Laut der Studie „Digitalisierung im deutschen Mittelstand“ von Star Finanz, sind vor allem kleinere Unternehmen Digitalisierungsthemen gegenüber kritisch eingestellt. Wie kommt das?

Knapp 45% der 11.000 befragten Unternehmen aus verschiedensten wirtschaftlichen Bereichen stehen laut eigener Aussage in den nächsten 5 Jahren durch den digitalen Wandel vor einer (nötigen) Veränderung des Geschäftsmodells. Diese bevorstehenden Veränderungen wollen allerdings nur 11% der Unternehmen proaktiv angehen. Grund ist unter anderem, dass viele Unternehmen unschlüssig sind, welche Auswirkungen der digitale Wandel speziell auf ihr Geschäftsmodell hat. Knapp jeder vierte Betrieb gab an, die kommenden Veränderungen nicht genau absehen zu können. Wie sich die Digitalisierung für Banken entwickelt hat, muss schließlich nicht auf Werkzeughersteller oder Versicherungsmakler zutreffen. Daher stagniert der digitale Wandel in vielen unternehmerischen Bereichen, was ungenutztes Potenzial darstellt.

Folglich fehlt es oft an einer Planbarkeit für den technologischen Wandel, auch aus Angst, mit großen Digitalisierungsentscheidungen in die falsche Richtung zu gehen. Digitalisierung muss eben auch in die Unternehmenskultur passen. Einige Unternehmen mögen es z. B. schwierig finden, Kunden primär über digitale Kanäle zu erreichen, da persönlicher Kontakt ein wichtige Rolle spielt. Andere sehen digitale Kanäle als Chance für mehr Reichweite und neue Kundenerlebnisse.
Was hilft Befürwortern der Digitalisierung nun, die Vorbehalte anderer Beteiligter zu verstehen und die Unternehmenskultur pro Digitalisierung zu beeinflussen?

Laut der Umfrage von Star Finanz nehmen 83% der befragten Unternehmen die Digitalisierung generell als Chance wahr. Dabei sind vor allem Unternehmen, die jünger als 5 Jahre alt sind zu 91% dieser positiv gegenüber eingestellt. Kleine, ältere Unternehmen sind oft skeptischer. Größere Unternehmen (ab 500 Mitarbeiter) sind am positivsten der Digitalisierung gegenüber eingestellt. Ein naheliegender Grund mag hier auch die bereits bestehende Unabdinglichkeit von digitalen Prozessen zur Koordination und zum Wissensmanagement sein, während kleine Unternehmen teils viel auf informellen Kanälen Informationen verbreiten. Bei befragten Unternehmen mit bis zu 9 Mitarbeitern sehen knapp 26% die Digitalisierung sogar als Bedrohung an. Das muss nicht sein.

Digitalisierungsstudie KMU von Star Finanz
Weitere Umfrageergebnisse - Quelle: https://www.starfinanz.de/2019/11/07/digitalisierung-im-mittelstand/


Genannte Gründe für Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung der befragten Skeptiker sind, dass kein Mehrwert darin gesehen wird (47%), Zeitmangel (45%) oder Kostengründe (15%). Außerdem herrscht oft die Sorge, zu große Veränderungen im laufenden Prozess umzusetzen. Für diese Skeptiker zeigen wir in den nächsten Absätzen auf, wie Sie leicht Schritt für Schritt digitalisieren können und ihre Fortschritte jeweils ressourcenschonend im Blick behalten können.

Digitalisierungsthemen schrittweise angehen:

Schritt 1: Digitalisieren, was in der Prozesskette vorne steht. 1️⃣
Beginnen Sie eine Digitalisierungstrategie zunächst mit einer Analyse des Status quo. Was lässt sich digitalisieren und in welchem Umfang? Bilden Sie dazu Teams aus verschiedenen Abteilungen. Schließlich sollen Prozesse ineinandergreifen.

Es empfiehlt sich mit den Bereichen anzufangen, die in Prozessketten den ersten Schritt darstellen. In vielen Fällen ist dies z. B. die eingehende Briefpost. Die Digitalisierung des eigenen Posteingangs hilft, analoge Dokumente in den digitalen Prozess zu bringen und beschleunigt die Bearbeitung, indem beispielsweise Daten aus Rechnungen durch OCR-Scan Technologie automatisch erfasst und Daten durch Schnittstellen in Buchhaltungstools automatisiert übertragen werden. Damit entfällt oft schon das manuelle Abtippen. Somit lagern Sie zuvor physische Prozesse einfach vom Aktenschrank in die Cloud aus, was neben Platzersparnis das ortsunabhängige Bearbeiten von Dokumenten ermöglicht.

Änderungen in diesem Schritt versprechen einen starken Einfluss auf den weiteren erfolgreichen Prozessverlauf. Eruieren Sie, welche analogen Prozesse bei Ihnen am Anfang der Prozessketten stehen und gehen Sie diese an. Bezüglich Priorisierung und Auswahl verschiedener zu Beginn stehender Schritte, erläutern wir im weiteren Verlauf, womit genau begonnen werden sollte.

Schritt 2: Auf Skalierbarkeit achten 🌱📈

Hier sollte holistisch gedacht werden. Neben der Basis-Digitalisierung von Kommunikationsformaten wie Web-Meetings oder E-Learning, sollten auch komplexere Bereich wie die Buchhaltung oder das Dokumentenmanagement besonders berücksichtigt werden. Was mit einem kleineren Volumen beginnt, sollte sich durch Bulk-Optionen in einem Schritt auf mehrere Prozesse gleichzeitig übertragen lassen. Achten Sie darauf, dass ausgewählte Softwarelösungen entsprechende Funktionen bieten oder sich bei Bedarf erweitern lassen.

Schritt 3: Potenziale: Nur digitalisieren reicht nicht. Mitarbeiter schulen 🎓

Generell empfiehlt sich, eine Digitalstrategie auf alle Bereiche des Unternehmens auszuweiten. Dadurch lassen sich Prozessschritte verbinden, automatisieren und gebündelt verwalten (Cockpit Perspektive). Aspekte, die berücksichtigt werden sollten, sind u. a.

  • Mission & Vision (strategisch)
  • Interne & Externe Prozesse
  • Instrumente für die Arbeit & Tools
  • Cloudlösungen

Brechen wir die Digitalisierung von der strategischen Ebene auf die operative Ebene für alle Mitarbeiter herunter, warten laut morethandigital.info, einem Branchenmedium für Digitalisierung, vor allem bei der unterschiedlichen Nutzung von Software viele Potenziale. Softwarelösungen lassen sich eben nicht nur auf die eine, richtige Art und Weise nutzen sondern bieten (aufgrund verschiedenster Anwendungsfälle) auch unterschiedliche Arten der Nutzung.

Stellen Sie sich exemplarisch folgende Frage: Werden Schnittstellen genutzt, dass Mitarbeiter automatisch über Fortschritte bei abgeschlossenen Prozessen im Softwaresystem informiert werden oder wird eher zusätzlich zum Telefon gegriffen und anschließend eine E-Mail dazu gesendet? Das kann bei informationsreichen Prozessen auf informeller Ebene nützlich sein, ist aber oft auch überflüssig. Prozesse können ergo auf unterschiedliche Weisen zum Ziel geführt werden - Vereinheitlichung und Kenntnis von Funktionsweisen von Softwareprozessen hilft.

Fragen Sie sich außerdem: Kann ich Informationen zu einem Thema im gleichen Softwaretool zusammenfassen oder müssen Mitarbeiter auf mehrere Systeme zugreifen, um Informationen zu suchen? Falls dem so ist, lassen sich hier ggf. Daten über automatische Imports direkt in ein Tool gebündelt übertragen oder Sie schulen gleich den Prozess, dass alles an einem Ort zusammengetragen wird.

Schulungen für eine verbesserte Nutzung von Software können z. B. über interne Coachings geschehen, über festgeschriebene Abläufe in der eigenen Wissensdatenbank oder über den externen Support durch einen festen Ansprechpartner, den viele Softwareunternehmen ab einer gewissen Größe anbieten.

Schritt 4: Aller Anfang ist leicht - Mitarbeiter von der Digitalisierung überzeugen 🙌

Bei der Planung und Umsetzung eines Digitalisierungskonzepts sollte zu Beginn berücksichtig werden, dass Mitarbeiter eine gewisse Zeit benötigen um sich auf verändernde Arbeitprozesse einzustellen. Auch Vorbehalte oder Sorgen lassen sich durch viele kleine Teilerfolge reduzieren. Außerdem minimieren Sie das operative Risiko, zu viele Veränderungen im laufenden Betrieb gleichzeitig durchzuführen. Sind Sie also ein Befürworter der Digitalisierung und möchten ein Digitalisierungskonzept umsetzen, empfiehlt sich eine schrittweise Herangehensweise, um die Belegschaft mit an Bord zu bekommen. Gehen Sie zuerst vor allem Prozesse an, die sich leicht anpassen lassen. Somit halten Sie die Einstiegshürde niedrig und haben größere Chancen für einen motivierenden Beginn.

Damit Erfolge in der Digitalisierung nicht nur für sich sprechen müssen sondern auch von allen Beteiligten bemerkt und mitgetragen werden, sollten Sie dies auch proaktiv angehen und darauf hinweisen. Es empfiehlt sich ein Monitoring von Digitalisierungsfortschritten pro Prozess. Dies kann in regelmäßigen Meetingterminen erfolgen, wo die zuvor schriftlich festgehaltene Situation mit den neuen Prozessen verglichen wird. Bewertungskriterien können abhängig von Ihrem Geschäftsmodell sowohl quantiative Aspekte (Zeitersparnis oder Reduktion des Aufgabenpensums) als auch qualitative Aspekte sein (z. B. gefühlte, einfachere Administration und weniger monotone Aufgaben für Mitarbeiter).

💡

TIPP! Halten Sie die zeitlichen Abstände für Feedback zu Digitalisierungsschritten nicht zu kurz um nicht zu Beginn auf temporäre Schwankungen zu reagieren, sondern um das Gesamtbild zu evaluieren.


Schritt 5: Binden Sie Mitarbeiter ein 📆

Top-down oder Bottom-up? Da man auch bei kleinen Unternehmen wahrscheinlich nicht alle Prozesse selbst im Detail kennt, empfiehlt es sich, die direkt an den Prozessen beteiligten Mitarbeiter zu befragen, was die größten Hürden in ihren Prozessabläufen sind. Dies können Sie z. B. angehen, indem Sie eine Liste an Themen vorbereiten, bei denen Sie sicher wissen, dass sich diese digitalisieren lassen und sich dann Feedback holen. Alternativ können Sie auch eine komplett offene Frage stellen, was sich zur Digitalisierung anbietet, was mehr Spielraum bietet. In jedem Fall bietet diese Vorgehensweise den Vorteil der Steigerung des Mitarbeiter-Involvements und mehr Identifikation der Belegschaft mit Digitalisierungsthemen.

Übrigens: Moderne, digitalisierte Prozessabläufe in Unternehmen basieren auf der Philosophie des Büros 4.0. Der Begriff Büro 4.0 steht in diesem Zusammenhang für einen Vergleich zu den vier industriellen Revolutionen. Mit den heutigen Potenzialen von Software, dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren, hat sich eine neue, effizientere Form der Arbeit entwickelt. Die Basis dafür ist, dass alle Dokumente digitalisiert vorliegen. Wie CAYA das Büro 4.0 interpretiert, welche Schritte zum Büro 4.0 führen und wie Sie dadurch mehr digitale Effizienz erreichen, haben wir in unserem Guide zum Büro 4.0 definiert.

Haben Ihnen diese ersten Tipps zur Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie Inspirationen geliefert? Dann holen Sie sich weitere, handfeste Tipps, welche Faktoren zu einer erfolgreichen Digitalisierung beitragen! Unser Quickguide “4 Faktoren für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie” steht als Download kostenfrei zur Verfügung und behandelt weitere Empfehlungen zum Thema. Erfahren Sie außerdem, wie Sie mit CAYA Ihren Posteingang digitalisieren können. Ein wichtiger Schritt in die weitere Digitalisierung.

Quellen:
https://www.starfinanz.de/2019/11/07/digitalisierung-im-mittelstand/
https://morethandigital.info/
https://www.kmu-magazin.ch/