Hausverwaltungssoftware

Die Verwaltung von Immobilien ist komplex. Nicht nur inhaltlich sind die sich ständig ändernden politische Vorgaben und neuen Anforderungen für die Mietverwaltung herausfordernd. Auch Arbeitsprozesse mit viel Papierkram, Dokumenten und Excel-Listen kommen dazu – von Mietverträgen über die Nebenkostenabrechnung mit Umlageschlüsseln bis hin zur Hausordnung. Verwalter müssen stets alle benötigten Daten zusammentragen und schnell auf neue Beschlüsse, wie beispielsweise zu einer Mietpreisbremse, reagieren. Zusätzlich verläuft die Kommunikation mit allen Parteien dann meist noch schleppend.

Durch Home Office und Remote Work stehen Immobilienverwalter noch dazu vor ganz neuen Herausforderungen. Sie müssen remote effizient mit Dokumenten und Daten arbeiten und werden noch zusätzlich etwa mit Anfragen zu Mietstundungen konfrontiert. Private Verwalter wie auch große Hausverwaltungsunternehmen stehen dann nicht selten vor einem Durcheinander mit verschiedenen analogen Ablagen und vor allem einem enormen Zeitverlust.

Die passende Software für Immobilienverwalter kann hier Abhilfe schaffen. Doch warum wird in vielen Hausverwaltungen noch nicht auf eine wirklich passende Softwarelösung gesetzt, die hier unterstützt? Das haben wir uns bei CAYA gefragt. Denn die Digitalisierung ist schon längst auch in der Hausverwaltung angekommen.

Unser Vergleich zeigt Ihnen als Verwalter – vom Vermieter mit einigen wenigen Objekten bis zur großen Hausverwaltung –, was Software im Bereich Immobilienverwaltung kann. Wir haben herausgestellt, wie die vernetzten Tools Sie bei Ihrer täglichen Arbeit in der Hausverwaltung unterstützen und worauf Sie bei der Auswahl einer Software achten sollten – denn ein Kauf muss gut durchdacht sein: Ist eine Software zur Hausverwaltung einmal angeschafft, erzeugt dies viele Abhängigkeiten in Arbeitsprozessen. Eine erneute Umstellung auf eine andere Software ist dann mit großem Aufwand verbunden. Dazu haben wir uns gefragt, was die unterschiedlichen Anbieter ausmacht und welche Funktionalität sie bieten. Außerdem haben wir Tipps zur richtigen Einführung für Sie.

Kategorie Unsere Toolanalyse
All-In-One Software immocloud
All-In-On Software karthago
All-In-One Software INtex
All-In-One Software immoware24
All-In-One Software vermietet.de
All-In-One Software objego
All-In-One Software DOMUS 1000
All-In-One Software myVerwalto
Spezialisierte Software casavi
Spezialisierte Software Haufe VerwalterPraxis Professional
Spezialisierte Software WISO Hausverwalter
Spezialisierte Software Lexware Hausverwalter 2021
Spezialisierte Software facilioo

1. Wo unterstützt Hausverwaltungssoftware?

Eine Hausverwaltungssoftware erleichtert sowohl einem Miet- wie auch einem WEG-Verwalter, der Objekte einer Wohnungseigentümergemeinschaft verwaltet, die Arbeit. Da sich die Pflichten unterscheiden, müssen Verwalter auf der Suche nach der passenden Software gut abwägen, welche Funktionen sie brauchen.

Unterschiedliche Verwalter brauchen andere Funktionen

Die WEG-Verwaltung muss zum Beispiel die Organisation der jährlichen Eigentümerversammlung übernehmen oder die jährliche Nebenkostenabrechnung für die Eigentümer erstellen. Bei der Mietverwaltung sind kaufmännische wie auch technische Aufgaben durchzuführen, beispielsweise:

  • Mieterdaten anlegen und Mieteingänge kontrollieren
  • Ansprechpartner für Mieter sein und z.B. Mahnungen zusenden
  • Verträge und Rechnungen ablegen
  • Nebenkostenabrechnung für die Mieter erstellen

In welchen Bereichen hilft die richtige Software?

Software für die Immobilienverwaltung betrifft nahezu jeden Aspekt der täglichen Arbeit bei der Hausverwaltung und bietet Lösungen für die individuellen Bedürfnisse der unterschiedlichen Verwalter. So können zahlreiche Bereiche mit Hilfe der passenden Software gestärkt werden:

☁️

Daten werden standardisiert: Digitale Tools für Vermieter fungieren durch die Zentralisierung von Daten als Single-Point-of-Truth, was einen einheitlichen Datenstandard für alle Beteiligten sicherstellt. Adieu Datenabgleich mit offline Excel Listen.


Unterstützung für tägliche Buchhaltung: 📖

  • Mietabrechnungen, Einnahmen und Ausgaben im Blick
  • Durch eine Verknüpfung mit dem Bankkonto werden Kosten, Mieteinnahmen, Kaution, Abrechnungen etc. werden automatisch erfasst
  • Abrechnung von Betriebs- und Heizkosten
  • Alle Informationen für Steueranlage V automatisiert zusammenstellen

Jedes Jahr neu: Nebenkostenabrechnungen 🏘️📅

  • Rechtskonform erstellen lassen
  • Mit wenigen Klicks, da Einnahmen und Ausgaben in der Software verknüpft sind
  • Auch Vorauszahlungen der Mieter sind erfasst

Kennzahlen im Blick: 🔢

  • Rendite, Wasserverbrauch oder Leerstandsquote? Mit einer Verwaltungssoftware haben Verwalter und Vermieter einen Überblick über Kennzahlen und Zählerstände

Dienstleister Management: 🔧

  • Facility Management wie Wartungen, Reinigung und Gartenpflege
  • Dokumentation von Aufgaben und Aufträgen

Zentrale Kommunikation: 📣

  • Ein zentraler digitaler Kanal, um Mieter oder Eigentümer zu informieren
  • Immer up-to-date durch die Cloud, etwa um einen aktuellen Schadenstatus einzusehen

Archivieren: 🗄️

  • Digitales Dokumentenmanagement, das Zugriff auf aktuelle Verträge und andere Dokumente zu jeder Zeit und von überall ermöglicht

Mieterverwaltung:🧑‍🤝‍🧑🏢

  • Alle Daten (z. B. Mietvertrag) übersichtlich anlegen und Adressen verwalten
  • Mietverträge und Dokumente ablegen
  • Umlageschlüssel zuordnen, um die Kosten zu verteilen

Neuvermietung: 🆕🧑‍🤝‍🧑

  • Digitale Wohnungsabnahmen
  • Mietanzeigen auf Portalen schnell erstellen
  • Mietbewerbermanagement



Übrigens: 📺🎙️ Für unsere Recherchen haben wir, neben der Lektüre von Fachliteratur, Interviews mit Andreas Schneider (immocloud) und Peter Schindlmeier (casavi) geführt. Diese Interviews finden Sie auch als Videoformat oder als Podcast in unserem Magazinartikel zum Thema Hausverwaltungssoftware verlinkt.


2. Vorteile digitaler Immobilienverwaltung

Software zur Immobilienverwaltung hat längst nicht mehr nur etwas mit dem Erfassen von Objekten oder von Mietern zu tun. Verwalter können durch den Einsatz der passenden Software weite Aufgabenbereiche abdecken und vor allem Digitalisierungslücken in der Hausverwaltung schließen. Das bringt viele Vorteile mit sich.

Vorteile digitaler Immobilienverwaltung

Einfache Dokumentenverwaltung: Überblick und besserer Service

Die Dokumentenverwaltung und Archivierung ist vereinfacht. Verwalter können ihre Verwaltungsunterlagen digital bereitstellen und so Übersichtlichkeit sowie einen Zugriff von überall ermöglichen. Das betrifft auch selbst erstellte Dokumente wie Mietverträge. Mit den digitalisierten Mieterakten arbeiten Verwalter deutlich effektiver, beispielsweise aus dem Home Office heraus. Digitalisierung sorgt so auch für mehr Zufriedenheit beim Mieter. Der Servicefaktor spielt ebenso eine Rolle: Mieter haben zu jedem Zeitpunkt Zugang zu den für sie relevanten Informationen wie Abrechnungen.

Übersichtlicher und effektiver Schriftverkehr

Gerade durch die Zusammenarbeit aus dem Home Office machen analoge und physische Workflows noch mehr zu schaffen. Wenn Verwalter von zu Hause arbeiten, kostet es noch mehr Zeit und Aufwand, beispielsweise Briefe klassisch zu versenden oder zu empfangen. Verwaltersoftware schafft hier Abhilfe, indem Unstrukturiertes wie eingehender Schriftverkehr aber auch beispielsweise Fotos zu Schadensmeldungen digital erfasst und an die richtige Stelle weitergeleitet werden. Für eine zusätzliche Digitalisierung physisch eintreffender Briefpost, bietet sich CAYA als weiteres Tool an. Ihre Briefpost wird in eines unserer Scancenter umgeleitet und dort digitalisiert. Mit CAYA empfangen Sie Ihre Post nicht nur ganz einfach online, sondern können diese auch in unserem Dokumentenmanagementsystem direkt digital verwalten und bearbeiten. Postdigitalisierung und Dokumentenmanagement aus einer Hand.

Ortsunabhängiges Arbeiten

Eine digitale Dokumentenverwaltung erleichtert bereits das Arbeiten von zuhause, sodass die Mieterakten im Leitz-Ordner nicht in der Nähe sein müssen. So richtig mobil wird es für Verwalter aber vor allem durch Mietverwaltungssoftware, die auch eine Hausverwaltungs-App oder einen anderen einfachen Zugriff von mobilen Endgeräten bereitstellt.

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“Während in der Hausverwaltung buchhalterische Lösungen, die schon etwas älter sind, oft noch auf Servern vor Ort laufen und nicht Cloud-ready sind, bringen Anbindungen an die Cloud aus anderen Bereich der Immobilienverwaltung bereits immense Vorteile mit sich und zwar nicht nur im Home Office. Wichtig ist ein Zugang zu Daten vor Ort. Ein Immobilienverwalter muss auch am Objekt arbeiten - im Gebäude. Unterlagen, Korrespondenz, Kommunikation mit Mietern und Eigentümern sowie Vorgänge können durch eine Cloud Lösung bereits direkt vor Ort eingesehen und erfasst werden.”

– Peter Schindlmeier, Gründer und Geschäftsführer, casavi GmbH

Automatisiert: Schneller, einfacher und kostengünstiger

Ist eine Hausverwaltung online, werden Arbeitsprozesse in jeder Hinsicht beschleunigt und vereinfacht. Was bedeutet das beispielsweise für den Rechnungseingang, der täglich oft noch klassisch als Papierpost eingeht? Erst müssen Rechnungen händisch registriert und gestempelt werden, um dann bei einem zuständigen Bearbeiter zur sachlichen Prüfung zu landen. Als nächstes darf die Buchhaltung prüfen, wieder durch händisches Erfassen, um es dann in ein Hausverwaltungsprogramm oder womöglich Excel einzutragen. Mit einer professionellen Hausverwaltungssoftware wird dies automatisiert. Digitale Dokumente sind leicht lokalisierbar, leicht weiterzuleiten, zu bearbeiten oder zu duplizieren.

Qualitätssicherung durch einheitlichen Bearbeitungsstandard

In einer Immobiliensoftware können Verwalter Prozesse standardisieren und automatisieren – sei es beim Eingang von Rechnungen oder auch bei der Abnahme von Wohnungen. So kommen keine Fragen zu Verantwortlichkeiten oder dem Bearbeitungsstatus mehr auf. Ebenso ermöglichen digitale Dokumentationen einen einfacheren Austausch mit etwa Handwerkern oder Steuerberatern. Verwalter können ihre Unterlagen leichter finden. Auch Datenbestände werden durch die zentrale Ablage von Daten qualitativ optimiert. Die Arbeitserleichterung durch Hausverwaltungssoftware verblüfft oft selbst alteingesessene Verwaltungen:

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“Neben Kunden, die von anderen Software-Anbietern kommen, haben wir viele Kunden, die zuvor mit Google Sheets oder offline mit Excel gearbeitet haben. Die verschiedenen Listen spiegelten unterschiedliche Daten wider und mussten umständlich abgeglichen werden, was zu Fehlern führte. Uns hat überrascht, dass die Schaffung eines sauberen Datenbestands, durch unsere Software, der digital abgebildet und korrekt war, bereits so viel Arbeit abgenommen hat. Nach Nutzung unserer Software wurden 90% der Standardvorgänge, wie zuvor umständliche Kautionsprüfungen oder Mieteingangsprüfungen, einfach über Nacht durchgeführt, dass nur noch Sonderfälle zu prüfen waren.”

– Andreas Schneider, geschäftsführender Gesellschafter - immocloud GmbH

Digital verbesserter Datenschutz

Der richtige Umgang mit Daten und den Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist für jede Branche eine Herausforderung. Und das natürlich auch in der Mietverwaltung, die beim Verwalten von vielen Objekten mit einigen persönlichen Daten zu tun hat. Um die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einhalten zu können, kann ein geeignetes Hausverwaltungsprogramm unterstützen. Datenhaltung ist digital einfacher und damit fehlerfreier. Und bei Bedarf können Daten auch schnell gelöscht werden, wenn keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Auch von Vorteil: Verwalter können durch digitales Protokollieren nachweisen, dass sie sich an gängiges Recht halten – zum Beispiel, indem sie ihre Verarbeitungstätigkeiten digital festhalten, da große Verwaltungen hier oft Dokumentationspflicht haben.


3. Checkliste - Anforderungen an Hausverwaltungssoftware

Für die Hausverwahltung Software auszuwählen ist abhängig von Funktionen, die ein Unternehmen benötigt. Fest steht: Moderne Software bringt Verwaltungsunternehmen viele Vorteile und hat auch mehr zu bieten, als nur einige Kernaufgaben zu digitalisieren. Trotzdem kommen Verwalter nur in den Genuss der Mehrwerte, wenn kritische und objektive Vergleichskriterien bedacht werden.

Anforderungen, die an die Immobiliensoftware und ihre Funktionen gestellt werden sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Denn welchen Funktionsumfang Verwalter wirklich benötigen, wissen diese am Ende nur selbst. Deswegen müssen sie ihre Prozesse und damit ihre Mindestanforderungen bereits vorher gut analysieren und definieren: Wie können diese Prozesse durch Software optimiert oder vereinfacht werden?

Erst dann können Verwalter die verschiedenen Softwarelösungen unter die Lupe nehmen. Doch es gibt auch bei individuellen Unterschieden allgemeingültige Kriterien, die bei jedem Vergleich von Hausverwaltungssoftware gelten.

Checkliste: 8 Fragen zur Software-Prüfung:


1. Erwünschte Betriebsform: inhouse, externe Server oder Cloud?

2. Software integrativ und kompatibel? Schnittstellen, um z.B. DATEV, ERP-Software oder CRM-Lösung zu integrieren?

3. Datenübernahme: Optionen für Daten-Import oder Export vorhanden?

4. Zukunftsfähigkeit: Ist die neue Software skalierbar, etwa durch Module erweiterbar?

5. User Experience: Ist die Lösung benutzerfreundlich zu bedienen?

6. DSGVO: Welche Vorkehrungen zur Datensicherheit werden durch Anbieter getroffen?

7. Support: Nur E-Mail oder auch Telefon-Support? Workshops, speziell bei der Einrichtung einer Software?

8. Mobile Nutzung: Nutzbar auf versch. Endgeräten? Ist eine App für Hausverwalter verfügbar?



4. Best-Practices zur Software-Auswahl

Verwalter sollten einen detaillierten Anforderungskatalog erstellen, mit dem sie Hausverwaltungssoftware gut vergleichen können. Dazu müssen sie ihre Anforderungen und Wünsche sehr präzise beschreiben, um so die benötigten Funktionalitäten für ihr Produktportfolio herausarbeiten zu können. Brauchen Sie Instandhaltungsmanagement oder auch eine Datev-Exportfunktion? Wie viele Einheiten müssen Sie verwalten? Welche bestehenden Systeme wie ERP oder CRM müssen integriert werden? Muss eine neue Software bei der Überprüfung von sog. Index-Mietverträgen unterstützen – also Mietverträgen mit Wertsicherungsklausel? Eine Auflistung der Kriterien vereinfacht den Vergleich.

Bei der entstehenden Übersicht der Soll-Ist-Situation sollten alle User mit ihren Anforderungen einbezogen werden. Nicht nur Verwalter müssen das Programm später nutzen, sondern ggf. auch Mieter oder Eigentümer – sei es über ein digitales Kommunikationsportal oder mit einem Ticketmanagement zur Aufgabenverwaltung. Vielleicht kommt z.B. allen Nutzern eine digitale Schadensmeldung zugute, bei der auch der Bearbeitungsstatus immer live eingesehen werden kann. Daher sollte auch an Kundenanforderungen gedacht werden.

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“Hausverwalter nutzen oft ein Ökosystem, bestehend aus verschiedenen Software-Lösungen. Traditionell ist buchhalterische Software in der Hausverwaltung bereits lange präsent. In den letzten Jahren kamen neue Themen dazu, die nicht mehr klassisch durch Buchhaltungssoftware abgedeckt werden können. Z.B. Dokumentenmanagement, Kommunikation mit Mietern und Wohnungseigentümern sowie die interne Organisation bei Schadensfällen, die andere Kommunikation benötigt als buchhalterische Vorgänge. Es gibt eigentlich keine Lösung, die alles kann. Deswegen sollten Verwalter sich ein kompatibles System aus passenden Lösungen zusammenstellen.”

– Peter Schindlmeier, Gründer und Geschäftsführer, casavi GmbH

Auch ist es sinnvoll, noch weitere Experten wie Prozessberater, Datenschützer oder sogar einen Fachanwalt hinzuzuziehen. Letzteres empfiehlt sich dann, wenn ein Hausverwaltungsunternehmen sogar dazu verpflichtet ist, den Auftrag öffentlich auszuschreiben.  

Prüfungskriterien: langfristig planen

Sicherlich wird kein Hausverwaltungs-System allen Wunschkriterien gleichermaßen gerecht. Einige Anforderungen müssen stärker gewichtet werden als andere, um trotzdem zu einer Entscheidung kommen zu können. Vor allem aber sollte darauf geachtet werden, dass alle Beteiligten die neue Software beherrschen und sich einfach einen Überblick über wichtige Daten verschaffen können.

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“In der Verwaltung von Immobilien arbeitet man mit großen Datenmengen. Da wird das Thema Birds-View relevant. Ein gutes Dashboard weist mich aktiv auf die wichtigsten Kennzahlen und den Gesundheitszustand meiner Immobilien hin. Dadurch muss man nicht mehr extra in die letzte, untere Excelzelle schauen, um an wichtige Informationen zu kommen.”

– Andreas Schneider, geschäftsführender Gesellschafter - immocloud GmbH

Vielleicht wird die Wahl auf eine große Suite mit weitreichendem Funktionsumfang fallen? Vielleicht löst eine Speziallösung die Aufgaben besser? Auch Kosten und Preise der Hausverwaltungssoftware sollten bedacht werden – und das über einen längeren Zeitraum. Denn nicht nur in der Anschaffung kommen Kosten auf Verwaltungsunternehmen zu, sondern evtl. auch Wartungs- oder Schulungskosten. Immobiliensoftware wird schließlich über einen langen Zeitraum verwendet.

Mit dem entwickelten Anforderungskatalog können Verwalter bereits eine gute Vorauswahl von Verwaltungsprogrammen treffen. Außerdem können sie ausgewählte Anbieter kontaktieren und um Rückmeldung zum Anforderungskatalog sowie um eine Software-Präsentation bitten. Ebenso bietet sich ein Test der Programme an.

Haus- und Immobilienverwalter sollten sich bei der Entscheidung Zeit nehmen und weise wählen. Denn nicht selten kommt es auch zu Abhängigkeiten und evtl. Lock-In-Effekten, sodass sich Unternehmen durch ein System einschränken müssen und ein Softwarewechsel schwierig wird.


5. 🏠 Hausverwaltungssoftware im Vergleich

Eines ist nach der Erstellung eines Anforderungskataloges klar: Jede Verwaltung und auch jede Immobilie wird immer andere und ganz individuelle Anforderungen haben. Daher wird es sie nicht geben, die eine beste Software zur Immobilienverwaltung. Doch es gibt Tools und Anbieter, die schon eine ganze Menge können und mehr als die Mindestanforderungen einer Verwaltung in petto haben. Unser Vergleich von Hausverwaltungssoftware zeigt  Komplettpakete mit vielen Funktionen aber auch Spezialsoftware für einzelne Prozesse.


5.1 🌐 Komplett-Lösungen zur Immobilienverwaltung


Einige Softwarelösungen platzieren sich als All-in-One-Lösungen, sogenannte Software Suiten. Ihr Funktionsumfang geht weit über kaufmännische Kernaufgaben wie Buchen und Abrechnen hinaus. Oftmals werden verschiedene Module von Kommunikationslösungen und Portalen bis hin zur Auftragsverwaltung geboten, um ganz individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Natürlich kann nicht jede Lösung für sich alle Themen der Hausverwaltung abdecken. Die hier illustrierten Anbieter verfügen allerdings über ein breites und umfassendes Funktionsspektrum. Wir haben uns die größten Anbieter angeschaut:


immocloud External Link
Objektverwaltung Dashboard Dokumentenmanagement

Immobilien-, Finanz- sowie Dokumentenmanagement ist für die private Verwaltung von Immobilien mit immocloud genauso einfach wie die digitale Kommunikation mit Mietern. Die Software ist eine ganzheitliche Online-Lösung (SaaS), bei der Papierkram und Excel-Dateien passé sind. Ziel ist es, die Komplexität aus der Verwaltung zu nehmen und Immobilienbesitzern als digitaler Assistent für die Objektverwaltung und das Mietermanagement zur Seite zu stehen. Außerdem vereinfacht immocloud die digitale Interaktion mit Dritten und erspart viele zuvor umständliche Prozesse. Wiederkehrende und zeitaufwändige Aufgaben werden automatisiert und in übersichtlichen Ansichten abgebildet. Es gibt 3 Tarifoptionen, die sich u.a. bezüglich der Zahl der Einheiten zur Verwaltung, bestimmten Funktionen sowie dem gewünschten Supportumfang unterscheiden.

Plus Pro Arrow down
  • Gute Übersichtlichkeit (Dashboards) + geringe Komplexität
  • Umfassender Support: Telefon (Im Tarif immoinvestor), E-Mail und Live-Chat
  • Gebündelte Kommunikation via Mieterportal
  • Übersichtliches Mieteingangsmanagement, inkl. Funktion zur Zahlungserinnerungen
  • Strukturiertes Dokumentenmanagement (z.B. Mietverträge, Übergabeprotokolle und Rechnungen)
  • Server-Hosting in Deutschland + umfangreiches Berechtigungs-management
  • Auch via App verfügbar
Minus Kontra Arrow down
  • Kein Instandhaltungsmanagement sowie Schadenmanagement

Fazit: immocloud eignet sich vor allem als umfassende Online-Lösung für kleine bis mittelgroße Verwalter: für die Eigentumsverwaltung und das Mieter-Management. Ganz besonders wird die digitale Zusammenarbeit mit Mietern, Banken oder Steuerberatern vereinfacht.

Karthago External Link
umfangreich WEG-Verwaltung Module

Für Hausverwalter für WEG- oder Mietwohnungen. Spezialisiert u.a auch auf Sondereigentumsverwaltung. Es gibt Funktionalitäten rund um die Eigentümerversammlung. Stammdatenverwaltung oder auch eine digitale Dokumentenverwaltung. karthago ist als Desktop- und Cloud-Version verfügbar. Vor allem die testierte und doppelte Buchhaltung ist hervorzuheben mit erweiterbaren Modulen. Eingescannte Rechnungen werden dabei durch OCR-Scan automatisch erkannt und als Buchungsvorschlag zur Kontrolle vorgelegt. Durch jede verarbeiteten Rechnung lernt das System dazu. Eingescannte Rechnungen werden mit dem Buchungssatz verknüpft.

Plus Pro Arrow down
  • Einfache Stammdatenerfassung + Dokumentenmanagement
  • Weitere spezialisierte Module verfügbar: z.B. karthago.JUDIKAT (Zwangsverwaltung)
  • Transparente, strukturierte Abrechnung
  • Versammlungs-, Beschluss- und Reparaturmanagement wird unterstützt
  • Hersteller uts bietet Vor-Ort-Schulungen an
Minus Kontra Arrow down
  • Keine Module für Leerstandsmanagement
  • Option zur Mieterkommunikation, z.B. für Schadensmeldungen, nur als Zusatzmodul (karthago.VISION)
  • Preisliche Transparenz: Kontaktaufnahme für Angebot nötig

Fazit: Als Software für Haus-, WEG-, Mietverwaltungen und für die Verwaltung von Immobilien aller Art ist karthago nicht nur für Verwalter sinnvoll, sondern richtet sich auch an Eigentümer.

INtex External Link
Betriebskostenabrechnung Gewerbeabrechnungen Gebäudeverwaltung

INtex bietet Lösungen für alle Arbeitsbereiche einer Hausverwaltung. Auch wenn die Software vor allem bei der Abrechnung von Betriebs- und Nebenkosten – taggenau und rechtssicher – stark ist, werden weitere Module vom Facility Management über Inventarverwaltung bis zur Kontaktverwaltung und dem Versenden von Serienbriefen angeboten. INtex bietet als Funktionsumfang die Pakete S, L und XXL an, die sich unter anderem in den Bereichen automatisierte Mietenbuchführung, Vertragsverwaltung oder Lizenzanzahl unterscheiden. Die weitere Plus Version verfügt über alle Funktionen der XXL Variante und ist als Cloud- oder Serverlösung verfügbar. In der Plus Version lassen sich durch Schnittstellen mit Tools zur Automatisierung, wie Zapier, z.B. Mail-Import, Verknüpfungen zu Formulardiensten oder Kalender-Integrationen umsetzen.

Plus Pro Arrow down
  • Flexibilität: Miet- und Kaufversionen sowie Module mit verschiedenem Umfang
  • Datev-Exportfunktion
  • Support ohne Aufpreis
  • Customizable: umfangreiche Auswahl aus vielen Optionen
  • Hosting ausschließlich in Deutschland
Minus Kontra Arrow down
  • Anwendung komplex: geeignet für erfahrene Nutzer
  • Nur gestaffelte Nutzeranzahl bei Kaufversion, Zahlung pro Nutzer bei Mietversion
  • Update-Kosten bei Server-Kaufversion: 1. Jahr gratis, danach Updates ab 30% des Listenpreises

Fazit: Ob private Vermieter, Hausverwaltungen, sich selbst verwaltende WEGs, Bauträger, Makler, Wohnheimbetreiber - INtex ist für alle Bedürfnisse und Anforderungen gemacht.

Immoware24 External Link
Kundenzufriedenheit Mieterportal geräteunabhängig

Die Cloud-basierte Software für Verwaltung von Miet-, WEG-, WEG/SEV und SEV-Objekten passt sich den Prozessen von Verwaltern an. Dabei wird umfassend an viele anfallende Aufgaben gedacht: Objekt- und Adressverwaltung, Auftragsverwaltung, Abrechnungen und deren Kontrolle sowie Rechnungswesen und einem integrierten Dokumenten-Management-System.

Plus Pro Arrow down
  • Importoptionen von Bestandsdaten aus Altsystemen
  • Kontaktlisten exportierbar
  • Daten offline nutzbar: Möglichkeit einer individuellen Lösung zur Datenhaltung, wenn Software und Daten auf dem eigenen Server installiert sein sollen
  • Serviceportal für Mieter und Eigentümer (z.B. Meldung von Schadensfällen)
  • Umfangreiches, kostenfreies Webinar- und Schulungsvideo-Angebot
Minus Kontra Arrow down
  • Preisliche Transparenz: Kontaktaufnahme für Angebot
  • Zahlungserinnerung verfügbar: Kann Mahnung erstellen, diese jedoch nicht verschicken.

Fazit: Umfangreiche Funktionen sowie modular erweiterbar: Haus- und Immobilienverwalter finden hier die passende Lösung für zahlreiche Anwendungsfälle – inklusive passendem Service-Portal für Mieter.

vermietet.de External Link
einfach Instandhaltung Mieterverwaltung

Endgerät-unabhängige Software zur Immobilienverwaltung (Cloud) der Zenhomes GmbH, für private, kleinere bis große Objektbestände. Die Software bietet umfangreiche Funktionen. Nicht nur Aufgaben der Objekt- und Mietverwaltung können erledigt werden, sondern auch alles zu einer anstehenden Neuvermietung inklusive Veröffentlichung von Exposés oder digitalem Wohnungsübergabeprotokoll.

Plus Pro Arrow down
  • Bietet ca. 25 verschiedene Musterdokumente für Anschreiben und Verträge (rechtssicher)
  • Einfache und schnelle Verwaltung von Mietbewerbern
  • Steuerbericht für Anlage V
  • Preis, da auch kostenlose Variante mit Minimalumfang verfügbar
  • Veröffentlichung von Immobilienexposés auf namhaften Plattformen
  • Übersicht über Mietpreise vergleichbarer Immobilien
  • Transparente Immobilienwertentwicklung
Minus Kontra Arrow down
  • Funktionsumfang begrenzt
  • Bankimport-Funktion und Überprüfung ggf. kompliziert bei unregelmäßigen Zahlungen und Leerstand

Fazit: vermietet.de eignet sich vor allem für private oder kleinere Objektbestände.


Objego External Link
Nebenkostenabrechnung privat Objektverwaltung

Die cloud-basierte Software objego, unterstützt primär private Vermieter mit Funktionen zur Objektverwaltung, Nebenkostenabrechnung, bei Einnahmen und Ausgaben sowie beim Mieterwechsel. Auch Mietverträge inkl. individueller Vereinbarungen können einfach angelegt und alle Dokumente digital verwaltet werden.

Plus Pro Arrow down
  • Unbegrenzte Anzahl an Mietobjekten
  • Einfache Abrechnung von Nebenkosten
  • Individuelle Kostenarten leicht zu berücksichtigen
  • Auch via App verfügbar
Minus Kontra Arrow down
  • Wenig zusätzliche Funktionen: keine Buchhaltung, Mieterverwaltung, Mieterportal, Instandhaltungsmanagement, Schadenmanagement oder einfache Kommunikationsmöglichkeiten
  • Wenig Preisflexibilität - ob 2 oder 70 Mietobjekte: Preis bleibt gleich.

Fazit: Die Verwaltungssoftware ist für private Vermieter in Deutschland ideal, die in nebenberuflicher Tätigkeit ihre Immobilien verwalten.

DOMUS 1000 External Link
Buchhaltung modular Einsteigerprodukt

DOMUS 1000 ist das Hausverwaltungsprogramm für kleine und mittlere Hausverwaltungen bis 500 Verwaltungseinheiten. Der Fokus wird vor allem auf die Buchhaltung und einen automatisierten Zahlungsverkehr gelegt: Buchen, Mahnen und Abrechnen. WEG-Verwaltungen auch mit Sondereigentum können genauso eingebunden werden wie Mietverwaltungen von Wohnungen oder Gewerbeeinheiten. Auch eine Verwaltung über die Cloud ist als extra Modul buchbar (DOMUS-cloud-solution).

Plus Pro Arrow down
  • Modular: Weitere Module mit mehr Umfang sind buchbar
  • Änderungen im Mietrecht werden automatisch aktualisiert
  • Ein Dokumenten-Management-System ist integriert
  • Mobiler Datenabruf per App
Minus Kontra Arrow down
  • Kein Ausweis von haushaltsnahen Dienstleistungen
  • Umfang=basic
  • Keine Service-Mustervorlagen
  • Support- Pakete für Installation, Technik, Produkt kostenpflichtig

Fazit: DOMUS 1000 ist eine All-in-One Lösung für kleine bis mittlere Verwaltungen, die den individuellen Bedürfnissen durch Module angepasst werden können.

myVerwalto External Link
Eigenregie Abrechnungen Mieterverwaltung

Die webbasierte Hausverwaltungssoftware myVerwalto unterstützt bei Verwaltungsaufgaben rund um Abrechnungen und Buchhaltung sowie beim Anlegen und Verwalten von Objekt- und Mieterdaten. Die Erstellung der Betriebskostenabrechnungen fällt damit genauso leicht wie die monatliche Einnahmen-Ausgaben-Aufstellung. Stammdaten von Immobilien und Mietern sowie Bewegungsdaten wie Umsätze und Kosten können erfasst werden. Durch die Möglichkeit, Stamm- und Bewegungsdaten zu exportieren (Je Export 5€ Aufpreis) wird der Lock-in-Effekt für das Tool verringert.

Plus Pro Arrow down
  • Druckfertige Betriebskostenabrechnungen
  • Unterstützung bei Anlage V für die Steuererklärung
  • Änderungen im Mietrecht werden automatisch aktualisiert
  • Import und Exportfunktionen für Bestands- und Bewegungsdaten
Minus Kontra Arrow down
  • Nicht für Eigentumseinheiten
  • Keine Zählerstand-Verwaltung
  • Kein SEPA-Zahlungsverkehr
  • Betriebskostenabrechnung nur gegen Aufpreis
  • Für nur 5 Verwaltungseinheiten in Basic-Version (2€ je weitere Wohnung)

Fazit: myVerwalto ist eher für kleinere und private Objektbestände gedacht, die effizient und selbstständig verwaltet werden sollen.

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5.2 🔎 Spezialsoftware für Haus- und Immobilienverwalter


Viele Hausverwaltungen sind in Teilbereichen schon digitalisiert. Daher muss nicht immer eine komplett neue Lösung oder eine All-in-One-Suite her. Trotzdem können einzelne Prozesse noch optimiert werden. Mit Tools, die sich zum Beispiel extra auf die Buchhaltung spezialisiert haben, können Verwalter Abläufe im Finanzmanagement automatisieren. Auch Tools zur Kommunikation mit Mietern oder Dienstleistern erleichtern den Arbeitsalltag immens.

casavi External Link
Ticketmanagement Kommunikation Integrativ

Bei casavi liegt der Fokus auf der Kommunikation für Immobilienverwalter. Zentral steht der Immobilienverwalter und der Austausch mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern, wie z.B. Hausmeister, Gebäudeversicherer oder Energieversorger im Vordergrund. Der Funktionsumfang des digitalen Vorgangsmanagements wird dabei um eine WEG- und Mieterservice-App sowie Schnittstellen zur vorhandenen Abrechnungssoftware ergänzt. Dadurch entsteht ein zentraler, cloudbasierter Informations- und Kommunikations-Hub für jede Immobilie, mit einer App, einer Dienstleisterplattform und integriertem Vorgangsmanagement.

Plus Pro Arrow down
  • Kommunikationsstark
  • Integrativ: Schnittstellen zur Anbindung externer Softwarelösungen und Servicepartner wie SAP oder CAYA
  • Nutzerfreundlich: App (inkl. Möglichkeit des eigenen Brandings)
  • Leichte Bedienbarkeit, übersichtlich aufbereitete Infos
  • Webinarangebot zur Softwarenutzung
Minus Kontra Arrow down
  • Spezialisierte Lösung: Features wie Anbindung von Verbrauchsdaten, wie bei All-In-One Systemen jedoch über Partnerlösungen abbildbar

Fazit: Die cloudbasierte Softwarelösung für die Immobilienverwaltung fokussiert sich auf die einfache und effiziente Kommunikation mit Eigentümern und Mietern sowie Dienstleistern und bündelt diese übersichtlich und zeitsparend.

Haufe VerwalterPraxis Professional External Link
Wissensdatenbank webbasiert Immobilienverwaltung

Egal ob Wohnraum- und Gewerbemiete, Wohnungseigentum oder Sanierung: Als Onlinelösung unterstützt Haufe VerwalterPraxis Professional alle Verwaltungsaufgaben von Immobilien. Die rechtliche und kaufmännische Immobilienverwaltung ist damit abgedeckt und Prozesse werden optimiert – auch dank beispielsweise passender Vorlagen zur WEG-Reform 2020.

Plus Pro Arrow down
  • Top Support: Kontakt zu Fachexperten
  • Inklusive Online-Seminaren mit Fortbildungsnachweis
  • Rechtssicherheit durch aktuelle Urteile oder geänderte BGH-Rechtsprechung
  • Vorlagen zur WEG-Reform 2020 enthalten
  • Inklusive Online-Seminaren mit Fortbildungsnachweis
Minus Kontra Arrow down
  • Speziallösung: Wissensdatenbank
  • Nur zum Kauf als Jahresversion erhältlich

Fazit: Eine ständig aktualisierte umfassende Fachwissensdatenbank, die wichtige Informationen und Vorlagen zur professionellen Immobilienverwaltung bietet.

WISO Hausverwalter 365 Plus External Link
Betriebskostenabrechnung einfach Mietrecht-Updates

Die Software von Buhl Data Service, WISO Hausverwalter, ist auf private Vermieter, WEG-Verwalter und gewerbliche Hausverwalter spezialisiert, die eine professionelle und rechtssichere Abrechnung wünschen. Betriebskostenabrechnung für private Vermieter, Hausgeldabrechnungen und Verwaltung von Rücklagenzahlungen für Wohnungseigentum-Verwalter oder Eigentümer-Verwaltung für gewerbliche Verwalter sind im Umfang enthalten. Durch automatische Updates zum aktuellen Mietrecht können Abrechnungen stets rechtskonform erstellt werden.

Plus Pro Arrow down
  • Automatische Updates ermöglichen rechtssichere Abrechnungen
  • Auch eine Dokumentenverwaltung, eine Beschluss-Sammlung für WEG, die Verwaltung von Zählerständen sind enthalten
Minus Kontra Arrow down
  • Limitierter Funktionsumfang: spezialisiert auf rechtssichere Abrechnungen
  • Bei mehr als 10 Wohneinheiten zusätzliche Kosten (Das Programm kann auf die Verwaltung von bis zu maximal 400 Einheiten erweitert werden.)
  • Desktop only - nur lokale Installation (weniger kooperative Möglichkeiten)
  • Kein Support: (Jedoch 45 Min gratis Hilfe bei telefonischer Ersteinrichtung)

Fazit: Verwalter, die professionell, korrekt und rechtssicher abrechnen möchten, liegen mit WISO Hausverwalter 365 Plus richtig. Aufgrund des niedrigen Preises richtet sich der Funktionsumfang natürlich auf andere Anwendungsfälle, als bei den meisten hier beschriebenen Anbietern. Wie der Name schon verrät: Die Nutzungsdauer beschränkt sich auf 365 Tage.

Lexware Hausverwalter 2021 External Link
Betriebskosten Auswertungen Einnahmenbuchungen

Fokus Betriebskostenabrechnung für Vermieter größerer Wohnbestände. Mit dieser auf einzelne Arbeitsplätze ausgerichteten Softwarelösung können schnell und effizient die Betriebskostenabrechnungen erstellt sowie Heizkosten-, Eigentümer- und Mieterabrechnung ausgewertet werden. Dazu ermöglicht das Programm, Mieter, Eigentümer oder Zähler zu erfassen. Lexware Hausverwalter verfügt außerdem über eine Offene Posten-Funktion, wo Fälligkeitsdatum, Mahndatum und Mahnstufe übersichtlich eingesehen werden können. Inklusive von Anwälten vorgefertigten Musterbriefen.

Plus Pro Arrow down
  • Integrierte Arbeitsvorlagen und Fachinformationen
  • Einfache Bedienung und Stammdatenverwaltung
  • Management-Dashboard (Liquidität und offene Posten)
  • Wirtschaftspläne erstellbar für Plan- und Ist-Kosten
  • Mehrere Bankkonten pro Objekt möglich
Minus Kontra Arrow down
  • Online-Banking ist nur in der Plus-Version verfügbar

Fazit: Die Hausverwaltungssoftware von Lexware bietet sich für kleinere wie auch mittelgroße Verwaltungsunternehmen an, die die Betriebskostenabrechnung professionalisieren wollen.

facilioo External Link
Plattform Kommunikation Organisation

Fokus Instandhaltung und Betrieb: facilioo ist die digitale Kommunikations- und Organisationsplattform für Prozesse rund um die Bewirtschaftung von Immobilien. Hausverwaltungen, Mieter, Eigentümer und Handwerker können über die Plattform einfach kommunizieren und aktuelle Aufträge und deren Status einsehen. So ist die Software vor allem als Erweiterung zum vorhandenen ERP-System zu verstehen.

Plus Pro Arrow down
  • Digitale Schadensmeldung inklusive Fotos
  • Immer up-to-date zu laufenden Vorgängen und diese direkt an Mieter und Eigentümer übermitteln
  • Digitaler Hausaushang: Direkte Kommunikation zu Mietern
  • Einfache Kommunikation via App mit Dritten
Minus Kontra Arrow down
  • Als Speziallösung nur Ergänzung zum bestehenden Hausverwaltungsprogramm

Fazit: Mit facilioo als digitaler Kommunikationskanal können alle anfallenden Vorgänge sauber und organisiert dokumentiert werden.



6. Wie Verwaltungs-Software erfolgreich einführen?


Die Auswahl eines digitalen Tools alleine hilft noch nicht dabei, den stressigen und unübersichtlichen Arbeitsalltag eines Verwalters zu vereinfachen. Eine Verwaltungssoftware muss gut geplant eingeführt werden. Eine umfassende All-in-One-Software muss umfangreicher implementiert werden, als eine Spezialsoftware, die nur einzelne Prozesse betrifft. Dennoch gelten einige wichtige Schritte ganz universell, wenn neue digitale Helfer eingeführt werden. So stellen Verantwortliche sicher, dass neue Tools eine Hilfe sind und wirklich Arbeit abnehmen – und das Arbeitspensum nicht noch zusätzlich erhöhen. Wir erklären in 6 Punkten, worauf zu achten ist.  

1.) Erarbeiten Sie ein Digitalisierungskonzept!
Das Einführen einer neuen Software bedeutet auch immer das Digitalisieren von Prozessen. Damit ein Migrieren gelingt, sollte schon vorher klar sein: Welche Dokumente und Ordner sollen digitalisiert werden? Welche Daten müssen übertragen werden? Vielleicht bietet das neue Hausverwaltungsprogramm auch automatischen Import von Rechnungen oder Daten aus Altsystemen?

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“Den meisten Aufwand bringt zu Beginn die Datenmigration bei einer Software-Einführung mit sich. Hier ist guter Support wichtig. Man sollte sich jemanden aussuchen, der einen nicht verlässt, sobald der Vertrag unterschrieben ist, sondern einen Anbieter, der einen unterstützt, die Daten ins System zu migrieren und auch bei den ersten Schritten der Softwarenutzung dabei ist, dass Leute ein Gefühl für die Software entwickeln und diese verstehen.”

– Andreas Schneider, geschäftsführender Gesellschafter - immocloud GmbH


2.) Formulieren Sie das Warum!
Damit Software akzeptiert und angenommen wird, müssen alle Beteiligten verstehen: Warum wird eine neue Software eingeführt? Welche Probleme löst sie und welche Ziele gibt es?

3.) Kommunizieren Sie früh!
Schon bevor es an einen Softwarekauf geht, müssen Sie alle Parteien, die mit der Software zu tun haben werden, mitnehmen. Nicht jeder ist gleichermaßen digital affin und benötigt daher hier und da mehr Unterstützung.

4.) Bauen Sie Schulungsmaßnahmen ein!
Passende Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter unterstützen beim Verwenden einer neuen Hausverwaltungssoftware und erhöhen die digitale Kompetenz. Das minimiert die Arbeitsbelastung und Stress, den neue, digitale Prozesse auslösen können. Eine Schulung kann zum Beispiel durch externe Dienstleister, aber auch durch interne Trainer erfolgen, die dafür im Vorhinein geschult wurden. Auch die Hausverwaltungssoftware bietet oft guten Support an.

5.) Diskutieren Sie neue Rollen und Arbeitsprozesse!
Erprobte Arbeitsabläufe ändern sich. Deswegen muss über neue Rollen und Prozesse gesprochen werden. Was ändert sich für wen? Wo treten Herausforderungen auf?

6.) Bestimmen Sie Software-Fürsprecher im Unternehmen!
Ausgewählte Mitarbeiter können als Software-Evangelisten eingesetzt werden. Als Ansprechpartner bei Fragen, können sie als Trainer fungieren und die Beteiligten über nächste Schritte auf dem Laufenden halten.

Übrigens: die geführten Interviews mit Peter Schindlmeier (casavi) und Andreas Schneider (immocloud) finden Sie auch in voller Länge in unserem Magazinartikel.

7. Hausverwaltung und Recht - was ist zu beachten?

Hausverwaltung und Recht

Mit der Verwaltung von Miet- oder Wohnungs­eigentümer­gemeinschaft-Objekten sind einige Rechte und Pflichten verbunden. Die neue Fassung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG), das seit dem 01.12.2020 gültig ist, formuliert jedoch keinen Pflichtenkatalog für die Verwaltung. Ebenso ist es rechtlich nicht vorgeschrieben, eine Software zur Verwaltung von Immobilien zu nutzen. § 27 Abs. 1 WEG schreibt aber zum Beispiel vor, dass der Verwalter gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer berechtigt und verpflichtet ist, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen.

Durcheinander sorgt für Streitfälle

Ordnungsmäßig muss eine Hausverwaltung also erfolgen. Die Aufgaben erstrecken sich je nach Vertrag beispielsweise von Mieteinnahmen und Jahresabrechnung über die Instandhaltung bis hin zur Organisation der Eigentümerversammlungen. Bei einer Mietverwaltung sind Verwalter dazu auch oft Ansprechpartner für die Mieter.

Bei so zahlreichen Verpflichtungen, bei denen es oftmals auch ums Geld geht, kann es natürlich auch zu Streit sowie Missverständnissen zwischen Hausverwaltern und Mietern oder Eigentümern kommen. Da ein Verwalter auf Schadensersatz haftet, ziehen Streitigkeiten auch schon mal vors Gericht. Außerdem verlangen Eigentümer vielleicht die Einsicht in Dokumente und Unterlagen. Kommen Verwalter etwa gesetzten Fristen nicht nach, können sie auch verklagt werden. Oder eine Kündigung und Abberufung kann drohen. Nach §26 Abs. 3 Nr 1 WEG können Eigentümer einen Verwalter sogar jederzeit abberufen, ohne das ein wichtiger Grund vorliegen muss. Unzufriedenheit reicht dazu also.

Digitale Hausverwaltung schafft Sicherheit

Ebenso gibt Software Hilfestellungen beim Erstellen einer korrekten, rechtskonformen Jahres- oder Nebenkostenabrechnung. Viele Softwareanbieter halten dazu ihre Lösungen automatisch auf dem aktuellsten Stand was Mietrecht und neue Beschlüsse betrifft. Zu noch mehr Rechtssicherheit tragen auch entsprechende Vorlagen für zum Beispiel das rechtssichere Erstellen von Verträgen oder der Anlage V einer Steuererklärung bei.  

Digitales Dokumentenmanagement in der Hausverwaltung

Meist reicht es aus, Dokumente nur noch digital in der Cloud zu speichern. Massen an Aktenordnern sind im digitalen Büro oft überflüssig. Auf unserer Magazinseite finden sich mehrere Artikel zum Thema. Was rechtliche Aspekte der digitalen Dokumentenablage angeht, gilt für Unternehmen, dass wenn hier nach der BMF Anweisung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form (GoBD) gearbeitet wird, man auf eine Betriebsprüfung bereits gut vorbereitet ist. Das setzt voraus, dass die Unternehmensprozesse zur ordnungsgemäßen Buchführung für den Prüfungsfall dokumentiert sind. CAYA ist übrigens bereits GoBD zertifiziert. 🔎 Was GoBD genau ist und wie es auch Sie betrifft, finden Sie in unserem Artikel zum Thema GoBD. Prinzipiell gilt bei der GoBD-Zertifizierung, dass die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Dokumenten sichergestellt sein muss. Möchten Sie Ihre eigene GoBD-Konformität belegen und prüfen, ob sie GoBD konform arbeitet? Jetzt unseren Fragebogen herunterladen 📥.Durch Ausfüllen unserer Fragestellungen dokumentieren Sie mit diesem Dokument Ihre GOBD-Konformität für einen Prüfungsfall.


8. IoT: Hausverwaltungssoftware und Smart Home zur Arbeitserleichterung

Smart Home und Hausverwaltungssoftware

Noch ein Grund mehr für eine digitale Hausverwaltung spiegelt sich in folgendem Szenario wieder: Nicht nur die Digitalisierung ist in der Immobilienbewirtschaftung angekommen, sondern auch das Internet der Dinge, IoT. Es ist aus vielen privaten Haushalten nicht mehr wegzudenken. Auch in der Industrie werden Sensoren und Daten bereits eingesetzt, um Instandhaltung und Kosten zu optimieren.

Dass auch in der Hausverwaltung Dinge mit dem Internet verbunden werden, um beispielsweise Energieverbrauch digital zu steuern und Zählerstände durch intelligente Verbrauchszähler abzulesen, ist bereits Realität. Ebenso wird schon häufig CAFM-Software, eine Software für Computer Aided Facility Management eingesetzt, um laufende Kosten im Gebäudemanagement zu senken. Schaden, Defekte oder ähnliche Anfragen können aktuell durch Menschen gemeldet werden. Wer hier bereits eine Verwaltungs-Software einsetzt, hat oft in der Kommunikation mit Mietern und Eigentümern leichteres Spiel.

Ein Thema für die digitale Hausverwaltung

In Zukunft werden sich die Möglichkeiten und Anwendungsfälle vervielfachen. Besonders wenn Eigentümer die Vorteile von IoT-Lösungen kennenlernen und zu schätzen wissen. Dann erwarten sie zusätzliche IoT-Dienstleistungen auch von der Hausverwaltung. Der Gedanke: Wenn Gegenstände direkt selbst ihren Schaden melden können und in der passenden Software als Reparaturauftrag sichtbar werden, macht das viele Parteien glücklich. Und ein Schadenstatus ist auch direkt für alle Beteiligten einsehbar.


9. Fazit

Hausverwaltungssoftware Fazit

Unser Vergleich zeigt: Für die Immobilienverwaltung ist Excel schon lange nicht mehr die gängige Lösung für die Arbeit von großen Hausverwaltungen ebenso wie privaten Vermietern. Die vielen Programme für die Mietverwaltung unterstützen Verwalter bei der Nebenkostenabrechnung ebenso wie beim Überprüfen von Mieteingängen oder bei der digitalen Dokumentenablage. Sie erleichtern die Arbeit in der Buchhaltung bis zum Management der Zählerstände. Verantwortliche werden außerdem mit rechtssicheren Vorlagen unterstützt und können auf zukunftssichere Systeme setzen.

Ein Haken bleibt jedoch: Digitalisierung ist kein Selbstzweck und Unternehmen können sich schnell in den vielen angebotenen Funktionen verlieren. Um am Ende wirklich die Vorteile genießen und vor allem Zeit sparen zu können, sollten sich Hausverwaltungen bei der Entscheidung zu einem Systemwechsel daher an gängige Best Practices halten, die wir hier noch einmal zusammenfassen:

  1. Strukturiert vorgehen und sich Zeit nehmen
  2. Zustandsanalyse vornehmen und Prozesse sowie Ziele definieren
  3. Detailreichen Anforderungskatalog erstellen und Anbieter vergleichen
  4. Nach der Auswahl: Ausgewählte Prozesse digitalisieren, Mitarbeiter schulen. Wenn nötig, neue Immobiliensoftware an Buchhaltungs- oder ERP-Systeme anbinden, um doppelte Datenhaltung zu vermeiden.
💡

Fazit: Durch eine erfolgreiche und strukturierte Einführung ist eine Hausverwaltungssoftware in der Lage, die ausgewählten Anforderungen und Bereiche der Immobilienverwaltung zu übernehmen, Rechtssicherheit zu bieten und die Arbeit zu erleichtern. Sowohl für Gewerbeeinheiten, Eigentumswohnungen oder Mietwohnungen.

Übrigens: unsere Interviews mit Andreas Schneider (immocloud) und Peter Schindlmeier (casavi) finden Sie auch als Videoformat in voller Länge in unserem Magazinartikel zum Thema Hausverwaltungssoftware.


Wir wünschen viel Erfolg bei der Auswahl und Einführung der für Sie passenend Hausverwaltungssoftware. Viele Grüße, Ihr CAYA-Team.

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