Unsere moderne Arbeitswelt wird stets komplexer und umfangreicher. „Automatisiere, was automatisierbar ist”, ist eine gängige Management-Regel. Praktisch wird dies allerdings oft nur bedingt umgesetzt. Digitale Affinität ist hier ein Schlüsselbegriff. Mit der voranschreitenden Digitalisierung hat sich das moderne Arbeiten stark verändert. Arbeitsprozesse werden zeit- und ortsunabhängiger, Software führt viele Schritte bereits automatisch aus. Für das prozessoptimierte, digitale Arbeiten steht heute der Begriff Büro 4.0. Ein deutlicher und handfester Indikator digitaler Unternehmensreife ist z. B. das Ausmaß händischen Abtippens von Informationen aus Dokumenten. Ein oft vermeidbares Relikt, finden wir bei CAYA, denn Digitalisierung kann einfach sein. Unsere Philosophie vom Büro 4.0 möchten wir Ihnen, als interessiertes Unternehmen, umfassend aufzeigen.

Mit den heutigen Möglichkeiten von Software, dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren, hat sich eine neue, effizientere Form des Arbeitens entwickelt. Die Grundlage dafür ist, dass alle Dokumente digitalisiert vorliegen. In den folgenden Abschnitten soll für Unternehmen, die mit Begriffen wie automatisierter Dokumentenverarbeitung oder KI noch fremdeln, deutlich werden, dass das Umsatteln auf Büro 4.0-Prozesse leicht, sicher und lohnenswert ist.


Digitalwandel - woher kommt und wohin geht das Büro 4.0?

Warum eigentlich Büro 4.0? Diese Zahl lässt sich im Zusammenhang mit dem Dienstleistungssektor / der Büroarbeit mit den vier industriellen Revolutionen vergleichen, von der Mechanisierung und Massenproduktion, hin zur computergestützten Produktion der Industrie 4.0. Das Büro 4.0 steht, übertragen auf den Kontext des Dienstleistungssektors, für eine softwaregestützte, effizientere Form der modernen Büroarbeit, getragen durch Automatisierung, digitalisiertes Dokumentenmanagement und künstliche Intelligenz. Ein Katalysator für die moderne, automatische Verarbeitung von Dokumenten. Wir bei CAYA nennen es Automagie.

Buero 4.0 Entwicklung
Büro 4.0 Entwicklung: Vom Papier zur Automatisierung

Das Büro 1.0 war vor allem durch handschriftlich beschriebene Papierdokumente gekennzeichnet. Sein Zeitraum erstreckt sich vom 18. Jahrhundert, bis in die 1970er Jahre. Über diesen langen Zeitraum sind keine maßgeblichen Weiterentwicklungen bei der Verarbeitung von Dokumenten, im Sinne von Automatisierung zu verzeichnen. Ob Tinte und Feder oder Schreibmaschine - die Dokumentenerstellung blieb manuell.

Durch die massentaugliche Verwendung von Computern am Arbeitsplatz hat sich die moderne Büroarbeit ab den 1970er Jahren, mit dem aufkommenden Büro 2.0, in dieser Zeit stark verändert. Das Büro 2.0 ist zwar immer noch primär durch das Arbeiten mit Papier charakterisiert, jedoch auch durch computergestützte Erstellung von Dokumenten. Händische Arbeit wurde reduziert, erste Automatisierungen fanden statt.

Durch das Internet und computergestützte Büroarbeit hat sich das Büro 2.0 bis in die 2010 Jahre stark gewandelt. Seitdem sprechen wir vom Büro 3.0. Dieses ist stark geprägt von Digitalisierungsaspekten, wie der flächendeckenden Verbreitung und Nutzung des Internets. Was das Bürokonzept 3.0 von seinem bereits vernetzten und digitalisierten Vorgänger unterscheidet, sind vor allem kollaborative Aspekte. Hierzu zählt das digitale Erstellen und Bearbeiten von in der Cloud gespeicherten Dokumenten. Hier kann ortsunabhängig und in Echtzeit miteinander gearbeitet werden. Es gibt eine zentrale Dokumentenablage, den sogenannten Single-Point-of-Truth (SPOT). Dies stellt eine einheitliche Datengrundlage für das Dokumentenmanagement dar. Unterschiedlichen Dateiversionen, auf einzelnen Festplatten abgelegt, die umständlich abgeglichen und synchronisiert werden müssen, werden zu einer Version in der Cloud. Die Vernetzung von kleinsten Teilbereichen des Zusammenlebens durch das Internet der Dinge / Internet-of-Things (IoT) oder Big Data ist ein Wesenszug der modernen Industrie 4.0.

Viele Unternehmen nutzen bereits die kollaborativen Möglichkeiten des Büros 3.0. Die meisten Büros haben sich aber seit den 2010er Jahren oft bis heute nicht darüber hinaus entwickelt und schöpfen neue Möglichkeiten gar nicht oder nur bedingt aus.


Büro 4.0 -  Wie Sie eine effizientere Arbeitsphilosophie entwickeln

Spätestens seit Anfang der 2020er sprechen wir von einem weiteren Wandel der Arbeitswelt und der Terminologie Büro 4.0. Synonyme oder Schreibweisen wie Büro-Vier-Punkt-Null, Office 4.0, Arbeitswelt 4.0 oder New Work beschreiben in einem ähnlichen Kontext die Möglichkeiten des dezentralen Arbeitens, bei dem offene und transparente Kommunikation sowie gefördertes, selbstständiges Entscheiden der Mitarbeiter Kernaspekte sind. Wir bei CAYA sehen in der Arbeitsphilosophie Büro 4.0 besonders den spezifischen Fokus auf die automatisierte, digitalisierte Dokumentenverarbeitung gerichtet und möchten Unternehmen ermöglichen, diese Potentiale auszuschöpfen.

Automatisierte, papierlose Prozesse stellen die wichtigste Grundlage der Arbeitswelt 4.0 dar.

Durch das Digitalisieren von (zuvor analogen) Prozessen kann Software selbstständig skalierbare, repetitive Aktionen ausführen. Manueller Aufwand für Aufgaben wird stark reduziert. So erledigen automatisierte Prozesse z. B. das Bezahlen von Rechnungen oft beinahe selbstständig. Die Kontrolle hat der Mitarbeiter darüber trotzdem - oft besser als zuvor. Nutzt man beispielsweise einen Digitalisierungsanbieter für die Briefpost, wie CAYA, so werden eingehende Rechnungen automatisch digitalisiert und Zahlungsdaten ausgelesen. Mit der passenden Buchhaltungssoftware verknüpft, werden die ausgelesenen Daten anschließend automatisch in die Programme eingepflegt und der zuständige Mitarbeiter bekommt im Monitoringprozess alle Daten final zur Entscheidung vorgelegt (Decision Ready). Eine immense Zeitersparnis.

Bei dem oben genannten Digitalisierungsbeispiel im Büro 4.0 leistet selbstlernende künstliche Intelligenz gute Dienste. Sie liest Informationen aus, unter anderem auf Basis von Dokumentenstandards und OCR-Scan (Optical Character Recognition) und klassifiziert und taggt Dokumente zuverlässig. So können die Unterlagen mit einem hohen Grad an Automatisierung weiterverarbeitet werden. Zuvor analoge Dokumente lassen sich, wie E-Mails, mit einer Volltextsuche durchsuchen. Eingehende Rechnungen werde als solche identifiziert und automatisch mit dem Tag Rechnung versehen. Das Remote-Work Konzept Büro 4.0 zeichnet sich daher durch eine Prozessstruktur aus, bei der viele digitale Workflows automatisiert im Hintergrund durchgeführt werden können. Mitarbeiter können sich auf das Wesentliche fokussieren.

Analogie Industrie 4.0 zum Büro 4.0
‌‌Die vier industriellen Entwicklungsstufen im Vergleich zum Büro 4.0

💻

TIPP: Prüfen Sie, welche Prozesse sich in Ihrem Unternehmen oder auch speziell an Ihrem Arbeitsplatz digitalisieren lassen, um vom Mehrwert der Büro 4.0 Prozesse zu profitieren. In folgendem Artikel zeigen wir außerdem, wie Sie bei sich unternehmensintern Digitalisierungsbedenken reduzieren können.

Optimierte Arbeitsprozesse im Büro 4.0 können sich auf die verschiedensten Unternehmensbereiche beziehen. Hierbei sind u. a. die folgenden Bereiche zu nennen, die von neuen Büro 4.0 Prozessen stark profitieren.

  • IT-Infrastrukturen
  • Datenstrukturen
  • Datenqualität
  • Arbeitsbereiche/-methoden von Mitarbeitern
  • Agile Arbeitsstrukturen
  • Personalentwicklung
  • Change-Management
  • Projektmanagement
  • Qualitätsmanagement


Büro 4.0 - Vorteile einer effizienteren Arbeitsphilosophie

Um in Echtzeit ortsunabhängig und kollaborativ zusammenarbeiten zu können, ist es wichtig, dass alle relevanten Informationen in digitaler Form vorhanden sind. Das beinhaltet die konsequente Reduktion von Dokumenten in Papierform. Die meisten Dokumente lassen sich rechtssicher und langfristig digital speichern. Im verlinkten Artikel zeigen wir Best-practices dazu auf.

Wer die Möglichkeiten der Digitalisierung 4.0 konsequent mit den passenden Tools nutzt, genießt eine Menge Vorteile. Die wichtigsten haben wir hier aufgelistet. In den nächsten Abschnitten zeigen wir außerdem, wie sie diese Vorteile in Prozesse transferieren und nutzen können:

  • Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten - weniger repetitive Aufgaben

Wer in Büro 4.0 Strukturen arbeitet reduziert sich wiederholende Aufgaben durch Automatisierung. Dies reduziert Fehleranfälligkeit durch manuelle Bearbeitung, denn Menschen sind keine Clickbots. Software führt monotone Prozesse, schneller, sicherer, fehlerfreier und ganz “automagisch” aus

  • Ortsunabhängig arbeiten

Spätestens seit Corona ist deutlich: Nicht nur in der Wirtschaft ist Digitalisierung unumgänglich. Eine digitalisierte Bürowelt ermöglicht es, zeit- und ortsunabhängig, z. B. im Homeoffice, zu arbeiten

  • Administration: Zwischenschritte entfallen

Durch Automatisierung müssen z. B. nicht mehr umständlich bei zu zahlenden Rechnungen alle Zahlungsdaten eingetippt werden. Software liest diese automatisch aus und pflegt sie in die jeweilige Software zur Zahlung ein.

  • Echtzeitfähigkeit von administrativen Tätigkeiten

Kollaboratives Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten wird durch Büro 4.0 Prozesse gestärkt. Digitalisierte Dokumente werden schneller größeren Gruppen zugänglich gemacht

  • Übersichtlichkeit durch Dashboards

Daten aus verschiedenen Systemen können in entsprechend aufgesetzten Büro 4.0-Prozessen in wenigen Dashboards zusammengeführt werden. Schluss mit 30 verschiedenen Posteingängen. Administration wird übersichtlich verschlankt. Komplexität (wenn gewünscht) ja, Kompliziertheit nein.

💡

Übrigens: Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihr Unternehmen erfolgreich als Remote-first Unternehmen führen und eine Zusammenarbeit aus dem Homeoffice erfolgreich unternehmensweit gestalten. Dann schauen Sie sich unseren Ratgeber um ein Remote-first Unternehmen zu werden an. Neben umfangreichen Tipps und Tricks stehen auch spannende Deepdive Interviews mit unseren Gründern als Video und Podcast (im Artikel verlinkt) zur Verfügung.



Wie der Schritt in die Büro 4.0 Zukunft gelingt

Zunächst sollten Unternehmen inventarisieren, welche Prozesse sich leicht digitalisieren und automatisieren lassen. Außerdem sollte die ersparte, manuelle Arbeit bei einem Vergleich, was als erstes angegangen werden sollte, berücksichtigt werden. Ist eine Auswahl zur Prozessoptimierung getroffen, folgt die entsprechende Tool-Auswahl. Die digitale Transformation zum Büro 4.0 hängt stark von der Verwendung passender Software ab. Software-Auswahl-Kriterien sind, abhängig vom Geschäftsmodell, komplett unterschiedlich per Unternehmen. Punkte, die eine Leuchtturm-Orientierung zur Softwareauswahl im Büro 4.0 geben, haben wir hier aufgelistet.


Beim Übergang ins Büro 4.0 beachten:

  1. Service Level Agreements (SLAs)
    Leistungsumfänge mit Anbietern schriftlich vereinbaren

  2. Schnittstellen / APIs
    Die entsprechende Lösung sollte sich mit anderer Software dem benötigten Umfang entsprechend verbinden lassen

  3. Gemeinsame Kommunikations- und Datenaustauschplattform
    In den meisten Unternehmen gibt es keine Plattform, die administrative Tätigkeiten und Prozesse bündelt. Medienbrüche durch verschiedene Tools wie Microsoft-Exchange, CRMs, Projektmanagement-Tools oder Datenbanken sind gängig. One-Cockpit Lösungen, die Tools in Meta-Dashboards bündeln, schaffen hier Abhilfe

  4. Datenschutz & Rechtskonformität
    Tools sollten auf den Anforderungskatalog der DSGVO Kriterien geprüft werden.
    Nur unbedingt benötigte personenbezogenen Daten sollten erhoben werden. Nur berechtigte Personen sollten Zugriff haben, Daten sollten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden und außerdem den Vorschriften entsprechend vernichtet werden. Außerdem gilt es darauf zu achten, dass Cloud-Daten innerhalb der EU gehostet werden

  5. Nutzerfreundlichkeit
    Eine gute User Experience ist ein wichtiges Kriterium, um neue, intuitiv verständliche Software erfolgreich einzuführen. Achten Sie bei neuen Softwareanschaffungen darauf, dass diese für potentiell viele Mitarbeiter zugänglich und beherrschbar ist

  6. Priorisierung der Prozessevaluation
    Welche Prozesse lassen sich bereits jetzt mit geringen Hürden automatisieren? Welches Aufwand/Nutzen Verhältnis besteht für die Digitalisierung Ihrer Prozesse

  7. Support
    Für die optimale Einführung von digitalisierten Prozessen sollte darauf geachtet werden, dass Ansprechpartner für den Support vorhanden sind. Entweder beim Softwareanbieter oder unternehmensintern bei der Fachabteilung


Im Büro 4.0 wachsen durch smarte Softwareauswahl ✔️

Neue Softwareanschaffungen sollten entsprechend unserer oben genannten Tipps ausgewählt werden. Sobald die Anforderungen für eine Neuanschaffung von Software intern geklärt sind, gilt es eine weitere Digitalisierungsfrage zu klären: soll es ein integriertes Komplettsystem (Gesamtlösung für alles: Best of Suite) werden oder wählt man den Best-of-Breed-Ansatz (bestes Tool für jede Aufgabe)? Wir bei CAYA glauben im Büro 4.0 an einen so genannten Best-of-Breed Ansatz für Software. Maximal spezialisiert und verknüpft. Das bedeutet, dass die besten Tools per Kategorie (z. B. Dokumentenmanagement oder Buchhaltungssoftware) so ausgewählt werden sollten, dass Software neben der Erfüllung der benötigten Funktionen möglichst auch mit anderer Software kommuniziert und Synergieeffekte erzielt werden.

Durch die zahlreichen Schnittstellen von verschiedenen Software-Tools, ist es heutzutage leicht, flexibel einzelne Softwarelösungen miteinander zu verknüpfen. Die Tatsache, dass All-in-one-Software-Lösungen einen großen Funktionsumfang haben, ist gleichzeitig auch ihr Nachteil. Egal ob die Funktionen benötigt werden oder nicht, sie sind trotzdem vorhanden. Das heißt weniger Agilität und Flexibilität für Anpassungen, bei gleichzeitig höherer Abhängigkeit sowie oft höheren Kosten.


5 Vorteile der Best-of-Breed-Softwareauswahl

  • Reaktionsfähiger handeln & individueller auf Marktanforderungen reagieren
  • Effizient, denn zielgerichtete Software unterstützt genau da, wo sie soll
  • Hochspezialisiert
  • Schnittstellen zu anderer Software
  • Flexibel durch Skalierbarkeit
Best-of-Breed Software-Ökosystem Beschreibung

Es empfiehlt sich daher auch während der Einführung von Büro 4.0 Prozessen ein Auge auf die entsprechende Softwareauswahl zu haben. Eine multifunktionale Softwarelandschaft nach dem Best-of-Breed-Ansatz bietet eine hervorragende Ausgangslage um Büro 4.0 Prozesse weiter erfolgreich im Unternehmen einzuführen und Ihre Arbeitsschritte schneller und sicherer zu gestalten.

Wenn Sie erfahren möchten, welche 4 Faktoren eine Digitalisierungsstrategie erfolgreich machen, laden Sie auch unseren Quick Guide: Digitalisierungsstrategie herunter. Dort haben wir weitere Aspekte herausgearbeitet, die helfen, den Übergang ins Büro 4.0 zu meistern.Gestalten Sie Ihre erfolgreiche Reise ins Büro 4.0 gemeinsam mit CAYA als Digitalisierungspartner.