Von allen wichtigen Abteilungen in einem Unternehmen wird die Personalabteilung häufig unterschätzt. Dabei funktioniert kein Unternehmen ohne qualifiziertes Personal und ohne passende Abrechnungsprozesse würde Personal wohl auch nicht sehr lange im Unternehmen bleiben. Liegt diese Unterschätzung vielleicht daran, dass Prozesse im Personalwesen manchmal etwas eingestaubt wirken? Ein großer Teil der Kommunikation und Bearbeitungswege findet ja noch auf Papier statt. Dabei kann gerade die Personalabteilung stark von effizienten und digitalen Prozessen profitieren. Um ein generelles Umdenken in Gang zu setzen, sollten Startups und KMUs hier voranschreiten und den Weg bereiten, da ihre Prozesse meist weniger komplex sind und somit auch nachträglich noch flexibel angepasst werden können.

Vorteile digitaler Prozesse im Personalwesen

Große Anreize, das Personalwesen zu digitalisieren sind der Kampf um die besten Talente und die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter.

In vielen Feldern können sich Arbeitnehmer*innen häufig das Unternehmen aussuchen. Sind die Recruitingprozesse nun veraltet und bedeuten Aufwand für die Bewerber*innen, so kann dies abschrecken. Immerhin ist das Recruiting meist der erste Kontakt zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer*innen. Funkt es hier nicht aufgrund veralteter Strukturen, verlieren Sie die besten Talente schon an die Konkurrenz, bevor Sie eine Chance hatten, sie anderweitig von Ihrem Unternehmen zu überzeugen.

Es gilt somit, eine möglichst hürdenfreie Erfahrung für Bewerber*innen und neue Arbeitskräfte zu bieten, die digital vom ersten Sichten der Stellenausschreibung bis zur ersten Lohnabrechnung führt.

Digitale Personalprozesse lohnen sich aber auch für Ihre bestehende Arbeitskräfte. Gerade Ihre Administration wird enorm von schlanken und effizienten Prozessen profitieren, da sich durch digitale Lösungen der Großteil an Papierchaos und Prozessstau vermeiden lässt. Denn altertümliche Bewerbungsmappen und Lohnabrechnungen durch den Steuerberater erzeugen Aufwand, der sich kostengünstig und digital vermeiden lässt.

Ein rotes Puzzlestück in der Hand eines Mannes, die über weiteren weißen Puzzlestücken schwebt

1| Der Bewerbungsprozess

Wie kommen die Kandidat*innen am besten zu Ihnen? Indem Sie über eine authentische und informative Präsenz in den einschlägigen Internetportalen verfügen. Zusätzliche Schritte wie der Weg über Recruiter lassen sich dazu ergänzen, um ein möglichst weites Netz zu spannen. Am Ende müssen aber Sie dafür sorgen, dass die richtigen Bewerber*innen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort Ihre Stellenausschreibung sehen. Auch die anschließende Kommunikation muss zügig und digital erfolgen, sodass Sie bei Ihrer Suche vorankommen und Kandidat*innen exakt wissen, was Sie von Ihrem Unternehmen erwarten können.

Die meisten Tools bieten Ihnen zu diesem Zweck eine ganzheitliche Erfahrung für den gesamten Recruitmentprozess - vom Erstellen der Ausschreibung bis zum Bewerbermanagement. Gerade Join und Taledo heben sich hier mit modernen und innovativen Lösungen hervor, die es Ihnen erlauben, ohne viel Aufwand und kostengünstig auf allen relevanten Plattformen präsent zu sein. Über die direkte Kandidatenkommunikation können Sie direkt Kontakt aufnehmen und den Status der Bewerbung hinterlegen. Mit nur einer Lösung und wenig Aufwand können Sie so Ihren gesamten Recruitment-Prozess in großen Teilen digitalisieren und für alle Parteien beschleunigen.

2| Pre- und Onboarding

Sie haben Ihre Wunschkandidaten gefunden und der Vertrag ist unterschrieben, fantastisch! Doch gerade jetzt kommt eine wichtige Phase, die einen großen Einfluss auf mögliche Bewertungen bei z.B. Kununu haben kann. Der erste Eindruck zählt und die Neulinge können vor dem ersten Arbeitstag nicht hängen gelassen werden. Es gilt, schon direkt nach der Vertragsunterzeichnung die Kommunikation aufrecht zu erhalten und so den neuen Mitarbeiter*innen einen möglichst stressfreien Eintritt in Ihr Unternehmen zu erlauben. Das Preboarding prägt die ersten Erfahrungen in Ihrem Unternehmen und darf daher nicht vernachlässigt werden. Zusätzlich ist auch das Onboarding in den ersten Arbeitstagen ein nicht zu unterschätzender Prozess, der extrem wichtig für den weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnis ist.  Das Wo, Wann und Wie Ihres Unternehmens und der notwendigen Prozesse muss zu jeder Zeit für die neuen Mitarbeiter*innen erkenntlich sein.

Spezialisierte Software wie Talmundo oder Elearnio macht es möglich, dass Sie optisch ansprechende und interaktive Prozesse schaffen, die Ihre neuen Mitarbeiter*innen noch vor dem ersten Tag in Ihr Unternehmen einbinden können. Mit individuellen digitalen Trainingskursen können Sie direkt zeigen, dass Ihnen die Entwicklung des Personals wichtig ist. Zusätzlich lassen sich diese Tools natürlich auch für zukünftige Personalentwicklung über tiefergehende Trainingskurse nutzen.

Mann am Laptop benutzt PayFit-Oberfläche

3| Die Lohnabrechnung

Der ersten paar Tage sind vorbei, die neuen Mitarbeiter*innen sind glücklich - doch sie arbeiten natürlich nicht umsonst. Die Lohnabrechnung ist weiterhin ein wirklich umständliches Unterfangen und wahrscheinlich der Prozess, bei dem am meisten Handlungsbedarf aus Digitalisierungssicht besteht. Hierauf hat sich PayFit spezialisiert. Mit der Software haben Sie die Möglichkeit, die Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter*innen automatisiert zu erstellen und jederzeit und überall einfache Änderungen der Daten vorzunehmen. Die fertige Lohnabrechnung können Sie dann in Echtzeit in der Vorschau sehen und überprüfen.

Zusätzlich nimmt PayFit Ihnen die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt ab. Neben einer Übersicht aller Steuer- und Beitragszahlungen erhalten Sie außerdem eine zentrale Ablage für Ihre relevanten Dokumente. Mit dieser Funktionsfülle können Sie das Thema Lohnabrechnung ganz entspannt digital angehen.

Vermeiden Sie zu viele Tools

Generell kann es sich für KMUs aber auch lohnen, auf eine flexible und ganzheitliche Lösung zurückzugreifen, wenn es um die Prozesse der Lohnabrechnung, Spesenabrechnung, Urlaubs-/Abwesenheitsmanagement und Arbeitszeiterfassung geht. Wenn Sie alles an einem Ort haben, gibt es weniger Fehler bei der Übertragung und zufriedene Mitarbeiter. Gerade bei Themen wie Arbeitszeiterfassung und Schichtplänen kann sonst großes Konfliktpotenzial herrschen, dass Sie mit einer Komplettlösung vermeiden. Als zusätzlichen Vorteil verhindern Sie so einen Tooloverload, der Ihre Mitarbeiter*innen überfordern könnte.

PayFit bietet beispielsweise neben der Lohnabrechnung noch ein intuitives HR-Tool. Binden Sie Ihre Mitarbeiter*innen in die Personalprozesse ein und geben Sie Ihnen Kontrolle über einen eigenen Mitarbeiterbereich. Hier können dann z.B. Lohnabrechnungen eingesehen, Arbeitszeiten eingetragen, Auslagen eingereicht und Urlaubsanträge gestellt werden. Weiterhin können Sie mit PayFit auch das oben genannte Onboarding in einem einzigen Tool abhaken.

Wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl von Lösungen für die Digitalisierung Ihrer wichtigsten Personalprozesse. Hierbei können Sie sowohl eine schrittweise Lösung für Ihr KMU finden, als auch auf eine Komplettlösung zurückgreifen. In beiden Fällen wird Ihr HR-Alltag garantiert angenehmer und Sie haben wieder Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Digitalisierung beginnt bei der Eingangspost

Mit digitaler Post Personalprozesse vereinfachen

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