Faktenlage zum Papierkonsum im Büro

Nach Studien des WWF wächst die weltweite Papierproduktion stark. Wurden im Jahr 1970 noch etwa 130 Millionen Tonnen Papier produziert, so waren es 2005 bereits 367 Millionen Tonnen und in 2019 sogar 415 Millionen Tonnen. Das Paradoxe: In unser heutigen Zeit, wo es leicht möglich ist, viele papierbasierte Prozesse zu digitalisieren, ist dies ein hoher Wert. Trotz allgegenwärtiger digitaler Vernetzung ist sowohl die Produktion als auch der Verbrauch von Papier gestiegen. Dabei ist papierbasiertes Arbeiten oft ineffizienter und vor allem auch teurer, als auf Digitalisierung zu setzen.

Die Wirtschaft der Industriestaaten verbraucht weltweit das meiste Papier. Dabei stellen vor allem Ausdrücke oder beschriebenes Papier im Büro- oder Schulumfeld (gescannte Materialien, Computerausdrücke oder Notizbücher und Zettel) den größten Anteil am Papierkonsum dar. Im Kontext der Digitalisierung eine stark antizyklische Entwicklung. Der WWF hat in seinen Studien die globale Situation rund um die Entwicklung des Papiers analysiert.

Studienergebnisse des WWF 🌎

  • Nach China, den USA und Japan ist Deutschland der viertgrößte Papierproduzent der Welt (etwa 22,1 Millionen Tonnen in 2019).
  • Auch beim Verbrauch von Papier steht Deutschland auf Platz vier nach China, USA und Japan (etwa 18,8 Millionen Tonnen in 2019).
  • Deutschland ist der größte Papierimporteur der Welt (etwa 10,4 Millionen Tonnen in 2019), gefolgt von den USA
  • Der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier in Deutschland liegt bei 227 Kilogramm (2019) - nur von wenigen Ländern übertroffen

Eine Änderung des Papierverbrauchs kann darin bestehen, dass mehr recycelt, weniger gedruckt oder z. B. mithilfe von Dokumentenmanagementsoftware papierlos gearbeitet wird. Solche Maßnahmen können nicht nur die Zusammenarbeit verbessern, sondern auch große finanzielle Einsparungen für Unternehmen bringen. Handfeste Tipps zu Maßnahmen, Tools und Prozessen für ein papierloses Büro zeigen wir im weiteren Artikelverlauf auf.

Papierbasiert arbeiten ist oft teurer als man denkt

Nach Untersuchungen des U.S. Verbandes thepaperlessproject, geben amerikanische Unternehmen jährlich mehr als 120 Milliarden Dollar für gedruckte Formulare aus, von denen die meisten innerhalb von drei Monaten veraltet sind. Die Kosten für die Ablage von Papierdokumenten belaufen sich dabei auf durchschnittlich 20 Dollar pro Monat. Das summiert sich. Laut einer Studie des Corp! Magazine geben US-Unternehmen jedes Jahr 8 Milliarden Dollar für die Verwaltung von Papierdokumenten aus.

Weitere Fakten zur papierbasierten Administration

Folgende Daten stammen aus US-Studien (Forbes Magazine und  thepaperlessproject), haben aber eine gute Vergleichbarkeit mit dem deutschen Markt.

  1. Ein durchschnittliches Dokument wird 9 bis 11 Mal kopiert. Für die Pflege von 12 Aktenschränken ist ein zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich.
  2. Jeder Aktenschrank mit vier Schubladen fasst durchschnittlich 10.000 bis 12.000 Dokumente, nimmt bis zu 9 Quadratmeter Platz in Anspruch und kostet 1.500 Dollar pro Jahr.
  3. Jedes falsch abgelegte Dokument kostet 120 Dollar. Es kostet 220 Dollar, ein verlorenes Dokument zu reproduzieren. Große Unternehmen verlieren durchschnittlich alle 12 Sekunden ein Dokument.
  4. Mehr als 70 % der heutigen Unternehmen würden innerhalb von drei Wochen ausfallen, wenn sie durch einen Brand oder eine Überschwemmung einen katastrophalen Verlust von papierbasierten Unterlagen erleiden würden.

Digital optimierte Büroprozesse 🚀

Neben Kosten- und Nachhaltigkeitsaspekten spricht natürlich auch die zusätzliche Erleichterung der Dokumentenverwaltung für papierreduziertes Arbeiten. Wer seine Dokumente digitalisiert hat, kann z. B. über Suchfunktionen auf einen Schlag das gesamte Archiv nach einem Dokument durchsuchen oder auch durch Volltextsuche in einem Dokumententext nach Begriffen suchen.

Papierloses Arbeiten gewährleistet außerdem einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente - gerade heutzutage wichtig. Dokumente in Papierform können dagegen immer nur von einer Person zeitgleich an einem Ort bearbeitet werden. Wichtig beim digitalen Dokumentenmanagement: Eine zentrale, digitale Dokumentenablage, ein sogenannter Single-Point-of-Truth (SPOT), stellt eine einheitliche Datengrundlage für das Dokumentenmanagement dar. Unterschiedlichen Dateiversionen, auf einzelnen Festplatten abgelegt, die umständlich abgeglichen und synchronisiert werden müssen, werden zu einer Version in der Cloud. Bei jedem Abruf einer Datei ist diese somit immer auf dem neuesten Stand. Vom ortsunabhängigem Dokumentenzugriff können z. B. auch dezentral arbeitende Mitarbeiter im Vertrieb oder Kundenservice stark profitieren. Außendienstmitarbeiter oder Service-Mitarbeiter können jederzeit auf relevante Unterlagen zugreifen und Antworten zum jeweiligen Sachverhalt geben.

Auch die Sicherheit von Dokumenten wird im papierlosen Büro erhöht. Software und ein starkes Passwort sind in der Regel deutlich sicherer als ein herkömmlicher, schnell aufhebelbarer Aktenschrank mit leicht entzündlichem Inhalt, sodass Ihre sensibelsten Daten sicher aufbewahrt werden.

Nicht zuletzt ist Kommunikation zum Thema Umweltfreundlichkeit, u. a. durch Papierreduktion, auch für potenzielle Kunden ein Verkaufsargument.

Argumente & Maßnahmen zum papierlosen Büro

Mindset & Kommunikation sind ein Schlüssel 🗨️🗝️

Um ein papierloses Büro zu werden, gilt es, neben den Schritten zur Digitalisierung von Dokumenten auch ein bestimmtes Mindset und die dazugehörige Disziplin zum “Digital-first” zu leben. Dies sollte sowohl von Mitarbeitern, wie auch von der Geschäftsführung angehalten werden. Muss ich dieses Dokument tatsächlich ausdrucken oder reicht es, meinen Bildschirm im Meeting zu präsentieren? - Solch eine Frage sollte zum Standard werden. Ähnliches gilt für E-Mails. Sätze in E-Mail Footern, wie “think before you print”, stehen nicht umsonst dort. Die oben genannten Beispiele zur Wirtschaftlichkeit und Umweltfreundlichkeit bilden die Metaebene für eine Einstellung pro Digitalisierung im gesamten Unternehmen. Die daraus resultierenden, konkreten Arbeitserleichterungen durch digitale Prozesse bestimmen die weitere Motivation für die Mitarbeiter. Prägen Sie Ihren Arbeitsalltag darum am besten mit einer positiven und kommunikationsstarken Einstellung zu den ad hoc greifbaren Vorteilen von papierlosen Prozessen.


Aus papierbasierten Prozessen lernen - digitales Ablagesystem 🗃️

Obwohl die Vorteile des papier-reduzierten Büros auf der Hand liegen, ist es wahrscheinlich, dass Sie auf dem Weg dahin auch vor einigen Herausforderungen und ggf. auch vor temporären Rückschritten stehen. Mitarbeiter, die an Papierunterlagen gewöhnt sind, bevorzugen diese vielleicht. Festgefahrene Routinen lassen sich selten über Nacht ändern. Im weiteren Textverlauf geben wir Tipps, wie Sie Mitarbeiter überzeugen und Schritt für Schritt papierloser werden können. Darüber hinaus ist aber auch mit Sicherheit nicht alles am papierbasierten Dokumentenmanagement schlecht (gewesen). Hier profitiert ihr Unternehmen bei der Digitalisierung von einer Vielzahl an Erfahrungen und bewährten Best-Practices. Bei der Verwaltung von Unterlagen in Papierform haben Sie mit Sicherheit gelernt, Ordnerstrukturen für Unternehmen anzulegen und Unterlagen für sich optimal zu kategorisieren. Wenn Sie ein physisches Ordnersystem erstellt haben, das Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Ähnliches enthält und dieses für Sie funktioniert, bietet es sich an, ein digitales Ablagesystem zu erstellen, das ähnliche Strukturen aufweist. So können Sie in diesem Schritt bereits ggf. einen Schulungsschritt sparen, indem Sie bewährte Abläufe in den digitalen Prozess übernehmen und somit administrative Prozesse verbessern.

Papierreduziertes Office durch Digitalisierung

Digitale Versionen von Rechnungen und anderen Unterlagen anfordern 📥

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen per Post erhalten, bitten Sie die entsprechenden Firmen, Ihnen diese digital, z. B. per E-Mail, als elektronische Rechnung zu schicken. Einige Unternehmen senden zwar immer noch eine physische Kopie, in den meisten Fällen funktioniert der Versand von e-Rechnungen aber auch ausschließlich digital.


Briefpost digitalisieren lassen ✉️

Die Digitalisierung des Posteingangs hilft, analoge Dokumente in den digitalen Prozesse zu bringen. Nutzen Sie CAYA, wird Ihre Post dazu in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post und PIN AG zu einem unserer Scancenter umgeleitet und in einem hochautomatisierten Verfahren digitalisiert. Die Verwendung künstlicher Intelligenz stellt sicher, dass Dokumente entsprechend automatisch klassifiziert und ausgelesen werden. Eine durch OCR-Scan (optical character recognition) Technologie ausgelesene Rechnung wird z. B. auch als solche erkannt und automatisch getaggt. Dies erleichtert auch das Dokumentenmanagement.


Digitale Whiteboards nutzen 🖥️

Ihre Meetings beinhalten das Skizzieren auf Flipchart-Seiten oder Sie arbeiten vor Meetings auf mehreren Flipchart-Seiten bereits vorab etwas aus? Das bedeutet Papierkonsum + minimale, kollaborative Bearbeitungsoptionen nach dem Meeting. Was passiert, wenn Mitarbeiter nach dem Meeting, z. B. aus dem Homeoffice, noch Anmerkungen oder Ergänzungen machen möchten? Digitale Whiteboards ermöglichen dies. Ob ein großer Bildschirm im Meetingraum vorhanden ist oder ob Sie Meetings remote abhalten: Digitale Whiteboards, wie Miro, bilden das digitale Pendant zu Flipchart und Whiteboard. Im Präsentationsmodus lassen sich bei Miro Betrachter gezielt über die Leinwand führen. Einzelne Bereiche werden in “Frames” in den Fokus gerückt. Kein Abschweifen des Publikums zu anderen Präsentationsrubriken mehr.

Warum kein analoges Whiteboard statt einer Flipchart nutzen, fragen Sie? Beim Whiteboard nutzt man immerhin kein Papier. Will man aber neue Punkte hinzufügen, muss man das Whiteboard, wie bei der alten Schultafel, abwischen. Ein Foto des Whiteboards gibt später nur wenig Bearbeitungsoptionen her. Haben Sie außerdem schon mal Animationen oder Videos in Whiteboards eingebettet? Mit mehr als 70 Apps und Integrationen lässt sich bei Miro eine Menge einbinden und verknüpfen. Aufgrund hoher Visualisierungsstärke empfehlen sich digitale Whiteboards auch als Alternative zu Powerpoint.

Weitere digitale Whiteboards sind u. a. Lucidspark, Microsoft Whiteboard, für Google Workspace User das Google Jamboard oder für eher pitch-lastige, visuell aufwändigere Präsentationen Prezi oder Pitch.

Papierlose Notizen 📝

Gibt es schon lange, aber warum konkret nutzen? Vorteil: Will man später seine Notizen teilen, lassen sich Informationen ganz einfach vervielfältigen. Auch viele Optionen zur weiteren, kollaborativen Dokumentenbearbeitung sind vorhanden.

Papierlos zu arbeiten gefällt Ihnen, aber mit einem Stift können Sie besser und schneller Notizen machen? In jedem Fall kann man mit einem Stift, statt mit der Tastatur, neben handschriftlichen Notizen auch Anmerkungen, Pfeile oder Skizzen zügig hinzufügen. Eine Option, die nicht jedes Tool am Laptop hergibt. Falls Sie ein iPad nutzen, lassen sich z. B. mit dem Apple Pencil alle handschriftlichen Notizen in Tools wie Goodnotes auch digitalisieren. Auch reMarkable  empfiehlt sich, um papierlos zu werden. Wie auch beim Arbeiten am iPad: ein zusätzliches Device benötigen wahrscheinlich nur wenige Mitarbeiter für ihre Position (sehen Sie dies als Ergänzung), aber es wird hiermit eine digitale Philosophie vorgelebt. Mit dem E-Ink Tablet von reMarkable lassen sich Notizen dank drucksensitivem Pen wie auf Papier schreiben - PDFs lassen sich kommentieren und über eine begleitende Desktop- oder mobile Anwendung synchronisieren. Wer Varianten wie Tablets zur Dokumentenbearbeitung (zwischen Papier und Computer angesiedelt) bevorzugt ist hier gut aufgehoben.

Eine kostengünstigere Tool-Alternative (ohne benötigtes Tablet) ist ein Notizen-Tool wie Notion. Das Produktivitäts- und Organisationstool Notion vereint viele Workspace-Wünsche, inklusive Task-Management und Knowledge-Sharing. Sowohl Projektmanagement, als auch wiki-basiertes Wissensmanagement, ermöglicht das Tool. Weitere empfehlenswerte, digitale Notiztools sind Evernote (viele Bearbeitungsmöglichkeiten und Schnittstellen) oder auch das für Google Workspace Nutzer (früher bekannt als G Suite) verfügbare Notiztool Google Keep. Googles eigenes Notiztool wartet mit reduziertem Funktionsumfang, dafür mit guter Post-it-ähnlicher Übersichtlichkeit auf. Für Nutzer der Microsoft Office Suite bietet sich OneNote als strukturierter, digitaler Notizzettel mit interessantem Funktionsumfang an. Aber: Nicht jeder hat die gleiche digitale Affinität. Wenn ihre Mitarbeiter es einfacher aber klar bevorzugen, lassen sich auch die digitalen Notizzettel von Windows nutzen, um Papier zu vermeiden. Sie nutzen Notizen zur Erinnerung an Aufgaben und benutzen auch Slack? Wie Sie sich mit Slack an Aufgaben erinnern lassen verraten wir im hier verlinkten Artikel.

Cloud-Speicher nutzen ☁️

In der CAYA Document Cloud können eingehende Dokumente außerdem ganz einfach im Unternehmen verteilt, Rechnungen bezahlt oder Formulare ausgefüllt werden. Mit dem Share-Feature lassen sich außerdem Dokumente und Ordner jetzt ganz einfach anderen Personen zugänglich machen. CAYA ist außerdem Ihr digitaler Leitz-Ordner, in den Sie auch Dokumente hochladen können. Laden Sie dazu Ihre PDFs von Ihrem PC in Ihren Posteingang und nutzen Sie die Funktionen von CAYA auch für Ihre nicht postalischen Dokumente.

Für Unternehmen gilt die Aussage: Wird bei der digitalen Dokumentenablage gemäß Anweisung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form (GoBD) des Bundesfinanzministeriums gearbeitet, ist man für den Fall einer Betriebsprüfung gut vorbereitet. Das bedingt, dass die Unternehmensprozesse zur ordnungsgemäßen Buchführung für den Prüfungsfall dokumentiert sind. Wie Sie dies tun, erklären wir in unserem Artikel zum GoBD Fragebogen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, auch GoBD zertifizierte Software zu nutzen. In CAYA können Sie Ihre Dokumente dank GoBD-Zertifizierung beruhigt digital ablegen. Welche Dokumente Sie überhaupt noch in Papierform aufbewahren müssen, finden Sie in unserem Artikel zu Aufbewahrungsfristen von Dokumenten.

Dokumente online unterschreiben 🖋️

Eine Unterschrift online spart neben dem Ausdruck von Papier auch oft die Verwendung von Versandtaschen und Porto. Sie haben ein Formular per Post erhalten, dass Sie ausfüllen und unterschreiben sollen? Erledigen Sie es direkt in CAYA.

Sie haben in CAYA die Möglichkeit, Ihre Dokumente mit unserem PDF-Editor direkt zu bearbeiten. Eingehende Dokumente können Sie mit CAYA ganz einfach im Unternehmen verteilen, Rechnungen bezahlen oder Formulare ausfüllen und unterschreiben.

Bestehende Papierarchive digitalisieren 🗄️

Haben Sie noch viele Dokumente in Papierform archiviert? CAYA scannt auf Anfrage Ihr papierbasiertes Archiv und stellt Ihre Dokumente digital und revisionssicher zur Verfügung. Dabei werden die Dokumente automatisch klassifiziert, was händische Kategorisierungen stark reduziert. Sprechen Sie bei Bedarf gerne individuell mit unseren Digitalisierungsexperten.

Lust auf papierloses Büro?

Digitalisieren Sie Ihr Dokumentenmanagement in wenigen Tagen. Mit CAYA.


Automatisierung: Oft ungenutzte Digitalisierungschance 🤖

Durch Dokumentendigitalisierung lassen sich Prozesse auch automatisieren, wodurch Mitarbeiter von monotonen Aufgaben entlastet werden und sich wertschöpfenden Aufgaben widmen können. Die Grundlage für die Automatisierungen ist immer, dass Dokumente in digitaler Form existieren. Durch Software-Schnittstellen lassen sich Daten automatisch in andere Tools übertragen. So werden z. B. bei der Digitalisierung des Posteingangs durch CAYA, analoge Daten in den digitalen Prozess  gebracht, was die Bearbeitung beschleunigt. Exemplarisch weitergeführt steht dafür die Digitalisierung von per Briefpost eingehenden Rechnungen: Rechnungsdaten können ausgelesen werden und lassen sich per Integration in verschiedene Tools für die Finanzbuchhaltung übertragen. Bankverbindungsdaten müssen nicht mehr mühsam abgetippt, sondern nur noch kontrolliert werden.

Automatisierungen durch papierlose Prozesse finden ihre Umsetzung in einer modernen Arbeitsphilosophie des Digitalzeitalters, dem Büro 4.0. Das Büro 4.0 steht für digitales Arbeiten, gestützt durch automatisierte Prozesse und künstliche Intelligenz. Wir bei CAYA glauben an die Effizienz von digitaler Kollaboration, gestützt durch automatisierte Prozesse - wir nennen es Automagie. So können Menschen sich auf das Wichtigste konzentrieren: Kreativität, grundlegende Entscheidungen und das Geschäft.

Unternehmen, die mit Begriffen wie automatisierter Dokumentenverarbeitung oder KI noch fremdeln oder sich nicht konkret vorstellen können, wie sie hiervon profitieren, empfehlen wir unseren vertiefenden Artikel. Büro 4.0 - Wie effizientere Prozesse durch Digitalisierung einführen?

Wie andere vom papierlosen Büro überzeugen? ✔️

Sie sind ein Befürworter der Digitalisierung und der Vorteile des papierlosen Büros, Andere in Ihrem Unternehmen müssen aber noch überzeugt werden?
Wir haben einen Ratgeber mit Inspirationen und Maßnahmen erstellt, wie Sie andere Personen Schritt für Schritt von Digitalisierungsprojekten überzeugen können. Wir zeigen außerdem auf, wie Sie priorisieren sollten und wie Sie von ersten Erfolgen zu komplett digitalisierten Prozessen gelangen. https://magazin.getcaya.com/digitalisierung-kmu-was-pruefen-und-optimieren/


Übrigens: Wussten Sie schon Folgendes? Der WWF spart dank CAYA 60 Tage Arbeitszeit pro Jahr ein. Alle Details dazu finden Sie in unser verlinkten Case Study.


Quellen:
https://www.wwf.de/themen-projekte/waelder/papierverbrauch/zahlen-und-fakten/

https://www.corpmagazine.com/technology/82-percent-companies-still-spending-billions-paper

https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2021/05/11/the-sustainable-impact-of-a-paperless-office/?sh=158da4961095

http://www.thepaperlessproject.com/facts-about-paper-the-impact-of-consumption/

https://digitales-unternehmertum.de/das-papierlose-buero-so-geht-es/

https://www.cio.com/article/2377681/14-tips-for-creating-a-paperless-office.html