Wie sagt man so oft? Nicht jeder hat Zeit aufzuräumen, aber jeder hat Zeit zu suchen. Damit die digitale Dokumentenablage Ihrem Betrieb hilft, die Effizienz zu steigern, geben wir Tipps zur Struktur von Ordnern mit u. a. dem 7-Ordner System, dass Ihnen bei der Strukturierung Ihrer Dateien helfen kann und aufzeigt, welche logische Ordnerstruktur Unternehmen aufsetzen können.
✔️Generelle Eigenschaften guter Ordnerstrukturen
Allgemein ist festzuhalten, dass eine digitale Ordnerstruktur langfristig gedacht sein sollte. Dafür sind 3 Kerneingenschaften von Ordnerstrukturen wichtig:
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Flexibilität: Eine gute Ordnerstruktur im Büro sollte flexibel sein. Das bedeutet, dass diese sich ändernde Bedingungen abbilden können sollte. Zum Beispiel, dass neu aufkommende Themen in Form von (Unter)Ordnern nahtlos hinzugefügt werden können.
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Nachvollziehbarkeit: Zum Zweiten ist es wichtig, dass eine Ordnerstruktur intuitiv für alle Team-Mitgleider verständlich ist. Es sollte keinen Erklärungsbedarf aufgrund von Komplexität oder unbekannten Fachbegriffen geben.
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Transferierbarkeit: An dritter Stelle sollte sich eine übersichtliche, digitale Ablagestruktur auch auf andere Systeme übertragen lassen. Was auf dem PC funktioniert, soll auch in der Cloud funktionieren.
Für Tipps, wie Sie eine optimale Ordnerstruktur aufbauen, nennen wir zu Beginn das kleine 1x1, wie eine richtig angewandte digitale Ordnerstruktur Unternehmen hilft.
Als Grundregel gilt: Keine Desktopablage von Dateien. Hier fehlt die Übersicht einer strukturierten Ordnerübersicht mit festen Zuweisungen von Plätzen in der Ordneransicht. Maximal sollten Sie, falls nicht anders gewünscht, Ordner auf dem Desktop zur Dokumentenablage nutzen. Diese geben mehr Übersicht als lose Dateien auf dem Desktop.
Weiterer Tipp: Dateien nach Möglichkeit nicht auf lokalen Festplatten ablegen, sondern auf Unternehmensservern oder in der Cloud. Dies ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff für alle Personen. Kein Verschicken mehr von Dokumenten via E-Mail oder Chat-Tool. Außerdem funktionieren zentrale Dokumentenablagen als Single-Point-of-Truth. Das bedeutet, dass es nicht mehrere Versionen einer Datei gibt. Da alle Beteiligten online an der gleichen Datei arbeiten, gibt es nur ein Originaldokument, bzw. eine Originaldatei. Dadurch besteht kein Risiko, Dateien durch den Upload von anderen, offline bearbeiteten Dateien zu überschreiben.
Ordnernutzung: • Minimalisten, ↔️Horizontalisten und ↕️ Vertikalisten
Generell unterscheidet man bei der Nutzung von Ordnerstrukturen zwischen 3 Typen.
1.) Die Minimalisten nutzen meist nur einen oder wenige Ordner zur Ablage von Dateien. Ein solcher Ordner kann z. B. “Kundenkommuikation” heißen. Vorteil: Minimum an verschachtelter Ordnerstruktur. Nachteil: Unübersichtlichkeit innerhalb der Ordner - oft muss die Suchfunktion um etwas zu finden genutzt werden.
2.) Die Horizontalisten ziehen die Struktur des Dokumentenmanagements in die Breite. Gibt es keinen passenden Ordner wird parallel ein neuer Ordner auf der hierarchisch gleichen horizontalen Ebene angelegt. Neben dem Ordner “Kundenkommunikation” wird z. B. ein Ordner “Rechnungen Kunden” angelegt. Nachteil: Die Gefahr unnötig viele Ordner anzulegen.
3.) Die Vertikalisten: Hier wird sich an der Baumstruktur von bekannten Computersystemen orientiert. Sie nutzen auf der höchsten Ordnerhierarchie-Ebene zum Beispiel 3 Ordner. In den jeweiligen Ordnern gibt es spezifisch aufgeteilte Unterordner, die wiederum nochmals viele Unterordner haben. Nachteil: bei zu vielen Ordnern auf einer Ebene wird es unübersichtlich und die Gefahr, schnell die falsche Abzweigung im Unterordner zu nehmen und nicht mehr konsistent in einem spezifischen Ordner abzulegen wird größer.
7-Ordner-System zur Dokumentenablage 📂📂📂📂📂📂📂
Wir haben in unserem Artikel zum Thema "In 3 Schritten zu einer besseren digitalen Ordnerstruktur " bereits mehrere Denkanstöße und Beispiele gegeben, welche logische, digitale Ordnerstruktur Unternehmen nutzen können.
Was ist nun eine Ordnerstruktur für Unternehmen, die übersichtlich ist und mitwachsen kann? Grundsätzlich sollte jeder das System nutzen, was für ihn am besten funktioniert. Zusätzlich zeigt uns die Wissenschaft allerdings empfohlene Systeme für die eigene Ordnung auf. Hier gilt, wie so oft: wer nichts ausprobiert, verpasst etwas. Um ganz konkret eine Methode zur Dokumentenadministration zu nennen, gehen wir auf das 7-Ordner-System ein da, es eine wissenschaftlich fundierte und übersichtliche Struktur darstellt.
Das digitale 7-Ordnersystem basiert auf einer hierarchischen, dreistufigen Ordnerstruktur mit jeweils sieben Ordnern pro Hierarchieebene. Das heißt, dass die oberste Hierarchieebene bis zu 7 Ordner beinhalten darf.
Bei der zweiten Ebene gibt es anschließend wieder 7 Unterordner pro übergeordnetem Hauptordner (7*7=49). In der untersten, dritten Ebene gibt es dann wieder maximal jeweils 7 Unterordner (7*7*7=343). Insgesamt kommen wir mit Ebene 1 (7), Ebene 2 (49) und Ebene 3 (343) auf maximal 399 Ordner.
🎓 Wieso eine Ablagestruktur mit 7 Ordnern?
Warum soll eine Ordnerstruktur sieben Ordner pro Ebene beinhalten? Diese Limitierung geht auf Studien des amerikanischen Psychologen George A. Miller zurück. Laut Miller´s Magic Number Seven (Millersche Zahl) können Menschen maximal 7 ± 2 Informationseinheiten (Chunks), per inhaltlicher Kategorie, im Arbeitsgedächtnis speichern. Die 7 Ordner repräsentieren 7 Chunks/Blöcke aus verschiedenen Themengebieten (z. B. 7 Arten von verschiedenen Projekten). Wir können ergo bei sieben Themen optimal die Grenze ziehen, um uns diese zu merken und um Dokumente logisch in einen der thematisch unterschiedlichen Order zu verschieben. Dadurch können wir uns bei dieser Struktur aus wissenschaftlicher Sicht am besten merken, wo wir etwas abgelegt haben.
Beispiele einer 7-Ordner Struktur:
Welche logische Ordnerstruktur Unternehmen nun wählen sollten für ihre digitale Ablage, ob nun 7 oder teils weniger Ordner Ihre Ordnerstruktur darstellen, können Sie an Ihre Vorlieben anpassen (Minimalist, Horizontalist, Vertikalist). Die Anzahl 7 ist, wo es nicht immer Sinn macht, nicht in Stein gemeißelt. Sollten Sie weniger Themen haben, zu denen Sie Ihre Unterlagen ordnen und ablegen wollen, nutzen sie auch weniger Ordner. Achten Sie jedoch darauf, die Anzahl 7 nicht zu überschreiten - sonst wird es unübersichtlich.
Beispiele für die 3 Ebenen der 7 Ordner Struktur:
Ebene 1:
1_Geschäftsführung
2_Projekte
3_Finance
4_HR
5_Sales
6_Marketing
7_Partner
Ebene 2:
2_1_Projekte_Rebranding
2_2_Projekte_CO2_Footprint
2_3_Projekte_Logistikoptimierung
2_4_Projekte_Website
2_5_Projekte_Neue_Märkte
2_6_Projekte_Digitalisierung
2_7_Projekte_Employer_Branding
Ebene 3: (Ausnahme: Nur 3 Märkte, da Zielregion DACH)
2_5_1_Projekte_Neue_Märkte_Deutschland
2_5_2_Projekte_Neue_Märkte_Österreich
2_5_3_Projekte_Neue_Märkte_Schweiz
🔎Wann empfehlen sich Ausnahmen im 7-Ordner System?
Ausnahmen empfehlen sich dann, wenn Orderstrukturen für Unternehmen konkret nicht 7 verschiedene Themen hergeben. Im Beispiel oben, auf Ebene 3, ist das Unternehmensziel 3 Märkte zu erschließen. Dadurch sollten sich in diesem Order auch nur 3 Unterordner befinden. Bei abstrakteren Themen, die sich leicht inhaltlich auffächern lassen empfiehlt sich, die Zahl 7 anzuhalten.
Außerdem wichtig: die entsprechende Benennung von Dateien. Im Gegensatz zu analogen Ordnern bieten digitale Umgebungen den Vorteil, dass alles auf einen Schlag nach bestimmten Begriffen durchsucht werden kann. Wenn sie also einen bestimmten Begriff in die Suche eingeben und Ihre Dateien einheitlich und eindeutig benannt haben, ist die Chance hoch, diese auch zu finden. Welche Ordnerstruktur Unternehmen wählen sollten hängt letztlich auch von der Struktur ihres Dokumentenmanagements ab. Wie Sie Dateien strukturiert und schematisch benennen haben wir in unserem Artikel zum Thema Dateibenennung kurz und übersichtlich aufgelistet.
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Außerdem: CAYA ist GoBD zertifiziert. Für den Fall einer Betriebsprüfung sind Sie mit CAYA gut vorbereitet, wenn Ihre Unternehmensprozesse auch GoBD konform sind. Generell sollten Sie für Ihre Dokumentenablage nach der BMF Verwaltungsanweisung GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) handeln. Kurz zusammengefasst: die 4 Grundsätze für GoBD-konformes Handeln sind dass Vollständigkeit, Richtigkeit sowie Ordnung und Unveränderbarkeit von Dokumenten. Wenn Sie mehr zum Thema erfahren möchten, schauen Sie sich unseren Artikel, inklusive Checkliste an, ob Sie selbst GoBD konform arbeiten.
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