Projektmanagementsoftware Ratgeber - Vergleich & Einführungstipps

Die Studie der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. und der EBS Universität für Wirtschaft und Recht zeigt, dass in deutschen Unternehmen der projektbasierte Aufgabenanteil bereits 2013 fast 35% ausmachte. Tendenz deutlich steigend. Deswegen zählt Projektmanagement heute bei zahlreichen Firmen – auch bei KMU – zu den wichtigsten Aufgaben. Denn alle müssen To-Dos und Verantwortlichkeiten effizient organisieren und umsetzen, Meilensteine setzen, Termine einhalten oder auf Änderungen im Projekt reagieren. Dabei ist es egal, ob es sich um kleine oder große Firmen oder um Projekte im B2B- oder B2C-Geschäft handelt. Oder auch, ob man agiles Projektmanagement mit Sprints oder die Wasserfallmethode nutzt. Ohne Projektplanung können Teams den Planungshorizont oder aufkommende Risiken oft schlechter abschätzen. Dann wird es schwierig entsprechend zu  reagieren oder den Kosten- und Zeitrahmen einzuhalten.

Neben unterschiedlichen Methoden gilt für gutes Projektmanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen heute vor allem eines:  Wer erfolgreiche Projekte möchte, darf sich nicht mehr nur auf Excel, Outlook oder analoge Notizzettel auf Kanban Boards verlassen.

Was ist die beste Projektmanagement-Software für KMU? Die Antwort ist wie so oft individuell. Unser Ratgeber zur Projektmanagementsoftware Übersicht für KMU hilft Ihnen, diese Frage auch individuell zu beantworten. Wir vergleichen die gängige, relevante Anbieter wie Asana, Monday oder Factro. Wir nehmen aber auch Nischenanbieter speziell für den Mittelstand unter die Lupe.


Welche Vorteile von Projektmanagement-Software für kleine und mittlere Unternehmen gibt es? 🏢💼

Besonders mit vielen Projekten und steigender Komplexität sollten Betriebe auf effiziente Projektsteuerungs-Tools setzen, die Prozesse einfach digitalisieren und Übersicht schaffen. Aktuell natürlich noch wichtiger: Denn wenn Projektteams immer häufiger von zu Hause aus arbeiten müssen, sorgen erst digitale Workflows und einfach zu bedienende Software für eine zuverlässige und effiziente Kollaboration. Bei Remote Work wird gute PM Software nochmals relevanter. Dadurch können Betriebe einen besseren Überblick über ihre Ressourcen erlangen und den Fokus auf Transparenz und flüssige Kommunikation legen. Teams können ihre Workflows besser visualisieren und dadurch smarter und effizienter arbeiten.

Mit Projektmanagement-Tools lassen sich außerdem viele Fragen, die im Projektalltag aufkommen, schnell beantworten:

  • Was ist der Status eines Projektes?
  • Wer arbeitet gerade an was?
  • Wie steht es um die Ressourcenplanung?

Das schafft Überblick, schnelles Reaktionsvermögen und damit auch Sicherheit. Besonders, wenn es um begrenztes Budget, Termintreue oder Ressourcenmanagement geht. Software-Lösungen unterstützen vor allem, wenn viele Projekte mit vielen Beteiligten zu bewältigen sind. Die Gefahr, sich im Projekt wortwörtlich zu verzetteln, ist ohne PM-Programme groß.


Warum zögern KMU bei der Anschaffung eines Projektmanagement Tools?

Trotz der vielen Vorteile verwalten besonders KMU ihre Projekte häufig noch ohne passende Programme. Laut der Capterra-Nutzerstudie “Wie Projektmanagement-Software in Deutschland genutzt wird” haben 2018 sogar mehr als 54 % der KMU noch auf Excel und Outlook für ihre Projektplanung gesetzt. Oft verwenden gerade kleinere Firmen die Tabellenkalkulationssoftware für Aufgaben- oder Checklisten, Terminplanungen oder zur Kostenaufstellung.

Was hält mittelständische Unternehmen also zurück, Projektmanagement-Software erfolgreich zu integrieren? Zum einen verunsichert die große Auswahl an möglichen Tools sowie Funktionen.

Ein Hindernis zur Anschaffung von Projektmanagementsoftware ist für KMU oft fehlende Erfahrung. Unser Ratgeber zeigt darum gezielt auch Best Practices  zur optimalen Einführung und Anwendung. 🤝

Zusätzlich verunsichern Begriffe wie PPM-Software bei der Auswahl. Was ist der Unterschied zwischen PM und PPM? Die Defintion sagt: PM steht für Projektmanagement und konzentriert sich vor allem auf den Ablauf einzelner Projekte und das Koordinieren von Faktoren wie Zeit, Kosten und Umfang (dem sog. magischen Dreieck eines jeden Projektes). Da vor allem große Unternehmen nicht nur an einem Projekt arbeiten, sondern an einem Projektportfolio, hat sich auch der Begriff Projektportfoliomanagement (PPM) entwickelt.


Was sind generelle Projektmanagement Tool Anforderungen?

Benötigte Funktionen Wichtige Funktionen Projektmanagement Tools

Was gehört auf eine Checkliste für Projektplanungs-Tools? Ob kleines Business oder Mittelstand: Alle haben andere Voraussetzungen und Anforderungen, benötigen andere Features. Die Analyse eigener Prozesse und Bedürfnisse steht oben auf der Liste, bevor die Auswahl auf ein Tool zur Projektsteuerung fällt. Zum Beispiel macht es einen erheblichen Unterschied, ob agil gearbeitet oder klassisches PM bevorzugt wird. Es hilft, wenn sich ein dediziertes Team der Sache annehmen kann und die Software Anforderungen definiert. Am besten ein Team aus der Praxis, das auch wirklich mit dem Projektalltag zu tun hat und die Prozesse kennt.

Um KMU bei der Recherche zu unterstützen, haben wir die wichtigsten 15 Anforderungen zusammengefasst. Auch bei unterschiedlichsten Bedürfnissen gibt es viele allgemeingültige Anforderungen, auf die für bessere Ressourcenplanung, Zeitmanagement und Aufgabenkoordination geachtet werden sollte.

1/15) Projekte in der Cloud managen ☁️
Moderne Projektmanagement-Software sollte immer cloud-basiert sein. Das Programm muss, im Gegensatz zur On-premise Software, nicht mehr lokal installiert werden, sondern liegt auf einem externen Server liegt. PM-Software ist in der Cloud schneller implementiert, einfacher in der Nutzung und oftmals auch kostengünstiger. Es braucht kein eigenes IT-Team, das sich um den Server kümmert. Auch um die Datenhaltung muss sich keine Sorgen gemacht werden. Der geringe Wartungsaufwand durch automatische Updates macht SaaS-Programme, also Software-as-a-Service-Lösungen, besonders attraktiv. Doch Cloud Computing bietet Unternehmen nicht nur Schnelligkeit und eine große Flexibilität. Weiterere Vorteil bei Cloud-Anbindung: Projektteams können mit webbasierter PM-Software von überall, auch aus dem Home Office heraus, zuverlässig zusammenarbeiten.

2/15) Mobile Usability priorisieren 📱
Wer auf webbasierte Projektplanungs-Tools setzt, sollte darauf achten, dass die Plattform auch von unterwegs schnell und benutzerfreundlich zu bedienen ist.
Nicht nur die Weboberfläche im Browser sollte gute Usability vorweisen. Es braucht am besten ebenso eine passende iPhone- oder Android-App. Auch sollte ein bestimmtes Betriebssystem keine Rolle mehr spielen, sodass das PM-System für Mac, Windows und Co. gleichermaßen funktioniert.

3/15) Flexibilität sicherstellen ↔️
Ist die Wahl auf ein Projektmanagement-Tool gefallen, ist Zielstellung, dass die aktuellen Unternehmensprozesse abgebildet werden können. Doch was ist, wenn sich in Zukunft etwas an den eigenen Workflows stark ändert? Betriebe müssen mit ihren Tools wachsen und auch noch nach der Einführung ihre Prozesse oder Reports anpassen können. Vielleicht braucht es andere oder zusätzliche Funktionen, an die am Anfang noch nicht gedacht wurde? Für volle Flexibilität und Sicherheit sollten KMU auf PM-Programme setzen, die über Module erweiterbar sind. So kann eine Firma die Software ganz individuell auf seine Bedürfnisse anpassen.

4/15) Support oder Schulungen für Projektmanagementsoftware? 🤝🏼
Gerade wenn Teams wenig vertraut mit Projektplanungs-Tools sind oder auch nicht die Ressourcen aufbringen können, sich eigenständig einzuarbeiten, sind Support-Angebote der Softwarehersteller Gold wert. Prüfen Sie vor der Auswahl, ob es einen umfassenden Kunden-Service gibt. Kann Ihnen jemand bei Anwendungsfragen und Problemen mit der PM-Software helfen? Bietet die Website selbst gute Schulungen bzw. ein Schulungsangebot an? Zum Beispiel sollten Sie online ausführliche FAQs, Webinare und andere Trainingsvideos oder auch Guides sowie Success Stories von Prozessen anderer Kunden finden.

Teils gibt es auch gut zu erreichende persönliche Ansprechpartner – telefonisch, per E-Mail oder über zumindest über einen Live-Chat. Im besten Fall ist jedoch ein eigener Customer Success Manager für Sie zuständig. Dieser kann mit Ihnen die individuellen Anwendungsfälle und Best Practices durchgehen oder auch zu Custom Modifications an der Software beraten. Einen solchen Success Manager werden Sie jedoch nicht bei einer kostenlosen Projektmanagement Software finden. Viele Hersteller bieten den persönlichen Betreuer erst bei der höherpreisigen Enterprise-Kategorie an.

5/15) Zusammenarbeit fördern 🙌
Optimal unterstützt sie eine neue Projektmanagementsoftware nur, wenn sie das ganze Team auch wirklich nutzt. Verstärkt die Software die Kollaboration, den Team-Gedanken und den Kommunikationsfluss? Ist sie einfach in den Arbeitsalltag zu integrieren? Dem Unternehmen entgehen Chancen, wenn die Software am Ende nur auf einen Projektleiter zugeschnitten ist. Beispielsweise sind Funktionen wie ein persönliches Dashboard und Aufgabenmanagement nützlich, damit Mitarbeiter sich schnell einen Überblick über wichtige, individuell unterschiedliche To-Dos verschaffen können. Auch Kommentar- und Anhangsfunktionen oder @mentions sind hilfreich, um Ergebnisse festzuhalten, Teamkollegen zielgerichtet anzusprechen und eben auch gemeinsam über Aufgaben diskutieren zu können.

🗄️

Fachwissen zur Dokumentenverwaltung benötigt? Lesen Sie, welche Dokumente immer noch in Papierform aufgehoben werden sollten (erstaunlich wenig!) und welche digitalisiert werden können. Für Unternehmen gilt: Wird bei der digitalen Dokumentenablage nach der BMF Anweisung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form (GoBD) gearbeitet, ist man auf eine Betriebsprüfung bereits gut vorbereitet. Voraussetzung ist, dass Unternehmensprozesse zur ordnungsgemäßen Buchführung dokumentiert sind.


Unternehmen sollten darauf achten, dass sie nicht nur ein Kollaborations-Tool anschaffen, das zusätzlich einige wenige Projektmanagement-Features bietet. Solche Tools reichen meistens nur ganz kleinen Teams aus. Für eine professionelle Projektplanung sollte sich auch die Software auf Projektplanung spezialisiert haben – mit weiteren Funktionen zur besseren Kollaboration.

6/15) Externe Kommunikation unterstützen 💬
Müssen Kunden über die Projektmanagement-Plattform mit dem Team zusammenarbeiten? Braucht es eine Ticket-Funktion, um Aufgaben einzureichen? Vielleicht braucht die Software auch eine extra Kundenansicht – im passenden Corporate Design? Schon vorher muss verstanden sein, wie sich Kunden im neuen System bewegen sollen und ob dies auch einfach funktioniert. Vielleicht braucht es dazu auch individuelle Zugriffsberechtigungen und User Management.

7/15) Schnittstellen und Integrationen checken ⚙️
Stellen Sie eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation in den Vordergrund und fragen Sie sich dazu, welche Module dazu notwendig sind. Oft verfügt jede Firma schon über eine individuelle Systemlandschaft mit Tools von Drittanbietern. Für mehr Produktivität müssen diese Lösungen also auch in das PM-Tool integriert werden können. Für die Kollaboration sind z. B. E-mail-Integrationen oder das Anbinden von Chat Clients von großer Bedeutung. Aber soll die Projektmanagement-Tool zum Beispiel auch mit Buchhaltung, dem ERP-Tool oder CRM kompatibel sein? Überlegen Sie also gut, welche Schnittstellen und Integrationen Sie benötigen und ob die Software diese bietet, zum Beispiel:

  • CSV-Export
  • Outlook-Integration und Synchronisation
  • Offene REST-API inklusive Webhooks
  • Integrationen zu Google Drive, iCal, Slack, Zapier, etc.

Klären Sie außerdem Fragen zu den Themen Rechtemanagement und Freigaben. Verlinkt eine Aufgabe im Projektplan z. B. auf ein Dokument in Google Drive oder eine Seite in Confluence, ist dann die Freigabe direkt geregelt oder müssen Teammitglieder und jedes Mal anfragen? Wie können Sie die Prozesse einfach und produktiv gestalten, sodass Sie direkt aus einem Tool heraus arbeiten können und nicht tausend Tabs gleichzeitig geöffnet haben?

8/15) Projektmanagement vs. Aufgabenmanagement
Auch wenn diese Begriffe oft synchron verwendet werden, meinen sie unterschiedliche Dinge. So beschreibt Projektmanagement das Verwalten ganzer Projekte mithilfe von Methoden und hierarchischer Strukturen. Aufgaben in einem Projekt hängen voneinander ab. Die Projektaufgaben verbindet ein gemeinsames, übergeordnetes Projektziel. Und um das Ziel zu erreichen, innerhalb eines festgelegten Budgets und Zeitrahmens, werden im Projektmanagement Prozesse angewendet. Dazu nutzen Projektmanager beispielsweise auch ein Gantt-Diagramm oder einen Balkenplan, um ihr Projekt zu visualisieren und Qualität und Überblick sicherzustellen.

Aufgaben im Sinne eines Aufgabenmanagements können Teil eines Projektes sein, müssen es aber nicht. Auch ganz losgelöst von Projekten sind sie dennoch wichtig für Erfolg. Aufgaben zu managen bedeutet, sie zu delegieren, zu bearbeiten und abzuschließen. Und jeder einzelne Mitarbeiter kann sich selbst Aufgaben erstellen, ganz unabhängig von einem Projektmanager. Projektmanager und Teammitglieder müssen Aufgaben planen, sie an eine oder mehrere Personen zuweisen und auch bearbeiten können.

9/15) Zeiterfassung nutzen 🕞
Besonders beim agilen und projektorientierten Arbeiten steht Zeiterfassung wieder mehr im Fokus. Agile Projektteams möchten ihre Arbeitszeit einzelnen Aufgaben und Tickets zuordnen und auch auf dieser Grundlage der Zeitaufwendung Rechnungen stellen können. Auch Kunden erwarten immer mehr eine genaue Aufstellung, um Risiken minimieren und Transparenz erhöhen zu können. Wird bei Ihnen so gearbeitet, sollte Ihr Projektplanungs-Tool Funktionen zur Zeiterfassung anbieten – zumindest als Modul oder Add-On eines Drittanbieters.


10/15) Monitoring und Controlling ✔️
Hat die PM-Software Reporting Funktionen?  Benutzerdefinierten Reports und Berichte? Nur durch lückenloses Monitoring und Controlling können Manager und Teams Risiken sowie Chancen erkennen und auch rechtzeitig reagieren. Hierfür sind auch Funktionen wie automatische Notifications hilfreich, die Verantwortliche zu bestimmten Werten und Ereignissen direkt benachrichtigen.

11/15) Ressourcen Management 🌐
Sie benötigen eine Übersicht über die Ressourcenauslastung, auch wenn es zum Beispiel einen Ausfall von Ressourcen oder andere Änderungen gibt. Nur mit Überblick können Sie den Workload Ihres Teams besser einschätzen und bei der Kapazitätsplanung berücksichtigen und Aufgaben effizienter verteilen.

12/15) Rechnungen ausstellen 💶
Haben Sie eine gute Buchhaltungssoftware? Am besten ist es, wenn diese in das neue Tool integriert werden kann. Schließlich erfassen Sie mit der Projektmanagement-Software Ihren Zeitaufwand für Aufgaben und Projekte und möchten Ihren Kunden diesen auch direkt in Rechnung stellen können. Wenn Sie keine spezielle Buchhaltungssoftware haben, dann würde sich auch eine Projektmanagement Software lohnen, die Rechnungsstellung schon integriert hat.

13/15) Intuitive Nutzerführung erwarten ➡️
Software muss vor allem eins sein: einfach zu bedienen. Denn erst wenn die Teams damit intuitiv und schnell zurecht kommen, ohne sich lange einarbeiten und einlesen zu müssen, kann auch ein schneller Projektstart gelingen.

14/15) Mehrsprachigkeit bedenken 👂
Sobald Sie in internationalen Teams oder mit Kunden aus anderen Ländern arbeiten, wir Mehrsprachigkeit wichtig. Das kann nicht nur die Benutzeroberfläche betreffen, sondern vor allem auch einen deutschsprachigen oder englischsprachigen Support und Kundendienst des Softwareanbieters.

15/15) Testphasen nutzen 🧪
Demoversionen oder kostenlose Testzeiträume sind hilfreich um sich ein Bild zu machen. Doch Testen bringt nur etwas, wenn Betriebe auch wissen, was es zu testen gilt. Bevor es also ans Testen geht, sollte man sich bereits umfassend mit den eigenen Prozessen und Anforderungen beschäftigt haben, um die Anforderungen zu kennen.

🎙️ 📺📣 Übrigens: Softwareanschaffung bedeutet noch nicht effiziente und fehlerfreie Nutzung. Selbst wenn keine Software-Anwendungsfehler auftreten: Viele Prozessschritte werden ab Einführung meist schon intuitiv umgesetzt, sind nicht abgestimmt und daher oft ineffizient. Eine Software Einführung im Sinne einer geplanten technischen Implementierung und in Bezug auf definierte Prozesse zur besser abgestimmten Nutzung ist daher wichtig.
Schauen Sie sich die dazugehörige Diskussionrunde unserer Bits & Business Digitalisierungskonferenz als Video oder Podcast zum Thema effiziente Softwareeinführung im Mittelstand an.

Sind Sie noch dabei? Weitere nützliche Punkte zum durchlesen, durchscrollen und abklopfen für Ihre Checkliste haben wir unten aufgelistet. 🤓



(Agiles) Projektmanagement: Was muss Software können?

Technologien, Prozesse und Anforderungen verändern sich dank Digitalisierung immer schneller. Viele setzen daher schon länger nicht mehr auf ein rein klassisches Projektmanagement, sondern greifen auf agile Methoden zurück. Bei der Wahl einer PM-Software sollten Manager stets darauf achten, ob ihre Methoden und Arbeitsweisen dargestellt werden können.

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Mehr Business-Fachwissen erhalten? Hören Sie unser Podcast Interview zum Thema: "Wie komplexe Services vermarkten?". Mehrwerte informationslastiger Dienstleistungen wollen erklärt werden. Der Weg zum Verkauf kann dauern und hat oft zahlreiche Touchpoints im Customer Life Cycle. Patrick Hamacher (was-ist-versicherung.de) ist online-affiner Versicherungsmakler und zeigt am Bsp. seiner komplexen Produkte effektive Vermarktungsstrategien auf, die Sie adaptieren können.


Warum agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement bietet Flexibilität, die in der Projektarbeit heute dringend benötigt wird. Unternehmen können besser und schneller auf neue Entwicklungen reagieren, u. a. weil sie kontinuierlich Verbesserungsprozesse einbauen. Anstatt einen Plan linear zu befolgen, stehen vielmehr Selbstorganisation, Kundennutzen, Zusammenarbeit und ein funktionierendes Ergebnis im Zentrum der Arbeit. Im Gegensatz dazu sind klassische Vorgehensweisen starrer und standardisiert. Klassisches Projektmanagement funktioniert vor allem, wenn es klare Vorgaben mit definiertem Endergebnis gibt. Alle Informationen sollten vorhanden sein. Auch Kosten oder den Arbeitsumfang müssen Projektmanager gut abschätzen können. Doch bei unbeständigen Märkten ist das klassische und standardisierte Managen von Projekten oft zu unflexibel und stößt an seine Grenzen. Fehlt die Flexibilität, gefährden falsche Planungen und neue Anforderungen oft den Zeitplan und kosten viel Geld.

Welche Projektmanagement Methode wählen?

Das hängt auch von den Projektrisiken ab. Sind Ziele oder Termine und der Umfang bereits vor Projektbeginn bekannt, und gibt es vor allem ein klar definiertes Endziel, können klassische Methoden wie die Wasserfall-Methode mit einem Projektstrukturplanung praktisch sein. Benötigt es nachträgliche Anpassungen, (was häufig passiert, Aufträge sind selten klar! Kunden ändern die Meinung), sollte auf agile Methoden wie etwa Scrum oder Kanban gesetzt werden. Viele Projektteams wollen für auch das beste aus beiden Welten und entwickeln hybrides oder adaptives Projektmanagement.

Wasserfall-Methode

Bei einem klar abgesteckten und strukturiertem Rahmen hat sich häufig die Wasserfall-Methode bewährt. Der lineare Ablauf von Projektphasen gibt hohe Planungssicherheit und ein Projektfortschritt ist leicht nachzuverfolgen. Die typischen Stufen in so einem Modell ergeben sich, da eine Aufgabe erst dann beginnt, wenn zuvor eine abgeschlossen wurde. In der Projektmanagement-Software wird zur Darstellung häufig ein Flowchart oder ein Gantt-Chart verwendet - ein horizontales Balkendiagramm.

Was ist die Wasserfallmethode? Illustration
Wasserfall-Methode Beispiel

Welche agilen Methoden unterstützen die Software-Anbieter?

Damit agile Teams sicher unterstützt werden, muss die Projektvisualisierung an die individuellen Anforderungen anpassbar sein. Je nach Bedarf müssen PM-Tools zum Beispiel Kanban-Boards oder aber das Scrum-Framework abbilden können, inklusive Sprints, Backlog, Stories oder Epics.

Wo wird Scrum eingesetzt?

Die Scrum Methode oder das Scrum Framework wurde ursprünglich zur Softwareentwicklung eingesetzt. Sie unterstützt heute aber verschiedenste Teams und Branchen im Projektalltag. Es bietet Teams einen Rahmen zur erfolgreichen Projektarbeit, der auf Team-Rollen und einem agilen Arbeitsprozess basiert. Der größte Unterschied zu etwa Wasserfall-Projekten ist, dass Teams in Sprints (kurzen abgeschlossenen Zeiteinheiten von meist 2 Wochen) ein funktionstüchtiges Feature entwickeln, anstatt sich nur auf ein fertiges Endprodukt weit in der Zukunft zu konzentrieren. Wert wird somit nicht erst am “Projektende” geschaffen, sondern zügiger und kontinuierlich. Projektunterteile sind eher realisiert und lassen sich verwenden. Das bringt die benötigte Flexibilität und außerdem viel Transparenz, sodass qualitativ hochwertige Ergebnisse erreicht werden – einige der Gründe, warum Scrum so erfolgreich ist.

Wann wird Kanban eingesetzt?

Kanban bietet sich als agile Methode gut für dynamische Projekte mit vielen Anfragen und für kleine bis mittlere Teams an, die sich selbst organisieren. Bei der Kanban-Methode kommt ein (digitales) Kanban-Board zum Einsatz dass die Arbeitsprozesse einfach und übersichtlich visualisiert. Oft genügen schon die drei Spalten “To do”, “In Progress” und “Done”, um die Aufgaben und Arbeitsschritte darzustellen. Aufgaben, die zu erledigen sind, warten also in der “To Do”-Spalte, bis sie in “In Progress” oder “In Bearbeitung” verschoben werden, um schließlich in “Done” oder “Fertig” abgelegt zu werden. So kann ein Projektteam zügig erkenen, wenn eine Aufgabe ins Stocken gerät.

Was Scrum von Kanban unterscheidet

Der größte Unterschied zwischen Scrum und Kanban ist die Zeiteinteilung und Strukturierung. Beides sind agile Methoden. Scrum setzt vor allem auf Timeboxing und abgeschlossene Sprints mit klarem Umfang, um schnell Kundenfeedback einzuholen. Kanban gestaltet sich fortlaufend und fließend, bis ein Projekt abgeschlossen ist, und benötigt dazu keine extra Rollen. Weil beide Methoden populär sind und ihre eigenen Vorteile bieten, haben sich inzwischen auch Scrumban Methoden entwickelt, also eine Kombination aus Scrum und Kanban.

Fazit agiles Projektmanagement: Personalisierung ist wichtige Anforderung an das PM-Tool

Scrum, Kanban oder doch Wasserfall? Klar ist: Kein Projektmanagement gleicht dem anderen. Einige Betriebe benötigen ein Kanban Board Online, andere die Scrum-Prozesse, um effektiv arbeiten zu können. Die nächsten Teams schwören auf Gantt-Chart Ansichten oder möchten ihre Prozesse nach PMI, DIN, PRINCE2 etc. abbilden. Und manchmal braucht es einfache Aufgabenlisten oder einen Projektstrukturplan. Eine gute PM-Software sollte alle Projektplanungen – agile, klassische und hybride – ermöglichen und entsprechende Vorlagen und Visualisierungen anbieten.


Wie die neue Software einführen? 6 Tipps ✔️

Wie Projektmanagement-Software neu einführen?

Wie führe ich die neue Software erfolgreich ein? Wenn Unternehmen einige  wichtige Empfehlungen beachten und die Vorarbeit leisten, ist eine Einführung von Projektmanagement Software deutlich besser planbar.

  1. Prozesse analysieren und festigen
    Schon weit bevor der Kauf ansteht, sollten folgende Prozesse verstanden sein.
    Was ist die organisatorische Struktur?
    Was sind Rollen und Verantwortlichkeiten bei einer Tool-Implementierung?

    Auch die Projekt-Workflows sollten klar sein. Schlechte Prozesse bleiben digitalisiert auch schlecht. Zudem muss bei der Analyse von Anforderungen und Funktionen nicht nur auf das Projektteam geachtet werden. Manager müssen unternehmensweit ihre Must-Haves analysieren. Was sind zum Beispiel rechtliche Bedingungen, die kritisch sind? Was sieht die IT- und Sicherheitsinfrastruktur vor?

  2. Change Management auf dem Schirm haben
    Eine Projektmanagement-Software wird neu eingeführt, um Projekte besser umzusetzen und zu organisieren. Aber zuerst steht noch ein anderes Projekt an, damit das neue System im Anschluss auch besser unterstützen kann: Ein Change-Projekt. Denn mit einer neuen Software steht oft auch ein Unternehmenswandel an. Dazu sollten Change Management Prozesse entwickelt werden, die den Wandel begleiten und Kommunikations- und Feedbackkultur fördern und formen. Mitarbeiter sollten in die Veränderungsprozesse mit einbezogen werden. Grund: Damit auch mit der Software einheitlich gearbeitet wird und Prozesse effizienter standardisieren werden können.

  3. Ordnerstruktur Projektmanagement
    Bei jedem neuen Kunden, neuem Projekt oder eben auch bei einer neuen Software Einführung können Umstrukturierungen Chancen für mehr Überblick und Einfachheit schaffen. Eine gut durchdachte Projekt Ordnerstruktur ist daher sinnvoll. Was eine gute Ordnerstruktur auszeichnet und welche Schritte dafür notwendig sind, haben wir zum Nachlesen bereits in unserem Artikel “In 3 Schritten zu einer besseren Ordnerstruktur” erläutert.

  4. Genügend Zeit einräumen
    Wer der Einführung des PM-Tools nicht genügend Zeit gibt, wird am Ende vermutlich draufzahlen. Daher müssen Verantwortliche ausreichend Puffer einplanen, damit der Wechsel zu keinen Fehlern oder Lücken führt. Es müssen auch nicht alle Bereiche und Funktionen der Software auf einmal eingesetzt werden. Ein Zeitplan, der die Software Stück für Stück in verschiedenen Anwendungsbereichen oder Abteilungen integriert und über Zeit wachsen lässt, hilft.

  5. Schulung für Projektmanagementsoftware
    Nutzen Sie Schulungsangebote der Hersteller. Nicht erst, wenn die Software bereits im Einsatz ist und es auf einmal zu Brennen anfängt. Dazu sollten Programm-Einführungen, Videos oder auch Trainings vor Ort oder Remote genutzt werden.

  6. An den Best-of-Breed-Ansatz denken
    Bei CAYA sind wir große Fans von Best-of-Breed. D.h., die beste Software aus der jeweiligen Kategorie zu wählen und die Tools mitaeinander zu verknüpfen. Unternehmen profitieren einfach ungemein, wenn sie sich aus spezialisierter Software (von einer Tool-Gattung) genau das Tool auswählen und in ihr Tool Stack integrieren, dass sie auch wirklich brauchen. So bleiben Firmen flexibel und skalierbar. In unserem Vergleich für Agentursoftware haben wir daher besonders einzelne Softwarelösungen herausgestellt, die sich bestens für ein Tool Stack eignen.

Bei Projektmanagement-Software haben tatsächlich die meisten Lösungen eher einen All-in-One-Ansatz. Viele Systeme kommen ohne eine Kombination mit anderen Tools aus und decken einen großen Funktionsbereich ab. Trotzdem macht es auch hier Sinn, schon bei der Einführung direkt an die Integrationen von bereits im Unternehmen bestehenden Einzellösungen zu denken und die Anbindung zu planen. Denn alle professionellen PM-Lösungen bieten Add-Ons und Integrationen zu zum Beispiel Kommunikations- oder Office-Produkten an. Kollaboration kann am besten funktionieren, wenn Firmen die bekannte und schon genutzte Tools wie Google Docs, Microsoft Teams oder auch Slack an die PM-Software anbinden und von Anfang an mit ihnen aus der Software heraus arbeiten können.


Projektmanagement-Software-Vergleich 🎯

Welche Projektmanagement Software gibt es? Vergleich

Welche Projektmanagement Tools für KMU gibt es? Wir vergleichen sowohl die bekannten Anbieter wie Asana, MS Project oder Monday, schauen uns aber auch Nischenprodukte unter den Projektplanungstools speziell für KMU an. Eines vorweg: Unsere Auswahl wird dabei nicht die eine, beste Projektmanagement Software herausstellen. Welche die beste Lösung ist, kann nur jedes KMU für sich selbst herausfinden. Wir beleuchten daher die einzelnen Anbieter so, dass wir ihren Funktionsumfang nicht quantitativ gegenüberstellen, sondern vor allem die Stärken in den Ausprägungen der Funktionen beleuchten. So lässt sich erkennen, welche optimalen Mix an benötigten Funktionsausprägungen ihnen welches Tool bietet.


Asana External Link

Asana unterstützt beim ortsunabhängigen Organisieren und Erfassen von Projekten und Aufgaben. An einem Ort können Mitarbeiter Projekte priorisieren, die Auslastung in Echtzeit visualisieren, sich vernetzen und effizient arbeiten. Durch verschiedene Ansichtsmodi lässt sich Asana individuell auf die Arbeitsprozesse verschiedener Teams zuschneiden. Sowohl eine Darstellung als Zeitleiste in einem Gantt-Diagramm, die Arbeit mit Kanban-Boards als auch eine Kalenderansicht ist möglich. Außerdem gibt es Vorlagen für z. B. die Sprint-Planung. Feedback- und Überprüfungszyklen sind möglich.

Plus Pro Arrow down
  • Customer-Success-Service von Asana unterstützt z. B. bei Implementierung mit individuellen Einführungsplänen und Schulungen
  • Routine-Aufgaben können über Regeln, Genehmigungen etc. automatisiert werden
  • Mehr als 200 Integrationen zu etwa Microsoft Teams und Outlook, Slack oder Gmail
  • Verschiedene Preismodelle vorhanden, u. a. eine kostenlose Basic-Version für bis zu 15 Teammitglieder
Minus
Kontra Arrow down
  • Bietet keine integrierte Zeiterfassung (nur über Integrationen)
  • Funktionsumfang und Optionsmöglichkeiten können neue Nutzer zunächst überfordern

Trello External Link

Trello gehört zu Atlassian (Softwarehersteller von u. a. Confluence und Jira Projektmanagement) und bietet als Einstiegslösung unter den Projektplanungs-Tools einfach umzusetzende Kanban-Boards für Projekte und Ideen. Auf einem ​​Trello-Board mit Listen und Karten können sowohl Gruppen als auch Einzelpersonen effizient arbeiten und vor allem direkt starten. Die Bedienung ist mit Drag & Drop und weiteren intuitiven Funktionen leicht verstanden und To-Do-Listen somit schnell erstellt. Es gibt auch eine Zeitleisten-Ansicht, jedoch nur für die kostenpflichtigen Versionen.

Plus Pro Arrow down
  • Es gibt eine kostenlose sowie kostenpflichtige Versionen
  • Auch die Apps für iOS und Android sind einfach zu bedienen
  • Automatisierungen sind einfach eingerichtet
  • Viele Integrationen und Add-ons zu etwa Microsoft Teams, Confluence, Jira etc.
Minus
Kontra Arrow down
  • Nicht für komplexe Projekte geeignet
  • In der kostenlosen Version nur limitiert individuelle Anpassungen möglich
  • Nicht jedes Mail-Programm kann verknüpft werden: Nicht in Outlook oder in Office365 eingebunden
Airtable External Link

Auch wenn Airtable an Excel erinnert, kann das digitale Tool mehr. Anstatt nur als Tabellenprogramm zu funktionieren, bietet Airtable eine umfassende Datenbank, die alle Einträge miteinander verknüpft. So eignet sich Airtable besonders für kleine Projektteams. Durch umfangreiche Personalisierungsmöglichkeiten können sich Firmen mit Airtable flexibel genau das Tool bauen, welches sie auch benötigten. Dazu gibt es auch unterschiedliche Ansichtsmodi, sogenannte Views, wie Timeline, Gantt, Kanban oder auch Calendar View.

Wie Airtable erfolgreich im Projektmanagement genutzt werden kann, können Sie übrigens in unserer Podcast Episode mit der Expertin für Produkt-Launches Tanja Baumann auch hören.

Plus Pro Arrow down
  • Zahlreiche Integrationen und eine API geben Zugang zu etwa Google Drive, Slack, Box, Asana
  • Individueller Support oder ein Customer Success Manager nur für Enterprise-Kunden – hier muss der Preis angefragt werden
  • Für kleine Teams geeignet
Minus
Kontra Arrow down
  • Trotz einfachem Einstieg braucht es für die volle Funktionsbreite viel Einarbeitungszeit
  • Individueller Support oder ein Customer Success Manager nur für Enterprise-Kunden – hier muss der Preis angefragt werden
  • Airtable ist nur in Englisch verfügbar

MS Project External Link

Mit Microsoft Project gibt es laut MS-Website “einfaches und effizientes Projektmanagement für alle”. Projektmanager sollen sowohl kleine Kampagnen wie auch große, komplexe Projekte umfangreich planen und managen können. Je nach Plan sind auch Portfoliomanagement und Ressourcenmanagement inkludiert. Dafür bietet Microsoft sowohl cloudbasierte als auch lokale Lösungen zum Kauf an. MS Project eignet sich dabei natürlich besonders für Unternehmen, die sich sowieso in der Microsoft Produktumgebung Microsoft 365 aufhalten. Die Integrationen zu Teams, Outlook und den weiteren Office-Produkten ermöglichen nahtlose Teamarbeit und das Anbinden von etwa Power BI schafft Zugang zu leistungsstarken und interaktiven Dashboards zum Auswerten.

Plus Pro Arrow down
  • Nahtlose Anbindung an das Office-System
  • Flexible Ansichten für die Projektsteuerung z. B. über Boards, übersichtliche Rasteransichten und Zeitachse
  • Vorgefertigte Berichte, um den Fortschritt von Projekten oder Ressourcen zu verfolgen
Minus
Kontra Arrow down
  • Nicht in den Microsoft 365-Nutzerabonnements für KMU mit maximal 300 Nutzern enthalten. Das heißt, für Project gibt es extra kostenpflichtige Pläne. Diese starten bei 8,40 € Benutzer/Monat
  • Die Funktion Ressourcenmanagement ist nicht im günstigsten Plan enthalten

Meistertask External Link

Mit Boards im Kanban-Style können mit MeisterTask Aufgaben gut und übersichtlich organisiert werden. Die Software, die in Deutschland gehostet wird, beschränkt sich dabei nicht nur auf Aufgabenmanagement. Auch für die Verwaltung von Großprojekten ist MeisterTask gemacht. Hier müssen aber mindestens eine kostenpflichtige Versionen wie Pro oder Business gewählt werden. Dann nämlich bietet das Tool u. a. die Darstellung als Zeitleiste, Rollen und Rechte als Funktion für mehr Sicherheit oder auch agile Hilfsmittel wie WIP-Grenzwerte, also Grenzen für die Anzahl von Tasks, die in “work in progress” liegen dürfen.

Plus Pro Arrow down
  • Leicht bedienbar und flexibel durch sehr intuitives Design
  • Hosting in Deutschland und datenschutzkonform
  • Zeiterfassung ist integriert
  • Eine Testversion kann kostenlos angefordert werden
Minus
Kontra Arrow down
  • Nur für Einzelpersonen gibt es eine kostenlose Basis-Version mit maximal 3 Projekten
  • Nur Boards: eine Projektplanung im klassischen Stil ist nicht möglich

Monday.com External Link

Monday bezeichnet sich als “Work OS”: Ein Betriebssystem, um einfach alles verwalten zu können. Als All-in-One-Plattform kann Monday natürlich auch Projektmanagement Aufgaben übernehmen. Und das ziemlich gut. Monday vereinfacht die Arbeit von Projektteams mit Funktionen wie einer einfachen Einsicht in die Ressourcenauslastung, einem intuitiven Projekt-Dashboard zur einfachen Analyse, oder der Personalisierung passend zur Methode. Agil, Wasserfall oder Sprint? Mit Kanban-Ansicht, Gantt-Diagrammen oder Meilensteinmanagement (letzteres erst ab “Pro Paket”) ist in Monday für jedes Team etwas dabei. Manager haben so stets einen Überblick über das Arbeitspensum der Mitarbeiter oder den aktuellen Stand von Projekten.

Plus Pro Arrow down
  • Über 200 gebrauchsfertigen Vorlagen für einen schnellen Einstieg
  • 14-tägige kostenlose Testversion
  • Monday hat Integrationen zu allen wichtigen Drittanbietern wie Excel, Microsoft Teams, Google Kalender oder Slack
  • Flexibel und skalierbar, sodass KMU gut mit Monday wachsen können – auch in anderen Unternehmensbereichen wie CRM oder Personalwesen
Minus
Kontra Arrow down
  • Monday bietet eine kostenlose Version nur für max. 2 Benutzer: Außerdem sollte für gute Projektplanung mindestens der Standard-Plan oder sogar der Pro-Plan gewählt werden, um alle wichtigen Funktionen zu erhalten

Stackfield External Link

Stackfield, das als Collaboration Tool – gemacht und gehosted in Deutschland – bekannt ist, bietet sich auch für kleine und mittlere Unternehmen an. Denn es kommt mit allen essentiellen Funktionen, um produktiver zu werden. Der Funktionsumfang erstreckt sich über Team Kommunikation, Aufgaben- und Workflow Management, Wissensmanagement und sogar eine Dateiablage. Außerdem können Projekte einfach visualisiert werden, um effektiv zu arbeiten: Listen, Kanban Boards, Timeline Ansichten. An die Aufgabenkarten lassen sich alle relevanten Dateien und Infos anhängen.

Plus Pro Arrow down
  • Steuerung des eigenen Teams und auch externer Teilnehmer durch Rollen und Berechtigungen
  • Ende-zu-Ende verschlüsselte Kommunikation und Daten
  • Audio- und Videokonferenzen integriert
  • Kostenlos testen ohne Verbindlichkeiten
Minus
Kontra Arrow down
  • Stackfield stellt eine API-Schnittstelle und WebHooks zur Verfügung, sodass “Wenn-Dann-Funktionen” angelegt werden können, bietet aber keine Out-of-the-box-Integrationen zu bekannten Tools von etwa Google, Microsoft oder Atlassian

Factro External Link

Ein weiteres cloudbasiertes Projektmanagement Tool aus Deutschland, das sich gut für ein kleines Team und ortsunabhängiges Arbeiten eignet, ist Factro. Für professionelles Aufgaben- und Projektmanagement setzt Factro auf umfangreiche Funktionen wie verschiedene Darstellungen (Strukturbaum, Kanban Board, Tabelle, Gantt) mit nur einem Klick, Checklisten, automatische Mail oder Push-Benachrichtigungen, Projektfreigabe und Verantwortlichkeiten festlegen oder auch Leistungserfassung & Controlling, um nur einige zu nennen. Der Leistungsumfang lässt sich jederzeit auf den persönlichen Bedarf anpassen. Firmen können bei Factro daher auch umfangreiche Programm-Einführungen, Schulungen und Trainings sowie eine Beratung zu Projektmanagement-Themen in Anspruch nehmen.

Plus Pro Arrow down
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung
  • Factro bietet kostenlose Version für max. 10 Nutzer
  • Persönliche Begleitung schon während der kostenlosen Testphase
  • Kostenloser, umfassender Support
Minus
Kontra Arrow down
  • Es könnten mehr passende Integrationen angeboten werden: Factro kommt aktuell nur mit CSV-Export, einer Outlook-Synchronisation sowie einer offenen REST-API inklusive Webhooks

Blue Ant External Link

Die Projektplanungs-Tool der proventis GmbH vereint Projekt-, Ressourcen- und Portfolioverwaltung in Echtzeit und vergleicht sich dabei selbst oft mit klassischen ERP-Systemen. Blue Ant dient so als Multi-Projektmanagement-Zentrale inklusive Funktionen für Arbeitszeiterfassung und -verwaltung oder Urlaubsmanagement und hat damit alle wichtigen Daten an einem Ort. Es lassen sich Projekte klassisch, agil oder hybrid planen, mit Gantt-Ansicht oder Kanban-Boards, sodass Projektpläne einfach und schnell je nach Bedarf und Methode erstellt sind. Auch bei der Angebots- und Budgetverwaltung bietet das Tool umfangreiche Unterstützung. So können Verantwortliche u. a. Kosten- und Investitionsarten frei definieren, Budgetvorgaben in Zeitintervallen (Monat/Quartal/Jahr) einstellen, oder auch Rechnungsvorschläge mit Meilensteinen verknüpfen. Auch ein Risiko- und Stakeholdermanagement mit grafischer Auswertung wird geboten.

Plus Pro Arrow down
  • Umfangreich in den Funktionen
  • Verschiedene Editionen mit passendem Funktionsumfang - geeignet für mittelständische und große Unternehmen mit bis zu 1500 Anwendern. Dabei ist der Umfang immer erweiterbar oder es kann ein Upgrade vorgenommen werden
  • Vorlagen ermöglichen schnelle Projektanlagene
  • Drag & Drop in den Ansichtmodi für einfache Bedienung
Minus
Kontra Arrow down
  • Es gibt eine kostenlose Demoversion, jedoch keine Angaben zu Kosten und Preisen, auch wenn es nach eigenen Angaben kostengünstig sein soll
  • Wenig Integrationsmöglichkeiten: Plugins sind für MS Project oder MS Excel sowie Jira vorhanden

OpenProject External Link

Obwohl OpenProject sich als Open-Source Projektmanagement Software normalerweise vor allem für geschulte Nutzer empfiehlt, die das Tool selbst weiterentwickeln können, liefert das Unternehmen mit Sitz in Berlin auch ein Out-of-the-Box-Angebot. Wer OpenProject nicht in der Community Version selbst installieren möchte, kann auch eine Enterprise Version wählen, selbst gehostet oder in der Cloud. Bei dieser übernehmen Experten die Installation. Besonders öffentliche Einrichtungen können so von OpenProject profitieren: An Bedürfnisse wie hohe Sicherheitsanforderungen, eigenes Hosting und Unterstützung auf dem Weg zur Digitalisierung wurde gedacht. Das Tool hilft klassisch mit Gantt-Diagrammen oder auch agil mit Boards z. B. nach Scrum oder Kanban. Außerdem können Unternehmen u. a. Budgets planen oder ein WIKI aufbauen zum Erstellen und Pflegen von Dokumenten.

Plus Pro Arrow down
  • Kostenfreie Version – jedoch nur zur Selbstinstallation
  • Web-basiertes Tool, bei dem aber auch eigenes Hosting anstatt Cloud für eigene Kontrolle möglich ist
  • Kostenlos testen sowie transparente Preisgestaltung durch interaktiven Rechner online
Minus
Kontra Arrow down
  • Wer nicht selbst installieren kann oder möchte, kann keine kostenfreie Version nutzen
  • Integrationen zu z. B. Jira, Trello oder Slack vorhanden, jedoch oft nur durch die Community bereitgestellt und daher eher “Basic”

Teamwork External Link

Das Projektmanagement Tool Teamwork kann von kleinen wie auch großen Teams für kleine wie auch komplexe Projekte verwendet werden. Denn es ist einfach zu bedienen und kommt mit allen wichtigen Funktionen für Projektmanagement daher, um Aufgaben und Projekte zu erstellen, Portfolios zu managen, Zeiten zu erfassen, Dateien hochzuladen und Kollaboration zu unterstützen. Teamwork eignet sich vor allem auch für Teams mit Kunden, denn Unternehmen können Externen kostenlos Zugriff geben und für die Arbeit mit Kunden relevante Features wie Zeiterfassung oder Fakturierung nutzen. Brauchen Projektteams mit der Zeit mehr Funktionalität als zu Beginn des Einsatzes, ist das Tool flexibel genug und kann dem Wachstum dementsprechend angepasst und erweitert werden. Außerdem ist es personalisierbar und jedes Team kann zwischen Listenansicht, Board View und Gantt Charts wählen.

Plus Pro Arrow down
  • Kostenfreie Version für bis zu 5 Nutzer (jedoch sehr begrenzter Funktionsumfang)
  • Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten von Slack über Gmail bis hin zu Zoho Analytics
  • Kostenlos testen sowie transparente Preisgestaltung durch interaktiven Rechner online
  • Flexible Software, die auch als All-in-One-Plattform “Teamwork Management Suite” erweitert werden kann, mit Produkt-Add-Ons wie Chat, CRM Software oder Content Collaboration Spaces
Minus
Kontra Arrow down
  • Es gibt Filtermöglichkeiten und Dashboard-Ansichten, jedoch ist der Funktionsumfang im Bereich Analyse und Reporting begrenzt
  • Teamwork ist nur auf Englisch verfügbar

Basecamp External Link

Basecamp ist ein Projektplanungs-Tool, das sich selbst als optimale Lösung für Remote Work positioniert. Mit Basecamp hat jedes Team ortsunabhängig alles an einem Ort und kann seine Arbeit und Aufgaben für mehr Produktivität einfach organisieren und einsehen. Zu jedem einzelnen Projekt gibt es einen dedizierten Bereich inklusive beispielsweise Message Board und Gruppenchat, To-Do-Listen, Terminübersicht oder auch passenden Docs und anderen Anhängen. Wirklich alles, was zu einem Projekt gehört, soll so auch an einem Ort zu finden sein.

Plus Pro Arrow down
  • Sehr übersichtliches Dashboard und intuitive Nutzerführung
  • Zahlreiche Integrationen zu Drittanbietern vorhanden, um das Tool nach den eigenen Bedürfnissen anzupassen, z. B. um Fakturierung oder Reporting-Tools anzubinden
Minus
Kontra Arrow down
  • Basecamp ist nur auf Englisch verfügbar

Unsere Marktübersicht für Projektmanagement-Software ist bei weitem nicht vollständig. Weitere interessante Tools für die Projektplanung könnten beispielsweise Notion, awork oder auch ClickUp sein. Jedoch sind nicht alle Tools am Markt auch für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet. So haben wir die Atlassian Tools Jira und Confluence bewusst ausgelassen. Jira oder Jira Core ist sicherlich einer der Marktführer für Projektmanagement Software, aber einfach zu umfangreich und teuer für viele KMU. Wer sich dennoch für weitere Software-Anbieter interessiert, kann sich bei unseren Software-Empfehlungen für Agenturen und für große Unternehmen umsehen.


Lohnt sich kostenlose Projektmanagement-Software? 💸

Natürlich gibt es auch im Bereich Projektplanung und Task Management kostenlose Tools. Z. B.l das bereits erwähnte OpenProject in der Community Version (für Open Source Kenner), ProjectLibre, das sich als Open Source Ersatz für MS Project positioniert, das Projektmanagement-Tool Nutcache, oder auch die kostenlose Desktop-Software Ganttproject. Auch bereits besprochenen Anbieter wie u. a. Monday oder Factro bieten kostenlose Versionen mit geringerem Funktionsumfang für Einzelpersonen oder sogar für mehrere Nutzer an.

Für KMU, die ihre Projekte erfolgreich managen und dabei wachsen möchten, können wir kostenlose Projektmanagement Software nicht empfehlen:

  • Gratis-Software ist stark begrenzt in ihren Funktionen oder ihren Integrationsmöglichkeiten.
  • Altes Design und schlechte User Experience sind wahrscheinlich.

Stimmt die Usability nicht, werden Kollaboration und Kommunikation durch kostenlose Tools selten gefördert. Denn aufgrund der begrenzten Möglichkeiten, den veralteten Layouts und der oft schlechten Bedienbarkeit nutzen Teams das Tool oft seltener. Wer denkt, “Ist kostenlos, macht nichts!”, der irrt. Unternehmen setzen trotzdem Zeit und Ressourcen ein, nur um später dann doch kaufen zu müssen – mit erneutem Ressourceneinsatz.  

  • Sind sensible Daten sicher?

Unternehmen müssen bei kostenlosen Cloud-Lösungen auch beim Thema Datenschutz aufpassen: Es geht immer auch um sensible Daten. Können die kostenlosen Lösungen die Sicherheit und Infrastruktur bieten, die Unternehmen erwarten und auch brauchen?  

All diese Gründe sprechen aus unserer Sicht eher gegen kostenlose PM-Software. Wer sich bei einer Investition nicht sicher ist, sollte lieber die kostenlosen Testversionen der professionellen Anbieter in Anspruch nehmen oder auch mit einem limitierten Funktionsumfang zu dann günstigeren Preisen einsteigen – jedoch immer mit der Option, upzugraden.


Ist eine Open Source Projektmanagement Software zu empfehlen?

Open Source Software scheint auf den ersten Blick sehr verlockend: oft kostenlos bieten freie, quelloffene Softwarelösungen die Freiheit, das Programm ohne Einschränkungen zu betreiben und bei Bedarf auch zu verändern. In diesem Vorteil liegt aber auch die Einschränkung. Denn wer sich für eine Open-Source Software für seine Projektsteuerung entscheidet, sollte genügend technische Kapazitäten im IT Bereich frei machen können. Es braucht häufig erfahrene Entwickler, die die Software weiterentwickeln und entsprechend den Bedürfnissen anpassen können. Der Ressourcenaufwand kann enorm sein,  sodass von den anfänglich geringeren Kosten nichts bleibt. Gibt es kein Entwickler-Team, sollte besser nicht auf Open Source gesetzt werden.


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5 Best Practices: Anwendung von Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software Anwendungsfehler reduzieren

Wie lassen sich Anwendungsfehler oder ineffiziente Nutzung vermeiden? Nur, weil professionelle Projektmanagement-Software zum Einsatz kommt, verläuft noch lange nicht jedes Projekt erfolgreich. Viel zu oft werden Zeit und Budget eine Projektes gesprengt. Das kostet Energie, Motivation und manchmal auch den Kunden. Umso wichtiger ist es, Fehlerquellen zu reduzieren und Projektmanagement Software effektiv einzusetzen.

  • 1/5) Technik ist nur so gut wie die strategische Planung
    Gutes Projektmanagement ist nicht nur von der Software oder der Methode (z. B. agil oder klassisch) abhängig. Es ist vor allem auch eine Führungsaufgabe und braucht gut ausgebildete Projekt- oder Produktmanager. Diese müssen ihr Team gut leiten können, aber auch den Projektfortschritt stets im Blick haben und zum Beispiel die Software zum lückenlosen Monitoring und Controlling nutzen. So können Planänderungen und Abweichungen schnell erkannt und Produktivität gefördert werden. Investieren Sie also nicht nur in die richtigen Mitarbeiter, sondern auch in viel Rückendeckung fürs Projekt.


  • 2/5) Projekte richtig planen und in der Software einrichten
    Bei der Projektplanung ist sicherzustellen, dass Projektziele und Anforderungen klar und verständlich definiert sind. Nur so kann auch digital im Projektmanagement Tool ein aussagekräftiger Projektplan inklusive Zeitplan und Zuständigkeiten angelegt werden.


  • 3/5) Ressourcen und Rollen
    Zur guten Planung gehört, das richtige Projektteam zusammenzustellen. Bringt das Team alle Fähigkeiten mit an den Tisch, die zur Bewältigung der Aufgabe nötig sind? Sind außerdem die Ressourcen und Kapazitäten frei? Auch hierbei kann die neue Software mit einer Übersicht der Ressourcenauslastung gut unterstützen. Wichtig ist beim Anlegen des Projektes in der Software auch, dass alle Teammitglieder die benötigten Rechte und Zugriffe auf das Projekt haben. Gibt es vielleicht auch Gruppenrechte? Kann die Ressourcenzuweisung lückenlos erfolgen, also dass die Aufgaben auch den passenden Rollen und Personen zugewiesen werden?


  • 4/5) Kommunikation und Zusammenarbeit fördern
    Die Studie „Auswirkungen der Digitalisierung auf Projektmanagement“, die 2019 von der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. in Kooperation mit der Hochschule Bochum und der FH Münster durchgeführt wurde, hat festgestellt, dass sich Teamarbeit und persönliche Kommunikation in der Projektarbeit durch die Digitalisierung stark verändern. Die Befragten der Studie seien sich zwar einig, dass Digitalisierung den Austausch im Projekt schneller, genauer und auch zielführender mache. Trotzdem empfinden viele den direkten Austausch als weiterhin wichtig für das Projekt.

    In Pandemie-Zeiten können Sie einen direkten Austausch leider nicht immer fördern. Doch Sie können durch digitale aber aktive Kommunikation den Projekterfolg unterstützen. Setzen Sie regelmäßig digitale Teammeetings an und nutzen Sie die Projektmanagement-Software, um die Kommunikation aufrecht und aktiv zu halten.

    Hier hilft es oft schon, die üblichen Kommunikations-Tools anzubinden. Viele Projektplanungs-Tools bieten dazu die Integration von E-Mail-Programmen wie Gmail oder auch Chat Clients wie Slack an. So kann auch auf Distanz ein produktiver Austausch erfolgen. Außerdem kann es helfen, Mitarbeiter mit noch weniger Erfahrungen durch Schulungen oder Webinare mit der Software vertraut zu machen. Erarbeiten Sie gemeinsam Best Practices und nutzen Sie das Support-Angebot der Software-Anbieter.


  • 5/5) Funktionsumfang (richtig) nutzen
    Machen Sie sich mit den Modulen und Funktionen vertraut. Schauen Sie, welche Prozesse Sie automatisieren können und welche Integrationen und Add-Ons Ihren Arbeitsalltag noch weiter vereinfachen. Vielleicht haben Sie auch noch gar nicht automatische Benachrichtigungen oder alle möglichen Filter entdeckt, mit denen Sie Ihre Tasks ordnen und beobachten können?


Fazit: Planung, die sich lohnt


Das passende Projektmanagament Tool für Unternehmen einzuführen ist eine Investition. Es kostet Zeit, Geld und vielleicht auch mal eine schlaflose Nacht. Doch wenn Sie sich die Zeit nehmen und

  • ihre wichtigsten Anforderungen und Prozesse analysieren
  • die Anbieter von Projektmanagement Software vergleichen – und das gründlich
  • die Einführung gut planen und Mitarbeiter kommunikativ mitnehmen
  • die Support- und Schulungs-Optionen wahrnehmen
  • sowie den angebotenen Funktionsumfang nutzen,

dann werden Sie feststellen: Der Aufwand zu Beginn lohnt sich auch für kleine und mittlere Unternehmen. Denn Programme zur Projektsteuerung sind nicht nur für Agenturen oder hippe Startups gemacht. Sie unterstützen und entlasten auch KMU und kleine Projektteams bei der Projektarbeit und sorgen für optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit, mehr Produktivität, mehr Übersicht über Ressourcen sowie Kosten und Zeit. Am Ende ergibt sich mit dem passenden Projektmanagement-Tool ein größerer Projekterfolg.