Welche Tools bieten sich fĂŒr die digitale Kollaboration am besten an. Wir zeigen auf, welche Tools wir bei CAYA selbst nutzen. ✹Außerdem geben wir Tipps zur effektiveren Nutzung und zu weniger bekannten oder oft vergessenen Funktionen innerhalb der Tools, welche die ProduktivitĂ€t steigern können.

Unsere Lieblings Tools fĂŒr Remote-Work

1. Wir steigen zuerst mit den Basics in die AufzĂ€hlung ein: Die Google Suite deckt unsere GrundbedĂŒrfnisse fĂŒr die Arbeit im Home Office ab: E-Mail, Cloud und Dokumente wie Spreadsheets und PrĂ€sentationen. Ein Vorteil: An Dokumenten lĂ€sst sich zeitgleich, synchronisiert arbeiten. Kein mehrfaches versenden von Dokumenten. Gleichzeitig sind neben den essenziellen E-Mail- und Kalenderfunktionen die wichtigsten Tools zur Dokumentenbearbeitung integriert.

ProduktivitĂ€tstipp 💬: Mit der Nutzung der Kommentar- und ErwĂ€hnungsfunktion ĂŒberspringt man bei der Zusammenarbeit, z. B. via Google Docs oder Sheets, den extra Schritt einer E-Mail oder einer Chat-Nachricht und kommt prĂ€ziser auf den Punkt. Quasi der digitale Zeigefinger, direkt im Dokument.

2. Mit Google Meet werden digitale Meetings endlich so angenehm wie unsere GegenstĂŒcke im BĂŒro. Auch dieses Videocall-Tool ist bereits in die Google Suite integriert.

Videocalls mit mehreren Personen 👀: schon lange dabei doch oft nicht bekannt oder genutzt - Funktionen zum Wechseln der Ansicht. "Wie sehe ich nochmal Alle?". Klicken Sie auf das “Mehr-Symbol” (Im aktuellen Design sind dies 3 ĂŒbereinander stehende Punkte) und auf “Layout Ă€ndern” klicken. 4 Optionen stehen zur Auswahl. “Automatisch” ist der Standard. “Gekachelt” = entspricht der Galerieansicht in Zoom und zeigt bis zu 16 Personen an, wenn keine PrĂ€sentation stattfindet. “Spotlight” = die PrĂ€sentation, der aktuelle Sprecher oder der angeheftete Feed fĂŒllen das Fenster. “Seitenleiste” - man sieht den aktiven Sprecher oder die PrĂ€sentation mit weiteren Teilnehmern an der Seite.


3. Mit Demodesk realisieren wir Produkt-Demos, bei der wir CAYA mit allen relevaten Funktionen prĂ€sentieren. Demodesk ermöglicht als cloud-basierte Screensharing Plattform nicht nur einen umfassenden Einblick fĂŒr potentielle Kunden auf unser Angebot, sondern beinhaltet auch eine umfangreiche CRM-Integration. Alles ĂŒbersichtlich in einem System vereint.

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TIPP! Speziell fĂŒr den Aspekt der Kommunikation bei Remote-work haben wir bei CAYA eigene Best Practices entwickelt. Neben der Wahl der richtigen Tools, spielt hier unter anderem die Zentralisierung von Informationen eine wichtige Rolle. Erfahren Sie in unserem Artikel, welche 6 Best Practices fĂŒr die Kommunikation von Remote Teams wir außerdem empfehlen.


4. Notion  ist das Tool fĂŒr alle möglichen Management- und Workspace-WĂŒnsche, inklusive Task-Management und Knowledge-Sharing. Sowohl Projektmanagement, als auch Wiki-basiertes Wissensmanagement, ermöglicht das Tool.

5. Slack ermöglicht Kontakt als Echtzeitkommunikation zwischen allen Teammitgliedern. DarĂŒber hinaus ermöglichen eingebaute Slackbots, wie der vactiontracker.io Slackbot, die einfache Urlaubsanfrage via Slack.

Übersichts-Tipp 🌍: Stellen Sie in Slack custom Notifications fĂŒr bestimmte Begriffe ein, die in ChatverlĂ€ufen erwĂ€hnt werden (z. B. zu Ihrer Abteilung). Gehen Sie auf Persönliche Einstellungen > Benachrichtigungen. FĂŒgen Sie entsprechende Begriffe hinzu unter  “Meine Keywords”.

Reminder Funktion 📎:Eine praktische Slack Funktion ist außerdem der Slash-Befehl /remind, mit dem Sie Erinnerungen fĂŒr sich, Andrere und sogar fĂŒr einen Kanal festlegen können.
FĂŒr eine Erinnerung an sich selbst einfach in einen beliebigen Slack Chat (Personen, Gruppen oder Chat mit sich selbst) Folgendes eingeben: /remind me (entsprechendes Thema) und Enter drĂŒcken.

Slack Tipp: Reminder einrichten 1
Slack Tipp: Reminder einrichten 2


Der Slack Bot fĂŒhrt durch die weiteren Einstellungen zur Erinnerungseinstellung. Ein kurzes Video mit mehr Tipps zu Slack Remindern finden Sie hier.

Mehr Tipps zu Slack Funktionen erhalten? Dann unseren verlinkten Artikel fĂŒr einen Deep-Dive zu Slack lesen.

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Fokussiert arbeiten: Oft gibt es im Arbeitsalltag ein E-Mail Pop-Up hier, eine nicht mich betreffende Slack Gruppen-Nachricht dort. Einen Tipp fĂŒr mehr Fokus verrĂ€t Sophie-Marie Gruber, Senior Sales Manager bei CAYA. Sie arbeitet teils mit der Pomodoro Technik, einer Management Methode, bei der 25 Minuten möglichst ablenkungsfrei an einer Aufgabe gearbeitet wird, um anschließend, wieder konzentriert an eine neue Aufgabe zu gehen. Das hĂ€lt frisch und steigert die ProduktivitĂ€t. Ein simples Timer-Tool hierzu ist https://pomofocus.io/



6. Als Tool fĂŒr die digitale Vertragsunterzeichnung nutzen wir HelloSign, ohne dabei auf Stift und Papier zurĂŒckzugreifen. Modern, digital, rechtsgĂŒltig.

☝ Genau wie bei digital unterzeichneten Dokumenten ist auch sonst unsere Devise: Je weniger Papier, desto besser. Lesen Sie in unserem Artikel, welche Dokumente immer noch in Papierform aufgehoben werden sollten (erstaunlich wenig!) und welche digitalisiert werden können.


7. CAYA sorgt dafĂŒr, dass wir unsere Post ortsunabhĂ€ngig empfangen und bearbeiten können. In der CAYA Document Cloud können außerdem eingehende Dokumente ganz einfach im Unternehmen verteilt, Rechnungen bezahlt oder Formulare ausgefĂŒllt und unterschrieben werden. Mit dem neuen Share-Feature lassen sich außerdem Dokumente und Ordner jetzt ganz einfach anderen Personen zugĂ€nglich machen. So geben Sie Mitarbeitern, externen GeschĂ€ftspartnern oder anderen Personen ganz automatisch einen Einblick in relevante Unterlagen. ✔
Auf die BetriebsprĂŒfung sind Sie mit CAYA gut vorbereitet: CAYA ist GoBD zertifiziert.


8. FĂŒr die vorbereitende Buchhaltung nutzten wir CANDIS. Die KI-unterstĂŒtzte Buchhaltungssoftware liest dabei viele Inhalte von Rechnungen automatisch und sinngemĂ€ĂŸ aus und kategorisiert diese. Dokumente prĂŒft CANDIS automatisch auf VollstĂ€ndigkeit, das Dokumentenmanagement (DMS) hilft bei der ĂŒbersichtlichen Ablage. CANDIS ersetzt lange Emails, Freigabemappen und Excel-Listen. Rechnungen können einfach und ĂŒbersichtlich bearbeitet, verwaltet und auch freigegeben werden.

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Unser Ratgeber: Sie suchen nach einer neuen Software fĂŒr die Buchhaltung? Wir haben einen umfassenden Ratgeber erstellt. ✔ Finden Sie mit unserem Vergleich die passende Software fĂŒr Ihren Arbeitsalltag.

9. In Figma treffen wir einfach gemeinsame Designentscheidungen. Das Open Source Tool fĂŒr 3D Kreationen beinhaltet einen Vektorgrafik-Editor und ein Prototyping-Tool, das hauptsĂ€chlich webbasiert ist. Dadurch lĂ€sst sich kollaborativ in Echtzeit im Design arbeiten.


10. Miro vereinfacht Brainstorming im Team und fungiert als digitales Whiteboard. Diagramme, Skizzierungen oder Abbildungen ganzer Workflows lassen sich ĂŒber Miro einfach und ĂŒbersichtlich abbilden. Das hilft, die Gedanken aufÂŽs digitale Papier zu bringen.


Die Tools klingen interessant und Sie möchten Remote-Work bei sich im Unternehmen erfolgreicher gestalten? Wir haben Tipps, wie Sie zum Remote-first Unternehmen werden können. Erfahren Sie, wie sich CAYA zum Remote-first Unternehmen entwickelt hat. Inklusive Best Practice Empfehlungen fĂŒr Workflows sowie Interviews mit unseren GrĂŒndern & Mitarbeitern.

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