Büro 4.0 - Wie Prozessoptimierungen durch Digitalisierung als KMU einführen?

Unsere moderne Arbeitswelt wird stets komplexer und umfangreicher. „Automatisiere, was automatisierbar ist”, ist eine gängige Management-Regel. Praktisch wird dies allerdings oft nur bedingt umgesetzt. Digitale Affinität ist hier einer der relevanten Faktoren. Mit der voranschreitenden Digitalisierung im Büroalltag hat sich das Arbeitsleben stark verändert. Arbeitsprozesse werden zeit- und ortsunabhängiger. Software führt viele Schritte bereits automatisch aus. Für das prozessoptimierte, digitale Arbeiten steht heute der Begriff Büro 4.0. Ein deutlicher und handfester Indikator digitaler Unternehmensreife ist z. B. das Ausmaß händischen Abtippens von Informationen aus Dokumenten. Ein oft vermeidbares Relikt, finden wir bei CAYA. Denn Digitalisierung und Reduktion von Zettelwirtschaft kann einfach sein.

Mit den heutigen Möglichkeiten von Software, dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren, hat sich eine neue, effizientere Form des Arbeitens entwickelt. Die Grundlage dafür ist, dass alle Dokumente digitalisiert vorliegen. In den folgenden Abschnitten soll für Unternehmen, die mit Begriffen wie automatisierter Dokumentenverarbeitung oder KI noch fremdeln, deutlich werden, dass das Umsatteln auf Büro 4.0-Prozesse einfach, sicher und effizient ist.

Digitalwandel - Was beudeutet Büro 4.0 und wohin entwickelt es sich?

Warum eigentlich Büro 4.0? Diese Zahl lässt sich im Zusammenhang mit dem Dienstleistungssektor / der Büroarbeit mit den vier industriellen Revolutionen vergleichen. Von der Mechanisierung und Massenproduktion, hin zur computergestützten Produktion der Industrie 4.0. Das Büro 4.0 steht, übertragen auf den Kontext des Dienstleistungssektors, für eine softwaregestützte, effizientere Form der modernen Büroarbeit. Diese wird getragen durch Automatisierung, digitalisiertes Dokumentenmanagement und KI. Wir bei CAYA nennen es Automagie.

Woher kommen die Begriffe Büro 1.0-4.0? Das Büro 1.0 war durch handschriftlich beschriebene Papierdokumente gekennzeichnet. Sein Zeitraum erstreckt sich vom 18. Jahrhundert, bis in die 1970er Jahre. Durch analoge und mechanische Arbeitsbedingungen zur Zeit der Industrialisierung keine maßgeblichen Weiterentwicklungen bei der Verarbeitung von Dokumenten, im Sinne von Automatisierung zu verzeichnen. Ob Tinte und Feder oder Schreibmaschine - die Dokumentenerstellung blieb manuell.

Durch die massentaugliche Verwendung von Computern am Arbeitsplatz hat sich die moderne Büroarbeit ab den 1970er Jahren, mit dem Büro 2.0, in dieser Zeit stark verändert. Das Büro 2.0 ist zwar immer noch primär durch das Arbeiten mit Papier charakterisiert, jedoch auch durch computergestützte Erstellung von Dokumenten. Händische Arbeit wurde reduziert, erste Automatisierungen fanden statt.

Durch das Internet und computergestützte Büroarbeit hat sich das Büro 2.0 bis in die 2010 Jahre stark gewandelt. Seitdem sprechen wir vom Büro 3.0. Dieses ist stark geprägt von Digitalisierungsaspekten, wie der flächendeckenden Verbreitung und Nutzung des Internets. Was das Bürokonzept 3.0 von seinem Vorgänger unterscheidet, sind vor allem kollaborative Aspekte. Hierzu zählt das digitale Erstellen und Bearbeiten von in der Cloud gespeicherten Dokumenten. Hier kann ortsunabhängig und in Echtzeit miteinander gearbeitet werden. Es gibt eine zentrale Dokumentenablage, den sogenannten Single-Point-of-Truth (SPOT). Dies stellt eine einheitliche Datengrundlage für das Dokumentenmanagement dar. Unterschiedlichen Dateiversionen, auf einzelnen Festplatten abgelegt, die umständlich abgeglichen und synchronisiert werden müssen, werden zu einer Version in der Cloud. Die Vernetzung von kleinsten Teilbereichen des Zusammenlebens durch das Internet der Dinge / Internet-of-Things (IoT) oder Big Data ist ein Wesenszug der modernen Industrie 4.0.

Viele Unternehmen nutzen bereits die kollaborativen Möglichkeiten des Büros 3.0. Die meisten Büros haben sich aber seit den 2010er Jahren oft bis heute nicht darüber hinaus entwickelt. Sie schöpfen neue Möglichkeiten gar nicht oder nur bedingt aus.

Digitalisierung 4.0 Definition / Arbeitswelt 4.0 Definition -  Wie im Büro 4.0 eine effizientere Arbeitsphilosophie entwickeln?

Spätestens seit Anfang der 2020er sprechen wir von einem weiteren Wandel der Arbeitswelt und der Terminologie Büro 4.0. Synonyme oder Schreibweisen wie Büro-Vier-Punkt-Null, Office 4.0, Arbeitswelt 4.0, Arbeit 4.0 oder New Work beschreiben in einem ähnlichen Kontext die Möglichkeiten des dezentralen Arbeitens. Bei diesem stehen offene und transparente Kommunikation sowie zielorientiertes Entscheiden der Mitarbeiter nach eigenem Ermessen im Fokus. Wir bei CAYA sehen in der Arbeitsphilosophie Büro 4.0 besonders den Fokus auf automatisierte, digitalisierte Dokumentenverarbeitung gerichtet. Wir möchten Unternehmen ermöglichen, diese Potenziale weiter auszuschöpfen.

Automatisierte, papierlose Prozesse stellen die wichtigste Grundlage der Digitalisierung der Arbeitswelt 4.0 dar. Die Auswirkungen New Work Digitalisierung auf die Arbeitswelt sind durch diese technischen Möglichkeiten immens, da Hebelwirkungen erzielt werden können, um Prozesse zu skalieren.

Durch das Digitalisieren von (zuvor analogen) Prozessen kann Software selbstständig für Mitarbeiter repetitive Aufgaben ausführen. Manueller Aufwand für Aufgaben wird stark reduziert. Mitarbeiter werden entlastet. So erledigen automatisierte Prozesse z. B. das Bezahlen von Rechnungen oft beinahe selbstständig. Die Kontrolle hat der Mitarbeiter darüber trotzdem - oft besser als zuvor. Nutzt man beispielsweise einen Digitalisierungsanbieter für die Briefpost, wie CAYA, so werden eingehende Rechnungen automatisch digitalisiert und Zahlungsdaten ausgelesen. Mit der passenden Buchhaltungssoftware verknüpft, werden die ausgelesenen Daten anschließend automatisch in die Programme eingepflegt und der zuständige Mitarbeiter bekommt im Monitoringprozess alle Daten final zur Entscheidung vorgelegt (Decision Ready). Eine immense Zeitersparnis.

Bei dem oben genannten Digitalisierungsbeispiel im Büro 4.0 leistet selbstlernende KI gute Dienste. Sie liest Informationen aus, unter anderem auf Basis von Dokumentenstandards und OCR-Scan (Optical Character Recognition). Anschließend klassifiziert und taggt KI diese Dokumente zuverlässig. So können die Unterlagen mit einem hohen Grad an Automatisierung weiterverarbeitet werden. Zuvor analoge Dokumente lassen sich, wie E-Mails, mit einer Volltextsuche durchsuchen. Eingehende Rechnungen werde als solche identifiziert und automatisch mit dem Tag Rechnung versehen. Das Konzept Büro 4.0 zeichnet sich daher durch eine Prozessstruktur aus, bei der viele Workflows automatisiert im Hintergrund durchgeführt werden. Mitarbeiter können den Fokus auf das Wesentliche richten.

Optimierte Arbeitsprozesse im Büro 4.0 können sich auf die verschiedensten Unternehmensbereiche beziehen. Folgende Bereiche profitieren besonders stark bei der Digitalisierung im Büro 4.0:

• IT-Infrastrukturen
• Datenstrukturen
• Datenqualität
• Arbeitsbereiche/-methoden von Mitarbeitern
• Agile Arbeitsstrukturen
• Personalentwicklung
• Change-Management
• Projektmanagement
• Qualitätsmanagement

Büro 4.0 - Vorteile einer effizienteren Arbeitsphilosophie

Um in Echtzeit ortsunabhängig und kollaborativ zusammenarbeiten zu können, ist es wichtig, dass alle relevanten Informationen in digitaler Form vorhanden sind. Das beinhaltet die konsequente Reduktion von Dokumenten in Papierform. Die meisten Dokumente lassen sich rechtssicher und langfristig digital speichern. Im verlinkten Artikel zeigen wir Best-practices dazu auf.

Wer die Möglichkeiten der Digitalisierung 4.0 konsequent mit den passenden Tools nutzt, genießt eine Menge Vorteile. Die wichtigsten haben wir hier aufgelistet.

• Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten - weniger monotone Aufgaben

Wer in Büro 4.0 Strukturen arbeitet reduziert sich wiederholende Aufgaben durch Automatisierung. Dies reduziert Fehleranfälligkeit durch manuelle Bearbeitung. Denn Menschen sind keine Clickbots. Software führt monotone Prozesse, effizienter, sicherer, fehlerfreier und ganz “automagisch” aus

• Von überall arbeiten

Spätestens seit Corona ist deutlich: Nicht nur in der Wirtschaft ist Digitalisierung unumgänglich. Eine digitalisierte Bürowelt ermöglicht es, zeit- und ortsunabhängig, z. B. im Homeoffice, zu arbeiten

• Administration: Zwischenschritte entfallen

Durch Automatisierung müssen z. B. nicht mehr umständlich bei zu zahlenden Rechnungen alle Zahlungsdaten eingetippt werden. Software liest hier automatisch aus und pflegt in die jeweilige Software zur Zahlung ein.

• Echtzeitfähigkeit von administrativen Tätigkeiten

Kollaboratives Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten wird gestärkt. Digitalisierte Dokumente werden schneller größeren Gruppen zugänglich gemacht. Es gibt nur eine Dateiversion bei der alle Änderungen direkt in Echtzeit sichtbar werden.

• Übersichtlichkeit durch Dashboards

Daten aus verschiedenen Systemen können in wenigen Dashboards zusammengeführt werden. Schluss mit 30 verschiedenen Posteingängen. Komplexität (wenn gewünscht) ja, Kompliziertheit nein.

Wie der Schritt in die Büro 4.0 Zukunft gelingt

Zunächst sollten Unternehmen inventarisieren, welche Prozesse sich leicht digitalisieren und automatisieren lassen. Ist eine Auswahl zur Prozessoptimierung getroffen, folgt die Tool-Auswahl. Die digitale Transformation zum Büro 4.0 hängt stark von der Verwendung passender Software ab. Software-Auswahl-Kriterien sind, abhängig vom Geschäftsmodell, komplett unterschiedlich per Unternehmen. Auch die betreute Einführung einer Software im Mittelstand (vorab definierte Prozesse zur effizienten Nutzung neben einer technische Implementierung) wird oft vernachlässigt. Softwareeinführung hört nicht beim Setup auf! Best Practices in der Nutzung sollten unternehmensspezifisch definiert werden, um effizienter mit Programmen zu arbeiten. Punkte, die eine Leuchtturm-Orientierung zu relevanten Software-Kriterien im Büro 4.0 geben, haben wir hier aufgelistet.

Beim Übergang ins Büro 4.0 beachten:

1. Service Level Agreements (SLAs)
   Leistungsumfänge mit Anbietern schriftlich vereinbaren
   
   
2. Schnittstellen / APIs
   Die entsprechende Lösung sollte sich mit anderer Software dem benötigten Umfang entsprechend verbinden lassen
   
   
3. Gemeinsame Kommunikations- und Datenaustauschplattform
   In den meisten Unternehmen gibt es keine Plattform, die administrative Tätigkeiten und Prozesse bündelt. Medienbrüche durch verschiedene Tools wie Microsoft-Exchange, CRMs, Projektmanagement-Tools oder Datenbanken sind gängig. One-Cockpit Lösungen, die Tools in Meta-Dashboards bündeln, schaffen hier Abhilfe
   
   
4. Datenschutz & Rechtskonformität
   Tools sollten auf den Anforderungskatalog der DSGVO Kriterien geprüft werden.
   Nur unbedingt benötigte personenbezogenen Daten sollten erhoben werden. Nur berechtigte Personen sollten Zugriff haben, Daten sollten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden und den Vorschriften entsprechend vernichtet werden. Außerdem gilt es darauf zu achten, dass Cloud-Daten innerhalb der EU gehostet werden
   
   
5. Nutzerfreundlichkeit
   Eine gute User Experience ist ein wichtiges Kriterium, um neue, intuitiv verständliche Software erfolgreich einzuführen. Achten Sie bei neuen Softwareanschaffungen darauf, dass diese für potentiell viele Mitarbeiter zugänglich und beherrschbar ist
   
   
6. Priorisierung der Prozessevaluation
   Welche Prozesse lassen sich bereits jetzt mit geringen Hürden automatisieren? Welches Aufwand/Nutzen Verhältnis besteht für die Digitalisierung Ihrer Prozesse
   
   
7. Support
   Für die optimale Einführung von digitalisierten Prozessen sollte darauf geachtet werden, dass Ansprechpartner für den Support vorhanden sind. Entweder beim Softwareanbieter oder unternehmensintern bei der Fachabteilung
   

Passend dazu: Unsere Podcastepisode, wie CAYA den Schritt zur Remote-First Company und zum Büro 4.0 erfolgreich gemeistert hat.

Im Büro 4.0 wachsen durch smarte Softwareauswahl ✔️

Sobald die Anforderungen für eine Neuanschaffung von Software intern geklärt sind, gilt es eine weitere Digitalisierungsfrage zu klären: soll es ein integriertes Komplettsystem (Gesamtlösung für alles: Best of Suite) werden oder wählt man den Best-of-Breed-Ansatz (bestes Tool für jede Aufgabe)? Wir bei CAYA glauben im Büro 4.0 an einen so genannten Best-of-Breed Ansatz für Software. Maximal spezialisiert und verknüpft. Das bedeutet, dass die besten Tools per Kategorie (z. B. Dokumentenmanagement oder Buchhaltungssoftware) so ausgewählt werden sollten, dass Software neben der Erfüllung der benötigten Funktionen möglichst auch mit anderer Software kommuniziert und Synergieeffekte erzielt werden.

Durch die zahlreichen Schnittstellen von verschiedenen Software-Tools, ist es heutzutage leicht, flexibel einzelne Softwarelösungen miteinander zu verknüpfen und monote Arbeit bzw manuelle Arbeit zu reduzieren. Die Tatsache, dass All-in-one-Software-Lösungen einen großen Funktionsumfang haben, ist gleichzeitig auch ihr Nachteil. Egal ob die Funktionen benötigt werden oder nicht, sie sind trotzdem vorhanden. Das heißt weniger Agilität und Flexibilität für Anpassungen, bei gleichzeitig höherer Abhängigkeit sowie oft höheren Kosten.

5 Vorteile der Best-of-Breed-Softwareauswahl

• Reaktionsfähiger handeln & individueller auf Marktanforderungen reagieren
• Effizient, denn zielgerichtete Software unterstützt genau da, wo sie soll
• Hochspezialisiert
• Schnittstellen zu anderer Software
• Flexibel durch Skalierbarkeit
  

Eine multifunktionale Softwarelandschaft nach dem Best-of-Breed-Ansatz bietet eine hervorragende Ausgangslage um Büro 4.0 Prozesse weiter erfolgreich im Unternehmen einzuführen und Ihre Arbeitsschritte schneller und sicherer zu gestalten.

Wenn Sie erfahren möchten, welche 4 Faktoren eine Digitalisierungsstrategie erfolgreich machen, laden Sie auch unseren Quick Guide: Digitalisierungsstrategie herunter. Dort haben wir weitere Aspekte herausgearbeitet, die helfen, den Übergang ins Büro 4.0 zu meistern.Gestalten Sie Ihre erfolgreiche Reise ins Büro 4.0 gemeinsam mit CAYA als Digitalisierungspartner.

Übrigens 💡: Möchten Sie wissen, wie Sie eine digitale Transformation als KMU strategisch und planbar und wissenschaftsbasiert angehen können? Schauen Sie sich auch unseren verlinkten Artikel zum ACT-Framework zur strategischen Digitalisierung an.