das ein Beleg auf Thermopapier langfristig vor dem Verblassen gesichert ist.

6. Expertenwissen einholen

Ja, vieles geht dank dem Internet und modernen Softwarel├Âsungen ganz selbstst├Ąndig. Trotzdem kann die Buchhaltung ein komplexes Thema sein. Scheuen Sie sich nicht davor, auch Hilfe zu holen, wenn es zum Beispiel an den Jahresabschluss geht. So sind sie auf der sicheren Seite.


7. Fazit: Wie effizient mit der richtigen Software arbeiten?

Unser Vergleich von Buchhaltungssoftware zeigt: Rechnungen aus Papier und ein Beleg-Chaos mit dutzenden Aktenordnern sind von gestern.

Online-Buchhaltungsprogramme bieten sich dabei f├╝r Selbstst├Ąndige wie auch f├╝r kleine und gro├če Unternehmen an. Sie sind integrativ und setzen auf Module, um Unternehmern die gr├Â├čtm├Âgliche Flexibilit├Ąt und Skalierbarkeit zu bieten. Je nach Anwendungsfall, ob z. B. E├ťR oder Bilanz, ob mit oder ohne Steuerberater, gibt es also passende L├Âsungen mit Raum f├╝r individuelle Einstellungen.

Die Vorteile digitaler Buchhaltung ├╝berwiegen: Unternehmen, die bei Ihrer Buchhaltung auf digitale Programme setzen, k├Ânnen viele Vorteile realisieren. Sie k├Ânnen: 1. Zeit und Aufwand einsparen, 2. ortsunabh├Ąngig arbeiten, 3. eine l├╝ckenlose und rechtskonforme Buchf├╝hrung sicherstellen und 4. auch die Steuerkanzlei vorbereitend unterst├╝tzen.

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ÔÇťEine Erfolgsstory gibt es bei unserem Kunden Bridgemaker. Bridgemaker gr├╝ndet Corporate Ventures und skaliert diese. Sie haben zu Beginn mit Excel gearbeitet und brauchten ca. 10 Min pro Rechnungserstellung. Durch starkes Wachstum kam man mit der Rechnungsstellung kaum noch hinterher. Dann haben sie sich f├╝r Billomat entschieden - dies brachte 80% Reduktion an Zeitaufwand f├╝r die Rechnungsstellung. Au├čerdem wurde die Fehlerquote der Rechnungserstellung reduziert, da man bei Billomat, anders als bei Excel, eigentlich keine Fehler mehr machen kann. Weiter ist erw├Ąhnenswert: Die Zeit zwischen Zahlungsfrist und Zahlungseingang wurde durch automatisiertes Mahnwesen von Billomat um 50% reduziert.ÔÇŁ

ÔÇô Philipp Hamm - CEO Billomat.

Spezialisierte Tools - Funktionsumf├Ąnge sind unterschiedlich

Das Angebot an passender Buchhaltungssoftware ist riesig. Je nach Anbieter unterscheiden sich Funktionsumfang und Fokus stark. Es gibt spezialisierte Tools, die sich nur auf Invoice-Management oder die Belegerfassung konzentrieren. Ebenso gibt es auch ganze Suiten, die vom Kontieren ├╝ber die Inventur bis zur Lohnbuchhaltung alle Prozesse automatisieren. Oft wird der Funktionsumfang beim Allesk├Ânner aber mit Einbu├čen an Flexibilit├Ąt, Produktivit├Ąt und Benutzerfreundlichkeit bezahlt.

Unternehmen m├╝ssen sich daher fragen: Wobei soll ein Buchhaltungsprogramm unterst├╝tzen? Wir bei CAYA empfehlen eine Buchhaltungssoftware vor allem als Erg├Ąnzung zur bestehenden Software-Landschaft. Unternehmen sollten auf einen Best-of-Breed-Ansatz setzen, um die besten und modernsten Tools f├╝r ihre Workflows und Aufgaben kombinieren zu k├Ânnen. Spezialisierte Tools k├Ânnen auf ihrem Gebiet die Anforderungen bestm├Âglich erf├╝llen.

Anforderungen vorab definieren

Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen und Szenarien kann die eine, beste Software abschlie├čend auch nicht empfohlen werden. Unternehmen m├╝ssen eigene Kriterien entwickeln, um eine Entscheidung treffen zu k├Ânnen. Trotz Modularit├Ąt und einem lockenden Funktionsumfang ist es f├╝r Unternehmen wichtig, Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen.

Erst wenn Bed├╝rfnisse klar herausgestellt werden, kann Buchhaltungssoftware gut verglichen werden, zu einer fundierten Entscheidung f├╝hren und wirklich Arbeit abnehmen.

Zu guter Letzt sollte aber gesagt sein: Die Buchhaltung nicht zu digitalisieren ist heute keine L├Âsung mehr.

Wir w├╝nschen viel Erfolg bei Ihrer Buchhaltung - Ihr CAYA-Team


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