Der digitale Wandel für Unternehmen geht kontinuierlich weiter. Zwangsläufig. Seit Beginn der Corona-Pandemie sind viele Unternehmen bereits auf neue, digitale Unternehmensprozesse umgestiegen. Teils aus der Not geboren, teils bereits länger geplant. Doch trotz oft erfolgreich etablierter neuer, digitaler Strukturen, zeigt eine Vielzahl an Studien auf, dass es sich nicht empfiehlt, bei der KMU Digitalisierung nach Etablierung von Standardprozessen die Prioritäten von Digitalisierungsthemen weg zu verlagern. Hier gilt proaktives Weiterdenken als Devise, um den Anschluss zu halten oder die eigene Marktposition im Mittelstand weiter auszubauen.

Warum wird die Notwendigkeit zur Digitalisierung im Mittelstand oft unterschätzt?

Warum ist Digitalisierung wichtig für Unternehmen? Wo es zu Beginn der Pandemie oft deutlich war, wo Digitalisierungsbedarf bestand (z. B. beim Thema, wie sich Kommunikation im Unternehmen optimieren lässt: Kollaborationstools und digitalisierte Briefpost nutzen), deutet sich in vielen Unternehmen wieder digitale Stagnation nach dem Nehmen einer initialen Digitalisierungshürde an. Dies birgt das Risiko, voranschreitende technologische Entwicklungen wieder hinter dem blinden Fleck zu übersehen sowie auch die eigene Digitalkompetenz am Markt ohne fundierte Selbstanalyse zu überschätzen. Laut Rainer Brenner von SpringerProfessional sind “Digitale Transformation” und “Industrie 4.0”, bzw. “Büro 4.0”, die relevanten Buzzwords der Wirtschaft. Für kleine und mittlere Unternehmen hingegen sind sie oft Terra incognita. Was hinter diesen Begriffen steckt und was sie bedeuten, bleibt für KMU oftmals unklar. Die im Artikel aufgeführten Statistiken zeigen auf, dass KMU, anders als Großkonzerne, sich oft nicht über den eigenen digitalen Rückstand im Klaren sind und ungenutzte Potenziale daher meist gar nicht realisieren. Daher soll das von uns vorgestellte Framework zur Digitalisierung von KMU auch ein Verständnis zur Notwendigkeit der Überprüfung des eigenen digitalen Reifegrads schaffen sowie Sie in die Lage versetzen, innerhalb kurzer Zeit hands-on die Baustellen im eigenen Unternehmen zu identifizieren.

Mit der sogenannten ACT-Methode (Analyse, Create, Transform) des Kompetenzzentrums Digitale Transformation an der Wirtschafts-FH Nordwestschweiz (FHNW), in Zusammenarbeit mit dem Schweizer Strategylab, lässt sich gezielt für 7 verschiedene Unternehmensbereiche der eigene Digitalisierungsstand analysieren. Anpassungsmaßnahmen lassen sich anschließend aus den identifizierten Bereichen, mit diversen Hilfestellungen des Frameworks, ableiten. Innerhalb der Studie wurde neben der Entwicklung eines Frameworks zur Digitalisierung des Mittelstands auch eine Status Quo Abfrage des digitalen KMU Reifegrads in der Schweiz mit über 1.800 Teilnehmern aus verschiedensten Branchen erhoben. Diese Studie lässt sich auch als Anhaltspunkt auf den deutschen Markt übertragen.

Forschungsergebnisse Digitalisierungsstand KMU in der Schweiz 🔎❔

  • 24% aller KMU führen nie, 24% alle 2-3 Jahre oder seltener, 52% mindestens 1x pro Jahr eine Marktanalyse durch
  • 50% der KMU verfügen über eine Digitalstrategie (7% separat sowie 43% als Bestandteil der Unternehmens- oder IT-Strategie)
  • 56% aller KMU denken, dass sie die eigenen Unternehmensstrategien aufgrund der digitalen Transformation weiter anpassen müssen
  • 34% aller KMU fühlen sich durch digitale Strategien der Konkurrenz bedroht.
  • 44% aller KMU sind mit ihrem Digitalisierungsfortschritt unzufrieden

    Quelle: FHNW & Strategylab

In Deutschland zeichnet sich ein ähnliches Bild ab. In einer Umfrage von Ernst & Young aus 2019, mit 1.500 Unternehmen, gaben 66% der Unternehmen aus dem Mittelstand an, dass eine digitale Transformation für das eigene Geschäftsmodell inzwischen eine mittelgroße bis sehr große Rolle spielt. Ein Jahr zuvor lag der Anteil noch bei 60 Prozent. Stand 2019 sagten nur noch sechs Prozent der Unternehmen, dass digitale Technologien für ihr Business gar keine Rolle spielen – dieser Anteil war im Jahr zuvor noch mehr als doppelt so hoch.

Wichtig zu verstehen ist, dass eine digitale Transformation in Unternehmen in den meisten Fällen keine Digitalisierungsstufe ist, die ein- oder zweimal genommen werden muss, sondern ein stetiger Prozess, der sich mit den richtigen Abläufen und Routinen leicht kontinuierlich umsetzen lässt. Außerdem empfiehlt es sich, eine digitale Transformation planbar zu gestalten, statt nur auf verändernde Marktbedingungen zu reagieren. Es ist sehr wahrscheinlich, dass in vielen mittelständischen Unternehmen Digitalisierung aus dem Bauch heraus betrieben wird. Das kann in Teilen gut funktionieren, macht die Entscheidung und Priorisierung der angehenden Baustellen aber umso schwieriger. Hilfreich ist ein Framework zur Unterstützung der Entscheidungen auf dem Weg ins digitale Büro 4.0.

Digitalisierung kleine und mittlere unternehmen: Strategieentwicklung KMU Canvas
Canvas des Frameworks zur ACT-Methode zum Ausfüllen

Warum KMU Digitalisierung strategisch angehen? 💡


Wenn es darum geht, weitere Ansatzpunkte für die Digitalisierung im Mittelstand zu finden, tun sich viele KMU oft schwer. Oft besteht hier, anders als in anderen Geschäftsbereichen, keine klare Strategie. Digitalisierung in KMU kann sich daher oft wie eine Nebelwanderung anfühlen.

Es fehlt zusätzlich oft nicht mal an dem Bewusstsein, dass ein Wandel aufgrund des technologischen Fortschritts und der seismischen Verschiebungen in der Wirtschaft eminent ist, sondern an einem klaren Konzept, wie eine digitale Unternehmenstransformation erfolgreich und zielorientiert gestaltet werden kann. Oft fehlt auch die Erfahrung oder die Zeit, um ein digitales Geschäftsmodell zu entwickeln, geeignete Umsetzungspartner zu finden, eine Roadmap zur Planung, Steuerung und Überwachung der Aktivitäten zu entwerfen und den Prozess zu lenken.

Mit der ACT-Methode zeigen wir, wie Sie digitale Prozessoptimierung im Unternehmen betreiben können, indem Sie verschiedene Handlungsbereiche (nicht Abteilungen) Ihres Unternehmens, wie Customer Centricity, Process Engineering oder Digital Leadership & Cultur analysieren, interne Prozesse optimieren und anschließend strukturiert begleiten. Bei Softwareanschaffungen in KMU ist es z. B. relevant, vorab eine unternehmensübergreifende digitale Strategie zu entwickeln und die Auswahl der Technologien daran auszurichten, statt sich pro Abteilung nur von 2 konträren Faktoren, wie Funktionsumfang oder Preis treiben zu lassen. Die Kombination aller Tools sollte für ein optimales digitales Ökosystem bestmöglich ineinandergreifen. Ähnlich verhält es sich bei Unternehmensprozessen. Auch diese sollten ineinandergreifen.

Die ACT-Methode soll für die KMU Digitalisierung eine Hilfestellung liefern, um Digitalisierungsentscheidungen strategisch, basierend auf identifizierbaren Baustellen, innerhalb einer Gesamtstrategie zu treffen. Das Forschungsprojekt wurde von verschiedenen Partnern, primär aus der Schweiz stammend (Bank WIR, AECS Swisscard, Lenovo, Swiss Export, digitalswitzerland) sowie von verschiedenen Autorinnen und Autoren unterstützt und wurde bereits auf mehreren Konferenzen an angewandten Praxisbeispielen als zielführendes Planungstool vorgestellt.

Wie eine digitale Transformation Unternehmen strategisch helfen kann. Die ACT-Methode als hands on Framework zum digitalen Wandel. 🎓

In der Studie der FHNW zur digitalen Transformation wurden folgende sieben Handlungsfelder zur Entwicklung einer strategisch ausgerichteten Unternehmenstransformation identifiziert. Die Handlungsfelder basieren nicht auf verschiedenen Unternehmensbereichen, sondern erstrecken sich auf abteilungsübergreifende Gesamtbereiche, um einen holistischen Handlungsansatz sicherzustellen.

  1. Digital Business Development
    Neue Strategien und Geschäftsmodelle
  2. Customer Centricity
    Fokus: Konstante Kundenorientierung
  3. New Technologies
    Apps, IoT (Internet of Things), Büro 4.0, IT-Sicherheit
  4. Data and Cloud
    Neue Insights aus Daten und Kooperationsplattformen
  5. Digital Leadership & Culture
    Neue Ansätze in Führung, Kultur und Arbeit
  6. Process Engineering
    Optimierte Arbeitsabläufe und Automationen
  7. Digital Marketing
    Neue Marketing Plattformen und Kanäle


Innerhalb der 7 Handlungsbereiche lassen sich im weiteren Verlauf der Status Quo und der eventuell vorliegende Handlungsbedarf manifestieren. Somit lassen sich Prozesse im Unternehmen optimieren, ohne das bestimmte Teilbereiche übersehen werden, da hier aus Selbstverständlichkeit kein Digitalisierungsbedarf vermutet wird.

Digitalisierung Mittelstand: Unternehmen mit Framework strategisch digitalisieren
ACT-Framework mit Praxisbeispielen

Die ACT-Methode basiert zusätzlich auf 3 zeitlichen Kernphasen zur strategischen KMU-Digitalisierung:

  • Analyse: Analyse der Marktsituation +  Erwartungen von Kunden, Konkurrenz, Umweltfaktoren, Technologietrends, digitale Maturitätsanalyse
  • Create: Vision weiterentwickeln, basierend auf eigenen Kernkompetenzen, Geschäftsmodell und Marktsituation
  • Transform: Digitale Strategie-Roadmap basierend auf turnusmäßiger Bewertung, Change Management, Controlling und kontinuierliche Adaption zur Steigerung der strategischen Business-Flexibilität

Jede Phase der ACT-Methode umfasst, wie oben erwähnt, 7 Handlungsfelder zur digitalen Transformation mit den jeweils dazugehörigen prozessbezogenen, strategischen Themen und unterteilt sich in 3 Fortschrittsphasen. So lassen sich die Herausforderungen der Digitalisierung für KMU unternehmensintern ohne großen, externen Beratungsaufwand (digitales Consulting) gezielt angehen. Teilerfolge lassen sich, runtergebrochen auf prozessspezifische Evaluationskriterien und Daten, wie Produktionskosten, Kosten von Arbeitsprozessen u.v.m., punktuell in vielen Bereichen messen und lassen sich auf die vorgenommenen Adaptionen zurückführen. Durch regelmäßige Evaluationsschleifen optimieren Sie Ihre Prozesse anschließend weiter. Den Business Canvas zur ACT-Methode können Sie auch bereits über einen digitalen Fragebogen mit Bewertungsskalen zu unternehmensrelevanten Handlungsfeldern selber unter https://www.digital-strategy-check.ch/ innerhalb weniger Minuten kostenlos ausfüllen und dann in weiterführenden Meetings analysieren und adaptieren. Nach Ausfüllen der Umfrage haben Sie den Business Canvas zur ACT-Methode bereits für die wichtigsten Geschäftsmodell-Kernbereiche ausgefüllt.

Wie sich Digitalisierung im Mittelstand konkret innerhalb weniger Meetings bereits in vielen Bereichen umsetzen lässt, zeigt das Praxisbeispiel der untenstehenden Grafik.

digitalisierung kleine und mittlere unternehmen: Prozessguide für Meetings zur ACT-Methode


Das aufgezeigte Framework verdeutlicht, wie sich eine Digitalisierung im Büro mit wenigen Schritten bereits strategisch und planbar erreichen lässt. Die gesamte Publikation mit Forschungsresultaten, Fallstudien und Strategievorlagen sowie einem Workshop-Canvas zur ACT-Methode kann unter www.strategische-transformation.ch heruntergeladen werden. Auf den genannten Seiten finden Sie auch weitere, spezifischere Handlungsempfehlungen, um die ACT-Methode zeitsparend und pragmatisch für Ihr Unternehmen anzuwenden.

Weiterführende Tipps zur KMU Digitalisierung: Passendes Umfeld und positive Firmenkultur

Digitale Transformation passiert, wie aufgezeigt, in allen Handlungsfeldern eines Unternehmens. Nicht nur in einzelnen Abteilungen. Mit dem vorgestellten Framework haben wir uns vor allem auf das digitale Büro fokussiert. Natürlich sind auch andere Bereich verschiedenster Unternehmen stark mit einem Digitalisierungsvorteil verknüpft, wie z. B. Kundenservice, Produktion oder auch Produktentwicklung. Laut dem Branchenmedium für Digitalisierung morethandigital ist es wichtig, bei der Digitalisierung Menschen statt Technologie primär in den Mittelpunkt zu stellen. Konkret Mitarbeiter und vor allem Kunden. Eine entsprechend für äußere Einflüsse offene Unternehmenskultur ermöglicht, auf Probleme und Anregungen von ihnen gezielter eingehen zu können, da konstantes Feedback die Prozessgestaltung beeinflusst.

Ein expliziter Fokus auf Menschen und Kunden kann auch dafür sorgen, dass im Prozess der eigenen digitalen Transformation weniger intern gekämpft wird und mehr geschaut wird, wie man sich selbst und seinen Kunden ein besseres Erlebnis bieten kann. Ein gemeinsames Ziel eint in diesem Fall stärker und sorgt dafür, gezielter bessere Erlebnisse für glückliche Kunden zu schaffen. Laut morethandigital sind vor allem 6 Faktoren relevant für eine erfolgreiche Mittelstandsdigitalisierung.

  1. Dringlichkeit für Veränderung kommunizieren
  2. Ungewissheit als Chancen: Eigenen Stärken sollen Roadmap gestalten
  3. Fehlerkultur zulassen und zelebrieren
  4. Neue Perspektiven einbringen
  5. Auf Kunden hören - Kundenservice, Umfragen etc
  6. Starke Partnerschaften aufbauen (innovative Partner)


Übrigens 📎: Wie Sie Digitalisierungsthemen argumentativ im Unternehmen vertreten und einführen können, verraten wir in unserem Artikel zur schrittweisen Prozessoptimierung für KMU. Einen Einblick in Managment Philosophien für KMU finden Sie in unserem Artikel zum Thema Lean Management.

Quellen:
https://digital-magazin.de/unternehmen-digitalisieren-aus-dem-bauch-heraus/
https://innovators-guide.ch/2021/08/kmu-strategien-im-digitalen-zeitalter-ungenutzte-potenziale-fuer-die-strategische-transformation/
https://www.ey.com/de_de/news/2019/06/digitalisierung-der-zwei-geschwindigkeiten-im-mittelstand
https://strategylab.net/
https://www.springerprofessional.de/transformation/unternehmensfuehrung/wie-kmu-die-digitalisierung-gelingt/16588062
https://morethandigital.info/firmenkultur-als-wichtigster-faktor-der-digitalen-transformation/