1. Grundlagen schaffen. Was beinhaltet eine Digitalisierungsstrategie im Mittelstand?
Eine Strategie zur Digitalisierung im Mittelstand entwickelt sich nicht von heute auf morgen, so schön es auch wäre. Diese Erfahrung mussten viele Unternehmen machen, als sie durch Corona zu Home Office und Remote-Work gezwungen wurden. Der wichtigste Faktor einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie liegt in den Grundlagen. Sie können Digitalisierungsschritte kurzfristig angehen, sollten dabei aber darauf achten, dass Sie eine Basis aufbauen, die sich problemlos erweitern lässt. Hierbei lohnt es sich ganzheitlich zu denken. Denn neben simplen, ad-hoc umsetzbaren Prozessen in Kommunikation (Web-Meetings) oder Fortbildung (e-Learning), sollten primär technisch komplexe Prozesse wie Buchhaltung oder Dokumentenverwaltung beachtet werden. Werden diese digitalisiert, werden relevante Mehrwerte geschaffen und Sie befreien sich von unnötigem Papierkram.
Ein relevanter Startpunkt zur Digitalstrategie ist mit den Prozessen zu beginnen, die ganz am Anfang stehen. Das mag einfach klingen, wird aber oft völlig falsch interpretiert. Digitale Prozesse oder Dokumente haben den Vorteil, dass Sie u. .a ortsunabhängig umsetzbar sind und dass Automatisierungen an sie anschließen können. Z. B. wenn Rechnungsdaten digital vorliegen, lassen Sie sich automatisiert in Buchhaltungstools übertragen. Sind Rechnungsdaten jedoch nicht digital, sondern z. B. analog auf Papierpost vorhanden, lassen sich die beschriebenen Prozesse nicht digitalisieren. Eine Digitalisierungsstrategie sollte deshalb bei analogen und papierbasierten Prozessen zuerst ansetzen.
Mit der CAYA Document Cloud haben Sie z. B. die Möglichkeit, dass Briefe, die Sie digitalisiert empfangen, ausgelesen und Daten nutzbar gemacht werden. So werden bei postalisch eingehenden Rechnungen z. B. die betreffenden Rechnungsdaten ausgelesen und können in andere Software wie DATEV und Co. übertragen werden. Die CAYA Document Cloud dient so als Ihre Dokumentenzentrale, von der aus Sie alle Ihre Dokumente managen und auch mit weiteren Lösungen verknüpfen können. Ein Beispiel, wie digitalisierte Briefpost bei weiteren digitalen Verarbeitung unterstützt, finden Sie z. B. in unserer Case Study mit McMakler.
Der CAYA-Tipp:
Es lohnt sich, die Digitalisierung von hinten aufzuziehen: schafft Ein digitaler Posteingang beispielsweise die Grundlage für Input eingegangener Dokumente in Buchhaltungstools und Kundenservicesoftware.
2. Mehr Qualität: Mitarbeiter durch Digitalisierung weiterentwickeln
Sie müssen die Digitalisierung auch vorantreiben wollen. Besonders durch Remote Work sind viele Unternehmen versucht, digitale Lösungen als mehr als nur eine Momentaufnahme zu sehen. Eine optimierte Digitalstrategie kann zukunftssichere Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Weg von monotoner Arbeit. Durch digitalisierte Briefpast kann das Office-Managment diese genauso remote bearbeiten wie das Marketing Kampagnen vom Home-Office. Ziel muss sein, möglichst ortsunabhängig effizient arbeiten zu können. Die wahren Kosten eines nicht digitalisierten Arbeitsumfeldes liegen oft im Verborgenen: Es wird mehr Zeit für simple Tätigkeiten verwendet. Sich wiederholende Aufgaben fordern die Nerven Ihres Teams und benötigen Ressourcen, die Sie für das Kerngeschäft benötigen. Durch das teilweise automatisieren von monotonen Aufgaben, wie dem Einscannen oder auch dem Verteilen von Briefpost, schaffen Sie Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten. Wichtig: Mitarbeiter werden nicht ersetzt sondern Aufgaben werden verlagert. Wenn Mitarbeiter früher Zeit mit dem Einscannen von Briefpost verbracht haben können diese sich nun Aufgaben wie z. B. dem besseren Beantworten von Kundenanfragen widmen.
Unterschätzen Sie darüber hinaus niemals die Macht einer klaren Kommunikation. Widerstand innerhalb von Teams ist oft die größte Herausforderung für erfolgreiche IT-Projekte. Sei es, weil Mitarbeiter befürchten, dass fortschrittliche Technologien ihre Arbeit überflüssig machen, oder weil sie eine Änderung ihrer traditionellen Gewohnheiten fürchten. Nutzer nehmen neue Prozesse und Technologien oft nur langsam an. Eine klare Kommunikation ist erforderlich, um Mitarbeiter auf geschäftliche Veränderungen vorzubereiten. Hören Sie sich auch unsere Podcast Episode zur Kommunikationsstragie zur Digitalisierung dazu an.
Der CAYA-Tipp:
Der Einfluss von Digitalisierung ist leicht einzuschätzen: Überschlagen Sie einmal, wie viele Ressourcen Sie sparen könnten, wenn Sie alleine nur Rechnungen nicht mehr manuell übertragen müssten, sondern sie automatisch ausgelesen in Ihrem Buchhaltungssystem erscheinen.
3. Passende Softwarelösungen finden, verknüpfen und schrittweise einführen
Es gibt kein one size fits all. Alle Unternehmen haben unterschiedliche Voraussetzungen und Bedürfnisse. Es ist wichtig, Softwarelösungen zu finden, die zum Unternehmen passen und benötigt werden. Denn natürlich ist es auch möglich, eine Art Überdigitalisierung zu entwickeln und Softwarelösungen anzuschaffen, die sich nicht lohnen. Hier müssen Sie im Auge behalten, an welchen Prozessen Sie zuerst ansetzen sollten. Auch sind viele Tools mittlerweile so flexibel, dass Sie sich leicht mit anderen integrieren lassen. Häufig ist es so möglich, mit einem Tool mehrere Aufgaben zu bewältigen. Eine Übersicht zu smarten Prozessen und Automatisierungsmöglichkeiten findet sich in der aufgezeichneten Diskussionsrunde unserer eigenen Digitalisierungskonferenz.
Unternehmen schrecken manchmal vor einer "Umgestaltung" durch Digitalisierung zurück, weil dies kostspieliges und drastisches Unterfangen interpretiert wird. Bei der digitalen Transformation gilt jedoch oft: Langsam und stetig gewinnt das Rennen. Denn durch schrittweise Erfolgserlebnisse überzeugen Sie auch Ihre Mitarbeiter besser, neue Software zu nutzen und überfordern diese nicht direkt.
Manchmal wirken sich subtile Veränderung mehr auf Ihr gesamtes Unternehmen aus, als Sie vermuten. Führen Sie Softwareprojekte deshalb in mehreren Phasen durch, um sicherzustellen, dass jeder Schritt ohne Fehler und ohne Überforderung der Benutzer in Betrieb geht. Wir empfehlen natürlich nicht, Projekte weit über ihre Fristen hinaus auszudehnen, aber wir sind auch der Meinung, dass KMUs bessere Ergebnisse erzielen, wenn sie nicht überstürzt mehrere Plattformen in einem kurzen Zeitraum implementieren. Sie sind Befürworter von mehr Digitalisierung, stoßen intern aber auf Widerstand? Lesen Sie auch, mit welchen Methoden Sie genau Mitarbeiter schrittweise von Digitalisierungsprojekten überzeugen.
Der CAYA-Tipp:
Besonders für Kommunikation gibt es eine so große Zahl an Tools, dass es schwierig ist, den Überblick zu behalten. Eine Liste von ausgewählten Tools, die digitale Kommunikation (insbesondere im Home Office) erleichtern, haben wir Ihnen hier zusammengestellt.
4. Experimente wagen & Best Practices zu Softwarenutzung schulen
Nicht jeder Versuch wird gleich optimal verlaufen. Digitalisierung ist keine einmalige Aktion. Kreativität und Experimente sind wichtig, um die Digitalisierungsstrategie aktuell zu halten und gegebenenfalls anzupassen. Sie benötigen Geduld und die bereits beschriebene Mentalität, um Ihrem Unternehmen den Übergang in eine digitalisierte Zukunft zu ermöglichen. Eventuell nehmen Sie es ja auch direkt selbst in die Hand und werden das nächste Unternehmen mit einem innovativen digitalen Produkt, das anderen die Digitalisierung erleichtert? Falls Sie sich bereits mit neuen Softwarelösungen befassen, hören Sie sich auch unbedingt unsere Podcastepisode zu Best Practices zur Softwareeinführung im Mittelstand an. Denn die Entscheidung für eine Software ist nur die halbe Miete. Wichtig und oft vernachlässigt ist auch die Einführung von Software in Bezug auf vordefinierte Prozesse zur effizienten Nutzung. Eine technische Einführung lassen wir hier bewusst außen vor. Diese ist fast immer notwendig. Allerdings lässt sich einmal eingeführte Software auch verschiedene Arten und Weisen nutzen. Aufgrund oft intuitiver Oberflächen entwicklen viele Unternehmen ihr eigenes Verständnis zur optimalen Nutzung. Dabei lassen sich gerade Best Practices zur Softwarenutzung planen, um Ihre Effizienz zu steigern.
Eine Sache ist sicher: Digitalisierung ist ein Wettbewerbsvorteil. Die Zukunft wird digital und zukunftssichere Unternehmen sind im Kampf um das Vertrauen potentieller Kunden und die besten Arbeitskräfte definitiv den entscheidenden Schritt voraus.
Der CAYA-Tipp:
Um auf dem aktuellen Stand rund um Neuigkeiten der Digitalisierung zu bleiben, gibt es viele Wege. Sie können z.B. an Webinaren teilnehmen oder Blogs und Whitepaper lesen, die viele Experten anbieten.
Übrigens: Heutzutage basieren digitale Prozesse in Unternehmen auf den Arbeitsweisen des Büros 4.0. Der Term Büro 4.0 stellt eine Analogie zu den vier industriellen Revolutionen dar. Durch den heutigen verfügbaren Funktionsumfang von Software, dokumentenbasierte Prozesse auch mithilfe von künstlicher Intelligenz zu automatisieren, ist eine agilere, effizientere Arbeitsform entstanden. Dieser liegt zugrunde, dass Ihre Dokumente digitalisiert vorliegen. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird ermöglicht, Prozesse lassen sich automatisieren. Wie wir bei CAYA das Büro 4.0 verstehen, welche Schritte Sie zum Büro 4.0 bringen und wie damit mehr digitale Effizienz erreicht wird, steht in unserem Guide zum Büro 4.0 beschrieben.