Wird über Digitalisierung im Mittelstand gesprochen, ist oft die Rede von smarten Workflows. Aber: Wie zeichnen diese sich aus und welche Beispiele gibt es? Wir liefern inspirierende Beispiele.

Smarte Workflows definieren sich generell als eine Verkettung von Prozessschritten, die technisch (teil)automatisiert ablaufen, die aber auch Personen involvieren. Smart und automatisiert bedeutet nicht, dass Mitarbeiter nicht mehr am Prozess beteiligt sind. Es wird aber mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten geschaffen. Monotone Arbeitsschritte werden reduziert.

Ein Beispiel ist das Extrahieren von Rechnungsdaten aus der Briefpost durch CAYA und das automatische Übertragen dieser Daten in Buchhaltungssoftware. So setzen es z. B. McMakler oder Zolar um. Beim Digitalisieren der Briefpost erkennt die KI von CAYA, dass es sich beim Element auf einem Brief um Rechnungsdaten handelt. Diese Daten werden klassifiziert und falls an CAYA angebunden, in Buchhaltungssoftware übertragen. Hier muss am Ende nur noch kontrolliert, statt manuell gescannt, eingetippt oder kopiert werden. Dieses Beispiel klassifizieren wir als smarten Prozess. Vollständig automatisch ist er in diesem Zusammenhang nicht. Eingaben sollten hier immer noch persönlich kontrolliert werden. Hier heißt es dank smarter Workflows allerdings: Nur Kontrolle statt Abtippen = Arbeitserleichterung.

Zugegeben: Automatisierungen und Prozessautomatisierungen sind ein weit gefasstes Thema: Dennoch ist dies ein starker Effizienzhebel der Digitalisierung.


Was sind weitere Beispiele für smarte Workflows? 💡

Generell ermöglichen viele Schritte, die papierbasierte Prozesse digitalisieren, smarte und effizientere Workflows im Büro 4.0 , dem digitalisierten Arbeitskozept für vernetzte Zusammenarbeit. Grundlage für smarte Workflows ist fast immer, dass Daten digitalisiert vorliegen. Nur so lässt sich etwas automatisieren. Deshalb lautet eine Devise: Hin zum papierlosen Büro.

Ein konkretes Beispiel kommt aus Prozessen, die physisch vor Ort im Büro ablaufen. Vieles im Backoffice lief bereits vor Pandemiebeginn teils schleppend, funktionierte aber. Das änderte sich mit Remote Work.

Beispiel: Ein Arbeitsvertrag soll geprüft werden und liegt nur im Original in der Finanzabteilung im Aktenschrank vor. Das kann zum Problem werden. Digitalisiert ist der Zugang deutlich leichter für mehrere Personen. Außerdem ist er zeit- und ortsunabhängig. Nutzt man digitales Vertragsmanagement mit einem Tool, wie  ContractHero, lassen sich postalisch eingegangene Verträge aus CAYA heraus via Integration nahtlos übertragen. Steht dann eine automatische Vertragsverlängerung an, ist es wichtig zu wissen, wann diese ansteht. ContractHero übernimmt dies proaktiv.

Ein anderes Beispiel für smarte Prozesse bieten zum Beispiel bestimmte Anbieter von Projektmanagmentsoftware. Hier erkennt oder merkt sich die Software bei einigen Anbietern, welche Personen üblicherweise zu welchen Aufgaben zugeordnet werden. Entsprechend werden diese Personen bei neuen Aufgaben automatisch vorgeschlagen und lassen sich mit einem Klick hinzufügen. Auch erkennen einige Projektmanagementsoftwareanbieter, welche Aufgabenbausteine üblicherweise miteinander verzahnt sind. Werden ähnliche Aufgaben neu angelegt, werden auch hier entsprechende Verknüpfungsvorschläge gemacht. Oder es werden gleich ganze Templates zur Erstellung mit wenigen Klicks angeboten - basierend auf Erfahrungsdaten aus früheren Aufgaben. Hier sprechen wir von smarten Workflows, die innerhalb eines Systems (Projektmanagmentsoftware) bereits vorhanden sind und den Arbeitsalltag erleichtern.

Welche Tools für smarte Prozesse empfehlen sich für den Mittelstand? Es gibt eine Reihe an Tools, die Sie nutzen können, um Prozesse teils zu automatisieren.

Wichtig vorab: Smarte Workflows sind nur gut, wenn sie und die entsprechenden Tools einfach zu nutzen sind. Auch für Laien. Es hilft bei der smarten Prozessoptimierung im Mittelstand wenig, Tools zu nutzen, die fortgeschrittene IT Kenntnisse zur Automatisierung erfordern und über geringe Usability verfügen. Wir legen den Fokus auf leicht zugängliche Kandidaten.


Confluence:

Dieser Software-Kandidat versetzt Sie in die Lage, Prozesse und Fachwissen smart und skaliebar im Unternehmen zu verbreiten.

Als sogenanntes Firmenwiki ist Confluence eine Plattform für Unternehmen, um Wissensaustausch, simple Kommunikationskanäle, Projektzusammenarbeit und Dokumentation für Mitarbeiter zu vereinen. Gerade im Kundenkontakt ist es z. B. wichtig, dass die Mitarbeiter den gleichen Wissensstand haben und Kundenfragen einheitlich beantworten. Confluence bietet hier eine einfache Übersicht und einfache Such- und Filteroptionen. Alle Daten liegen zentral zugänglich in der Cloud.

Es besteht auch die Möglichkeit, Dokumente zu bearbeiten. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Projekt arbeiten und Seiten bearbeiten. Ein persönlicher Feed gibt jedem Mitarbeiter einen Überblick über seinen Arbeitsstatus.

Praktische Anwendungsfälle sind, wenn neue Mitarbeiter anfangen und ein Onboarding benötigen. Hier können bereits alle relevanten Schulungsunterlagen sowie Zugänge hinterlegt werden, sodass sich Mitarbeiter teils selbst einlesen können, statt individuelle Einarbeitung zu benötigen.

Zapier:

Im Wesentlichen ist Zapier ein Automatisierungstool, mit dem Sie auf einfache Weise Workflows erstellen können, indem Sie Apps und Services mit einer Reihe von Wenn-Dann-Befehlen verknüpfen. In dieser Hinsicht ist es dem Tool IFTTT (If This Then That) nicht unähnlich. Einem ähnlichen Tool, das nicht miteinander verbundene Dienste miteinander verknüpft, obwohl Zapier sich mehr auf Geschäfts- und Produktivitätsanwendungen konzentriert, während IFTTT sich auf Privatanwendungen, intelligente Geräte und das Internet der Dinge stützt.

Was kann Zapier? Ein Beispiel: Zapier kann automatisch einen personalisierten Tweet senden, sobald Sie einen Beitrag veröffentlicht haben. Der personalisierte Teil bedeutet, dass Sie einmalig konfigurieren, wie diese automatischen Tweets aussehen und was sie enthalten sollen. Aber mit über 2000 Anbindungen, zusätzlich zu Twitter kann Zapier viele automatische Aufgaben für verschiedene Plattformen oder Ziele übernehmen.

Dies geschieht, indem Sie "Zaps" erstellen. Automatisierte Arbeitsabläufe, die aus einem Trigger/Auslöser und einer oder mehreren Zaps/Aktionen bestehen. Wenn Sie einen neuen Zap einrichten und aktivieren, wird er seine Aktion(en) jedes Mal ausführen, wenn das auslösende Ereignis eintritt. Um auf das Beispiel zurückzukommen: Nehmen wir an, Sie richten einen Zap für einen benutzerdefinierten Tweet ein, der bei jedem veröffentlichten Beitrag versendet wird. In diesem Fall ist die Veröffentlichung eines Beitrags das auslösende Ereignis und der benutzerdefinierte Tweet ist die automatische Aktion.

Die Idee hinter diesem Automatisierungstool ist es, einen intelligenteren, individuelleren Arbeitsablauf zu schaffen. Ohne große IT-Kenntnisse. So sparen Sie Zeit und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Übrigens: CAYA verfügt über eine Integration mit Zapier! So lassen sich andere Anwendungen über Zapier mit CAYA verknüpfen für noch mehr Automatisierungsmöglichkeiten.

Was sollte man vielleicht auch nicht automatisieren? ❌

Automatisierung bringt viele Vorteile, kann aber auch Fallen bieten. Wird etwas falsch automatisiert, kann es zum Dauerfehler werden.
Generell stehen viele mittelständische Unternehmen dem Thema Automatisierung positiv gegenüber. Das ist auch richtig so. Wichtig zum Festhalten ist, dass Automatisierung allerdings nicht Menschen ersetzen, sondern unterstützen soll. So wird laut Amadeo Tasca, Team Lead Partnerships von CANDIS, vor allem der Mitarbeiter als Kontrollinstanz zusätzlich zur Automatisierung wichtig. CANDIS ist Anbieter einer Buchhaltungssoftware. Laut Amadeo Tasca macht Automatisierung Sinn bei Prozessen, die immer gleich sind. Ist etwas standardisiert, kann es leicht automatisiert werden. Auf der anderen Seite sind Bereiche, die einen gewissen Kontext oder Hintergrundwissen mit sich bringen, nicht immer dazu geeignet. Als Beispiel nennt er die Funktionen innerhalb von CANDIS zu Vorkontierung, Kostenstellen und Kostenfeldern. Die Software von CANDIS könnte hier automatisiert Daten zur Eingabe vorschlagen oder vorab ausfüllen. Darauf wird allerdings bewusst verzichtet. Aus Qualitätsgründen zur korrekten Dateneingabe. Die genannten Felder sind Optionen, wo sich der Input im Prozess oft variabel ändern kann. Hier wählt CANDIS den Weg, dies manuell eingeben zu lassen. Beispiel: Herr Meierhuber ist nicht immer die gleiche Kostenstelle. Dementsprechend wird es in der Software auch nicht vorgeschlagen, da es sich konstant ändern kann.

Wichtigste Takeaways zu smarten Workflows und automatisierten Prozessen sind daher:

1.) Nicht alles was automatisiert wird sollte aus Qualitätsgründen automatisiert werden (aber vieles)

2.) Tools wie Zapier ermöglichen teils ungeahnt viele Automatisierungsmöglichkeiten. Hier gilt es Potenzial auszuloten

3.) Smarte Workflows und automatisierte Prozesse funktionieren signifikant besser und in höherem Umfang im papierlosen Büro. Die Nutzung von CAYA kann hier ein erster Schritt sein.