Agentur-Software Auflistung
Es gibt tausende Tools für alle möglichen Einsatzgebiete – und es ist gar nicht so leicht, die besten auszuwählen.

Agenturen brauchen Tools, damit Teams produktiv und kollaborativ zusammenarbeiten und kommunizieren können – im Büro oder auch ortsunabhängig. Doch es ist gar nicht so leicht, sich für eine vermeintlich alles könnende Agentursoftware oder eine Auswahl spezialisierter Tools zu entscheiden. Denn der Markt an Agentursoftware und Tools ist riesig und unübersichtlich. Es kostet eine Menge Zeit und Energie, sich einen Überblick zu verschaffen und eine Entscheidung zu treffen.

Wir bei CAYA verfolgen einen „Best of Breed“-Ansatz. Wir glauben nicht an die großen, unflexiblen Alleskönner-Lösungen. Wir nutzen stattdessen viele kleinere Tools, um ein für uns passendes System zusammenzubauen, das wir flexibel an unseren Bedarf anpassen. Deswegen haben wir einen guten Überblick über den Markt. Auf dieser Basis haben wir uns Gedanken gemacht und wollen Ihnen als Agentur eine stimmige Auswahl an Tools empfehlen, mit denen Sie alle Bereiche Ihres Agenturalltags optimal abbilden können:

Kategorie Unsere Toolempfehlung
Wissensmanagement Notion
Task Management Monday
Workflows- und Datentausch Box
Buchhaltung Billomat
Zeiterfassung Mite
Kollaboration Google Workspace
Kommunikation im Team Slack
Design Kollaboration Figma
Video Kollaboration Frame.io
Digitales Whiteboard Miro
Terminplaner Calendly
Interaktive Workshops Meetbutter
Briefpost Caya

Außerdem haben wir uns die Alternativen im Bereich Agentursoftware angeschaut und bewertet. Zu guter letzt teilen wir unsere Erfahrungen bei der Einführung von Tools ins Unternehmen. Denn nur Tools, die auch genutzt werden, helfen weiter.

1. Software-Auswahl: Welche Kriterien sollten Sie beachten?

Damit Software für Agenturen wirklich Vorteile und Mehrwerte schafft, gilt es bei der Auswahl der passenden Tools oder Softwaresysteme genau hinzusehen und die richtigen Kriterien anzulegen:

  • Benutzerfreundlich für gute User Experience
    Eine gute Business-Software sollte vor allem eins haben: eine gute Usability. Erst durch eine intuitive und einfache Benutzeroberfläche, die logisch ist und Spaß macht, wollen Mitarbeiter die digitalen Hilfsmittel auch gerne und oft nutzen.
  • Out-of-the-box für einen schnellen Start
    Hilfreich ist, wenn Nutzer direkt mit den Tools loslegen können, also Plug-and-play möglich ist. Out-of-the-box-Funktionalität spart Zeit und interne Ressourcen, da es keine großen technischen Anpassungen braucht und auch keine Schulungen nötig werden.
  • Modularität für mehr Relevanz
    Modularität stellt sicher, dass benötigte Funktionen vorhanden sind, das Tool aber nicht durch irrelevante Features aufgebläht und damit unflexibel wird. Modulare Tools bleiben flexibel und bieten die nötige Individualität. Je nach Bedarf und Geschäftsprozess können Funktionen und Tools ergänzt und erweitert werden.
  • Integrativ für größeren Nutzen und Kompatibilität
    Viele Tools, aber es gibt keine Möglichkeit zur Integration? Das bringt keiner Agentur etwas. Dort, wo sich Geschäftsprozesse überschneiden und ein Austausch an Informationen wichtig wird, müssen unterschiedliche Tools unbedingt kompatibel sein und über Schnittstellen integriert werden können - auch zum schon bestehenden Tech-Stack. Nur durch Interoperabilität kann ein Flickenteppich vermieden werden und der größtmögliche Nutzen entstehen.
  • Skalierbar für Wachstumsoptionen
    Kleine Agenturen müssen mit ihrer Software wachsen können. Vielleicht braucht es in Zukunft mehr Nutzerprofile, mehr Speicherplatz oder auch einfach neue Features: Die richtigen Tools stellen Skalierbarkeit in jedem Fall sicher.
  • Bestehende Prozesse digitalisieren für mehr Effizienz
    Es klingt trivial, ist aber essentiell: Digitale Tools sollten auf jeden Fall Arbeit abnehmen und Zeit einsparen, anstatt zu Mehrarbeit zu führen. Unternehmen sollten zunächst klären, welche Prozesse digitalisiert werden sollen und dann hinterfragen, ob durch die Einführung eines neuen Tools Arbeitsabläufe wirklich vereinfacht und unterstützt werden. Digitalisierung ist schließlich kein Selbstzweck.
  • App-Anwendungen für wirklich mobile Lösungen
    Damit die Kollegen und Kunden auch von unterwegs arbeiten können und Zugriff haben, sollten digitale Tools heute mobil und remote zu nutzen sein. Gibt es zum Tool also auch eine App, die gut funktioniert?
  • Der Preis muss stimmen für wirtschaftlichen Nutzen
    Preise sollten transparent und verständlich einzusehen sein. Nur so können Verantwortliche bewerten, ob sich das Investieren lohnt. Agenturen sollten dazu vorher Klarheit schaffen, welche Anforderungen an Features sie haben und zu welchem Preis das führt. So kann vermieden werden, dass etwa ein CRM Tool viel zu teuer wird, weil ein Unternehmen anstatt 1.000 Kontakte eher an die 10.000 managen muss.
  • DSGVO-konform für sicheren Datenaustausch
    Die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, muss auch beim Thema Agentursoftware beachtet werden. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist Integrität: Können Daten sicher verarbeitet werden, sodass kein unberechtigter Zugriff erfolgen kann? Und werden personenbezogene Daten gespeichert, muss eine Einwilligung erfolgen – und nachgewiesen werden können. Außerdem muss ein Widerruf dieser Einwilligung möglich sein.
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“Wir haben gemerkt, wir sind recht eingefahren in unserem Tool-Set. Es drückte an vielen Stellen. Wir haben dann ein Projekt aufgesetzt, um klare Kriterien für die Auswahl von Tools zu erarbeiten. So sind wir gestartet. Corona hat bei uns die Dinge einfach nochmal beschleunigt.”

– Paul Arnoldt, Managing Partner bei Crolla Lowis
im Interview mit Alex Schneekloth von CAYA

2. Agentursoftware vs. Best-of-Breed

Sind die Anforderungen und die Prozesse geklärt, die digitalisiert werden sollen, stehen Verantwortliche auf der Suche nach der richtigen Software irgendwann vor der Entscheidung: Ist ein integriertes Komplettsystem (Best of Suite – eine Lösung für alles) oder der Best-of-Breed-Ansatz (für jede Aufgabe das beste Tool) die bessere Wahl?

Warum wir gegen eine Suite sind

Ein Komplettsystem bringt alle erdenklichen Funktionalitäten mit. Mit nur einer Installation sind viele Themen des täglichen Geschäftsalltags vom Tisch und nahtlos verknüpft. Daten sind zentralisiert, sodass weniger Redundanzen entstehen und alle Informationen auf einen Blick vorhanden sind. Das schafft viel Spielraum für Reportings und Auswertungen.

Dass All-in-one-Lösungen eben alle erdenklichen Funktionalitäten beinhalten, ist gleichzeitig auch der Knackpunkt. Denn ob die Funktionen benötigt werden oder nicht, sie sind trotzdem da. Das bedeutet wenig Agilität und wenig Platz für Anpassungen bei gleichzeitig höherer Abhängigkeit und oft höheren Kosten. Nicht selten müssen Unternehmen ihre Prozesse dem ERP-System oder der Agentursoftware angleichen.

Flexibilität sollte in der sich schnell wandelnden Welt von heute jedoch eine Voraussetzung sein. Nur durch Agilität können Unternehmen auf neue Herausforderungen und Risiken reagieren, die es gestern noch nicht gab.

Ein Lichtblick: Neue Anbieter von Agentursoftware haben dieses Bedürfnis durchaus verstanden. Sie platzieren sich in der Mitte zwischen schwergewichtiger Suite und einem individuell zusammengestellten Tool Stack und können daher die richtige Wahl für kleine Agenturen mit wenigen Ressourcen sein, die Kernkompetenzen in einer Lösung kombinieren wollen.

Best of Suite Software Darstellung

Warum für uns best-of-breed die bessere Wahl ist

Beim Best-of-breed-Ansatz nutzen Unternehmen die besten Tools unterschiedlicher Anbieter für einzelne Aufgaben und Prozesse. Das bringt aus unserer Sicht einige Vorteile mit sich:

  • Agil und reaktionsfähig
    Agenturen können schnell handeln und individuell auf Marktanforderungen reagieren.
  • Sicher und up-to-date
    Hat sich ein Tool nicht bewährt, kann es schnell fallengelassen und ersetzt werden. Agenturen können daher immer auf die aktuellsten Standards und neue Sicherheitsaspekte setzen.
  • Effizient
    Spezialisierte Software tut, was sie soll. Sie unterstützt zielgerichtet. Außerdem können Best-of-breed-Lösungen schnell implementiert werden und sparen Administratoren wertvolle Zeit.
  • Produktiv
    Keine Kompromisslösungen mehr: Agenturen setzen die Tools ein, die genau zu ihren Prozessen passen.
  • Skalierbar
    Die Best-of-Breed-Strategie ist per Definition modular und erweiterbar. Dadurch bleiben Agenturen flexibel für neue Bedürfnisse.

Natürlich muss auch beim Best-of-Breed-Ansatz Datenqualität und Datenaustausch sichergestellt werden. Dass Tools sich integrieren lassen und über offene Schnittstellen verfügen, ist daher ein absolutes Muss.

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“Wichtig bei diesem Ansatz ist: weg von Insellösungen. Die Tools sollten miteinander verknüpft werden können. Dadurch wird aus vielen einzelnen Tools eine individuelle, perfekt zugeschnittene Softwarelandschaft.”

– Alex Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von CAYA

Best of Breed Software Darstellung

3. Agentursoftware: Welche ist die richtige für mich?

Die Vor- und Nachteile wurden gut abgewägt, der Budgetrahmen ist abgesteckt und es ist auch klar, welche Prozesse digitalisiert werden sollen: Nun ist die Entscheidung für eine integrierte Agentursoftware gefallen? Dann geht es nun ans Eingemachte: an die Recherche für die richtige Software.

3 Anbieter von Agentursoftware im Detail

Einige der größten Anbieter für integrierte aber moderne Agentursoftware sind unter anderem MOCO, Troi sowie HQ. Sie schreiben sich alle auf die Fahne, Prozesse zu optimieren und Effizienz zu steigern. Doch was bieten sie Agenturen genau? Wir haben die Anbieter unter die Lupe genommen.

Moco External Link
Von der Akquise bis zur Abrechnung
Projektablauf Usability Zeiterfassung

Als Agentursoftware, die aber Usability und Modularität fokussiert, distanziert sich MOCO davon, eine schwere Suite-Lösung zu sein. Die Software ist vor allem auf den Projektablauf spezialisiert. Für weitere Funktionalität setzt MOCO auf Integrationen zu bekannten Tools.

Plus Pro Arrow down
  • Bedienung: Funktionen und Features werden so eingebettet, dass Usability und Einfachheit im Vordergrund steht.
  • Integrationen: Trello, JIRA etc. können einfach verknüpft werden, Integrationen sind ebenso über Zapier und eine API-Schnittstelle möglich.
  • EU-DSGVO konform
Minus Contra Arrow down
  • Wenig mobil: Nur die Zeiterfassung gibt es als mobile App.
Troi External Link
Für jeden Prozess das passende Modul
Modular Agenturprozesse All-in-One

Troi möchte die gesamten Arbeitsabläufe von Agenturen mit nur einer Plattform abbilden. Dazu gibt es verschiedene Module vom Basismodul über ein Projekt- oder Buchhaltungsmodul bis hin zu einem Währungsmodul. Der Funktionsumfang variiert, je nachdem welche Module und welches Level, ob kleine Agentur oder Enterprise, gebucht wurden. Alle wesentlichen Funktionen wie Task Board, Kalender und Stundenerfassung sind aber in jedem Fall enthalten.

Plus Pro Arrow down
  • Umfangreich: Über Module kann der gesamte Projektalltag abgebildet werden.
  • Onboarding-Hilfe: Es gibt umfassende Guides in einem Wiki sowie Trainingsangebote.
Minus Contra Arrow down
  • Keine Preistransparenz: Kosten sind nicht gut einzusehen.
  • Nur Troi Relation, das Enterprise-Level, bietet vollen Umfang an Integrationen sowie API Schnittstelle.
  • Usability: Trotz gutem Design wird die Benutzerfreundlichkeit oft kritisiert.
Das HQ External Link
Alle Funktionen für den typischen Agenturprozess
Arbeitsfluss Projekt-Controlling Anpassbar

Das HQ möchte als All-in-One-Lösung weg vom “Flickenteppich aus unterschiedlichen Apps, Tools und Tabellen” und bietet Funktionen unter anderem für CRM, Projektmanagement und Zeiterfassung sowie Controlling oder Belegwesen. Dazu kann die gesamte Organisationsstruktur abgebildet werden – unternehmensweit und auf Projektebene.

Plus Pro Arrow down
  • Individualisierbarkeit: Dashboards sind individuell und ohne Programmierkenntnisse anpassbar. Außerdem können Dashboarding-Tools wie z.B. PowerBI angebunden werden.
  • Eigene Integrationen erstellen: Neben Standard-Integrationen und Zapier gibt es eine offene REST-API.
  • DSGVO-konform
Minus Contra Arrow down
  • Komplettlösung: Es gibt keine abgespeckte Version, auch nicht für kleine Teams.

Welche Software ist die beste?

Welche die beste Software ist, kann pauschal nicht beantwortet werden. Denn eine genaue Vorgabe, was eine Agentursoftware können muss, gibt es nicht. Die Entscheidung hängt ganz individuell mit den Anforderungen der Agentur zusammen sowie mit den Prozessen, die digitalisiert werden sollen. Um hier Klarheit zu schaffen, müssen sich Agenturen dazu selbst einige Fragen stellen und anhand dieser die Anbieter bewerten:

  • Möchte ich das Tool personalisieren und CI-konform gestalten?
  • Brauche ich Reporting-Funktionalität für verbessertes Selbstmanagement und Controlling?
  • Brauche ich ein Rechtemanagement für mehr Informationssicherheit?
  • Müssen meine Kunden Bereiche einsehen und brauche ich dafür eine extra Ansicht?
  • Möchte ich mit der Software Projekte und Ressourcen einfach verwalten und abrechnen, oder hole ich mir dazu ein Extra-Tool?
  • Benötige ich Features für Zeiterfassung und Zeitmanagement wie Terminverwaltung?
  • Ist mir Kontakt- und Kundenmanagement wichtig?
  • Muss ich Freelancer anbinden?

Auch technisch gibt es verschiedene Optionen abzuwägen:

  • Besitze ich schon eine Menge Daten und brauche Unterstützung bei der Migration?
  • Brauche ich die Software webbasiert, in der Cloud oder auf eigenen Servern?
  • Ist mir Open-Source-Software wichtig?
  • Muss das Tool mit allen Betriebssystemen wie Mac, Windows oder Linux kompatibel sein?

4. Best-of-Breed: Unsere 13 Empfehlungen

Wer nicht auf Agentursoftware setzen möchte, kann sich selbst ein individuelles Tool Stack zusammenstellen, das perfekt zur Agentur und den Anforderungen passt.

Die Flexibilität bringt viele Vorteile, doch zunächst stehen Agenturen vor der Qual der Wahl. Denn der Markt mit neuen Tools wächst ständig. Und alle locken mit schlagkräftigen Vorteilen und Funktionalität. Kein Wunder, dass Agenturen vor lauter Bäumen den Wald nicht sehen und sich oft fragen: Welche Tools sind sinnvoll?

Wir schaffen daher Abhilfe und geben eine konkrete Empfehlung zu dem unserer Ansicht besten Tool Stack für Agenturen – von Termine managen bis digitale Kollaboration.

Wir haben uns angesehen, welche Tools Agenturen effizient im Task-Management unterstützen, welche Software am besten Projekte managt, womit Teams Content Management strukturiert angehen und auch welches Tool die Buchhaltung automatisiert, damit der Belegwahnsinn im Schuhkarton endlich ein Ende hat.

Unsere Tool-Empfehlungen auf einen Blick

Notion External Link
Mehr als Notizen und Tasks
Aufgeräumt Brainstorming Knowledge-Management

Auch wenn Notion Task-Management weit über den Kanban-Modus hinaus anbietet, punktet das Tool vor allem durch seinen all-in-one Workspace für Notizen, Moodboards, Wikis und Datenbanken. Das ist Wissensmanagement vom Feinsten. Trotz der umfangreichen Möglichkeiten helfen Templates und Tutorials dabei, dass Teams schnell loslegen können.

Plus Pro Arrow down
  • Inspirationen: Es gibt zahlreiche Templates für unterschiedliche Abteilungen wie HR, Projektmanagement, etc., um das Tool optimal und schnell verwenden zu können.
  • Überblick: Notion ist für alle Anforderungen anpassbar. To-dos und Notizen können beispielsweise in einer Kalenderansicht dargestellt werden.
  • Plattformübergreifend: Mit Notion können Teams auf jedem Device arbeiten, egal ob Desktop, mobile oder Web.
Minus Contra Arrow down
  • Einarbeitungsaufwand: Da es so viele Funktionen und Möglichkeiten gibt, kann es ein wenig dauern, bis man alle Kniffe kennt.
monday.com Work OS External Link
Projekt Management für Teams und Organisationen jeder Größe
Task Management Projektplanung Automatisiert

Auf Task- und Projektmanagement hat sich das Tool monday.com spezialisiert. Es unterstützt Teams dabei, ihre Workflows zu erstellen und Projekte effektiv voranzutreiben. Ob Aufgabenteilung oder Zeit- und Budgetpläne: Alles kann übersichtlich dargestellt werden. Agenturen können das Tool dazu vollständig auf die eigenen Arbeitsabläufe abstimmen – agil, mit Sprint oder auch als Wasserfall-Modell.

Plus Pro Arrow down
  • Einsatzbereit: Vorgefertigten Vorlagen und Baublöcke unterstützen bei der Arbeit.
  • Automatisiert: Viele Möglichkeiten, um Workflows zu automatisieren und “Roboter” arbeiten zu lassen.
  • Visuell aufbereitet: Sehr grafisch für gute Übersichtlichkeit.
Minus Contra Arrow down
  • 40+ Integrationen ja, aber: Nur begrenzte Integrationen pro Account verfügbar, Basic Plan hat z.B. keine Integrationen.
Box External Link
In der Cloud zusammenarbeiten - aber sicher
Datenaustausch Content Management Workflows

Box ermöglicht das einfache Ablegen, Managen, Speichern und Teilen von Dateien und Inhalten in der Cloud. Der gesamte Content-Lebenszyklus kann mit Box abgedeckt werden – von der Erstellung und Freigabe bis hin zur gemeinsamen Bearbeitung und Ablage. Somit sind alle Inhalte zentral verfügbar und es gibt nur einen gemeinsamen Arbeitsbereich. Das Ergebnis: FTP hat ausgedient.

Plus Pro Arrow down
  • Integrativ: Viele Integrationen mit bekannten Apps sind möglich.
  • Kontrollfunktionen: Inhalte können dank umfangreicher Funktionen wie Berechtigungen und Benutzer-Authentifizierungen optimal geschützt werden.
  • Datenschutz: Alle Anforderungen an Datenschutz und Compliance wie DSGVO werden erfüllt. Außerdem werden Dateien an verschiedenen Speicherorten verschlüsselt.
Minus Contra Arrow down
  • Server-Standorte befinden sich teilweise außerhalb der EU.
Billomat External Link
Kein Belegchaos mehr dank digitaler Buchhaltung
Buchhaltung Ordnung Finanzmanagement

Wer das richtige Tool für seine Buchhaltung sucht und Rechnungen online versenden möchte, ist mit Billomat gut beraten. Auch Abo- und Stornorechnungen, Gutschriften, Angebote oder Mahnungen können mit der Software erstellt werden. Damit kein Schuhkarton mit Kassenbons mehr in der Ecke stehen muss, können Belege direkt mit der App erfasst und kategorisiert abgespeichert werden.

Plus Pro Arrow down
  • Mobil: Dank Cloud und App auch von unterwegs zu verwenden.
  • Steuerberater-freundlich: Für den Steuerberater kann kostenlos ein Zugang eingerichtet oder die Integration DATEVconnect online genutzt werden.
  • Mehrere Benutzerzugänge: Verschiedene Mitarbeiter können mit unterschiedlichen Rechten und Rollen zugreifen und Rechnungen selbst schreiben.
Minus Contra Arrow down
  • UX: An der Usability könnte noch gefeilt werden.
Mite External Link
Zeiterfassung so bequem wie möglich
Zeiterfassung Reporting Auslastung

Mite hat eine Kernkompetenz und tut dort genau was es soll: Zeiterfassung so einfach wie möglich machen – manuell oder mit Stoppuhr. Die Einfachheit wird durch die klare Struktur des Tools gestützt: Die Basis für die Zeiterfassung stellen Kunden, Projekte und Leistungen. Doch Mite ist trotzdem mehr als nur ein Stundenzettel: Schnelle Auswertungen auf Team- oder Einzelbasis sind möglich und ermöglichen so das Aufdecken von Optimierungspotenzialen.

Plus Pro Arrow down
  • Von Machern für Macher: Mite wurde in enger Zusammenarbeit mit und für Teams von Werbeagenturen, Architekten, Rechtsanwälte, etc entworfen.
  • Ohne Verluste: Daten werden täglich gesichert, und zwar mehrfach redundant.
  • Reporting: Flexibel und filterbar zum Exportieren.
Minus Contra Arrow down
  • Kein Android: Es ist nur eine iPhone-Version vorhanden
Google Workspace (G Suite) External Link
Produktive Zusammenarbeit remote von überall
Businesstools Datenhaltung Interne Kollaboration

Ehemals als G Suite bekannt, verknüpft Google Workspace alle bekannten Tools für die interne Zusammenarbeit nun noch besser miteinander, darunter Gmail, Kalender, Meet, Chat, Drive, Docs, Tabellen, Präsentationen. Das ermöglicht die interne Kommunikation und Zusammenarbeit ohne großen Verwaltungsaufwand und auf allen Ebenen von Besprechungen/Videokonferenzen über Chat bis hin zu Office Tools. Außerdem kann Google Workspace dazu eine Lösung für das Problem von Datenhaltung und Speicherplatz sein.

Plus Pro Arrow down
  • Vertraut: Viele Tools sind schon bekannt und Agenturen können einfach loslegen und produktiv werden.
  • E-Mail: Eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse fürs Unternehmen gehört bei Workspace dazu.
  • Ohne Umwege: Chatclient ist direkt ins Gmail Fenster integriert.
Minus Contra Arrow down
  • Wir konnten kein Contra finden.
Slack External Link
Kommunizieren und Austausch in Echtzeit
Messenger Spaß Team-Arbeit

Für Teams, die verteilt und ortsunabhängig zusammenarbeiten, ist Slack das richtige Kommunikationstool. Slack ersetzt langwierige E-Mail-Threads und ist ein Messenger-Dienst für Unterhaltungen, die aber Spaß machen und auch auf Distanz verbinden. Durch Chat, Anruffunktionen oder auch die Möglichkeit, Dateien zu teilen, können sich Kollegen schnell austauschen und produktiv zusammenarbeiten. Themen- oder projektbasierte Channels können dazu auch geteilt werden, um Kunden, Anbieter und Partner auf dem Laufenden zu halten.

Plus Pro Arrow down
  • Gute UX: Slack macht Spaß, und dafür sorgt auch die Giphy Integration. Nutzer können animierte GIFs einfach durchsuchen und in die Unterhaltungen posten.
  • Archiv: Slack speichert alle Nachrichtenverläufe, sodass diese auch nach einer Ewigkeit durchsucht und gefunden werden können.
  • Stabil: Slack wirbt mit 99,99 % garantierter Service-Zeit.
  • Integrativ: Es gibt zahlreiche Integrationen zu anderen Apps.
Minus Contra Arrow down
  • Eine Kostenlose Version für kleine Teams ist zwar positiv, aber leider werden in dieser Version nur die letzten 10.000 Nachrichten gespeichert.
Figma External Link
Gemeinsam und interaktiv kreieren
Interface Kollaboration Design

Figma ist ein kollaboratives Interface Design Tool, mit dem Kollegen gemeinsam designen, kreieren, Prototypen entwickeln und testen können. Fragen wie “Wer arbeitet gerade an welchem Layout?” oder “Wie entwickelt es sich weiter?” stellen sich mit Figma nicht mehr. Durch das Tool gibt es eine “single source of truth”, denn es wird ein Design System entwickelt, das für alle up to date ist. Zusätzlich kann Figma als Whiteboard-Alternative dienen, denn Nutzer können gleichzeitig und gemeinsam editieren.

Plus Pro Arrow down
  • Versionierung: Dateien werden durchgängig gespeichert, sind stets aktuell und alte Versionen und Veränderungen können zu jedem Zeitpunkt eingesehen werden.
  • Feedback im Kontext: Mit dem ganzen Team gemeinsam und in Echtzeit Co-editieren.
  • Offene API: Andere Tools wie Confluence oder GitLab integrieren.
Minus Contra Arrow down
  • Nur online: Kann offline nicht verwendet werden.
frame.io External Link
Die beliebteste Video Collaboration Plattform
Video Kollaboration Intuitiv

Wer mit seinem Team gemeinsam an Videos und Bildern arbeiten möchte, sollte auf frame.io setzen. Als cloud-basierte Kollaborationsplattform können Videos gemeinsam diskutiert werden: Mit detailliertem Feedback und Kommentaren passgenau zum Frame. Frame.io ersetzt so beispielsweise eine Kombinationen aus Dropbox und Mails, bei denen Dateien erst geteilt werden, um sich dann per Mail kompliziert dazu auszutauschen.

Plus Pro Arrow down
  • Camera to Cloud: Aufnahmen sind direkt in der Software verfügbar.
  • Frame.io Transfer: Up- und Download von umfassenden Ordner-Strukturen.
  • Einfaches UI: Mühelos durch drag and drop.
Minus Contra Arrow down
  • Es gibt keine Archivfunktion: Je nach Plan müssen Videos für mehr Speicherplatz gelöscht werden.
Miro External Link
Remote Ideen sammeln und strukturieren
Whiteboard Brainstorming Workshop

Miro bietet Agenturen ein digitales Whiteboard mit unendlich Platz für Ideen und Notizen. Gemeinsam können Teams in Echtzeit Ideen sammeln, Konzepte visualisieren und Strategien ausarbeiten. Besonders für Workshops, die ortsunabhängig und sehr interaktiv stattfinden sollen, ist Miro die richtige Wahl.

Plus Pro Arrow down
  • Nutzerführung: Teilnehmer mit dem eigenen Cursor über das Board lenken.
  • Schnell loslegen: Es gibt viele Templates für einen einfachen Einstieg.
  • Integrativ: Integrationen zu Slack, Trello etc. sind vorhanden.
Minus Contra Arrow down
  • Nicht das beste Tool für visuelle Ausarbeitungen, bei denen Design im Vordergrund steht.
Meetbutter External Link
Für digitale Workshops, die besser als analoge sind
Agenda Timeboxed Workshop

Meetbutter ist für interaktive Workshops, Live Trainings oder Kurse gemacht, die alles andere als langweilig, aber dennoch timeboxed sind und einer konkreten Agenda folgen. Die Agenda ist dabei für alle Teilnehmer sichtbar. Besonders praktisch: Falls im Workshop kleine Gruppen für eine Zeit separat zusammenarbeiten sollen, kann Meetbutter das auch umsetzen.

Plus Pro Arrow down
  • Übersicht: Eine visuelle Schlange für Fragensteller, Kommentatoren etc. hilft Moderatoren dabei, den Überblick zu behalten.
  • Mehr Spaß: Hilfreiche Funktionen wie etwa das einfache Integrieren von Umfragen machen digitale Workshops noch interaktiver.
  • Einfach: Um am Workshop teilzunehmen, braucht es keinen Account.
Minus Contra Arrow down
  • Wir haben keine Gegenargumente gefunden.
Calendly External Link
Terminvereinbarungen ohne Hin und Her
Terminverwaltung Meetings Einfach

Calendly ist die automatisierte Meeting-Planungs-Software, mit der ein langes Hin und Her zur Terminfindung ein Ende hat. Nutzer können eigene Kalender integrieren, sodass das Tool die Verfügbarkeit automatisch checkt, oder einfach eigene Präferenzen einstellen, um Konflikte zu vermeiden. Kunden, Kollegen und Kontakte können freie Slots dann einfach buchen und bei Bedarf auch eigenständig verschieben.

Plus Pro Arrow down
  • Intuitiv: Sehr einfach aufzusetzen und zu verwenden
  • Für große Teams: Automatisiertes Planen von Meetings.
  • Automatisiert: Von Terminfindung bis Reminder.
Minus Contra Arrow down
  • Es gibt kein Raumbuchungsmanagement.
  • Nur begrenzt Kontrolle welchen Termin der Kunde oder Teilnehmer auswählt
CAYA External Link
Kein Papierchaos dank digitalem Briefkasten
Papierlos Postdigitalisierung Dokumentenmanagement

Mit CAYA kann Post ortsunabhängig empfangen, gelesen und auch bearbeitet werden. Dazu werden Briefe per Nachsendeauftrag oder direkt über die Angabe einer CAYA-Postbox-Adresse zu CAYA geschickt, digitalisiert und im Web sowie mobil in einer App zur Verfügung gestellt. Wer seine Originaldokumente braucht, kann sich diese kostenfrei gesammelt oder kostenpflichtig als Sofort-Auftrag schicken lassen.

Plus Pro Arrow down
  • Zusatzmodule: Rechnungen online mit CAYA PayNow bezahlen oder sich eine E-Mail-Weiterleitung einrichten.
  • Flatrates: Volle Kostenkontrolle.
  • Volltextsuche: Dokumente einfach finden.
  • Wird der Account gekündigt oder pausiert, behalten Nutzer ihre Zugangsdaten und haben damit weiterhin Zugriff auf ihre Dokumente.
Minus Contra Arrow down
  • Päckchen könnten auch bei CAYA landen: Obwohl Pakete vom Nachsendeauftrag ausgenommen sind, könnten etwa Warensendungen in Maxibriefen oder Päckchen doch zu CAYA umgeleitet werden. Um dies zu vermeiden, sollte bei Warensendungen eine alternative Zustelladresse angegeben werden.

Es gibt nicht das eine, perfekte Tool Stack

Fragen wie “Wer arbeitet gerade an was?”, “Wie lösen wir das Problem der Datenhaltung?” oder “Wie können wir den Workshop digitalisieren?” haben mit einem solchen Tool Stack ein Ende. Alle Tools sind für ortsunabhängige und produktive Zusammenarbeit gemacht, damit Arbeiten Spaß macht, einfacher und vor allem zielgerichtet ist, ohne das ein Overhead unnötig Zeit und Energie stiehlt.

Trotz unserer Empfehlungen gilt aber: Es gibt viele Variationen des perfekten Tool Stacks. Jede Agentur muss selbst hinterfragen, was sie braucht und was passt. Hier hat jeder andere Anforderungen und auch andere Ausgangslagen mit schon bestehender Software. Das bedeutet Arbeit, die sich aber lohnt. Denn gar nichts zu verändern und beim Thema Digitalisierung stehenzubleiben ist das Schlimmste, was passieren kann.

5. Tools einführen: Der 4-Schritte-Fahrplan

Die Entscheidung für bestimmte Tools ist bereits ein großer Meilenstein. Doch durch die bloße Entscheidung ist noch nichts gewonnen. Akzeptanz für ein neues Tool und die erfolgreiche Implementierung müssen folgen.

Auf den ersten Blick scheint es einfach, neue Software in der Agentur einzuführen. Schließlich sind viele Mitarbeiter Digital Natives und kennen einige Tools schon privat. Außerdem gilt für moderne Software heute Plug-and-play, was so viel wie einstöpseln und loslegen bedeutet. In der Theorie steht der Nutzung also nichts im Weg. In der Praxis sieht das aber ganz anders aus. Ein neues Tool zu implementieren bedeutet viel Arbeit – vor allem Vorarbeit. Welche Schritte können dabei helfen?

Schritt 1: Ausgangssituation analysieren und stark sein

Auf dem Weg zur digitalen Agentur gibt es meistens zwei Optionen. Es besteht entweder ein konkretes Problem, für das es einen akuten Lösungsbedarf gibt, oder es herrscht allgemein ein starker Digitalisierungswille. Im ersten Fall ist noch nicht bekannt, wie die Lösung aussieht, im zweiten Fall ist zum Teil das Problem nicht klar.

Für beide Fälle gilt aber: Das Unternehmen muss die Ausgangssituation analysieren und erkennen, welcher Prozess digitalisiert werden soll und welches Problem das lösen wird.

Ohne diese Klarheit stehen Verantwortliche vor zwei Problemen:

  • Bei der Suche

Die meisten Tools locken mit zu viel Funktionalität. Obwohl man eigentlich nur die Zeiterfassung digitalisieren wollte, steht nun doch eine ganze Software-Suite als Lösung bereit. Viel hilft jedoch nicht immer viel. Hier heißt es stark sein und hinterfragen: Brauche ich das wirklich alles? Gibt es nicht auch ein kleineres Tool, das mein spezifisches Problem löst?

  • Bei der Implementierung

Mitarbeiter tun sich schwer mit Neuem. Wenn Agenturen nicht beantworten können, warum eine neue Software eingeführt wird, können sie von ihren Mitarbeitern kaum Verständnis erwarten.

Schritt 2: Beim Digitalisieren klein anfangen

Wie bei der agilen Produktentwicklung in Digitalagenturen und dem Konzept des MVP, bei dem man mit einem minimalen Set an Funktionalität startet und darauf aufbaut, gilt auch beim Thema Digitalisierung: Schritt für Schritt anfangen. Vor allem sollte nicht direkt zu Beginn das Kerngeschäft digitalisiert werden. Ganz ohne Erfahrungen ist die Gefahr sonst groß, abgeschreckt zu werden und die Lust an der Digitalisierung zu verlieren.

So kann zum Beispiel zunächst nur die Terminverwaltung digitalisiert werden. Anhand dieses kleinen Prozesses können Unternehmen dann testen, lernen und Erfahrungen sammeln. Schritt für Schritt meint aber auf keinen Fall das Anlegen eines großen Projekts mit Lastenheft und Co., sodass nach drei Monaten immer noch nichts digitalisiert und vor allem getestet ist.

Schritt 3: Mitarbeiter mitnehmen

Ein Tool erfolgreich einzuführen bedeutet, dass es schnell Akzeptanz findet, viel und gerne genutzt wird und Prozesse tatsächlich vereinfacht. Damit das gelingt, müssen Unternehmen darüber sprechen. Eine neue Software einfach vor die Mitarbeiter zu setzen und zu hoffen, dass etwas passiert, ist der größte Fehler, den Verantwortliche machen können.

Onboarding und Change Management sind daher zentrale Aspekte bei der Digitalisierung. Bei der Einführung müssen alle Stakeholder, intern wie auch extern, digital affin oder fremd, mitgenommen und für neue Tools begeistert werden. Mitarbeiter und Kunden wollen wissen:

  • Welcher Prozess wird abgelöst?
  • Warum machen wir das? Welche Vorteile gibt es?
  • Wie sieht die Lösung aus?
  • Wie sehen die nächsten Schritte aus?
  • Ab wann gilt was?

Zwei Dinge spielen beim Onboarding eine entscheidende Rolle:

  1. Überall und mehrmals kommunizieren

Bei der Kommunikation muss sichergestellt werden, dass auch wirklich alle es mitbekommen. Gerne darf überall und auch mehrmals dazu kommuniziert werden, initial sowie in einer gemeinsamen Review, im Teammeeting und über interne Newsletter oder Chats.

2. Transparent von Anfang an

Best Practice ist auch, transparent und mit gutem Beispiel voranzugehen. Benennen Sie ein Team oder eine Person, die von Anfang an aktiv über den Projektfortschritt berichtet, idealerweise schon bevor ein Tool gefunden wurde. Diese Person oder das Team kann auch nach Einführung des Tools als Evangelist aktiv werden: Wie wird das Tool verwendet? Was sind Tipps und Tricks? So kann Wissen geteilt, aber auch schon früh Feedback gewonnen werden.

Schritt 4: Mitarbeiter-Empowerment

Wer entdeckt in der Regel neue Tools? Traditionell bringt eher die Geschäftsführung mit dem größten Interesse an effizienteren Prozessen Tools ins Unternehmen. Doch um die Digitalisierung in einer Agentur aktiv zu beschleunigen und auch, um höhere Akzeptanz zu schaffen, ist Mitarbeiter-Empowerment ein wichtiges Werkzeug. Unternehmer sollten ein Interesse daran haben, dass Lösungen in Form von Tools auch bottom-up hervorgebracht werden. Denn gerade die Mitarbeiter erkennen Herausforderungen in der Agentur und ihrem Arbeitsalltag und sehen dadurch Optimierungspotenzial. Digitalisierung ist daher auch ein Mindset-Thema: Mitarbeiter bemächtigen (empowern), sodass immer öfter auch aus dem Team heraus Vorschläge kommen.

Angst vor Silo-Bildung und Chaos? Wenn nun jeder Mitarbeiter loszieht und eigene Tools implementiert, können schnell Silos entstehen. Kommunizieren Sie daher gemeinsame Anforderungen und entwickeln Sie einen gemeinsamen Prozess hin zur Tool-Entscheidung. Worauf muss geachtet werden? Machen Sie sich aber auch bewusst, dass es kein perfektes gemeinsames Tool für alle Teams gibt und Kompromisslösungen niemanden glücklich machen. Verschiedene Teams brauchen verschiedene Tools, die den unterschiedlichen Arbeitsweisen gerecht werden. Und das ist ok, solange die Prozesse nicht ineinandergreifen müssen und auf unterschiedlichen, losgelösten Projekten gearbeitet wird.

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Auch interessant: Podcast Interview mit Paul Arnoldt (Agentur Crolla Lowis)