Die Administration, gerne auch Office Management genannt, ist häufig ein undurchdringbarer Dschungel für viele Außenstehende: Die Prozesse bestehen schon seit Ewigkeiten und sind so mit dem Unternehmen und der Abteilung verwachsen, dass Neuerungen viel Anlaufzeit und Arbeit benötigen, bevor sie implementiert sind. Die Administration ist auch in vielen Belangen der Kern eines Unternehmens, in dem viele Fäden zusammenlaufen und daher wird hier möglichst wenig geändert, weil es eben irgendwie funktioniert.

Allerdings sind administrative Prozesse prädestiniert dafür, von der Digitalisierung zu profitieren. Viele der täglichen Aufgaben sind ineffizient und geprägt von identischen, sich wiederholenden Mustern. Und wenn Digitalisierung etwas sehr gut ermöglicht, dann ineffiziente, sich wiederholende Aufgaben schnell und automatisch umsetzen. Auch sind die digitalen Helfer oft überall und mobil nutzbar als auch cloud-basiert, sodass Informationen nicht verloren gehen können. So kann das Office Management beschleunigt werden und die Mitarbeiter*innen sich auf die Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmen wirklich voranbringen.

Wir haben 4 Tipps gesammelt, mit denen Sie auch Ihren Alltag im Office Management effizienter und angenehmer gestalten können.

1 | Strukturieren Sie Ihren Arbeitsalltag

Das Office Management ist ein sich ständig bewegender Bereich. Aus allen Richtungen kommen neue Informationen und Aufgaben. So bleibt die Arbeit zwar spannend und abwechslungsreich, doch wird es zunehmend schwieriger, den Überblick zu behalten. Daher ist es wichtig, den Arbeitsalltag so zu strukturieren, dass keine Informationen verloren gehen. Wenn Ihre Kolleg*innen wieder mit einem Anliegen auf Sie zukommen, nutzen Sie sicherlich oft Post-Its, um es für einen späteren Zeitpunkt physisch abzuspeichern. Natürlich ist hier die Gefahr groß, die kleinen Zettel zu verlegen. Die digitale Alternative von Evernote hilft Ihnen dabei, auch noch so kleine Informationen strukturiert auf digitalen Post-Its abzulegen. Außerdem synchronisieren Sie automatisch Ihre mobil und auf dem Desktop erstellten Notizen, sodass Sie immer alles an einem Ort haben. Die Notizen können Sie in Evernote auch später suchen, wenn Sie die Zeit finden, sich darum zu kümmern. Zusätzlich lässt sich Evernote auch als praktisches To-Do-Tool nutzen - durch diese Mehrfachfunktionalität vermeiden Sie einen Tool-Overload.

Tipp: Evernote hat auch über die Notiz- und To-Do-Funktion hinaus einiges zu bieten. Wussten Sie, dass Sie z.B. auch digitale Briefe über die CAYA-Plattform direkt mit Evernote integrieren können?

Armbanduhr mit Beschleunigungsstreifen

2 | Vereinfachen Sie umständliche Prozesse

Viele Prozesse sind umständlich und müssen durch viele Hände gereicht werden. Das muss heutzutage nicht mehr sein - digitales Abnicken und Nachvollziehen ist immer schneller und durch fortschreitende Technologie mindestens genau so sicher. Einer dieser komplexen und umständlichen Prozesse in der Administration ist sicherlich die Lohnbuchhaltung. Fehler sollten hier nicht passieren, was bei einem so umständlichen Unterfangen wie der Lohnabrechnung auf manuellen Wege niemals auszuschließen ist. Durch den Umweg über den Steuerberater ist dieser Prozess zusätzlich nicht wirklich effizient und nimmt viel Zeit in Anspruch.

Wenn Sie sich in diesem Bereich nach digitalen und automatisierten Lösungen umsehen, kommen Sie eigentlich nicht an PayFit vorbei. Um auch die Lohnabrechnung zu vereinfachen und digitalisieren, hat sich PayFit einige hilfreiche Lösungen überlegt. Mit der Software haben Sie die Möglichkeit, die Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter*innen automatisiert zu erstellen und jederzeit und überall einfache Änderungen der Daten vorzunehmen. Die fertige Lohnabrechnung können Sie dann in Echtzeit in der Vorschau sehen und überprüfen. Zusätzlich nimmt PayFit Ihnen die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt ab. Neben einer Übersicht aller Steuer- und Beitragszahlungen erhalten Sie außerdem eine zentrale Ablage für Ihre relevanten Dokumente. Mit dieser Funktionsfülle können Sie das Thema Lohnabrechnung ganz entspannt digital angehen.

3 | Organisieren Sie Ihre Workflows

Organisation ist natürlich das A und O der Administration. Bei Ihnen laufen so viele Fäden zusammen, dass Sie wahrscheinlich mit den besten Überblick im gesamten Unternehmen haben. Ein Notizbuch, physische Ordner und sogar die Dateien auf Ihrem PC sind aber bei der Organisation von Workflows nicht immer eine große Hilfe. Digitale Lösungen können Ihnen hier Arbeit abnehmen, indem sie Dateien speichern, die Aufgaben von verschiedenen Teams darstellen oder Ihnen erlauben, wichtige Dokumente ohne Umwege zu teilen.

Wer in unserem Magazin liest, weiß sicher, dass wir Fans von Notion sind. Doch das hat auch einen Grund: Es gibt kaum ein so flexibles Tool, dass die Aufgaben in fast jeder Abteilung erleichtern kann. Notion ist das Workspace-Tool, bei dem Ihnen eigentlich nur Ihre Fantasie die Grenzen setzt. Mit Notion organisieren Sie Ihre Workflows so einfach, visuell und effizient wie nie zuvor. Gerade auch für administrative Prozesse ist es interessant: Ob Drafts für Dokumente, Taskmanagement oder die Bibliothek für wichtige Dokumente und Vorlagen - mit Notion vereinfachen Sie alle Ihre Aufgaben und entschlacken Ihren Arbeitsalltag. Da auch Ihre Kollegen auf die Informationen zugreifen können, erleichtert Notion darüber hinaus noch die ortsunabhängige Zusammenarbeit - egal ob im Team oder darüber hinaus.

9 gelbe Post-Its an einer weißen Wand

4 | Vermeiden Sie Papier, wo es geht

Administrative Arbeitsprozesse sind noch stark papierlastig. Gerade der Posteingang ist ein langsamer und physischer Prozess - an dessen Ende Sie die Post auch noch einscannen müssen. Wäre es nicht praktisch und zeitsparend, wenn das Öffnen, Scannen und Vorbereiten der Post schon für Sie übernommen wird?

Mit CAYA können Sie Ihre Post direkt digital empfangen und bearbeiten. Gerade in einer dezentralen und immer ortsunabhängigen Arbeitswelt wird auch die Informationsverteilung über digitale Prozesse immer mehr zur Notwendigkeit. CAYA hilft Ihnen dabei, indem Sie Post einfach an die richtigen Empfänger und Abteilungen weiterleiten können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Post in eine Ordnerstruktur zu bringen. Dies erleichtert Ihnen die spätere Suche nach wichtigen Dokumenten - die Sie aber natürlich auch über die Volltextsuche aufspüren könnten. Während Sie Ihre Post heute noch manuell einscannen, haben Sie mit CAYA die Eingangspost morgen schon in die Tools integriert, die Sie in Ihrem Unternehmen bereits nutzen. Ihre Buchhaltung war noch nie so einfach, das Projektmanagement noch nie so schnell und das Dokumentenmanagement noch nie so aufgeräumt. Digitale Post bildet die Grundlage für viele weitere Schritte der Digitalisierung und sollte in keinem Unternehmen fehlen, das sich effizient und zukunftssicher aufstellen möchte.

Mit nur 4 Tipps haben Sie die Möglichkeit, Ihren administrativen Arbeitsalltag gleichzeitig zu vereinfachen als auch zu beschleunigen. Es steckt viel Potenzial in der Digitalisierung des Office Managements und sollte nicht vernachlässigt werden, da hier mit wenig Aufwand große Schritte im Digitalisierungsgrad des gesamten Unternehmens gemacht werden können.

Beschleunigen Sie jetzt Ihren Arbeitsalltag

Jetzt mit CAYA schneller und effizienter arbeiten

Tarife vergleichen