In dieser Aufnahme präsentieren wir eine Diskussionsrunde, die zuletzt im Rahmen unserer Digitalisierungskonferenz bitsandbusiness.de stattfand.
Wenn es um die Digitalisierung in KMU geht, wird oft von smarten Workflows gesprochen. Aber wie zeichnen sich diese aus und welche Beispiele gibt es? Smarte Workflows werden allgemein als eine Kette von Prozessschritten definiert, die technisch (teilweise) automatisiert sind. An ihnen sind aber auch Menschen beteiligt. Intelligente und automatisierte Systeme bedeuten nicht, dass Mitarbeiter nicht mehr in Prozesse eingebunden sind. Es wird aber mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten geschaffen.
Podcast Version:
Unser 5 Diskussionsteilnehmer, Sebastian Janus von Scaleuplab, der auch moderiert hat
Eva Spannagl von Moss, Sebastian Wengryn von ContractHero, Nikolai Skatchkov von Circula und Amadeo Tasca von Candis sprechen über Workflow Best Practices zur Arbeitserleichterung, über beliebte Tools zur Prozessautomatisierung, aber auch darüber, was vielleicht nicht automatisiert werden sollte, da dort wiederkehrende Fehlerquellen lauern.
Ein Beispiel für die Nutzung von smarten Prozessen ist CAYA, wo Rechnungsdaten aus der Post extrahiert und automatisch in Buchhaltungssoftware übertragen werden können. So geschieht es z. B. bei McMakler oder Zolar. Bei der Digitalisierung von Brieffpost erkennt die KI von CAYA, dass es sich bei einem Element auf einem Brief um Rechnungsdaten handelt. Letztendlich muss nur noch überprüft werden und nicht mehr manuell gescannt, getippt oder kopiert werden. Dieses Beispiel klassifizieren wir als smarten Prozess. Vollständig automatisch ist der zusammenhängende Prozess in diesem Zusammenhang nicht. Eingaben sollten in der Buchhaltungssoftware immer persönlich kontrolliert werden. Hier heißt es dank smarter Workflows allerdings: Nur Kontrolle statt Abtippen = Arbeitserleichterung.
Generell ermöglichen viele Schritte, die papierbasierte Prozesse digitalisieren, smarte und effizientere Workflows im Büro 4.0 , dem digitalisierten Arbeitskozept für vernetzte Zusammenarbeit. Grundlage für smarte Workflows ist fast immer, dass Daten digitalisiert vorliegen.
Wir besprechen gängige Tools zur Optimierung oder Automatisierung von Arbeitsprozessen mit Tools wie Confluence oder Zapier, aber gehen auch auf spezialisierte Softwarelösungen und Best Practices zu deren Anwendung ein.
Wichtige Fragen, die wir im Interview beantworten:
1.) Was lässt sich im Mittelstand durch smarte Prozesse und Automatisierungen mit niedriger Einstiegshürde optimieren?
2.) Was sollten aus Qualitäts- und Sicherheitsgründen nicht automatisiert werden?
3.) Welche Potenziale bieten spezielle Automatisierungstools wie Zapier?
4.) Warum funktionieren smarte Workflows und automatisierte Prozesse signifikant besser im papierlosen Büro und wie werden Sie papierlos?