Bevor wir über technische Softwareeinführung und Prozessdefinition sprechen, müssen wir auch über das Involvement von Stakeholdern sprechen. Speziell bei der Softwareauswahl. Sie sind wichtig für das weitere Gelingen der Einführung.

Welche Stakeholder müssen abgeholt werden, wenn es um die Auswahl und Einführung von Software geht? Die Antwort ist: heutzutage nicht nur ausschließlich das Management oder die Führungsebene. Wichtig ist es auch Mitarbeiter mitzunehmen, die letzten Endes mit der Software arbeiten.

Früher (und auch heute noch weit verbreitet) wurden oft so genannteAll-In-One Softwarelösungen eingeführt. Ein klassisches Beispiel ist SAP. Eine Softwaresuite, die modular erweitert werden kann und vom Funktionsumfang sehr viel abdeckt. Hier gab und gibt es für Mitarbeiter oft nicht viel Auswahlmöglichkeiten. Wenn eine neue Funktion benötigt wird, passt halt oft nur das Modul von SAP dazu. Eine neue Software ist meist nicht denkbar. Eine Alternative ist der Best-of-Breed Ansatz, bei dem spezialisierte einzelne Anbieter via Schnittstelle verknüpft werden. Best-of-Breed heißt kurz gesagt, die passendste Software aus der jeweiligen Kategorie zu wählen und Tools miteinander zu verknüpfen. Eben kein SAP, sondern ganz unterschiedliche Anbieter. Unternehmen profitieren stark, wenn sie aus spezialisierter Software genau das Tool auswählen und integrieren, dass sie auch wirklich brauchen. Die Chance ist dadurch auch höher, dass die spezialisierte Lösung besser zur jeweiligen Abteilung passt.

Schauen Sie sich auch unsere zum Thema dazugehörige Aufzeichnung effiziente Softwareeinführung im Mittelstand an.

Abteilungsspezifisch einführen 🏢


Es empfiehlt sich laut Frank Türling, CEO der Unfied Workspace Solution Basaas, abteilungsintern verschiedene Softwarelösungen für vergleichbare Ziele zu nutzen. Er erklärt dies am Beispiel von Projektmanagementsoftware. Während Programmierer oft Jira von Atlassiannutzen zur besseren Abbildung technischer Details, bietet sich für Marketing und Co. oft andere Software wie Asana, Monday.com und Co. an. Diese legt meist den Fokus auf andere Bereiche wie kollaborratives Arbeiten und Kommunikation. Laut Frank Türling muss nicht per se unternehmensweit eine Projektmanangementsoftware eingeführt werden. Die Bedürfnisse von Software sollten den Abteilungen gerecht werden.

Laut ihm sind außerdem Integrationsmöglichkeiten bzw. eine offene API wichtig, um via Best-Of -Breed Ansatz verschiedene Tools miteinander zu verbinden. Bei der Softwareeinführung sollte darauf geachtet werden, seine bisherigen Anwendungen zu verknüpfen, um ein effizientes, miteinander kommunizierendes Ökosystem zu schaffen.

Auch empfiehlt es sich bei Softwareeinführung an einer zentralen Stelle zu sammeln, welche Software man überhaupt nutzt. Dies hat zum Zweck, dass Lizenzen nicht z. B. doppelt gekauft werden.

Onboarding und Schulung für Software richtig gestalten 🛥️🎓


Beim Onboarding ist es wichtig, auch das Schulungsangebot innerhalb der Software zu nutzen.Dies betrifft sowohl Schulungen für Gruppen als auch Schulungen für Einzelpersonen.

Denn auch die individuellen Schulungsbedürfnisse des Einzelnen sollten Sie auf dem Schirm haben. Aber auch die Art und Weise von Schulungen sollte überdacht werden.

Schon längst gibt es nicht mehr nur klassische Vor-Ort-Gruppenschulungen mit einem Coach.

Hier gibt es eine Menge an Optionen, die Sie nutzen können.

  • Schulungsvideos, Tutorials oder FAQs vom Softwareanbieter nutzen
  • Unternehmensinterne Person für Softwareeinführung benennen (auch als Ansprechpartner)
  • Teaminterne Schulungsvideos via Loom erstellen oder via Slack ein Video mit Screenshare aufnehmen
  • Customer Success Manager nutzen (falls vorhanden bei Anbieter)
  • Stellen Sie sicher, dass Sie neue Software mit den bestehenden Workflows integrieren. Auch die Anbindung an andere Tools (etwa Marketing Automation-Systeme) ist entscheidend.
  • Achten Sie auf einen korrekten und vollständigen Datenimport. Sind alle Datenquellen zum Import erfasst? Sind Stammdaten sauber gepflegt?
  • Schulungserfolge lassen sich u. A. durch Gamifikation messbar machen.  Hier lassen sich eigene Checklisten zum Abhaken oder kleine Wissenstests entwickeln. Das kann sich ganz einfach vom Word Dokument über Google Forms oder ein spezialisiertes Tool erstellen lassen

Worauf bei Softwareauswahl bzgl. Support achten? 🛠️

Guter Support fördert auch die Akzeptanz von neuer Software. Nur weil die Nutzung der neuen Software gefördert wird im Unternehmen, heißt das noch nicht, dass jeder Mitarbeiter auch diese nutzt. Die Software muss auch verstanden werden. Tauchen Fragen auf, kann guter Support hier die Nutzung und Akzeptanz zur Software fördern.

Auf deutschsprachigen Support zu achten, falls Mitarbeiter dem Englischen nicht gut mächtig sind, ist auf jeden Fall eine Hilfe. Darüber hinaus sind auch kurze SLAs (Reaktionszeiten vom Support) oder Telefonsupport (kein englisches Ticketsystem bei weniger digital affinen Mitarbeitern) ein guter Indikator für umfassenden Support.

Standardisierte Softwarenutzung vorgeben oder nicht? ⏭️


Wie stark sollte man Wege zur Software-Nutzung standardisieren? Denn: Auch bei neuer Software können mehrere Wege zum Ziel führen. Den einen korrekten und effizientesten Weg zum Ziel gibt es oft nicht. Moderne nutzerfreundliche Software gibt heutzutage zwar oft schon Standard-Wege zum Ziel vor, aber nicht alles ist fix vorgegeben.

Was meinen wir mit standardisierten Prozessen zur Software Nutzung? Beispiel: In einer Projektmanagementsoftware könnte man z. B. die Person, die man ansprechen will, teils mit @-vertaggen oder das Icon der Person auf eine Task setzen. Manche wenig digital affine Personen senden auch einfach den Link von Aufgaben per Mail an Kollegen. Ein anderes, einfacheres Beispiel von Softwarenutzung ist das Reply-Verhalten bei E-Mail. Erhält der Empfänger eine Mail mit Personen in CC, soll er oder sie dann allen Personen standardmäßig antworten oder nur dem Sender? Oder ist dies situationsabhängig?

Solche Prozessstrukturen lassen sich standardisiert briefen. Wenn Mitarbeiter Prozesse unterschiedlich handhaben, besteht die Gefahr, dass Prozesse nicht sauber funktionieren. Dies kann in dem E-Mail Beispiel der Fall sein, wenn der Empfänger nur dem Sender antwortet, die Personen, die ursprünglich in CC waren, aber nicht in die Antwortmail aufnimmt. So können diesen Personen relevante Infos entgehen. Ist standardmäßig eine Antwort an alle vorgesehen, wäre dies nicht passiert. Es hilft also, sich bei neuer Software Gedanken über die Standardisierung von Prozessen zu machen.

Oft wird bei intuitiv zu verwendender Software auch die Notwendigkeit des Briefings zur Standardisierung übersehen. Gerade weil die Software so intutiv ist.

Laut Dominic Wolf von Userlane und Frank Türling von Basaas, bietet es sich an, auf den bevorzugten Weg hinzuweisen, aber in einigen Bereichen auch andere Herangehensweisen zu nennen, mit denen dasselbe Ziel erreicht werden kann. Mitarbeiter müssen den für sich selber passenden Weg dann wählen, mit dem sie sich am sichersten fühlen. So kann sichergestellt werden, dass neu eingeführte Software auch genutzt wird und sich Mitarbeiter keine Workarounds suchen, um diese zu meiden.

Status Quo Veränderungen und Wege zur Zielerreichung abgleichen ✔️

Laut Frank Türling sollten Unternehmen nach der Softwareeinführung auch ein Monitoring betreiben. So sollte kontinuierlich nach einigen Wochen und Monaten geschaut werden, wie man als Unternehmen vor der Softwareeinführung zum entsprechenden Ziel hingearbeitet hat und wie danach. Was hat sich verbessert? Was lässt sich noch verbessern? Ein Soll-Ist-Vergleich ist hier relevant.

Auch lohnt es sich, sich anzuschauen, welche Synergieeffekte es durch die neue Software sonst noch gibt? Ist die Software vielleicht auch in der Lage, weitere Aufgaben zu erfüllen, als nur die, für die sie ursprünglich angeschafft wurde? Wenn ja, lohnt sich ein Umstieg von alten Prozessen auch hier auf die Software?

Auch ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess zur Softwarenutzung ist wichtig. Nicht nur bei der Einführung sollte auf effiziente Nutzung geachtet werden. Auch einige Zeit nach der Einführung. Es gibt oft zahlreiche Funktionen von Software, die nicht genutzt werden. Nicht jede ist bekannt. Ein Mitarbeiter hat vielleicht eine effizientere Funktion gefunden, welche die Arbeit erleichtert. Jemand anderes aus der Abteilung aber nicht. Dieses Wissen kann man in regelmäßigen Meetings oder auch via Chat-Tool teilen, um das Team insgesamt zu verbessern.