Jeder Gewerbetreibende ist grundsätzlich verpflichtet, Geschäftsunterlagen über bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Entsprechend geltende Zeiträume sind im Handelsgesetzbuch (HBG) oder im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Darüber hinaus gibt es weitere branchenspezifische Regelungen. Im Normalfall müssen Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. Damit Aktenordner nicht unnötig lange im Aktenschrank Platz blockieren oder Sie anders herum Akten vorschnell vernichten, geben wir Gewerbetreibenden Aufbewahrungsfristen mit an die Hand.

Wichtig zu beachten ist, dass Aufbewahrungsfristen nach Ende des Kalenderjahres beginnen, in welchem in den jeweiligen Dokumenten die letzten Eintragung stattfanden. Das heißt konkret,  dass bei Unterlagen, die zum Jahresabschluss gehören, auch erst mit Ende des Kalenderjahres, in welchem diese erstellt wurden, die Frist beginnt. Für Handels- oder Geschäftsbriefe beginnt die Frist mit dem Ende des Jahres, in dem diese empfangen bzw. versandt wurden.

Welche Unterlagen sind 2 Jahre lang aufzubewahren?

Die Aufzeichnungspflicht und Aufbewahrungspflicht für Unterlagen, die das Mindestlohngesetz betreffen, beträgt 2 Jahre. Hiermit kann der Arbeitgeber 2 Jahre lang nachweisen, dass er die gesetzlichen Bestimmungen zum Mindestlohn eingehalten hat (§ 17 MiLoG).

Frist zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: 6 Jahre 🗄️

Bei der Dokumentenadministration gibt es sechsjährige Fristen für z.B. folgende Unterlagen, bis diese in den Reißwolf dürfen:

  • Generell Handelsbriefe & Geschäftskorrespondenz
  • Geschäftsbrief
  • Versicherungspolice (nach Ablauf)
  • Vertrag
  • Mahnung


Aufbewahrungsfrist geschäftliche Dokumente: 10 Jahre 📁

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren bestehen z. B. für folgende Unterlagen:

  • Jahresabschluss
  • Buchungsbeleg, inkl.  Ausgangs- und Eingangsrechnung, Kassenzettel, Lieferschein
  • Kontoauszug
  • Jahresbilanz
  • Inventarauflistung
  • Lagebericht
  • Kassenbericht
  • Kreditunterlagen
  • Steuerunterlagen

Unterlagen mit 30 Jahren Aufbewahrungspflicht:

Dokumenten zu Gerichtsurteilen, Prozessakten sowie Mahnbescheide und Kreditunterlagen müssen dreißig Jahre lang aufgehoben werden

Sonderfälle: Aufbewahrungsfristen Steuerunterlagen

Ein Sonderfall sind laufende Betriebs- sowie Umsatz oder Lohnsteuerprüfungen. Hier dürfen die Aufzeichnungen auch dann nicht entsorgt werden, wenn die Frist eigentlich schon abgelaufen ist. Gleiches gilt für Ermittlungen in Steuerfällen, für Ermittlungen im Zusammenhang mit dem Bußgeldrecht oder für Rechtsbehelfverfahren sowie Klageverfahren.

Zusätzliche Fristen und Aufbewahrungpflichten für geschäftliche Unterlagen

Belegart Aufbewahrungsfrist
Arbeitszeitnachweise über 8 Stunden tägl.
2 Jahre
Entgeltbelege Heimarbeit
3 Jahre nach dem Jahr der letzten Eintragung
Nachweise über Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung
5 Jahre
Lohnsteuerbescheinigung 6 Jahre
Wiedergaben von abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefen
6 Jahre
Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind 6 Jahre
Abrechnungen von Aushilfen
10 Jahre, ggf. 6 Jahre*
Lohn- und Gehaltskonten 10 Jahre, ggf. 6 Jahre*
Lohnsteuer-Anmeldungen 10 Jahre, ggf. 6 Jahre*
Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung 10 Jahre
Quittungen über Zahlungen von Arbeitslohn 10 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre
Inventare 10 Jahre
Lageberichte 10 Jahre
Buchungsbelege 10 Jahre
Rechnungen 10 Jahre
Bewirtungsbelege 10 Jahre
An-, Ab- und Ummeldungen für
die Krankenkasse
Bis Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung
folgenden Kalenderjahres
Beitragsnachweise der Krankenkassen Bis Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung
folgenden Kalenderjahres
Besondere Bescheinigung Bis Ende des Kalenderjahres oder
bis zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses oder
bis zum Wechsel der Lohnsteuerbescheinigung
Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen
Sozialversicherung
Bis Ablauf des auf die letzte
Prüfung folgenden Kalenderjahres


* I. d. R. 10 Jahre. Sofern es weder Buchungsbeleg noch Bilanzunterlagen sind, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, aber mindestens bis zur Festsetzungsfrist des entsprechenden Steuerbescheids. Diese endet in der Regel. 4 Jahre nach Einreichung der Steuererklärung, jeweils zum 31.12. des Jahres.


Neben den genannten Fristen nennt das Bundesfinanzministerium (BMF) in seinen Schriften noch weitere Anweisung zur Dokumentenadministration. Die meiste Relevanz kommt dem Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 - S 0316/13/10003 "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)") zu. Falls Sie wissen möchten, wie diese Verwaltungsanweisung Sie betrifft und wie Sie GoBD-konform handeln können, haben wir eine Checkliste entwickelt, die in folgendem Artikel zum Thema GoBD zu finden ist.

Ein System zum Dokumentenmanagement, wie z. B. die CAYA Document Cloud, helfen darüber hinaus, ihre digitale Ordnerstruktur und Ablage optimal zu unterstützen. In der CAYA Document Cloud wird eingehende Post beispielsweise automatisch klassifiziert, indem via OCR-Scan ausgelesene Postinhalte als Tag ihren Dokumenten hinzugefügt werden. Das erleichtert die Dokumentenverwaltung und die Übersicht. 🔎

Wollen Sie mehr erfahren, ob Sie Unterlagen als Originaldokument aufbewahren müssen oder ob eine Archivierung als Scan ausreicht? Vertiefende Infos stehen in unserem Artikel. Wir empfehlen vor Vernichtung von Geschäftsunterlagen eine zusätzliche, kurze Rücksprache mit dem Steuerberater, ob diese datenschutzkonform entsorgt werden dürfen.



Quellen:
Handelsgesetzbuch
Abgabenordnung
Reisswolf.com
Arag.de
hk24.de
tk-lex.tk.de