6 Best Practices für die Kommunikation von Remote Teams

Wenn Sie in einem Remote-Team arbeiten, haben Sie bereits die erhöhte Bedeutung der Kommunikation bemerkt. Schließlich verzichten virtuelle Teams auf die direkteste Form der Kommunikation: face-to face Kommunikation ohne Zugangshürde. Zugangshürde bedeutet in diesem Fall das Tätigen eines Anrufs zum Videocall, der auch Face to Face ist. Ohne Face to Face Kommunikation gibt es weniger nonverbale Hinweise oder informelle Gespräche, als in einer gemeinsamen Büroumgebung.  Unternehmen sollten darauf achten, dass bei einem Remote First Unternehmen die Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben und sich involviert fühlen.

1. NUTZEN SIE DIE RICHTIGEN TOOLS

Tools für die Kommunikation sind kein Ersatz für eine Kultur des offenen Dialogs und der Zusammenarbeit. Doch ohne richtige Toolnutzung zur Kommunikation, sind die Chancen groß, dass wichtige Neuigkeiten oder Aufgaben im Alltag untergehen. Besonders wenn Ihr Büro virtuell ist.Neben E-Mail sind vielseitige Kommunikationstools Miscrosoft Teams & Slack (Chat), Skype (Chat und Telefonie) und Google Hangouts (Videokonferenzen).

Abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen  können auch die Tools Twist (Mischung aus E-Mails und Chat), Zoom (Video- und Telefonkonferenzen) und Uberconference (Videokonferenzen) hilfreich sein. Weitere Tools haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengestellt. Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl der Tools weniger auf Ihre Bekanntheit als auf die Suche nach einer Plattform, die den Bedürfnissen und existierenden Prozessen Ihres Teams entspricht. Zum Beispiel: Brauchen Sie eine integrierte Dateifreigabe? Oder wenn sich Ihr Team in verschiedenen Zeitzonen befindet, möchten Sie Optionen für synchrone oder asynchrone Kommunikation?

Übrigens: Wir haben Artikel zu nützlichen, aber weniger bekannten Funktionen zu Slack, Microsoft Teams und Google Meet erstellt.

1.) Slack Features: 16 unbekanntere Funktionen zur besseren Zusammenarbeit

2.) Microsoft Teams User? Praktische Produktivitätstricks

2.) Home-Office? Mehr aus Google Meet herausholen.

2. GEMEINSAME INFORMATIONEN ZENTRALISIEREN

Vermeiden Sie Papier. Das Verlegen von physischen Unterlagen wie z.B. Behördenschreiben ist ein sicherer und ineffizienter Zeitfresser. Digitale Unterlagen sind nicht nur für jeden ortsunabhängig zugänglich und können leicter gefunden werden. Sie ermöglichen auch Automatisiereungen. So lassen sich z.B. bei Nutzung von CAYA Rechnungsdaten aus der Briefpost extrahieren und und Buchhaltungstools übertragen. So nutzt auch McMakler CAYA. Tipp: Wenn Sie viel Post erhalten lohnt sich die Umstellung auf einen digitalen Posteingang, um Prozesse zukunftssicher und ortsunabhängig aufzusetzen. Wie Sie Prozesse etablieren und ein papierloses Büro werden, haben wir Ihnen im verlinkten Artikel aufgelistet.

Ob Dropbox, Box oder Google Drive - Teams sollten sich für genau eine Cloud-Storage-Lösung entscheiden. Häufig entstehen Probleme, wenn einige Mitarbeiter Dateien auf dem eigenen Computer speichern und andere Dokumente in die Dropbox legen oder ausdrucken. Sowohl der Pc, die Cloud als auch der Aktenschrank müssen dann durchsucht werden. Stattdessen sollten  Informationen an einem Ort digital zentralisieren. So verhindern Sie Probleme mit dem Zugang zu Dateien (lokal auf PC) oder auch mit der Dokumentenfreigabe.

Idealerweise führen Sie pro Ordner in der Cloud eine zentrale Regel ein, wer alles drauf zugreifen kann. So müssen sie nicht nachschauen, welche Dokumente für welche Personen freigegeben sind.
Tipp: Mit CAYA können Sie Ihre Post zentral verwalten und dank Tags, Ordnerfunktion und Volltextsuche auch jederzeit wiederfinden und durchsuchen. Sie können verschiedenen Personen Zugang zur Document Cloud geben und ihnen Dokumente zugänglich machen. CAYA ist Ihre Dokumentenzentrale.

3. EINSATZ EINES PROJEKTMANAGEMENT-TOOLS

Im Unternehmen ist es wichtig, stets den Fortschritt laufender Projekte im Blick zu haben – insbesondere, wenn die Teammitglieder nicht einen oder zwei Tische weiter sitzen. Denn wenn man nicht am Schreibtisch eines anderen für ein schnelles Update vorbeischauen kann, wird das Projektmanagement zusätzlich erschwert. Projektmanagementtools helfen, den Fortschritt zu verfolgen, ohne dass viel zusätzliche Kommunikation außerhalb der Software nötig ist.  Beliebte Optionen zum Ausprobieren sind Trello (einfaches Projektmanagement), Asana (komplexeres Projektmanagement) und Weekdone (für die Umsetzung der PPP und OKR Management Methoden). Häufig verfügen diese Tools über kostenlose Testzeiträume. Projektmanagement-Plattformen wie Hibox verfügen außerdem über Chat-Funktionen. So lässt sich projektbasierte Kommunikation direkt kollaborativ im Tool umsetzen. Schließlich wollen Sie Ihr Team nicht mit zu vielen Kommunikationsmethoden ablenken.

Übrigens: Wir haben einen unabhängigen Projektmanagement-Software Ratgeber für KMU erstellt. Inklusive Tipps zur Einführung und Fehlerreduktion in der Anwendung.

4. KLARE UND ERREICHBARE ZIELE SETZEN

Verlassen Sie sich nicht auf digitale Deadlines und Fortschrittsanzeigen in Tools, um herkömmliches Teammanagement zu ersetzen. Hassan Osman, ein anerkannter Experte und Autor für das Management von virtuellen Teams, sagt, dass Unternehmen zunächst klare und verständliche Ziele setzen müssen, wenn sie wollen, dass Remote-Teams effektiver kommunizieren. Gepaart mit digitalen Stand-Ups und Updates, in die alle Teammitglieder einbezogen werden, ist Ihr Team stets auf dem neuesten Stand. So haben Sie haben stets die Chance zu reagieren sobald Sie Gefahr laufen Ziele zu verfehlen. Ein weiter Tipp ist übrigens das Festlegen davon, welche Kommunikation in welchem Kanal erfolgen soll. So kann festgelegt werden, dass projektbasierte Kommunikation im Projektmanagementtool stattfinden soll. Kommunikation zu neuen Geschäftszahlen findet über einen speziellen Slack Channel statt. Abstimmung zu HR Themen über einen HR Channel oder im individuellen Chat. So strukturieren Sie Ihre Kommunikation effizient.

5. HALTEN SIE IHR TEAM AUF DEM LAUFENDEN

In diesem Sinne sollten Führungskräfte nicht vergessen, die Mitarbeiter aus der Ferne über die Entwicklung des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten. Ihr Remote-Team muss wissen, was die Mission und die Ziele des Unternehmens sind und wie ihre Rolle in das Gesamtbild passt. Dies kann ein großer Faktor sein, wenn es um das Engagement der Mitarbeiter geht. Wenn Sie es versäumen, die Mitarbeiter über die umfassendere Vision zu informieren, könnten Sie ihnen den Eindruck vermitteln, dass sie nicht wichtig sind, selbst wenn das Gegenteil der Fall ist. Eine empfehlenswerte Managementmethode um diese Unternehmensziele festzuhalten ist die OKR-Methode.

Videokonferenzen sind darüber hinaus eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder versteht, wie er seinen Beitrag leistet. Unterschätzen Sie nicht die Leistungsfähigkeit von Videokonferenzen und nonverbaler Kommunikation. Um der der Art der Zusammenarbeit, die aus einem spontanen Brainstorming um ein Whiteboard entstehen kann, nahezukommen empfiehlt sich das Tool Miro.

Für mehr Tipps, um eine Remote-First-Company zu werden, schauen Sie sich gerne unseren Artikel an, wie CAYA zu einem Remote-First-Unternehmen geworden ist, inkl. Tipps & Best-Practices.

6. BALANCE HALTEN

Die richtige Technologie für die Online-Synchronisation ist genauso wichtig wie die zugrunde liegenden Regeln Ihres Remote-Teams. Schützen Sie sich vor der Tendenz, Mitarbeiter zu übersehen, nur weil sie virtuell außer Sichtweite sind. Umgekehrt sollten Sie es vermeiden, zu viel Zeit mit E-Mails, Telefonaten und Nachrichten zu verbringen, die als Mikromanagement oder Misstrauen angesehen werden können. Und wenn die Team-Dynamik doch einmal nachlässt, zögern Sie nicht der Sache gemeinsam in einem Videotelefonat auf den Grund zu gehen.

By the way: Durch den heutigen Umfang an Möglichkeiten von Software, dokumentenbasierte Prozesse (auch mithilfe von KI) zu automatisieren, ist im Laufe der letzten Jahre eine agilere, effizientere Arbeitsweise entstanden. Dieser liegt zugrunde, dass Ihre Dokumente digitalisiert vorliegen. Digitalisierte Dokumente lassen sich durch Automation in selbstlaufende Prozesse integrieren, die oft nur noch eine Kontrolle durch Mitarbeiter benötigen. Diese Entwicklung wird oft mit dem Begriff Büro 4.0 beschrieben (Vier Punkt Null). Der Term Büro 4.0 stellt eine Analogie zu den vier industriellen Revolutionen dar.
Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird daduch möglich, Prozesse lassen sich automatisieren. Wie CAYA das Büro 4.0 versteht, welche strategischen Schritte Sie dem Büro 4.0 näher bringen und wie Sie Ihre Mitarbeiter für mehr digitale Effizienz entlasten, illustriert unser Guide zum Büro 4.0.

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