ÔÇťGrow or dieÔÇŁ, also ÔÇťWachse oder sterbeÔÇŁ ist zu einem beliebten Mantra erfolgreicher Menschen f├╝r verschiedene Bereiche in ihrem Leben geworden. Auch immer mehr Unternehmen haben die Wahrheit hinter der Aussage entdeckt. Soll ein erfolgreiches Gesch├Ąft wettbewerbstauglich bleiben, muss es auch weiter wachsen. Und kein nachhaltiges Wachstum ohne die Prozesse zu optimieren. Daf├╝r bieten sich vor allem die Errungenschaften der Digitalisierung an. Hier sind f├╝nf einfache, mehrwertige Handlungsempfehlungen f├╝r mehr Effizienz in Ihrem B├╝ro.

Die Digitalisierung bietet viele neue Werkzeuge zur Prozessoptimierung

Ob Traditionsunternehmen aus der analogen Welt oder ein aufstrebendes Start-Up, die Digitalisierung bietet viele Herausforderungen und Chancen f├╝r Betriebe. Wirkt sie sich doch vor allem auf die bestehenden Prozesse aus. Wird der Schritt zur Digitalisierung der Arbeitsprozesse gemacht, dann vor allem um die wiederkehrenden Aufgaben einer Abteilung zu vereinfachen und zu fokussieren. Das entspricht auch der Philosophie, dass im Unternehmen nicht nur an den Aufgaben gearbeitet werden sollte, sondern oft auch an der Verbesserung der Arbeitsprozesse.

Mittlerweile gibt es viele verschiedene Techniken und Software-L├Âsungen im Zuge der Digitalisierung, vor allem von SaaS-(Software as a Service)-Dienstleistern in der Cloud, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern k├Ânnen. Dabei sparen Sie oft nicht nur Zeit, Kosten und ├ärger. Vor allem gewinnen Sie mehr Raum f├╝r kreative und strategisch informierte Entscheidungen, indem sie den ├╝blichen Ballast aus ineffektiven Arbeitsprozessen abwerfen k├Ânnen. Man k├Ânnte die Digitalisierung der Arbeitsprozesse so als eine kluge Spielart des Minimalismus beschreiben: durch eine ┬áTrennung von m├╝hsamen Prozessen kehrt eine neue Leichtigkeit ein in die Arbeit.

1. Machen Sie die interne Kommunikation zur Wissensdatenbank

Wenn in einem Unternehmen viel ├╝ber die interne Kommunikation gesprochen wird, dann findet eben genau diese nicht richtig statt. Das pers├Ânliche Gespr├Ąch kann die Mitarbeiter menschlich bestimmt zusammenbringen, ist aber unzureichend, will man aus der Kommunikation einen Vorteil gewinnen. Daher ist es umso wichtiger, die interne Kommunikation ├╝ber Instant-Messaging-Software Microsoft Teams oder Slack zu f├╝hren. ┬áIn direkten 1-zu-1-Unterhaltungen, themenbasierten oder abteilungsinternen Gruppenchats und gr├Â├čeren Unternehmenschats k├Ânnen sich hier die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen austauschen. ├ťbrigens: Wir haben eine Ratgeber zu Microsoft Teams Hacks.

Das Tolle daran ist: Die Kommunikation geht nicht in hunderten Mails verloren, sondern ist schnell abrufbar ├╝ber die Kommunikationshistorie dieser Tools. Entsprechend werden diese Online-L├Âsungen auch dazu genutzt, um an einer Stelle relevantes Wissen ├╝ber Ziele, Methoden, Funktionalit├Ąt, Strukturen etc. im Betrieb zu sammeln und f├╝r alle alten und neuen Kollegen und Kolleginnen als Links griffbereit zu haben.

Im Gegenteil zu einem Projektmanagement-Tool bieten diese Kommunikations-Apps keine weitere Involvierung zus├Ątzlicher Stakeholder, um eine dezidierte Dokumentation oder Koordination von Aktivit├Ąten wie auch Aufgaben abzurunden. Eine gut strukturierte Projektmanagement-Software stellt demnach im Unternehmenskontext einen Profit f├╝r alle Beteiligten dar, indem Statusupdates von Projekten, tief greifende Informationen und Learnings ┬áin einem intern gesch├╝tzten Raum geteilt und einsehen k├Ânnen.

2. Geben Sie allen im Team mehr ÔÇťRaumÔÇŁ zur Entfaltung

Die Prozessoptimierung durch Digitalisierung der Arbeitsprozesse beginnt nicht erst mit der Software. Auch die Hardware spielt durchaus eine Rolle. Kommen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jeden Tag morgen ins B├╝ro und setzen sich hinter einen alten PC mit klobigem Monitor, bis sie wieder Feierabend haben? Bewegen sie sich so gut wie nie in dieser Zeit, au├čer wenn sie auf Toilette, zum Rauchen oder Essen gehen? Allein die Beschreibung klingt schon erm├╝dend, oder?

Darum empfiehlt es sich, auch in der Infrastruktur des B├╝ros aufzur├Ąumen. Schnelles Internet, leichte Laptops, Headsets, Arbeitshandys, drahtlose Keyboards und M├Ąuse sind ein Muss. Ebenso sollten Mitarbeiter die Option haben, ihre Arbeit mitzunehmen, egal ob sie im Caf├ę nebenan oder im Home Office sind. Durch die Digitalisierung ist der Arbeitsplatz ├╝berall wo die Mu├če danach ist, etwas zu schaffen oder abzuarbeiten.

3. Vereinfachen Sie Ihr Personalmanagement f├╝r alle Beteiligten

Das Stellen eines Urlaubsantrags kann manchmal mehr Zeit in Anspruch nehmen als ein wichtiges Telefonat mit einem Partnerunternehmen. In solche Banalit├Ąten sollte die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht verloren gehen.

Deshalb setzen moderne Unternehmen im auch auf eine Digitalisierung solcher Prozesse. Ganz gleich ob es um die Planung von Arbeitsschichten, Personaleinsatz, Urlaub, Arbeitszeiterfassung usw. geht, HR-Software wie Lucca oder Personio macht die Verwaltung des Teams ├╝berschaubar und schnell. Durch die Digitalisierung von HR Prozessen lassen sich deutliche Effizienzsteigerungen erzielen. Auch Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden es Ihnen danken.

CAYA nutzt zudem die Softwarel├Âsung von vacationtracker.io, welche sich mit dem Kommunikationsmedium Slack ├╝ber einen sogenannten Slackbot verbindet. ├ťber diese eingerichtete Anbindung k├Ânnen alle Beteiligten auf spielerische Art und Weise Ihren Urlaubsantrag einreichen.

4. Digitalisieren Sie Ihre Papiere und verwalten Sie Ihre Dokumente online

Irgendwann stapeln sich die Papierberge in den B├╝ros, so dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen immer weniger Platz haben, um ├╝berhaupt Luft zu schnappen. Die physische Enge eines Arbeitsplatzes wird nach einiger Zeit auch zu einer psychischen Belastung.

Darum ist es ratsam, auf Papier zu verzichten und alle wichtigen Dokumente, seien es nun Briefe, Rechnungen, Formulare usw. komplett zu digitalisieren. Mit der CAYA Document Cloud k├Ânnen Unternehmen ganz leicht Herr ihrer B├╝rokratie werden. CAYA hilft bei der Dokumentenverwaltung durch n├╝tzliche Funktionen. So werden z. B. wichtige Information, wie der Absender und Betreff von Dokumenten automatisch erfasst. Dies gilt auch f├╝r Rechnungsdaten wie dem Rechnungsbetrag, Zahlungsempf├Ąnger, IBAN, BIC und ├ťberweisungszweck. Zudem werden eingehende Dokumente automatisch klassifiziert. Das bef├Ąhigt Sie, sp├Ąter ganz einfach nach Rechnungen zu filtern oder Dokumente an die richtige Abteilung weiterzuleiten.

5. Verzichten Sie auf Spreadsheets, arbeiten Sie mit Echtzeit-Dashboards

Der Griff zur Tabellenkalkulation ist oft nur ein Klick entfernt, ganz gleich ob man Excel auf dem Computer ├Âffnet oder eine Google Tabelle im Browser. Und die Vorteile sind naheliegend, wenn man leicht Informationen strukturiert analysieren und kommunizieren will. Nur leider ist das ein sehr m├╝hseliges Verfahren. Vor allem bei einem der wichtigsten Themen f├╝r Unternehmen, dem Finanzmanagement, werden gerne Excel-Tabellen herangezogen.

Doch um die Liquidit├Ąt des Unternehmens zu planen, die Ein- und Ausg├Ąnge im Cash Flow zu ├╝berblicken und zu errechnen, welche Investitionen in neue Ger├Ąte, Materialien und Personal m├Âglich sind, muss man sich lange mit Tabellen auseinander setzen. Im FinTech-Bereich gibt es inzwischen Tools wie Agicap, das ein einfaches, sicheres Liquidit├Ątsmanagement erm├Âglicht. In dem Echtzeit-Dashboard der Software sehen sie nicht nur tagesaktuell s├Ąmtliche Transaktionen auf Ihren angeschlossenen Gesch├Ąftskonten. Sie k├Ânnen auch Szenarien f├╝r die Liquidit├Ątsprognose entwerfen, ganz gleich was sie mit Ihrem Geld vorhaben. ┬á

6. Fazit: Interne Kreativit├Ąt f├Ârdern durch Digitalisierung der Prozesse

Wie an den oben aufgez├Ąhlten Handlungsempfehlungen zu sehen ist, k├Ânnen Sie viel gewinnen durch die Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse. Vor allem l├Ąsst sich auch der Cashflow Prozess optimieren. Das gilt f├╝r gro├če Unternehmen ebenso wie f├╝r KMU. Schlie├člich k├Ânnen ├╝berall Ressourcen effizienter eingesetzt und Prozesse transparent gemacht werden. Die M├╝he, die dadurch von den Schultern Ihres Teams f├Ąllt, verwandelt sich alsbald in Kreativit├Ąt f├╝r neue, spannende Projekte, die Sie und Ihr Unternehmen weiterbringen werden.

├ťber Dr. Nirmalarajah Asokan:

Dr. Nirmalarajah Asokan ist Senior Content Marketing Manager bei Agicap in Berlin. Er ist in den Themen Liquidit├Ątsmanagement, Cashflow und Finanzplanung unterwegs. Derzeit zeichnet er f├╝r Konzeption, Optimierung und Umsetzung des Content Marketings f├╝r das Liquidit├Ątsmanagement-Tool Agicap verantwortlich.

Bild Dr. Nirmalarajah Asokan