Was bedeutet Lean Management?

Lean Management ist gekennzeichnet durch eine Zielsetzung in Unternehmen zur kontinuierlichen Prozessoptimierung mit kundenorientiertem Fokus. Im Kern, die effiziente Gestaltung der kompletten Wertschöpfungskette durch Vermeidung von Verschwendung, unabhängig von der Produkt- oder Dienstleistungsart, den Produktionsabläufen oder den Unternehmensbereichen. Aufgrund der generell attestierten, positiven Auswirkungen auf die Gesamtleistung von Unternehmen, haben Lean Methoden viel Anklang als ein universelles Managementinstrument gefunden. Hauptziel des Lean Managements ist, alle Unternehmensprozesse und Aktivitäten entlang der Wertschöpfungskette möglichst effizient und zielorientiert aufeinander abzustimmen, durch u. a. genaue Prozessbeschreibungen oder frühe Reaktion auf Fehler.

Lean Management Methoden werden häufig in großen Konzernen angewandt und haben mit Toyota als Erfinder ihren Ursprung im produzierenden Gewerbe der Automobilindustrie. Durch die stetige Weiterentwicklung der Methode, lässt sich ein Lean Management Konzept allerdings auf beliebige Geschäfts- oder Produktionsprozesse anwenden (Produkt & Dienstleistung), von der Produktentwicklung, über die Produktion bis hin zur Kundenbetreuung. Dieser Artikel soll einen Einblick geben über die Möglichkeiten, Lean Management für KMU anzuwenden. Ziel ist es nicht, die Lean Management Methoden ausführlich zu beschreiben (wir geben eine kurze Zusammenfassung, soweit möglich) - dafür sind diese zu umfangreich. Wer allerdings bereits Berührungspunkte mit Lean Prinzipien bzw. Lean Projektmanagement hatte oder sich dafür interessiert, findet in diesem Artikel jedoch konkrete Expertenmeinungen zum Thema, warum Lean Management für KMU geeignet ist und welche Fallstricke KMU bei einer Lean Management Einführung vermeiden können, um Prozesse erfolgreicher zu gestalten.

Woher kommen Lean Management Prinzipien? 📖

Zu Beginn der 90er wurde das Buch "The Second Revolution in the Automotive Industry" von den Autoren James P. Womack, Daniel T. Jones und Daniel Roos veröffentlicht. Diese hatten als Wissenschaftler am MIT mehrere Jahre an unterschiedlichen Entwicklungs- und Produktionsbedingungen in der Automobilindustrie geforscht, mit Fokus auf effizientere sowie überlegene Entwicklungs- und Produktionssysteme. Der Fokus auf diese Ziele wird generell als schlanke Produktion (lean production) bezeichnet, abgeleitet vom lean Toyota Produktionssystem, was als ressourcenschonendes und verschwendungsarmes Produktionsverfahren (jap. MUDA) gilt. 🌏 Lean Management wird daher oft im Ursprung auch als japanische Managementmethode beschrieben, basierend auf der Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen), um stets wettbewerbsfähig zu bleiben. In der deutschsprachigen Lean Terminologie oft auch als KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bezeichnet. Im Bereich der Logistik und Produktion ist Lean Management vor allem im Zusammenhang mit dem Just In Time Prinzip und der Low Cost Automation bekannt, um Lagerbestände und Durchlaufzeiten zu reduzieren und die Lieferkette zu optimieren. Aufgrund sich stetig wandelnder Marktbedingungen, ist die konstante Evaluation und Anpassung ein kontinuierlicher Prozess bei Lean Methoden. In den folgenden Jahren wurde das Prinzip vielfach in weiteren Unternehmensbereichen unter der Abkürzung Lean als Führungsphilosophie etabliert.

Bei Lean Management Methoden ist der Fokus auf kundenzentriertes Prozessmanagement gelegt. Ziele sollen hier “aus Sicht des Kunden gesetzt werden”.

Durch die konsequente Ausrichtung an den Bedürfnissen des Kunden sollen:

  • qualitativ hochwertige Produkte/Services
  • bei maximaler Liefertreue
  • zu niedrigsten Durchlaufzeiten
  • zu angemessenen Kosten

hergestellt werden. Um diese kundenzentrierte Arbeitsweise maximal erfolgreich zu gestalten werden gute Mitarbeiter benötigt, die kontinuierlich weiterentwickelt werden sollen. Frei nach der Toyota Devise “Andere bauen gute Autos. Wir formen gute Mitarbeiter, diese bauen bessere Autos”

Beim Lean Management stehen folgende Elemente zentral: 📈

  1. Synchronisierung & Standardisierung von Prozessen (SOP = Standard Operating Procedure)
  2. Reduktion von Fehlern
  3. Verbesserung der Produktionsanlagen bzw. Büro-Infrastruktur
  4. Systematische Qualifizierung von Mitarbeitern

Studien zeigen, dass z. B. in Entwicklungsprozessen 20-30% der Ressourcen-Kapazitäten durch "Unnützes" gebunden sind. Durch eine Verlagerung zu wertsteigernden Tätigkeiten, anhand von Lean Prinzipien, lassen sich z.B. die Time-to-Market verkürzen, mehr Projekte mit gleichen Teams umsetzen sowie sicherere Produktionsabläufe und besseres Qualitätsmanagement sicherstellen.

Auf welchen Elementen basiert die Lean-Methodik?

	 lean administration definition - Bausteine

  1. Verschwendung und Blindleistung vermeiden
    Als Beispiel: Wird Prozess X in der bestehenden Art und Weise so benötigt oder wird dieser aus unternehmenspolitischen Gründen umgesetzt, statt aus
    kundenzentrierter Sicht und kann er effizienter gestaltet werden?
  2. Ressourcen und Kapital effizient nutzen
    Wird für die wichtigsten Themen und möglichen Herausforderungen sinnvoll investiert?
  3. Overengineering vermeiden
    Oft ist ab einem bestimmten Stand in der Entwicklung von Produkten oder Services weiterer Feinschliff weitaus weniger profitabel als die bis zu diesem Stand investierte Zeit. Hier wird der Ansatz empfohlen, den richtigen Go-To-Market Zustand zu identifizieren und anschließend konstant weiter zu entwickeln
  4. Flache Hierarchien und konstante Verbesserung
    Kleine Betriebe haben in der Regel flache Hierarchien. Angestellte wachsen mit der Zeit in ihren Position. Speziell für KMU soll der Fokus darauf liegen, die Berichts- und Entscheidungswege zwischen den Ebenen kurz zu halten und mehr Flexibilität und größere Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter zu ermöglichen.
  5. Fehlleistungen und Fehlerkosten reduzieren
    Vor allem durch Etablierung einer offeneren Fehlerkultur, wo nötige Optimierungen erkannt und angegangen werden können.


Herausforderungen für Lean Management in KMU 🏢

Im Kern kommt es bei der Einführung von Lean Management Methoden für KMU darauf an, dass die 5 Prinzipien des Lean Managements vorgelebt und von allen Abteilungen auch angenommen und umgesetzt werden. Ein Mindset zu kundenzentrierten Prozessen, in Kombination mit einer regelmäßigen Wertstromanalyse, wirkt sich nachhaltig positiv auf abteilungsinterne Prozesse und weiter gefasst auch auf top down gedachte Produkte/Dienstleistungen aus, die bei Kunden einen Mehrwert schaffen.

Brechen wir es konkreter auf Lean Management Praxisbeispiele runter.

Eine gegenseitige Beeinflussung von vorgelebter Unternehmensphilosophie und sich aus abteilungsinternen Evaluationen (PDCA-Zyklus mit den vier Phasen Plan, Do, Check, Act) entwickelnden Prozessen, treffen sich in vielen Bereichen in den mittleren Managementebenen. Dort werden beide Richtungen oft in der Praxis vereint.

🙌 Laut Manuel Schmidt von transactionwise.com ist ein häufiges Problem zur Umsetzbarkeit der Lean Management Methodik, dass anzustrebende flache Hierarchien mit ausgedünnten Führungsetagen gleichgesetzt werden. Wenig Führungskräfte im Unternehmen zu haben, führt zwangsläufig zu großen Führungsspannen. Die Folge: Das Management ist durch eine hohe Mitarbeiteranzahl oft überlastet und leane Prozesse können seltener umgesetzt werden.

🧭 Darüber hinaus nennt er als weiteren Stolperstein zur Lean Management Einführung, dass die entsprechenden Methoden oft nur in bestimmten Abteilungen eingeführt werden, meist in der Produktion oder der Logistik. Diese Abteilungen sind in ihrer Art und Weise nah an den Ursprüngen der Lean Management Methode angesiedelt, nämlich an der Automobilindustrie (Toyota Methode). Dort spielen auch vor allem Produktion und die bedarfsgerechte, marktsynchrone Beschaffung von Materialien eine zentrale Rolle. Dies mag in einigen Fällen aber zu nah am Ursprung der Philosophie gelebt sein, die sich seit ihrer Entstehung weiterentwickelt und auf andere Unternehmensbereiche ausgeweitet hat. Kaum eine Unternehmensabteilung wird in der Praxis autark von anderen Abteilungen bestehen, weswegen sich hier durch eine selektive Einführung Widersprüche im gelebten Mindset ergeben können.

🔮 Laut den Change Management Beratern von Dr. Kraus und Partner sollte eine Lean-Philosophie auch darauf abzielen, Probleme an die Oberfläche zu holen und sichtbar zu machen, statt diese zu verstecken. Doch wo Probleme ausfindig gemacht und analysiert werden, werden auch Fehler bekannt - aber wer gibt schon wirklich gerne Fehler zu und welches Unternehmen belohnt dies? Wenige Unternehmen. Laut Dr. Kraus und Partner ist allerdings genau die Fehlerkultur ein Kern der Lean Management Methode: Eine Unternehmenskultur schaffen, die Fehler nicht verurteilt, sondern im sicheren Rahmen erkennt, daraus lernt und weiterentwickelt. Teilweise ist dies auch ein kulturelles, deutsches oder europäisches Problem. Nicht ohne Grund hat sich ein Großteil der erfolgreichsten Geschäftsmodelle der letzten Jahre in den USA entwickelt. Diese Entwicklung kommt, neben vielen anderen Faktoren, nicht zuletzt aber auch laut dem Unternehmermedium impulse.de aufgrund einer anderen Fehlerkultur und einer anderen Einstellung zur Risikobereitschaft zustande. Aufstehen, weiter geht’s ist dort häufiger die Devise. Eine Akzeptanz von Fehlern durch testen und ausprobieren, im abgesteckten Rahmen, kann hier ein Denkansatz für mehr Chancen sein.

Doch kann Lean Management auch für KMU funktionieren oder nur für große Konzerne? Laut Oliver Mattmann, langjährigem Experten zum Thema Lean Management und Chief Visionary Officer der Firma LEANCOM GmbH, kann Lean Management in KMU gerade oft gut funktionieren. Den häufigsten Fehler, den er im Lean Management KMU-Bereich immer wieder feststellt, ist, dass Methoden kopiert anstatt verstanden werden. Erfolg stelle sich mit Lean Management Techniken erst dann ein, wenn die Philosophie in die DNA eines Unternehmens übergehe. Das klingt zunächst einmal weit gefasst. Laut ihm liegt der Fehler bei KMU in der nur punktuellen Einführung von Lean Management Methoden. Das was bei den großen Unternehmen funktioniert versuchen viele exakt so zu kopieren, statt zu adaptieren und einen eigenen Weg zu gehen, geleitet von Lean Management Methoden.

Unternehmen probieren immer wieder, vereinzelte Elemente von Toyota einfach zu kopieren. Das funktioniert nicht nur aufgrund der unterschiedlichen Unternehmensgröße nicht, sondern auch deswegen nicht, da der Reifegrad der Toyota Methoden weit fortgeschritten ist und bereits seit den 50er Jahren konstant (Kaizen Methode) optimiert wird, sagt Mattmann. Lean Mangement ist daher für ihn keine einzelne Optimierung, sondern ein konstanter Prozess.

⏲️ Laut ihm gibt es für KMU sogar Vorteile in der Lean Management Umsetzung gegenüber größeren Unternehmen. “Wenn Sie in einem 2.000 bis 3.000-Mann-Betrieb Lean Management und Veränderungen etablieren wollen, dann braucht das Jahre, häufig Jahrzehnte, bis sich gewisse Dinge wirklich verändern. In einem kleinen Betrieb hingegen, in dem idealerweise auch noch die Führung bzw. die Inhaber­schaft wirkliches Interesse hat, vorwärts zu kommen, kann man innerhalb von kurzer Zeit, von zwei bis fünf Jahren, beachtliche Erfolge feiern.

🥇 In welchem Bereich können KMU von Lean Management laut Oliver Mattmann besonders profitieren? Die Antwort ist: KMU haben vor allem im administrativen Umfeld enorm hohen Handlungs­bedarf. “Wir befinden uns zwar schon inmitten der Digitalisierung, arbeiten aber in gewissen Bereichen immer noch wie vor zwanzig Jahren: es stapeln sich nach wie vor Papiere und Informationen in den Arbeits­räumen und Büros. Dort haben wir den letzten Jahren viel zu wenig gemacht.” führt er an. Yannick Schilly, President & CEO von Altix Consulting Inc, äußert hierzu passend die Meinung, dass Unternehmen im Büro 4.0 Zeitalter, bzw. dem Industrie 4.0 Zeitalter (engl. workforce 4.0) abteilungsübergreifend kontinuierlich Prozesse digitalisieren und auf allen Ebenen schulen sollten, um zusätzlich von Synergieeffekten und Automatisierungen der Digitalisierung zu profitieren.

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Operative und unternehmensspezifische Prozesse funktionieren laut den Erfahrungen von Oliver Mattmann übrigens bereits oft gut, weswegen hier nicht die höchste Priorität zum Handeln bei Lean Methoden anzusiedeln sei. Lean Management sieht er eher als Beschleuniger für benötigte Digitalisierungsprozesse in KMU. Mattmann führt hier weiter aus: “Die grosse Heraus­forderung besteht vielmehr darin, die Informationsverarbeitung der Administration mit den anderen Unternehmens­bereichen zu synchronisieren und den Informationsfluss deutlich zu verbessern. In diesem Bereich besteht grosser Handlungsbedarf, der enorme Verbesserungen möglich machen würde! Da reden wir nicht von 5 %, sondern von Produktivitäts­steigerungen von bis zu 50 %!

Lean Management Zusammenfassung für KMU ✅

Es mag sich also durchaus lohnen, als KMU die Lean Management Lektüre durchzuarbeiten, wenn das Thema Strategie ansteht. Wer sich in die Literaturrecherche vertieft, dem sollen unsere Ausführungen der genannten Branchenexperten helfen, Theorie und Praxis besser vereinen zu können. Leanes Denken kann sich langfristig in KMU etablieren, wenn es vom Start weg nicht als temporäres Projekt, sondern als neuer, prozessbegleitender Normalfall vorgestellt wird. Es empfiehlt sich bei der Etablierung leaner Prozesse Lean Assessments sowie Potentialchecks in Betracht zu ziehen sowie eine Lean Roadmap mit allen relevanten Themen aufzustellen. Es braucht hierfür Führungspersonen und Lean Experten, die sich mit den Methoden auskennen, die Prinzipien vorleben und vor Ort an der Einführung der neuen Strategie beteiligt sind. Dann kann letztendlich die vermehrte Veranschaulichung von Lean Management Prinzipien in den Hintergrund treten und auf natürliche Weise, basierend auf erarbeiteter Expertise und konstanter Evaluation in Unternehmensprozesse einfließen.


Quellen:
https://www.7impact.com/blog/artikel/lean-management-fuer-kmu/
https://der-prozessmanager.de/aktuell/wissensdatenbank/lean-management
https://www.kraus-und-partner.de/lean-management-produktion-administration-beratung
https://www.tractionwise.com/magazine/lean-management-kmu-scheitern/
https://www.impulse.de/management/unternehmensfuehrung/fehlertoleranz/2131960.html
https://www.bwl-lexikon.de/wiki/lean-management/
https://refa.de/service/refa-lexikon/lean-management
https://www.feintool.com/en/newsroom/news/2019/is-lean-management-still-relevant-in-the-factory-of-the-future-and-industry-40-environment/