Software für Agenturen: All-In-One Agentursoftware Vergleich

Es gibt bei Agentursoftwaresuites verschiedene, gängige Softwaremodule, aus denen diese in der Regel aufgebaut sind. Viele Module weisen einen großen Umfang auf, einige braucht man auf der anderen Seite meist nicht. Vor einer Anschaffung ist es darum wichtig zu prüfen, welche Funktionalitäten für das eigene Unternehmen besonders wichtig sind.

Dieser Artikel stellt sowohl bekannte Anbieter, als auch Nischenlösungen für Agenturen vor. Wir fokussieren uns beim Vergleich der verschiedenen Agentursoftwareanbieter vor allem auf SaaS Lösungen, sowie teils auf selbst gehostete Varianten, allerdings nicht auf Open Source Agentursoftware. Warum wir das nicht tun, erklären wir im unteren Teil des Artikels.

Darüber hinaus gibt es, als Konkurrenz zu Agentursoftwaresuites, z. B. auch Software für das Customer Relationship Management (CRM) sowie Projektmanagementsoftware, mit speziellem Fokus auf Agenturen. Es ist daher komplex, sich einen Überblick über gute Agentursoftware zu verschaffen. Dazu muss zuerst klar sein, für welchen Fokus-Bereich eine Agentursoftware gesucht wird.

Auch sollte sich jeder Frage stellen, suche ich überhaupt eine All-in-One Agentursoftware oder kann ich mit einer Kombination aus verschiedenen Toolanbietern meine Ziele besser erreichen? Tatsächlich kann es sogar kontraproduktiv sein, durch einen großen Funktionsumfang bei Agentursoftwaresuites Prozesse komplizierter als nötig zu gestalten.

Je schwerfälliger Agenturprozesse sind, desto mehr zeitaufwändige, operative Arbeit fällt für die Administration an. 🕞 🏃 Dies frisst vor allem zeitliche Ressourcen für:

• Neukundenakquise
• Teamkommunikation und Projektmanagement
• Buchhaltung und Rechnungsstellung
• Kreation (z. B. Werbematerial oder Website)
  

Im Gegensatz zu unserem Ratgeber zu Best-of-Breed Agentursoftware, behandeln wir in diesem Artikel das Thema der Best-of-Suite Agentursoftwarenabieter.

Der Unterschied der verschiedenen Softwarelösungen für Agenturen bezieht sich kurz gesagt darauf, dass bei einem Best-of-Breed Ansatz verschiedene Softwareanbieter mit spezialisierten Lösungen einem Agentur-Ökosystem hinzugefügt werden, während All-in-One Lösungen, wie der Name schon sagt, viele Lösungsansätze in einem Tool vereinheitlichen.

Best-of-Breed und Best-of Suite sind daher 2 verschiedene Philosophien. 🤔💡🙂 Welchen Ansatz wir warum bevorzugen, steht im verlinkten Artikel. Beim Best-of-Breed Ansatz ergibt sich der Vorteil, sich für jede Problemstellung das beste Tool als Lösung aussuchen zu können. Das bringt hohe Flexibilität in den einzelnen Tool-Bausteinen. Die Herausforderung liegt in diesem Fall darin, die verschiedenen Tools miteinander zu verbinden. Wem dafür die Ressourcen in der Agentur fehlen, für den eignet sich gegebenenfalls ein Best-of-Suite Ansatz besser.

Was sind generell die zu berücksichtigenden und relevanten Funktionen einer All-in-One Agentursoftware? 🗸 🗹  ✔️ ✅

Eine Agentursoftware-Suite umfasst in der Regel die folgenden Bereiche:

1. Kontaktverwaltung
2. Kalenderübersichtsfunktion
3. Projekmanagement und Visualisierung
4. Projekt-Time-Tracking
5. Buchhaltung (Kosten und Einnahmen)
6. Mitarbeiter- & Kapazitätenplanung
7. Analysefunktionen
8. Schnittstellen/APIs zu anderer Software, die für Projekte genutzt wird: (beispielsweise Excel, Jira, Microsoft Power BI, DATEV).

Auswahlkriterien Agentursoftware-Suites

Worauf sollte man nun, außer auf die Funktionen, bei der Agentursoftware-Auswahl noch achten? Die folgenden Kriterien sollen einen Anhaltspunkt bieten, worauf es bei Agentursoftware den Nutzern bei Produktbewertungen in vielen Bereichen übereinstimmend ankommt. 🧐

• Benutzeroberfläche (UI):
  Ist die Benutzeroberfläche intuitiv gut zu bedienen und ist sie übersichtlich gestaltet?
  
• Benutzerfreundlichkeit:
  Wie gestaltet sich die Lernkurve für die Software? Stellt der Softwareanbieter angemessene Schulungsressourcen zur Verfügung, wie  z. B. Videotutorials, FAQs/Foren sowie einen umfangreichen Support?
  
• Features:
  Auftrags-/Projektkalkulation: Kann die Software Stunden und Kosten erfassen? Gibt es Features zum Forecasting?
  
• Feedbackoptionen Kunde:
  Ermöglicht die Software Kunden eine angemessene Interaktion und Rückmeldung während des gesamten Projektablaufs?
  
• Integrationen:
  Lässt sich die Software mit eigenen und Drittanbieter-Anwendungen verbinden?
  
• Preis-Leistungs-Verhältnis:
  Ist die Preisgestaltung fair, transparent und flexibel und gibt es eine Agentursoftware Demoversion bzw. eine kostenlose Testversion?
  
  
  

Agentursoftware-Suites Vergleich (All-In-One Agentursoftware) ⚖️🔍

Hier folgend skizzieren wir einige der bekanntesten Anbieter von Agentursoftwaresuites, sowie spezialisierte Nischenanbieter. Für einen umfangreichen Vergleich der einzelnen Softwareanbieter untereinander sollte der aktuellste Funktionskatalog auf der jeweiligen Anbieterwebsite unbedingt immer geprüft werden. Auch sollten die sich oft ändernden und modular anpassbaren Preismodelle vorab geprüft werden. Die folgende Übersicht bietet aber in jedem Fall einen guten ersten Überblick über den Markt der All-In-One Agentursoftwareanbieter sowie deren Anwendungsmöglichkeiten und ermöglicht es, zu identifizieren, welche Schwerpunkte die einzelnen Anbieter bezüglich ihrer Funktionen setzen.

KBMpro

Ob Kundenverwaltung, Auftragsverwaltung, Zeiterfassung oder Leistungsabrechung: Alle relevanten Basics einer Agentursoftware sind in KMPpro enthalten. Neben den Funktionen zur Verwaltung beinhaltet KBMpro auch Nutzungsmöglichkeiten für die Bereiche Neukundenakquise, Marketing, Vertrieb und Controlling. Das ist aber bei weitem noch nicht alles. Das Funktionsspektrum der Agentursoftware geht deutlich über die Basics einer Agentursoftwaresuite hinaus. Die Full-Service-Agentursoftware beinhaltet mehr als 700 Module und ist sowohl als Cloud- und Inhouse-Variante verfügbar. Dabei sind alle Module intelligent miteinander verknüpft und sorgen für frühzeitige Warnungen, z. B. bei Etat-Überschreitung, geben Hinweise auf Ausfälle bei Mitarbeitern sowie auf Zeitüberschreitungen in der Projektplanung.

KBMpro bietet darüber hinaus ein komfortables Domain- und Servermanagement an, welches sich über die Verwaltung von Domains mit Fälligkeiten, Laufzeitverträgen, Serververträgen oder Supportdienstleistungen erstreckt.

KBMpro eignet sich vor allem gut für größere Agenturen und enthält praktischerweise auch eine Passwort-Datenbank für Zugangsdaten zu Kunden- oder Lieferantenportalen.

In KBMpro sind weitere HR-Module enthalten, die sich auf das Verwalten von Urlaubs- und Krankeitstagen sowie auf die DSGVO konforme Verwaltung von Bewerbern fokussieren. Durch den großen Funktionsumfang kann die Software laut Nutzerfeedback allerdings auch für Anfänger überfordern, weswegen hier eine Grunderfahrung im Bereich Agentursoftware zu empfehlen ist.

Dafür bietet KBMpro auf der anderen Seite allerdings auch ein hohes Level an Support an.
Einführungen in das System beim Kunden, spezialisierte Schulungen für Themenschwerpunkte wie Projektmanagement oder Abrechnungs- oder Personalwesen sowie auch Ticket- und Telefonsupport gehören mit zum Angebot, was eine Agentursoftware Einführung wiederum deutlich leichter macht.

Productive

Productive ist eine Agentursoftwaresuite, mit einem breiten Funktionssprektrum, von Features für den Vertrieb, bis hin zu Abrechnungsfunktionen.

Für den Sales-Bereich lässt sich ein Deal-Flow aufsetzen, um die Deal-Pipeline und das Prospect Management zu verwalten. Außerdem ist es möglich, mit Productive gemeinsam projektbasiert an Aufgaben zu arbeiten, wobei die investierten Stunden sich direkt über ein Zeiterfassungssystem abrechnen lassen. Somit lassen sich zeitliche Engpässe identifizieren und Überbuchungen von Kapazitäten in der Ressourcenplanung verhindern.

Auch Abrechnungs- und Fakturierungsvorgänge für einmalige oder wiederkehrende Projekte lassen sich umsetzen.

Nützlich: Auch ein kostenloses Client Portal zur kundenseitigen Abstimmung ist integriert.

Productive bietet Integrationen zu mehreren Tools, u. a. zu Zapier, Jira, QuickBooks Online, Xero, Exact sowie eine Open API. Support ist entweder per Chat oder telefonisch möglich, Trainingsmöglichkeiten bestehen entweder in Webinarform oder auch live online.

Einer der größten Vorteile von Productive ist die umfassende Berichterstattung, die sich auf die Rentabilität konzentriert. Es werden nicht nur die Agenturraten, sondern auch die Mitarbeitergehälter und Overheadkosten des Unternehmens erfasst, was für einen klareren Überblick über die finanzielle Situation der Agentur sorgt. Die Forecasting Funktionen ermöglichen es auch, zukünftige Budgetausgaben und Gewinne besser vorherzusagen.

Productive eignet sich am besten für Marketing-Agenturen oder Design-Studios, die eine All-in-One-Lösung, bzw. eine Single Source of Truth Lösung für die Zeiterfassung, Projektmanagement, Vertrieb und Ressourcenplanung suchen.

Wrike

Wrike ist eine All-In-One Agentursoftwaresuite, die für Teams mit fünf, bis zu einer unbegrenzten Anzahl an Nutzern geeignet ist.

Wrike bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten für Marketingteams und ermöglicht es, Arbeitsabläufe, Dashboards, Berichte, Request Forms und vieles mehr anzupassen. Kampagnen lassen sich mithilfe von anpassbaren Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, gemeinsam nutzbaren Dashboards, benutzerfreundlichen Berichten oder automatischen Genehmigungen planen, überwachen und umsetzen. Auch Aufgabenlisten, Unteraufgaben, gemeinsame Kalender, modifizierbare Workflows oder per Regel definierbare automatische Dateifreigaben gehören zum Repertoire.

Wrike bietet mehr als 400 vorgefertigte native Integrationen, darunter Adobe Creative Cloud und mehr als 50 marketingspezifische Tools, was zusätzlich kürzere Prozesse und Abstimmungszyklen ermöglichen soll. Ein Hilfe-Rubrik mit interaktiven Schulungen, Videos, einem Leitfaden für die ersten Schritte und eine aktive Community machen das Onboarding darüber hinaus deutlich einfacher.

Wrike eignet sich vor allem aufgrund des Umfangs für mittlere und große Agenturen, die mehrere Projekte und Kunden betreuen.

easyJOB

easyJOB ist ein adequates Tool für Agenturen aus den verschiedenen Branchen, wie z.B. PR, Digital, Social Media, Event oder auch Full-Service. Der große Vorteil der Agentur Software easyJOB ist, dass die individuellen Arbeitsweisen verschiedener Agenturen gut abgebildet werden können und Workflows je nach Agenturtyp gewählt und modifiziert werden können. Die Kern-Features von easyJOB befassen Projektmanagement, Controlling, vorbereitende Buchhaltung, Stundenerfassung, CRM / Groupware (kollaborative Zusammenarbeit in Echtzeit in den Modulen) / Mail-Client, Kalender, Kanban und Ressourcenplanung.

Die Navigation basiert primär auf der Verwendung mehrerer Fenster (multiwindowing). So lassen sich gleichzeitig unterschiedliche Jobs bearbeiten, vergleichen sowie Elemente verschieben und kopieren, um auch in Unterbereichen (doppelt falls nötig) direkt alles angezeigt zu haben. Zwischendurch lassen sich jederzeit Kalendereinträge vornehmen, Stunden erfassen, usw. Beim Multiwindowing kann man allerdings laut diverser Nutzerfeedbacks leicht die Übersicht verlieren. Dafür werden Inhalte aber innerhalb der einzelnen Fenster meist übersichtlich in Tabellen dargestellt, was im Projekt / im Fenster wiederum zu einer guten Übersicht führt.
Die Usability von easyJOB wird in einigen Bereichen generell jedoch als schwächer als bei anderen Anbietern beschrieben, was am Mehrfensterkonzept liegt.

easyJOB bietet die folgenden 3 Versionen:

1. easyJOB [compact]: Cloud-Version für kleinere Teams, bis zu 10 Mitarbeitern (Hosting in einem Rechenzentrum)
2. easyJOB: Komplettsystem (eigener Server bzw Hosting möglich)
3. easyJOB [media.pro]: Für Mediaagenturen bzw Agenturen mit Mediaabwicklung kann man easyJOB um das Zusatzmodul Media erweitern (eigener Server bzw. Hosting möglich)

Der Kundenservice von Easyjob erhält generell sehr gutes Nutzerfeedback.
Es gibt einen persönlichen Ansprechpartner, was über ein simples Ticketsystem weit hinausgeht. Kontakt ist auch telefonisch während der verfügbaren Zeiten möglich.

PROAD

PROAD ist im Ursprung eine Agency Software Suite, die im Laufe der Zeit immer weiter zu einer ERP-Software mit umfassendem Funktionsumfang ausgebaut wurde. Durch einen modularen Ansatz macht es PROAD möglich, die Softwarefunktionen an die täglichen Agenturprozesse anzupassen und hier zu ergänzen. Es kann zwischen einer Server- oder einer Cloud-basierten Anwendung gewählt werden.

Zu den Kernmodulen gehören: Kontaktdatenmanagement, Budgetplanung, Projektmanagement, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Kommunikations- und Buchhaltungsfunktionen, bzw. FiBu-Schnittstellen.
Zum PROAD-Angebot gehören außerdem persönliche Beratung, regelmäßige Updates und viele externe Schnittstellen. Wachsen die Anforderungen an die komplette Agentursoftware, lässt sich PROAD um viele verschiedene Module erweitern, die bei einer Vorab-Beratung besprochen werden sollten.

PROAD bietet nicht nur ausschließlich aufgabenspezifische Werkzeuge, sondern auch Funktionen aus dem sogenannten “Brainhub”. Die Widgets dort zeigen beispielsweise die Stimmung in Teams an .
PROAD richtet sich durch seine Modularität an kleine bis große Unternehmen. Selbstständige oder sehr kleine Teams werden den großen Umfang der Software nach gängiger Meinung nicht unbedingt benötigen.

Interessiert an weiteren Softwarelösungen für Agenturen? In unserem Ratgeber zu Best-of-Breed Agentursoftware beleuchten wir gezielt modular kombinierbare Tools, die sich als Unterteil (Breed) in ein Agentur-Ökosystem einfügen lassen.

active.AGENCY

Bei active.AGENCY von der Firma act.VERTISE, handelt es sich um eine klassische All-in-One Agentursoftwaresuite mit vielen Individualisierungsmöglichkeiten.

Sie richtet sich vor allem an Agenturen aus den Bereichen PR, Werbung, New Media und Event. active.AGENCY zeichnet sich neben klassischen Features für eine Agenturssoftwaresuite durch eine große Anzahl an Schnittstellen, wie etwa zu HRworks  MS Office, Mail & Calendar (Mac OS), MS Outlook/Exchange oder DATEV aus.

Zu den Paketinhalten, lassen sich noch weitere mit hinzubuchen. Hier sind die Wichtigsten im Überblick:

• Exchange-Schnittstelle
• Jira-Schnittstelle
• Telefonschnittstell
• Massen E-Mail Versand

Für sehr kleine Agenturen bietet der Anbieter übrigens auch ein Starterpaket mit reduziertem Funktionsumfang an, der für die gängigsten Aufgaben des Agenturalltags in den meisten Fällen in den gängigen Foren als ausreichend angesehen wird.

TEAMBOX

Die TEAMBOX Softwaresuite von teambox.eu lässt sich leicht in die tägliche Agenturarbeit integrieren. Der Funktionsumfang erstreckt sich über CRM-Features, Angebotserstellung, Zeiterfassung sowie Abrechnung und Controlling. TEAMBOX bietet aus vorgefertigten Templates und Workflows heraus viele Optionen zur Anpassung an den Agenturalltag.

Schnittstellen zur Integration in die eigene Systemlandschaft (via REST-API), wie auch eine Vielzahl an Schnittstellen zu beispielsweise Finanzbuchhaltungsprogrammen, Kalender- und Adressdatenbanken oder Fileservern sorgen für eine gute Kompatibilität zum Agentur-Ökosystem

TEAMBOX kann komplett browserbasiert genutzt werden. Häufiges Nutzerfeedback ist allerdings, dass die Übersichtlichkeit bei großen Projekten kompliziert werden kann. Deswegen bieten sich vorher der angebotene Testzugang oder eine Demo an.

Durch die Skalierbarkeit ist TEAMBOX flexibel einsetzbar und sowohl für kleinere Start-Ups, also auch große Agenturen mit einer Vielzahl an Mitarbeitern verwendbar.

Macht eine Open Source Agentursoftware Sinn?

Kurzer Disclaimer vorweg: Wer sich für eine Open-Source Software für Agenturen entscheidet, sollte sicherstellen, genügend technische Kapazitäten im IT Bereich zur Verfügung zu haben.

Neben den verschiedenen webbasierten Anwendungen der Agentursoftware Cloud gibt es auch einige Open-Source-Softwarelösungen. Bitrix24 oder OpenProject sind zum Beispiel Open-Source-Angebote, die für das Projektmanagement im Agenturalltag genutzt werden können.

Eine Open-Source Agentursoftware erscheint zunächst attraktiv für viele Agenturen, da sie meist preisgünstiger als vergleichbare Konkurrenzprodukte ist. Teils sogar kostenlos. Mit Open Source geht allerdings auch oft immer ein hohes Level an benötigter IT Kapazität einher, da vieles custom eingestellt, verknüpft oder implementiert werden muss. Wenn statt der Nutzung der eigenen Kapazitäten dann auch noch ein externes IT-Unternehmen beauftragt werden muss, bleibt von der ursprünglichen Preisersparnis meist nicht mehr viel übrig.

Wir empfehlen daher, falls Sie weniger eigene Kapazitäten für Setup und Wartung einer Open Source Agentursoftware zur Verfügung haben, eine Agentursoftwaresuite mit dem entsprechenden Supportlevel zu wählen oder gleich den Best-Of-Breed Ansatz aus unserem Agentursoftware-Vergleich zu präferieren.

Helikopterperspektive: Worauf bei Agentursoftware generell achten?

Nun haben Sie einen ersten Eindruck zu den Funktionsumfängen der gängigen Anbieter erhalten. Die Anzahl Fragen, die vor der Anschaffung einer Agentursoftwaresuite aufkommen, sind vielfältig. Welche Fragen vorab aber nicht übersehen werden sollten und sich bei der Tiefenrecherche nochmal vor Augen gehalten werden sollten, steht hier. Hier unsere 4 Favoriten:

1. Beständigkeit Anbieter: Wie lange agiert der Anbieter bereits am Markt? Macht es den Eindruck, als ob die ERP-Software noch lange mit Updates und Erweiterungen weiterentwickelt wird?
   
   
2. Informationsgehalt zur Funktionstiefe: Wieviel Infos gibt der Anbieter auf seiner Website preis? Oft sind viele Funktionen gar nicht so umfangreich, wie man denkt. Wer auf eine All-In-One Software für Agenturen setzt, wird zwangsläufig Abstriche bei der Funktionstiefe machen müssen. Niemand sollte seine Prozesse anschließend zugunsten einer Software mit starren Vorlagen umbauen müssen. Hier unbedingt vorher nachfragen oder Demo ausprobieren.
   
   
3. Benötigte Funktionen Agentursoftware: Zahle ich für etwas, was ich nicht brauche? Wird der Großteil der Nutzer die auf der Anbieterwebsite beschriebenen Funktionen auch nutzen oder alternativ: wird es Heavy User einiger Funktionen geben, die diese tatsächlich auch oft brauchen?
   
   
4. Verfügbarkeit auf allen Endgeräten und potenziell für alle Teammitglieder: Brauche ich die Software vor Ort beim Kunden (cloudbasierte Agentursoftware) oder für remote work? Auch über das Smartphone sollte sich die Software steuern lassen. Klares Ja von unserer Seite.
   

Abschließend lässt sich als Fazit sagen, dass die Auswahl einer Agentursoftware gut überlegt sein sollte. Es gibt keine beste Agentursoftware für alle Herausforderungen des Agenturalltags, denn dafür ist jeder Prozess zu individuell. Wer komplexe Prozesse abdecken möchte, sollte auch Kontakt zum jeweiligen Anbieter für Demos, Schulungen oder eventuell mögliche Custom-Lösungen aufnehmen.