Tag der Tropenwälder: Wie lässt sich Ihr Unternehmen umweltfreundlicher gestalten?

Seit dem 14.09.1989 wird jedes Jahr durch den WWF am "Tag der Tropenwälder" auf die Zerstörung und das Schwinden dieser hingewiesen.

Bei der globalen Tropenabholzung von 2005 bis 2017, die im Zusammenhang mit internationalen Handelsbeziehungen steht, lassen sich 16% der Europäischen Union zuordnen. Das besagen die Ergebnisse eines Reports des World Wide Fund For Nature (WWF). Der Anteil der EU ist damit mehr als doppelt so hoch wie der Anteil der Vereinigten Staaten (7 Prozent). Die wachsende Digitalisierung ist somit paradoxerweise nicht mit einer Reduktion des Papierbedarfs gleichzusetzen. Aktuell wächst die Regenwaldabholzung insgesamt sogar wieder. Knapp 11.000 Quadratkilometer tropischen Regenwaldes wurden in 2020 im Amazonasgebiet abgeholzt. Laut der brasilianischen Behörde INPE sind dies ca. 1.000 Quadratkilometer mehr als im Jahr 2019. Nach mehreren Jahren Rückgang befindet sich der Umfang der Rodungen darüber hinaus wieder auf dem Stand von 2007 (siehe Grafik unten).

Regenwald Abholzung Statistik — Regenwald Abholzung - wir zeigen wie Sie im Büro Papier sparen können

Faktoren, welche Abholzung besonders stark vorantreiben, sind Importe von Soja, Palmöl und Rindfleisch, gefolgt von Holzprodukten, Kakao und Kaffee. In der Wirtschaft der Industriestaaten stellen ausgedruckte Materialien oder beschriebenes Papier im Büro- / Schulumfeld den größten Anteil des Papierkonsums dar. Der WWF definiert dies als „importierte Entwaldung“, wodurch die EU in 2017 indirekt 116 Mio. Tonnen CO2-Emissionen verursacht hätte.

Mit einer digitalen Dokumentenzentrale Papierverbrauch reduzieren 📂

Eine schonende Haltung in Bezug auf den Papierkonsum lässt sich in Bezug auf das Dokumentenmanagement vor allem auf 2 Arten umsetzen: Digitalisieren und recyclen lassen oder Dokumente ausschließlich digital erstellen, empfangen oder bearbeiten. Gemäß einer Studie des Corp! Magazine geben Unternehmen in den USA jedes Jahr 8 Milliarden Dollar für eine Verwaltung von Dokumenten aus Papier aus. Dabei kostet die Administration für ein papierbasiertes Dokument durchschnittlich 20 Dollar bis zur Aktenablage. Die Alternative zu Papier ist digitales Dokumentenmanagement, welches die Kosten in allen Bereichen erheblich senken kann. Hier lassen sich Dokumente, die per Briefpost eingehen, leicht digitalisieren und anschließend zeit- und ortsunabhängig bearbeiten. Ein digitaler Posteingang hilft, analoge Dokumente in den digitalen Prozess zu bringen. Nutzen Sie CAYA als Dokumentenzentrale, wird Ihre Post dazu in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post und PIN AG zu einem unserer Scancenter umgeleitet und in einem hochautomatisierten Verfahren digitalisiert. Eingescannte Briefpost wird fachgerecht recycled, solange diese nicht zum physischen Empfang angefragt wird. Das verbessert die CO2-Bilanz stärker als das klassische Abheften oder Entsorgen im Hausmüll.

Es ist meist ausreichend, Dokumente ausschließlich digital, statt in Aktenordnern, aufzubewahren. Hier darf recycled werden. Sehen Sie hier, welche Dokumente noch in Papierform aufgehoben werden sollten (erstaunlich wenig!) und welche Sie digitalisieren und recyclen können.

Empfangen oder erstellen Sie viele Dokumente bereits ausschließlich digital? Dann vermeiden Sie zusätzliches Ausdrucken! In einer Dokumentenzentrale wie CAYA können Dokumente im Unternehmen u. a. verteilt, Rechnungen bezahlt oder Formulare ausgefüllt werden. Ein Ausdruck sorgt neben Papierverbrauch nur für reduzierte kollaborative Bearbeitungsmöglichkeiten. Das erneute Einscannen eines bearbeiteten Papierdokuments ist umständlich und zeitintensiv. Sie möchten digitalen Dokumenten Anmerkungen hinzufügen? Machen Sie dies online durch die Nutzung von Tags oder eines PDF-Editors, wie er bei CAYA vorhanden ist.

Ein papierloses Mindset prägen 💭

Auch wenn Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro papierreduziert arbeiten, wird es immer noch Unterlagen aus Papier geben. Diese müssen ordnungsgemäß entsorgt werden. Ein pragmatischer Ansatz, um den Papierverbrauch individueller Mitarbeiter zu reduzieren, stammt von der London School of Economics (LSE). Die Reduktion von Papierkörben im Büro sorgte dort dafür, dass deutlich weniger Papier weggeschmissen wurde. Individuelle Papierkörbe für Mitarbeiter wurden entfernt und nur noch an zentralen Orten wie der Küche oder dem Gang aufgestellt. Die Folge: aufgrund der erschwerten Zugänglichkeit von Papierkörben wurde der Verbrauch deutlich reduziert. Zusätzlich wurden in einem Büro mit 30 Mitarbeitern Recycling-Behälter für Papier, Dosen und Glas sowie ein Gemeinschaftsbehälter mit Deckel für weitere Abfälle aufgestellt. Alles mit durchsichtigen Behältern und Müllbeuteln versehen, um den Verbrauch zu verdeutlichen. Dadurch rief sich der Umweltgedanke bei Mitarbeitern stärker ins Gedächtnis und Papierverbrauch und Abfallmengen verringerten sich stark. Darüber hinaus hilft eine konstante Kommunikation zum Thema Umweltschutz, um das Thema sichtbarer zu machen.

Weitere Tipps, wie Sie als Unternehmen den Papierkonsum reduzieren und generell umweltfreundlicher handeln können. ✅

Recyclingpapier nutzen
Papier mehrfach verwenden
Leichteres, dünneres Papier nutzen
Papier beidseitig bedrucken
Kleinere Schriftgrößen nutzen
Digitale Notiztools verwenden
Handouts in Meetings vermeiden
Digitale Whiteboards/Flipcharts verwenden
Digitale Buchhaltungstools nutzen + Belege digital erfassen
Papierkonsum messen: z. B. bei Nutzung von Druckerpapier
Bei Holzprodukten wie Möbeln auf FSC®-Siegel achten
Auf die Energieeffizienz von Druckern und Scannern achten

Papierverbrauch senken & digitale Schulungen planen 💡

Sie möchten Ihren Papierkonsum reduzieren, Ihre Mitarbeiter benötigen aber Zeit und Schulungen für neue digitale Prozesse? Versuchen Sie, die Papiernutzung schrittweise zu senken. Führen Sie parallel ein Tool zum digitalen Dokumentenmanagement ein. Das erzeugt die Notwendigkeit zur Wissensaneignung für digitale Prozesse. Beginnen Sie ggf. zur Papierreduktion mit einer sukzessiven Budgetreduktion für papierbasierte Prozesse. Shiften Sie Ihr Budget gleichzeitig in den digitalen Bereich. Prüfen Sie, wo Sie wirklich kein Papier mehr brauchen und gehen Sie diesen Bereich dann über mehrere Monate hinweg an.

Ausgewählte Mitarbeiter können als für Fürsprecher zu digitalen Prozessen eingesetzt werden. Als Ansprechpartner bei Fragen können diese als Trainer fungieren und die Beteiligten über nächste Schritte auf dem Laufenden halten. Auch das Abhalten von Schulungen zu neuen digitalen Prozessen hilft, die Einstiegshürde zu reduzieren.

Übrigens: Mehr Fakten und Optimierungsmöglichkeiten zeigt unsere Infografik zum papierlosen Büro.

Klimaneutral - auch Dank Kooperationen 🌎

Was lässt sich als Unternehmen sonst noch in Bezug auf eine CO-2 Footprint-Reduktion umsetzen? Bei CAYA wird die Post von 98% unserer Kunden wird bereits CO-2 neutral digitalisiert.

Um einen weiteren, positiven Einfluss auf die Umwelt auszuüben, will CAYA darüber hinaus zum World Earth Day am 22.04.2022 klimaneutral werden. Zur Erreichung dieses Ziels hat CAYA eine Kooperation mit dem Lösungsanbieter ClimatePartner geschlossen. Dafür berechnen wir zunächst die eigene CO2-Bilanz. Anschließend wird eine Klimaschutzstrategie abgeleitet, um Kohlendioxid zu reduzieren und parallel dazu verursachte CO2-Emissionen auszugleichen.

In unserem Artikel zur Wirtschaftlichkeit eines papierlosen Büros geben wir weitere, Handlungsempfehlungen, wie Sie Schritt für Schritt papierlose Prozesse implementieren. Außerdem Tipp, wie Sie intern Zweifel an Digitalisierungsprozessen beseitigen können.

Ist Drucken gesundheits- und klimaschädlich?

Zum Gebrauch von Druckern im Büro lässt sich Folgendes festhalten: Die Gesundheitsbelastung durch Drucker im Büro lässt sich nicht ausschließen. Mögen auch nicht jedem Mitarbeiter Drucker der Gesundheit nachweislich schaden, so geht zumindest mit höherem Druckergebrauch auch eine höhere Feinstaubbelastung einher. Ein Grund mehr, die Verwendung von Papier zu senken.

Papierlos arbeiten im Büro 4.0 💻

Papierlos zu arbeiten hat nicht nur Einfluss auf die Marktnachfrage von Papier im Allgemeinen, sondern auch auf die Effizienz im Unternehmen. Vor allem Automatisierungen finden dank papierloser Prozesse ihre Umsetzung innerhalb einer modernen Arbeitsphilosophie des Digitalzeitalters, dem Büro 4.0. Das Büro 4.0 steht für digitales Arbeiten, gestützt durch automatisierte Prozesse und künstliche Intelligenz.

Der Term Büro 4.0 steht in diesem Zusammenhang für einen Vergleich zu den 4 industriellen Revolutionen, übertragen auf den Büro-Kontext. Mit den heutigen Möglichkeiten von Software, dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren, hat sich eine neue, effizientere Form des Arbeitens entwickelt. Die Grundlage für automatisierte Prozesse ist, dass alle Dokumente digitalisiert vorliegen. Unternehmen, die mit automatisierter Dokumentenverarbeitung oder künstlicher Intelligenz noch wenig vertraut sind oder sich nicht konkret ausmalen können, wie sie hiervon profitieren, empfehlen wir unseren vertiefenden Artikel. Büro 4.0 - Wie effizientere Prozesse durch Digitalisierung einführen?

Auch interessant🎙️: Hören Sie in unserem Bits & Business Podcast,
wie das Greentech-Start-Up Zolar (Photovoltaikanlagen) dank Post-Digitalisierung seine Prozesse optimiert. Zur Episode.