Als Menschen wünschen wir uns Strukturen in unserem Leben. Strukturen geben uns Halt und erlauben uns, die Welt und Geschehnisse einzuordnen. Besonders gut gefallen uns Strukturen, wenn wir selbst über sie Kontrolle haben und sie unserem Leben noch besser anpassen können.

Nicht nur physisch gehen Dinge ohne Strukturen gerne verloren. Auch in der digitalen Welt kennt jeder das Gefühl, dass man eine Datei, die man dringend benötigt, nicht wiederfindet. Sie ist einfach verschwunden und verschluckt von den Tiefen des Ordnerchaos auf Ihrem Rechner.

Allerdings ist im Gegensatz zu einem physischen Ordnersystem die digitale Welt verzeihlicher mit solchen Fehlern, da sie sich vergleichsweise schnell beheben lassen. Mit nur etwas Disziplin und in drei Schritten kann nämlich jeder ein smartes, simples und effizientes Ordnersystem für jeden Zwecke aufsetzen.

Was zeichnet eine gute Ordnerstruktur aus?

Es ist zunächst wichtig, ein Ziel vor Augen zu haben: Benötige ich überhaupt eine bessere Ordnerstruktur? Was möchte ich damit erreichen?

Generell kann man sagen, dass eine gute Ordnerstruktur

  1. langfristig funktionieren soll.
  2. flexibel ist.
  3. für andere Team-Mitglieder verständlich ist.
  4. sich idealerweise auf andere Systeme übertragen lässt.

Egal ob auf Ihrem PC, in der Cloud oder in der CAYA-Plattform - diese Grundsätze gelten überall. Auch als Privatperson sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie Ihre Ordnerstruktur nicht aus der Sicht eines fiktiven Team-Mitglieds aufbauen, das eine Datei auf Ihrem Rechner finden möchte. Wenn Sie eine Datei in dieses System ablegen, müssen Sie sich selbst fragen: Wie finde ich diese Datei in zwei Jahren ohne langes Suchen wieder?

CAYA Posteingang auf einem Laptop

Höhere Produktivität durch Ordnung

Aber warum das alles? Unordnung verursacht Stress. Stressvermeidung ist unseren heutigen Gesellschaft, die geprägt ist von hohem Tempo und steigendem Druck, enorm wichtig. Nur stressfrei fühlen wir uns wohl und können unsere mentalen und physischen Höchstleistungen abrufen.

Nun funktioniert auch die beste Ordnerstruktur nicht von selbst. Denn alle Dateien müssen weiterhin manuell abgelegt und einsortiert werden. Auch wenn dieser Schritt eigentlich nur wenige Sekunden in Anspruch nimmt, so kennt jede und jeder einen überfüllten, unsortierten Download-Ordner. Ständig nehmen wir uns vor, diesen in einer ruhigen Minute zu sortieren, aber er füllt sich einfach immer weiter. Genau so wichtig wie eine gute Struktur ist daher Selbstdisziplin und eine regelmäßige Pflege der Ordnerstruktur. Sie müssen klare Ablageregelungen für sich und Ihr Team aufsetzen. Diese können sich auch ggf. von der intuitiven und klassischen Einteilung wegbewegen, wenn das Ziel einer langfristigen Ordnerstruktur nur so zu erreichen ist.

Schritt 1: Sinnvolle Dateienbenennung

Die Suchfunktion ist sicherlich ein gutes Feature, um Dateien wiederzufinden - auch in zwei Jahren. Allerdings kann die beste Suche nichts ausrichten, wenn Ihre Dateien nicht einheitlich und eindeutig benannt sind. Dies ist der vielleicht wichtigste Schritt und auch der, der am meisten Disziplin erfordert. Sobald Sie eine Datei ablegen, sollte Sie bereits nach Ihrem Schema benannt sein. Im Idealfall wissen Sie so in Sekundenbruchteilen, ob Sie die gesuchte Datei vor Augen haben. Der Dateiname sollte dabei natürlich auch eine gewisse Länge nicht überschreiten. Wie genau Sie diesen Balanceakt angehen, ist Ihnen überlassen, gerne geben wir Ihnen aber ein paar Tipps, die Sie beachten sollten:

  • Legen Sie sich auf ein einziges Trennzeichen fest. Ob “-” oder “_” ist dabei egal.
  • Das Datum sollte im Format JJJJMMTT am Beginn des Dateinamens stehen, um eine chronologische Sortierung über den Namen zu ermöglichen.
  • Weitere mögliche Bestandteile des Names können z.B. Name(nskürzel), Versionsnummer, ein inhaltliches Stichwort oder Dokumentenstatus(z.B. Entwurf, verworfen, Auszug,...) sein.
  • Vermeiden Sie Sonderzeichen und Umlaute

Eine Beispieldatei könnte z.B. so heißen:

20200820-Entwurf-Partnerschaftsvertrag-Musterbank-V1-FG.pdf

Hier finden Sie alle Elemente, die wir oben angesprochen haben. Das Wann, Was und Wer dieser Datei ist auf den ersten Blick eindeutig und hilft bei der Suche auch außenstehenden Personen.

Schritt 2: Strukturierte Verteilung der Dateien

Klar könnten Sie Ihre eindeutig benannten Dateien jetzt in einen Ordner werfen und würden womöglich die Datei wiederfinden, die Sie suchen. Aber vielleicht gilt das nicht für Ihre Teammitglieder. Hier schaffen dann die Ordner Abhilfe. Im ersten Schritt sollten Sie festlegen, welche Ordner Ihre permanenten Kernordner sind. Das bedeutet, dass um diese Ordner herum Ihre gesamte Ordnerstruktur aufgebaut wird. Als kleine Veranschaulichung schauen wir uns eine simple dreistufige Ordnerstruktur an, die für Ihren digitalen Posteingang bei CAYA funktionieren könnte:

Beispielfunktionen für eine Ordnerfunktion bei CAYA

Die Kernordner sollten Ihre Post in einfach verständliche und klar getrennte Kategorien einordnen. Im Idealfall müssen Sie diese erste Ebene nie anfassen, da Sie immer nur Post aus Ihren aufgesetzten Kategorien erhalten. Auf der zweiten Ebene, die flexibler ist und häufiger angepasst werden sollte, lässt sich die Post dann z.B. nach Absender sortieren. Oft ist es verständlicher, wenn die zweite Ebene über alle Kernordner einheitlich ist, wie z.B. mit dem Beispiel der Absender. Die dritte Ebene, hingegen, ist dann wieder flexibler und kann von Ihnen kreativer genutzt werden. Beispielsweise können Sie Ihre Rechnungen in bezahlte und unbezahlte Rechnungen einteilen, während Ihre Aufträge in angenommen oder abgelehnt eingeteilt werden. Natürlich ist der Aufbau ganz Ihnen überlassen und wir geben Ihnen hier nur Denkanstöße, wie Sie Ihre Struktur aufbauen können. Lassen Sie sich für diesen Schritt Zeit und überlegen Sie sich in Ruhe, welche Ordner Sie benötigen. Sobald Sie ein zufriedenstellendes Ergebnis haben, fehlt Ihnen nur noch ein Schritt bis zu einer bessere Ordnerstruktur.

White and blue brick wall

Schritt 3: Unterordner als Unterstützung statt als zusätzliche Hürde ansehen

Dieser Schritt ist weniger technisch und praktisch anwendbar als eine Mentalitätsangelegenheit. Häufig schrecken Menschen davor zurück, zu viele Ordner anzulegen, wenn z.B. nur eine Datei darin Platz findet. Allerdings soll eine Ordnerstruktur für Jahre Bestand haben und für alle möglichen Systeme funktionieren. Da niemand in die Zukunft sehen kann, wissen Sie natürlich nicht, ob noch weitere Dateien hinzukommen. Und einen Mix aus einzelnen Dateien und Ordnern auf einer strukturellen Ebene sollten Sie aus Gründen der Übersicht vermeiden. Entweder Ordner auf einer Ebene oder Dateien auf einer Ebene (dadurch zwangsläufig die letzte Ebene). Daher sind Unterordner nicht als zusätzliche Hürde durch den einen Klick mehr zu sehen. Falls Sie sich nicht sicher sind, ob Sie den Unterordner noch benötigen, der Ihre Dateien noch weiter verteilt, so ist die Antwort in den meisten Fällen: Ja.

Wenn Sie diese drei Schritte befolgen, finden Sie Ihre Dateien problemlos auch nach Jahren wieder und haben nie wieder Stress beim Sammeln Ihrer Dokumente. Und das schönste ist: Eine wohldurchdachte digitale Ordnerstruktur funktioniert in beinahe allen Systemen und ist so leicht verständlich für jeden, der sich durch den Dateiendschungel wühlen muss.

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