“Grow or die”, also “Wachse oder sterbe” ist zu einem beliebten Mantra erfolgreicher Menschen für verschiedene Bereiche in ihrem Leben geworden. Auch immer mehr Unternehmen haben die Wahrheit hinter der Aussage entdeckt. Soll ein erfolgreiches Geschäft wettbewerbstauglich bleiben, muss es auch weiter wachsen. Und kein nachhaltiges Wachstum ohne die Prozesse zu optimieren. Dafür bieten sich vor allem die Errungenschaften der Digitalisierung an. Hier sind fünf einfache, mehrwertige Handlungsempfehlungen für mehr Effizienz in Ihrem Büro.

Die Digitalisierung bietet viele neue Werkzeuge zur Prozessoptimierung

Ob Traditionsunternehmen aus der analogen Welt oder ein aufstrebendes Start-Up, die Digitalisierung bietet viele Herausforderungen und Chancen für Betriebe. Wirkt sie sich doch vor allem auf die bestehenden Prozesse aus. Wird der Schritt zur Digitalisierung der Arbeitsprozesse gemacht, dann vor allem um die wiederkehrenden Aufgaben einer Abteilung zu vereinfachen und zu fokussieren. Das entspricht auch der Philosophie, dass im Unternehmen nicht nur an den Aufgaben gearbeitet werden sollte, sondern oft auch an der Verbesserung der Arbeitsprozesse.

Mittlerweile gibt es viele verschiedene Techniken und Software-Lösungen im Zuge der Digitalisierung, vor allem von SaaS-(Software as a Service)-Dienstleistern in der Cloud, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern können. Dabei sparen Sie oft nicht nur Zeit, Kosten und Ärger. Vor allem gewinnen Sie mehr Raum für kreative und strategisch informierte Entscheidungen, indem sie den üblichen Ballast aus ineffektiven Arbeitsprozessen abwerfen können. Man könnte die Digitalisierung der Arbeitsprozesse so als eine kluge Spielart des Minimalismus beschreiben: durch eine  Trennung von mühsamen Prozessen kehrt eine neue Leichtigkeit ein in die Arbeit.

1. Machen Sie die interne Kommunikation zur Wissensdatenbank

Wenn in einem Unternehmen viel über die interne Kommunikation gesprochen wird, dann findet eben genau diese nicht richtig statt. Das persönliche Gespräch kann die Mitarbeiter menschlich bestimmt zusammenbringen, ist aber unzureichend, will man aus der Kommunikation einen Vorteil gewinnen. Daher ist es umso wichtiger, die interne Kommunikation über Instant-Messaging-Software wie Microsoft Teams oder Slack zu führen. In direkten 1-zu-1-Unterhaltungen, themenbasierten oder abteilungsinternen Gruppenchats und größeren Unternehmenschats können sich hier die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen austauschen.

Das Tolle daran ist: Die Kommunikation geht nicht in hunderten Mails verloren, sondern ist schnell abrufbar über die Kommunikationshistorie dieser Tools. Entsprechend werden diese Online-Lösungen auch dazu genutzt, um an einer Stelle relevantes Wissen über Ziele, Methoden, Funktionalität, Strukturen etc. im Betrieb zu sammeln und für alle alten und neuen Kollegen und Kolleginnen als Links griffbereit zu haben.

Im Gegenteil zu einem Projektmanagement-Tool offerieren diese Kommunikations-Apps keine weitere Involvierung zusätzlicher Stakeholder, um eine dezidierte Dokumentation oder Koordination von Aktivitäten wie auch Aufgaben abzurunden. Eine gut strukturierte Projektmanagement-Software stellt demnach im Unternehmenskontext einen Profit für alle Beteiligten dar, indem Statusupdates von Projekten, tief greifende Informationen und Learnings  in einem intern geschützten Raum geteilt und einsehen können.

2. Geben Sie allen im Team mehr “Raum” zur Entfaltung

Die Prozessoptimierung durch Digitalisierung der Arbeitsprozesse beginnt nicht erst mit der Software. Auch die Hardware spielt durchaus eine Rolle. Kommen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jeden Tag morgen ins Büro und setzen sich hinter einen alten PC mit klobigem Monitor, bis sie wieder Feierabend haben? Bewegen sie sich so gut wie nie in dieser Zeit, außer wenn sie auf Toilette, zum Rauchen oder Essen gehen? Allein die Beschreibung klingt schon ermüdend, oder?

Darum empfiehlt es sich, auch in der Infrastruktur des Büros aufzuräumen. Schnelles Internet, leichte Laptops, Headsets, Arbeitshandys, drahtlose Keyboards und Mäuse sind ein Muss. Ebenso sollten Mitarbeiter die Option haben, ihre Arbeit mitzunehmen, egal ob sie im Café nebenan oder im Home Office sind. Durch die Digitalisierung ist der Arbeitsplatz überall wo die Muße danach ist, etwas zu schaffen oder abzuarbeiten.

3. Vereinfachen Sie Ihr Personalmanagement für alle Beteiligten

Das Stellen eines Urlaubsantrags kann manchmal mehr Zeit in Anspruch nehmen als ein wichtiges Telefonat mit einem Partnerunternehmen. In solche Banalitäten sollte die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht verloren gehen.

Deshalb setzen moderne Unternehmen auch auf eine Digitalisierung solcher Prozesse. Ganz gleich ob es um die Planung von Arbeitsschichten, Personaleinsatz, Urlaub, Arbeitszeiterfassung usw. geht, HR-Software wie Lucca oder Personio macht die Verwaltung des Teams überschaubar und schnell. Auch Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden es Ihnen danken.

CAYA nutzt zudem die Softwarelösung von vacationtracker.io, welche sich mit dem Kommunikationsmedium Slack über einen sogenannten Slackbot verbindet. Über diese eingerichtete Anbindung können alle Beteiligten auf spielerische Art und Weise Ihren Urlaubsantrag einreichen.

4. Digitalisieren Sie Ihre Papiere und verwalten Sie Ihre Dokumente online

Irgendwann stapeln sich die Papierberge in den Büros, so dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen immer weniger Platz haben, um überhaupt Luft zu schnappen. Die physische Enge eines Arbeitsplatzes wird nach einiger Zeit auch zu einer psychischen Belastung.

Darum ist es ratsam, auf Papier zu verzichten und alle wichtigen Dokumente, seien es nun Briefe, Rechnungen, Formulare usw. komplett zu digitalisieren. Mit der CAYA Document Cloud können Unternehmen ganz leicht Herr ihrer Bürokratie werden. CAYA hilft bei der Dokumentenverwaltung durch nützliche Funktionen. So werden z. B. wichtige Information, wie der Absender und Betreff von Dokumenten automatisch erfasst. Dies gilt auch für Rechnungsdaten wie dem Rechnungsbetrag, Zahlungsempfänger, IBAN, BIC und Überweisungszweck. Zudem werden eingehende Dokumente automatisch klassifiziert. Das befähigt Sie, später ganz einfach nach Rechnungen zu filtern oder Dokumente an die richtige Abteilung weiterzuleiten.

5. Verzichten Sie auf Spreadsheets, arbeiten Sie mit Echtzeit-Dashboards

Der Griff zur Tabellenkalkulation ist oft nur ein Klick entfernt, ganz gleich ob man Excel auf dem Computer öffnet oder eine Google Tabelle im Browser. Und die Vorteile sind naheliegend, wenn man leicht Informationen strukturiert analysieren und kommunizieren will. Nur leider ist das ein sehr mühseliges Verfahren. Vor allem bei einem der wichtigsten Themen für Unternehmen, dem Finanzmanagement, werden gerne Excel-Tabellen herangezogen.

Doch um die Liquidität des Unternehmens zu planen, die Ein- und Ausgänge im Cash Flow zu überblicken und zu errechnen, welche Investitionen in neue Geräte, Materialien und Personal möglich sind, muss man sich lange mit Tabellen auseinander setzen. Im FinTech-Bereich gibt es inzwischen Tools wie Agicap, das ein einfaches, sicheres Liquiditätsmanagement ermöglicht. In dem Echtzeit-Dashboard der Software sehen sie nicht nur tagesaktuell sämtliche Transaktionen auf Ihren angeschlossenen Geschäftskonten. Sie können auch Szenarien für die Liquiditätsprognose entwerfen, ganz gleich was sie mit Ihrem Geld vorhaben.  

6. Fazit: Interne Kreativität fördern durch Digitalisierung der Prozesse

Wie an den oben aufgezählten Handlungsempfehlungen zu sehen ist, können Sie viel gewinnen durch die Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse. Vor allem lässt sich auch der Cashflow Prozess optimieren. Das gilt für große Unternehmen ebenso wie für KMU. Schließlich können überall Ressourcen effizienter eingesetzt und Prozesse transparent gemacht werden. Die Mühe, die dadurch von den Schultern Ihres Teams fällt, verwandelt sich alsbald in Kreativität für neue, spannende Projekte, die Sie und Ihr Unternehmen weiterbringen werden.

Über Dr. Nirmalarajah Asokan:

Dr. Nirmalarajah Asokan ist Senior Content Marketing Manager bei Agicap in Berlin. Er ist in den Themen Liquiditätsmanagement, Cashflow und Finanzplanung unterwegs. Derzeit zeichnet er für Konzeption, Optimierung und Umsetzung des Content Marketings für das Liquiditätsmanagement-Tool Agicap verantwortlich.

Bild Dr. Nirmalarajah Asokan