Wenn Sie mit einem Remote-Team arbeiten, haben Sie bereits die erhöhte Bedeutung der Kommunikation bemerkt. Schließlich verzichten virtuelle Teams auf unmittelbarere Möglichkeiten der Zusammenarbeit, wichtige nonverbale Hinweise und eine gemeinsame Büroumgebung. Und tatsächlich sinkt das Engagement der Mitarbeiter häufig umso mehr, je mehr Zeit sie nicht im Büro verbringen. Und da das Engagement der Mitarbeiter für die Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung ist, sollten Unternehmen besonders darauf achten, dass Remote-Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben.

1. NUTZEN SIE DIE RICHTIGEN TOOLS

Tools für die Kommunikation sind kein Ersatz für eine Kultur des offenen Dialogs und der Zusammenarbeit. Aber ohne die richtigen Tools, um in Kontakt zu bleiben, sind die Chancen groß, dass wichtige Neuigkeiten oder Aufgaben im Alltag untergehen, besonders wenn Ihr Büro virtuell ist.

Neben E-Mail sind einige der am häufigsten verwendeten Kommunikationstools für Teams Slack (Chat), Skype (Chat und Telefonie) und Google Hangouts (Videokonferenzen). Abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen und -praktiken können auch die Tools Twist (Mischung aus E-Mails und Chat), Zoom (Video- und Telefonkonferenzen) und Uberconference (Videokonferenzen) hilfreich sein.  Weitere Tools haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengestellt. Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl der Tools weniger auf Ihre Bekanntheit als auf die Suche nach einer Plattform, die den Bedürfnissen und existierenden Prozessen Ihres Teams entspricht. Zum Beispiel: Brauchen Sie eine integrierte Dateifreigabe?  Oder wenn sich Ihr Team in verschiedenen Zeitzonen befindet, möchten Sie Optionen für synchrone oder asynchrone Kommunikation?

2. GEMEINSAME INFORMATIONEN ZENTRALISIEREN

Vermeiden Sie Papier. Das Verlegen von physischen Unterlagen wie z.B. Behördenschreiben ist ein sicherer Weg, um Kopfschmerzen zu verursachen und ganz nebenbei auch ein richtiger Zeitfresser. Tipp: Wenn Sie viel Post erhalten lohnt sich die Umstellung auf einen digitalen Posteingang, um Prozesse zukunftssicher und ortsunabhängig aufzusetzen.

Ob Dropbox, Box oder Google Drive, Teams müssen sich für genau eine Cloud-Storage-Lösung entscheiden. Häufig entstehen Probleme, wenn einige Leute Dateien auf dem eigenen Computer speichern, einige Leute Dokumente in die Dropbox legen und jeder stets beide durchsuchen muss, um etwas zu finden. Stattdessen zentralisieren Sie Informationen an einem Ort. So wird die Arbeit nicht weiter gestört, wenn jemand krank ist oder das Unternehmen verlässt. Tipp: Mit CAYA können Sie Ihre Post nicht nur zentral verwalten, sondern dank Tags, Ordnerfunktion und umfangreicher Volltextsuche auch jederzeit wiederfinden.

3. EINSATZ EINES PROJEKTMANAGEMENT-TOOLS

Als Manager ist es wichtig, stets den Fortschritt laufender Projekte im Blick zu haben – insbesondere, wenn die Teammitglieder nicht einen oder zwei Tische weiter sitzen. Denn wenn man nicht am Schreibtisch eines anderen für ein schnelles Update vorbeischauen kann, wird das Projektmanagement zusätzlich erschwert. Glücklicherweise gibt es bewährte Instrumente, um den Fortschritt zu verfolgen und die Rechenschaftspflicht zu fördern, wenn die Zeit vor Ort nicht in Frage kommt. Einige beliebte Optionen zum Ausprobieren sind Trello (einfaches Projektmanagement), Asana (komplexeres Projektmanagement) und Weekdone (für die Umsetzung der PPP und OKR Management Methoden). Auch einige Projektmanagement-Plattformen wie Hibox verfügen über Chat-Funktionen, so dass Sie sicher sein sollten, dass diese mit bestehenden Kommunikationstools arbeiten oder diese sogar ersetzen können. Schließlich wollen Sie Ihr Team nicht mit zu vielen Kommunikationsmethoden ablenken.

4. KLARE UND ERREICHBARE ZIELE SETZEN

Verlassen Sie sich nicht auf digitale Deadlines und Fortschrittsanzeigen in den Tools, um das herkömmliche Teammanagement zu ersetzen. Hassan Osman, ein anerkannter Experte und Autor für das Management von virtuellen Teams, sagt, dass Unternehmen zunächst klare und verständliche Ziele setzen müssen, wenn sie wollen, dass Remote-Teams effektiver kommunizieren. Gepaart mit häufigen digitalen Stand-Ups und Updates, in die alle Teammitglieder einbezogen werden, ist Ihr Team stets auf dem neuesten Stand und Sie haben stets die Chance zu reagieren sobald Sie Gefahr laufen Ziele zu verfehlen.

5. HALTEN SIE IHR TEAM AUF DEM LAUFENDEN

In diesem Sinne sollten Führungskräfte nicht vergessen, die Mitarbeiter aus der Ferne über die Entwicklung des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten. Ihr Remote-Team muss wissen, was die Mission und die Ziele des Unternehmens sind und wie ihre Rolle in das Gesamtbild passt. Dies kann ein großer Faktor sein, wenn es um das Engagement der Mitarbeiter geht. Wenn Sie es versäumen, die Mitarbeiter über die umfassendere Vision zu informieren, könnten Sie ihnen den Eindruck vermitteln, dass sie nicht wichtig sind, selbst wenn das Gegenteil der Fall ist. Eine empfehlenswerte Managementmethode um diese Unternehmensziele festzuhalten ist die OKR-Methode.

Videokonferenzen sind eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder versteht, wie er seinen Beitrag leistet. Unterschätzen Sie nicht die Leistungsfähigkeit von Videokonferenzen und nonverbaler Kommunikation. Um der der Art der Zusammenarbeit, die aus einem spontanen Brainstorming um ein Whiteboard entstehen kann, nahezukommen empfiehlt sich das Tool Miro.

6. BALANCE HALTEN

Die richtige Technologie für die Online-Synchronisation ist genauso wichtig wie die zugrunde liegenden Regeln Ihres Remote-Teams. Schützen Sie sich vor der Tendenz, virtuelle Mitarbeiter zu übersehen, nur weil sie außer Sichtweite sind. Umgekehrt sollten Sie es vermeiden, zu viel Zeit mit E-Mails, Telefonaten und Nachrichten zu verbringen, die als Mikromanagement oder Misstrauen angesehen werden können. Und wenn die Team-Dynamik doch einmal nachlässt, zögern Sie nicht der Sache gemeinsam in einem Videotelefonat auf den Grund zu gehen.

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