Hier geht es zur Podcast Aufname und zum dazugehörigen Artikel, inklusive Video.

Hinweis zum Transkript auf dieser Seite: Diese Aufnahme des Bits & Business Podcasts wurde zum hören entwickelt. Wenn Sie dazu in der Lage sind, empfehlen wir Ihnen, sich die Aufnahme anzuhören, welche Emotionen und Betonungen enthält, die nicht auf der Seite abgebildet werden können. Transkripte werden mit einer Kombination aus Spracherkennungssoftware und menschlichen Transkribierern erstellt und können Fehler enthalten. Bitte überprüfen Sie die entsprechende Aufnahme, bevor Sie zitieren.



Beginn der Aufzeichnung der Podcast Episode



Alex: Hi und herzlich willkommen zur heutigen Ausgabe vom Bits & Business Podcast, dem Podcast rund um das Thema Digitalisierung für KMU. Mein Name ist Alexander Schneekloth. Ich bin Gründer und Geschäftsführer von Caya und heute habe ich gesprochen mit Paul Arnoldt. Paul ist geschäftsführender Gesellschafter der Business Design Agentur Crolla Lowis. Und ja mit Paul habe ich über verschiedene Themen gesprochen, unter anderem darüber, warum Paul die E-Mail bei Crolla Lowis abschaffen wollte, wie er die Digitalisierung genutzt hat, um die Zusammenarbeit in der Agentur zum Positiven zu verändern, und welche Tools Paul anderen Agenturen empfehlen würde, um effizienter zu arbeiten. Ich wünsche euch ganz viel Spaß in der heutigen Folge und ja, los geht’s!

Alex: Hi zusammen, ich bin Alex Schneekloth von Caya und mit mir heute hier im Programm ist der Paul von Crolla Lowis. Und Paul, willkommen bei uns. Schön, dass du da bist!

Paul: Ja, vielen Dank für die Einladung. Gerne!

Alex: Paul, magst du zwei, drei Worte über dich und über eure Agentur sagen.

Paul: Ja, sehr gerne. Also ich bin Paul Arnoldt. Ich bin geschäftsführender Gesellschafter von Crolla Lowis mit den beiden namensgebenden, Thomas Crolla und Martin Lowis. Wir sind eine Business Design Agentur aus Aachen. Arbeiten aber mittlerweile deutschlandweit. Haben gut 40, knapp 50 Mitarbeiter. Und ja, sind so in der Brücke zwischen Unternehmensberatung und Kreativagentur, aber auch viel im Change Management von mittelständischen Unternehmen unterwegs, wie zum Beispiel der größte Online-Händler für Fahrrad-Teile, für Bike Components, für die Cineplex Gruppe, aber auch für viele Bauunternehmen tätig. Haben aber ganz bewusst keinen Branchenfokus, sondern wollen ein recht ganzheitliches Angebot eben machen zwischen den gerade genannten Bereichen. Genau. Da kommen wir her und das ist das, was uns Spaß macht, wo wir zu Hause sind.

Alex: Top. Ich freue mich, dass du, dass du heute den Weg zu uns gefunden hast. Wir wollen ja heute darüber sprechen: Wie können Agenturen Software-Lösungen einsetzen? Wie können Agenturen eine eigene Tool-Landscape aufbauen, eine eigene Tool-Landschaft, mit der sie ihr Geschäft und ihre Geschäftsprozesse digitalisieren können. Und damit dann auch ready werden für die anstehende Dekade. Und, da bist du ein super Gesprächspartner, weil ihr habt genau das gemacht in den letzten 12 Monaten, 18 Monaten. Bei euch, eure Prozesse digitalisiert, und bevor wir jetzt irgendwie in die Fragen reinstarten. Vielleicht magst du nochmal so einen kleinen Überblick geben: Was war für euch der Auslöser? Wie seid ihr an das Thema herangegangen, und mit welche Zielsetzung seid ihr auch an das Ganze herangegangen?

Paul: Ja, gerne. Also, bei uns war das tatsächlich so: Wir sind ein Unternehmen, uns gibt es jetzt seit gut elf Jahren. Wir haben vorher immer wieder den Wechsel in Technolgien, in Systementscheidungen und im Einsatz unserer Tools gehabt. Das waren Entscheidungen, die je kleiner man ist, umso leichter sind sie auch gefallen. Das heißt, dann hat man das einfach mal so geändert und dann hat man das ausprobiert. Das hat lange funktioniert und war auch ok. Aber irgendwann haben wir gemerkt: Okay, jetzt sind wir recht eingefahren im Toolset. Es drückt an ganz ganz vielen Stellen. Mit On-Premise Lösungen, also hier an unserem Standort in Aachen mit einer Server-Infrastruktur, die einfach unserem Wachstum nicht mehr Stand gehalten hat. Die ortsunabhängiges Arbeiten nicht ausreichend ermöglicht hat, gerade im Kontext von großen Dateien, die eben dann von zu Hause nicht mehr erreichbar waren oder nicht mehr gut verarbeitet werden konnten. Das war alles schon klar für uns weit vor der Corona-Problematik. Sodass wir für uns dann festgestellt haben, okay wie institutionalisieren wir das, wie können wir diesen Problemen oder dieser Sachen Herr werden, haben dann für uns ein Projekt initialisiert, wo wir gesagt haben, wir müssen dort eine grundsätzliche Entscheidung haben, und vor allem Einflussfaktoren oder Entscheidungsfaktoren für die Auswahl von Tools reinbekommen. So haben wir da eigentlich gestartet, das war so der Ausgangspunkt. Und das ist, wie du sagst, so anderthalb Jahre her. Aber natürlich kam da noch mal entsprechender Druck drauf, als dann auch plötzlich bei Corona sich die Dinge, ja, doch etwas schneller verändert haben, als wir das vielleicht sonst hätten machen müssen. Genau.

Alex: Ja, verstanden. Jetzt ist ja, wenn man dieses Thema angeht und sagt: Hey, wir müssen – wir müssen Dinge effizienter, einheitlicher, zukunftsgerichteter aufstellen. So die erste Frage dazu: Wie geht man da ran? Wie identifiziert man die Prozesse, die man digitalisieren möchte? Wie identifiziert man die Probleme, die man lösen möchte? Und der zweite Punkt ist ja, wenn man anfängt zu googlen, dann gibt es ja unglaublich viel Agentursoftware. Das sind alles so One-stop-shop-Solutions. Das heißt: Ich gehe da hin, und die bieten mir alles. Vom Time-Tracking, über das Client-Management bis hin zur Termin-Vereinbarung. Und auf der anderen Seite gibt es einen Best-of-Breed-Ansatz, einen Ansatz den wir bei Caya auch unterstützen und befürworten, wo man sich die besten Tools für das jeweilige Problem, was man identifiziert hat, raus sucht und diese dann zu einer eigenen Software-Landschaft zusammensetzt. Das habt ihr bestimmt auch festgestellt, dass es diese beiden Wege so ein bisschen gibt, die man einschlagen kann. Und ich glaube, das passt ganz gut zusammen mit der Fragestellung: Wie habt ihr Probleme identifiziert? Wie seid ihr daran gegangen, die zu lösen? Und wie habt ihr euch mit diesem Thema, dieser ganz grundsätzlichen Frage, Best Of Breed vs. One-stop-shop-Solution, gestellt?

Paul: Also, ich kann mich nicht als Verfechter des einen oder des anderen einsortieren. Ich glaube, das ist immer in der Frage dessen, was für ein Problem man hat, genauso wie du es beschrieben hast, danach zu beantworten. Der Punkt für uns, also wir haben natürlich am Anfang versucht zu sagen: Okay, wir sind eine Agentur, also muss es eine Lösung für eine Agentur sein. Und das ist bis zu einem gewissen Grad glaube ich auch ein valider Ansatz. Wir nutzen eine Agentursoftware, auch schon vor den Problemen, die ich dir beschrieben habe, schon seit 2017, 2018. Ja, seit 2017 nutzen wir MOCO als Agentursoftware. Und das ist sehr sehr gut für uns gewesen, weil wir dort nicht nur das Time Tracking, was wir vorher auch in einem Tool hatten, sondern auch die komplette buchhalterische Abwicklung dort abbilden können, Angebotserstellung auch, das Ganze sehr sehr gut eben in der Handhabung mit Zeiterfassung für uns einfach abwickeln können.

Aber es löst zum Beispiel sehr sehr viele Themen einfach nicht. Es löst nicht ein Projektmanagement. Und es löst auch nicht das Problem der Datenhaltung. Und es löst ganz ganz viele Eigenheiten die, oder was heißt Eigenheiten, unterschiedliche Herangehensweisen in unterschiedlichen Projekten bei uns erstmal gar nicht. Da muss man sich die Frage stellen: Ist es ein Problem, was Agenturen haben? Oder ist es ein ganz grundsätzliches Problem der Kollaboration von digitalen Teams. Denn die Frage, ob wir digitalisieren oder nicht, die hat sich für uns nie gestellt. Wir arbeiten in hohem Maße papierlos als digitales Dienstleistungsunternehmen oder Beratungsunternehmen. Die Frage ist eine andere, nämlich: Welche Probleme möchte man im Detail damit lösen und wer löst sie denn, weil die Schwierigkeiten war nicht, dass wir als Geschäftsführung oder als Entscheider nicht in der Lage sind, die Probleme zu lösen, sondern wir haben uns einfach ob unseres Wachstums nicht mehr als die richtigen Ansprechpartner für das einzelne Problem gesehen. Und das war eben auch der entscheidende Punkt zu sagen: Wo finde ich nachher die Akzeptanz eines immer größeren Teams, diesen Wandel auch mitzugehen. Das war so die Situation in der wir uns dort befunden haben. Das heißt, um noch ein bisschen auf die Probleme vielleicht einzugehen, die du beschrieben hast: Für uns war das Problem ein Problem der Datenhaltung. Ein Problem dessen, wo wir einen Standard brauchen und wo wir ihn auch als Geschäftsführung, als Verantwortliche des Unternehmens einfordern. Und wo bringen wir im Zweifel zu viel Kontrolle, zu viel Einflussnahme und unterbinden damit die beste und richtige Lösung, z.b. im Entwicklungsbereich. Wir aus der Geschäftsführung haben keinen technischen Background, wir haben eine eigene Entwicklungsabteilung und müssen dort einfach anerkennen: Unsere Software Asana, die wir für das Projektmanagement nutzen, die ist super für sehr sehr viele Kreativ-Prozesse, um die abzubilden, aber sie ist nicht dafür da, um die Planung, Prozesse und technische Entwicklung abzubilden. Das mal so als Beispiel, wo wir dann auch einfach festgestellt haben, wir müssen einen Dialog schaffen und einen Prozess schaffen, der uns ermöglicht, an der richtigen Stelle dort die Entscheidung von uns auch weitergeben zu können und an der richtigen Stelle zu konsolidieren.  

Alex: Und, das bedeutet, wenn ich es richtig interpretiere was du sagst, ihr habt ein Stack-About, wo ihr sagt, das sind die Tools, das sind die Softwarelösungen, die wir unternehmensweit einsetzen. Auch einen bestimmten Regelsatz, wie damit umzugehen ist. Und gleichzeitig habt ihr eure Teams enabled, empowered, denen die Möglichkeit gegeben, und ihnen den Rücken gestärkt, individuelle Lösungen für ihre individuellen Prozesse und wie sie arbeiten einzuführen. Ist das richtig?

Paul: Ganz genau, richtig. Also wir haben fünf Teams, die als sogenannte Service Teams rund um den Mitarbeiter entstehen. Eins dieser Teams ist das Team Tools and Processes, was die operativen Teams, also zum Beispiel im Branding oder im Marketing, die dann die Projekte mit unseren Kunden durchführen, dazu befähigt auf Standards zu setzen oder selber ihre Standards zu entwickeln. Das bedeutet nicht, dass wir in diesem Service Team die Vorgabe machen, aber wir gucken, dass wir das Ganze moderieren, und das wir die Dinge zusammenbringen und an der richtigen Stelle Synergien schaffen und zu schauen, dass wir nachher nicht für die gleiche Problematik oder für die gleiche Problemstellung fünf Tools im Einsatz haben, sondern da auf eins gehen, aber eben aus diesem Ansatz heraus:  Aus dem Nutzer, aus dem Mitarbeiter heraus, aus den Teams heraus diese Entscheidung nachher entstehen zu lassen. Das ist uns ganz ganz wichtig. Aber darüber, das ist natürlich auch Teil der Wahrheit, um arbeitsfähig zu bleiben, brauchen wir ein Grund-Stack an Tools, die wir im Einsatz haben. Genau, richtig.

Alex: Ja, dann lass uns doch mal reinschauen. Ganz operativ. Vielleicht magst du einen Einblick geben. Schritt eins mal: Was ist das Grund-Stack, was ihr habt, welche Tools habt ihr unternehmensweit im Einsatz, und warum habt ihr entschieden, dass ihr diese Tools auch jetzt nicht den Teams überlasst, dass sie sich individuell entscheiden, sondern dass ihr gesagt habt, ok, das Stack, da verpflichten wir das ganze Unternehmen darauf, das so zu machen.

Paul: Ja, also es sind drei Tools tatsächlich. Das eine ist Moco, das ist eine Agentursoftware, wo erstmal die Grundlage geschaffen ist, überhaupt – ja – unser Geschäftsmodell abzubilden. Das heißt, natürlich in einem gewissen Maße, davon machen auch wir uns nicht frei, verkaufen wir einfach unsere Zeit. Und das diese Zeit entsprechend in Projekte gebucht wird, aber auch die Grundlage geschaffen wird, diese Zeit auszuwerten und im Zweifel auch Produkte daraus zu bündeln aus gewissen Prozessen und Standards, die entwickelt wurden. Das ist das, was wir in Moco abbilden, das heißt Angebotserstellung, Rechnungserstellung, Zeiterfassung, die Kosten von Mitarbeitern im Blick zu halten, zu bewerten. Das haben wir eben dort mit abgebildet. Das ist so das erste Tool. Das zweite Tool ist Asana, wo wir zunächst mal alle Projekte managen. Ja, das ist recht etabliert, nicht nur in Agenturen, wo man nach Zielen, nach Projekten, nach Teams entsprechend agieren und arbeiten kann. Ein ganz ganz wichtiger Baustein, um eben das Tischgespräch auch entsprechend an die Stelle und vor allem auch die E-Mail abzulösen. Also ja, wir haben sehr sehr wenig E-Mailaufkommen innerhalb der Teams, es geht wirklich gegen Null. Und das ist auch wirklich eine Art der Hygiene, die uns sehr sehr gut getan hat. Denn der Diskurs zu einer Sache findet immer am Objekt statt, an der Aufgabe, an dem sogenannten Ticket in Asana und nicht im Chat. Weil es gibt nichts Schlimmeres als wenn wir in einer Videokonferenz nachher eine Unterredung haben und man muss das nachher noch mal nachbereiten oder man hat die Dokumentation gar nicht mehr im Zugriff. Gerade wenn eine gewisse Projektzeit einfach da ist und man wissen will, welche Entscheidungen hat man in gewissen Instanzen davor getroffen. Und so sind die fachlichen Verantwortlichen und die organisatorischen Verantwortlichen, also die Projektmanager in der Lage, den Überblick zu behalten im Projektfluss. Das ist das zweite Tool. Und das dritte Tool ist für uns eben Google Workspace als Kollaborationssoftware, die wir tatsächlich, das war für uns das größte Migrationsprojekt, weil es für uns am meisten Probleme im letzten Jahr für uns gelöst hat. Ja – jetzt muss man sagen, Google Workspace oder ehemals die G Suite, hat für uns dort relativ viele Dinge auf einmal quasi gelöst. Nämlich einmal das Problem der Datenhaltung mit Google Drive bzw. deren Cloud Speicher System. Wir hatten bisher einen durchaus teuren und großen Server hier bei uns in Aachen, und obwohl wir eine Glasfaseranbindung haben, macht das noch lange keinen guten Cloud Zugriff von außen aus. Sondern das war immer ein Bottleneck gerade in dem Moment, wo dann der Migrationsprozess schon gestartet war, dann alle ad hoc ins Home Office mussten. Dann war da einfach ein großes Bottleneck, und das haben wir damit jetzt sehr sehr gut gelöst. Das heißt das Thema Datenhaltung ist damit für uns deutlich deutlich besser geworden. Und ja das Aufsetzen, dass wir keinen eigenen E-Mailserver mehr haben, sondern einfach eine integrierte Kalenderfunktion mit Mailing ist sicherlich auch etwas, was Google kann, muss man einfach mal so sagen. Und die Google Videocall Software ist für unsere Begriffe jetzt nicht Benchmark, aber wird immer besser. Genauso wie das Chatsystem was dahintersteckt, was zum Beispiel Slack von uns einfach abgelöst hat. Wo wir auch einfach sagen: Das läuft dann eben als gemeinsame Kommunikationslösung, wo dann auch noch Gruppen und entsprechender paralleler Austausch auch fernab von Projekten eben möglich ist. Genau, das sind so diese drei Tools und alles andere geht dann tatsächlich schon in die operativen Teams.

Alex: Dann lass uns doch noch mal ganz kurz bei den drei Tools bleiben. Da sind bei mir drei Fragen aufgekommen tatsächlich. Nummer eins: Du hast gesagt, ihr konntet das E-Mailaufkommen ablösen, vor allem durch die Einführung von Asana und die Kommunikation direkt am Projekt, an der Aufgabe. Inwiefern war es denn auch für euch erstrebenswert, E-Mail abzuschaffen. Was ist der Vorteil für euch?

Paul: Ja also, ganz ganz viele Gründe gibt es dafür. Ich möchte mal so ein paar nennen vielleicht. Der Hauptaspekt für uns ist tatsächlich, dass wir festgestellt haben, je höher das Projektvolumen ist, je mehr Leute involviert sind, dann ist E-Mail einfach nicht mehr das Medium. E-Mail ist dazu da, ist ein sehr altes Medium, was dazu da ist, einfach die Kommunikation, ich mein das ist ein elektronischer Brief – nicht mehr und nicht weniger – und es ist nicht keine Gruppensitzung und nichts dergleichen, also es ist nicht dazu da, um Aufgaben zu schreiben, es ist nicht dazu da, um Kommunikation eigentlich an sehr sehr viele Leute gerichtet zu senden. Ja, es gibt Newsletter, aber ich kann ja nicht mal davon ausgehen, dass mein Empfängern diesen Inhalt bearbeitet hat. Ich kann eine Lesebestätigung anfragen, aber dann sind wir auch wirklich am Ende dieses Mediums meiner Meinung oder unserer Meinung nach angekommen. Und in dem Moment, wo ich gewisse Funktionen – das ist technisch super wenig – einfach mit einer Deadline, die kann sich irgendwo im den E-Mail-Text verstecken, aber in dem Moment, wo ich sagen kann: Du bist der Empfänger der Nachricht, du kannst diese Nachricht hier auch lesen oder die jeweilige Aufgabe auch bearbeiten, aber bis dann hast du sie bitte erledigt oder mir zumindest gesagt, warum du sie nicht erledigen kannst, vielleicht noch mit einer Priorisierung oder einer Einordnung in deine anderen Aufgaben, ja, merkt man, dass das vor allem der Hauptgrund ist. Also eine Kontrolle, eine Arbeitsfähigkeit, ein Überblick. Das ist ganz ganz wichtig.

Alex: Ja, ich frage nach, aber ich unterstütze deine Antwort. Und eh, wir machen das sehr ähnlich. Wir selber versuchen auch E-Mail-Volumen zu reduzieren. Finale Dinge oder klare Ansagen, die müssen in Tools festgehalten werden. Und der lockere Plausch und Informationsaustausch, der kann bei uns auch mal in Slack stattfinden. Jetzt hast du gesagt, ihr nutzt Slack gar nicht mehr, sondern ihr nutzt die Chat-Funktion von Google. Ich glaube, die hieß früher mal Google Hangout und war damals Teil von der Google G Suite. Die jetzt Google Workplace heißt, und ich habe da sofort aufgehorcht, weil ihr die seid die ersten, die ich kenne, die es nutzen. Es ist kostenlos dabei. Jeder oder viele Unternehmen, die diese Google Lösung nutzen, haben es eingekauft, aber ich kenne niemanden, der es nutzt. Deswegen gib uns doch mal einen Einblick, warum habt ihr euch entschieden, diese Software zu nutzen. War es eine reine Kostenkomponente von Slack, oder gab es andere Vorteile sich dafür zu entscheiden, und wie unterscheidet sich das Ganze auch zu Slack, da habt ihr ja auch den direkten Vergleich.

Paul: Ja, also wir standen tatsächlich, weil Slack war für uns immer so ein bisschen das Medium zwischen der Email und Asana, also Asana nutzen wir weitaus länger als das was jetzt der Google Workspace oder die G Suite angeht, und für uns war das immer so, wir hatten eine gewisse Unsicherheit darüber, welche Informationen denn eigentlich in Slack gehörten. Das heißt, es war immer für uns ein bisschen schwierig, wir brauchten das Tool, um auch ein bisschen das Tischgespräch abzulösen. Aber der Stellenwert von Slack auch in vielen Unternehmen ist das ja so als das – so ist unser Eindruck zumindest – das Tool, man slackt jetzt, hat einen eigenen Begriff bekommen. Das haben wir nie so richtig gefühlt. Und, ich sende auch mal gerne ein GIF, ja, das kann ich bei Google auch. Ich habe die gleichen Extensions, so diesen leicht nerdigen Appeal, den glaub ich auch einige recht charmant finden und gerne auch sich damit vielleicht verjüngen in ihrer Unternehmenskultur. Das war nicht so unsere Triebfeder. Und wir haben, das muss ich gestehen, nachdem wir noch nicht ganz ready waren mit Google Workspace, bzw. Google Workspace wurde ja auch erst in dem Naming und in dem Umfang, in der Bündelung auch erst vor einigen Monaten eingeführt. Da haben wir noch kurz den Weg über Microsoft Teams gewählt. Das war eine kurze Episode, die uns nicht sehr glücklich gemacht hat. Da müssen wir glaube ich nicht weiter drauf eingehen, weil wir es nicht mehr viel nutzen. Aber da haben wir gesehen, es ist eigentlich völlig egal für uns, ob wir in einem Microsoft Teams Kontext chatten, ob wir in Slack chatten, oder im Google Chat chatten, weil das, was es für uns eben löst, mal eben jemand ne kurze Nachricht senden, das leistet es, und im Kontext von Mac und ich glaube auch von Windows gibt es einen kleinen Chat Client, der auch sehr sehr gut auch in dem Emailfenster von Gmail einfach integriert ist. Ermöglicht es mir sehr sehr schnell zwischen dem direkten Dialog mit einem Mitarbeiter oder einem Teammitglied einfach zu kommunizieren, und das reicht völlig aus. Dazu gibt es noch ein paar Gruppen, einen Allgemein-Chat, eine Indikation, wenn mal jemand heute nicht verfügbar ist oder so. Und damit reicht das völlig aus.

Alex: Ja, jetzt hast du gerade ein ganz ganz wichtiges Feature angesprochen. Nämlich die Gif Integration, die Giphy Integration. Ich muss das ganz kurz ausführen. Weil ich glaube, das kennt nicht jeder. Es gibt ja diese Internet Kultur, in der man kleine Memes, kleine Bewegtbilder, kleine Gifs verschickt, die eine Emotion ausdrücken können, die eine Filmszene darstellen, die einen lustigen Moment beinhalten, die ja so ein bisschen Menschlichkeit haben. Ja, das war, du hast es Nerd Kultur genannt, aber ich glaube, wenn man in einem jungen Tech-affinen Unternehmen unterwegs ist, dann ist es so das erste was man lernt, wenn man startet in diesem Unternehmen. Was ich mich gefragt habe ist: Ich behaupte, ich stelle die These auf, das war für uns, als Unternehmen Caya, wir sind jetzt 30 Mitarbeiter, so dieses Home Office Thema mit Corona was du angesprochen hast, was bei euch den ganzen Prozess beschleunigt hat, das war auch bei uns ein Thema. Und ich stelle die Behauptung auf, die These auf, dass diese kleinen Gifs es schaffen, dass man eine gewisse Menschlichkeit und persönliche Nähe im Alltag behalten kann, auch wenn man sich wochenlang oder monatelang nicht persönlich sieht. Und nur per Chat kommuniziert, weil man nicht mal genug Kontaktpunkte hat im Zweifel, um umständlich in irgendwelchen Video Calls zu zweit zu sein. Also ich behaupte, dass kann der Beziehung in so einer schwierigen Zeit, das kann der helfen, der menschlichen Beziehung.

Paul. Ja, absolut. Definitiv. Mein Plädoyer war auch nicht in die Richtung, dass wir das unterbinden wollen, dass wir da spaßbefreit mit umgehen. Ganz im Gegenteil. Ich hatte so ein bisschen den Versuch unternommen, oder die Unterstellung gemacht, dass diese Funktion sehr stark mit Slack behaftet ist und dann musste man feststellen, dass das sogar bei Microsoft Teams, ja Microsoft Teams hat GIFs. Ja selbst die sind soweit vorne. Die Feststellung war einfach in der Richtung zu machen: Das gibt es da auch. Und dann noch eine extra Instanz, ein extra Tool am Leben zu halten, was mir dann wiederum auch andere Funktionen mitbringt wie zum Beispiel eine Videochatfunktion. Wo wir einfach gesagt haben: Nee, dann lass uns das doch konsolidieren, dann gibt es keine Missverständnisse mehr. Ich habe in meinem Kalendereintrag einfach nen Link zu der jeweiligen Videoveranstaltung, die ist out of the box bei Google Workspace entsprechend mit drin, und es wird sich einfach in 100 % der Meetings bei Crolla Lowis dort getroffen. Und das bringt einfach sehr sehr viel, ja, Unmissverständnis dort. Oder wenig Raum für Missverständnis einfach dort mit.

Alex: Ja, Iich hab es auch nicht so verstanden, dass du das nicht gut findest. Ich tatsächlich rausgehört, dass es dir sehr positiv aufgefallen ist. Und für mich war es eine Neuigkeit, sowohl bei Microsoft Teams als auch bei Google. Ich habe es denen ehrlicherweise nicht zugetraut, dass die dieses Feature haben. Umso erfreuter bin ich, das zu hören. Starkes Argument. Und ich glaube, jeder der hier gerade zuhört, zuschaut, es macht Sinn sich das mal anzugucken. Es macht auf jeden Fall viel Spaß und macht den Arbeitsalltag ein bisschen leichter.

Paul: Vielleicht noch eine Sache zu Google Workspace an sich. Wir haben uns sehr darüber gefreut. Also wir haben die Entscheidung getroffen als es noch G Suite hieß. Und da war es eher so ein Konglomerat aus Einzeltools. Es gab die E-Mail-Lösung, die Kalender-Lösung usw. Und sicherlich auch getrieben durch das was Microsoft getan hat, dass eben in einer Lösung, als teamumgreifende Lösung, Microsoft teamumgreifende Lösung, anzubieten, hat Google das jetzt eben als Workspace Ansatz konsolidiert. Und das klemmt an der einen oder anderen Stelle noch ein bisschen, weil es zum Beispiel immer noch bedeutet, also ich habe immer zwei Browser Tabs offen, den Kalender und Mail, wo dann komischerweise auch der Chat drin ist. Das braucht so ein bisschen Moment, aber die Browser Integration bzw. die Browser Anwendung gerade in Google Chrome ist extrem performant, also es macht überhaupt keinen Unterschied. Und auch dieser kleine Chat Client ist auch nichts anderes als im Prinzip eine Browseransicht, insofern, das sei noch gesagt, dass sich da gerade sehr sehr viel tut, auch bei Google. Und der Schmerz, dass quasi, oder der Vorteil, dass das quasi aus einem Guss kommt, der wird immer größer. Weil das war für uns auch noch ein Aspekt, was Google für uns mitgebracht hat, dass wir nämlich damit auch Google als zentrale, also die Person gibt es bei uns einfach nur einmal. Wir authentifizieren uns auch mit Google, als Client entsprechend, auch in immer mehr Diensten. Wie auch in Asana – und erhoffen uns davon auch nachher wirklich dieses eine Profil zu haben eines Mitarbeiters und das nicht in unterschiedlichen Businesslösungen noch zu haben und da dann immer wieder neue Probleme oder Produktweiterentwicklungen mittragen zu müssen. Sondern jetzt haben wir das an einer Stelle gebündelt. Kann man natürlich auch sagen, man hat an einer Stelle eine Abhängigkeit – ja, aber im Zweifel muss man auch nur an einer Stelle wechseln. Wollen wir mal nicht hoffen, haben wir ja jetzt gerade erst.  

Alex: Lass uns mal über andere Stellen sprechen. Nämlich über eure Teams. Nämlich du hast da gesagt: Wir haben da drei Lösungen, die wir zentral entschieden haben für die Teams und ansonsten haben die schon eine gewisse Freiheit, Tools so einzuführen, wie es für sie und ihre Art der Arbeit passt. Vielleicht magst du uns mal einen Überblick geben. Wie guided ihr die Teams, dass da nicht so eine Kostenexplosion entsteht? Das ist ja immer eine ganz große Frage. Und b), dass die auch die richtige Entscheidung treffen und eine konsistente Entscheidung treffen, mit der sie dann auch wirklich produktiv arbeiten können.

Paul: Ja, also, das Ganze ist ja so ein bisschen, hat immer zwei Seiten. Man hat mehrere Dimensionen in einer Entscheidung für und gegen ein Tool. Dadurch, dass wir so stark gewachsen sind, ist es einfach nicht mehr leistbar, dass wir im Management diese Entscheidung für jedes Tool und jede Anwendung einfach alleine treffen. Ich bin da so reflektiert und muss einfach sagen: Ich würde glaube ich sehr sehr viele Aspekte in der Entscheidung einfach außer Acht lassen und damit einfach keine ganzheitliche, keine gute Entscheidung mehr treffen können. Und deshalb haben wir eben als einen dieser Service Teams eben Tools and Processes, und da ist es so, dass die Teams, die mit Budgets ausgestattet werden, die Möglichkeit haben, diese Budgets entsprechend zu investieren. Das heißt: Ob das neue MItarbeiter sind, ob das neue Tools sind, um ihr Team leistungsfähiger und besser aufzustellen. Gemeinsam Entscheidungen zu treffen und damit dann eben im Service Team zu sagen: Wir haben diese oder jene Anforderung wir müssen einen Prozess entwickeln, einen Standard entwickeln. Da würden wir eigentlich jetzt dieses Tool hier einsetzen und dann haben wir die Möglichkeit zumindest dort das Ganze zu moderieren und zu sagen: Guck mal, es gibt in einem anderen Team bereits ein Tool, das da eingesetzt wird. Wir nutzen zum Beispiel Miro oder Miro – da weiß ich gar nicht wie es eigentlich heißt – als Mindmapping Tool, wo man zusammen daran arbeiten kann. Und da ist es so: Das ist nicht in jedem Team notwendig. Da hat jetzt also nicht jeder Mitarbeiter von uns eine Lizenz drauf, aber wenn jetzt ein anderes Team auf die Idee kommt und die würden vielleicht ein anderes Mindmapping Tool bei uns etablieren wollen, dann haben wir die Möglichkeit dem entweder statt zu geben, weil wir sagen: Macht total Sinn, diese Funktion hat Miro nicht, nutzt das. Oder zu sagen: Es macht Sinn das zusammen zu bringen. Und diesen Abwägungsprozess, diese Moderation, die wollen wir eben in ein Team geben, wo die Leute sind, die in der Lage sind, methodisch prozessual über die Sinnhaftigkeit oder den Unsinn eines Tools, eines Workflows, eines Prozesses zu entscheiden, aber sie dürfen nicht der Gatekeeper sein. Sondern sie müssen diese Entscheidung mit beeinflussen können und formen können – aber nicht mehr und nicht weniger.

Alex: Ja, wenn ich jetzt Agenturinhaber bin, Geschäftsführer einer Agentur und ich beschäftige mich auch mit diesem Thema, und ich gucke da drauf und sage: Das ist ja mega sinnvoll was du sagst, Paul. Da irgendwie so zwei Entscheidungsträger zu haben. Nämlich das Team, das Department und auf der anderen Seite ein zentrales Team. Da muss man ja sagen, viele Agenturen haben kein Service Team. Da gibt es irgendwie ein Office Management, wo vielleicht jemand drin sitzt, der noch ein bisschen IT mitmacht, und das ISDN für Telefone anschließt, und das Macbook aufbereitet, bevor ein neuer Mitarbeiter startet. Was muss denn dieses Team können, wenn ich sage, ok, ich installiere da jemanden, damit es nicht zu Frustration führt, sondern de facto euch auch voran bringt, und das tut, was es soll.

Paul: Du meinst jetzt dieses Service Team, oder? Ja, also, such das ist für uns jetzt sowas, also diesen Prozess, den haben wir jetzt seit ein paar Monaten, und das ist nicht alles flying colors und läuft alles total ... und jeder weiß, welche Entscheidung er selber trifft und wo er mit jemandem spricht. Aber es löst eben erstmal die Management-orientierte Entscheidungsfindung dort auf. Und das ist für uns erstmal eine sehr sehr große Errungenschaft. Und wenn man ein Unternehmen in unserer Größenordnung ist, 40-50 Mitarbeiter, dann hat man ja ohnehin – würde ich behaupten – gewisse Leute, die sich um gewisse Dinge kümmern. Und die Frage ist ja: Wem sind sie unterstellt oder welche Befugnisse haben sie. Wir haben jemanden, der kümmert sich um unsere IT, um unsere Infrastruktur. Wir haben Leute, die ein hohes Interesse aus ihrem eigentlichen operativen Beruf heraus haben, sich mit Prozessen und Prozessentwicklung zu beschäftigen. Und daraus formt sich dann ein Angebot, Mitarbeiter zu unterstützen. Das ist einfach das, was wir umgedreht haben. Wir bieten diese Angebote ja auch unseren Kunden, und warum nicht auch unseren Mitarbeitern. Das war der Ansatz zu sagen, nur in diesem Beispiel, das entsprechend den Mitarbeitern auch als Service, oder den operativen Teams auch als Service entsprechend anzubieten und darüber ja nicht der Entscheider, oder der Gatekeeper zu sein, sondern der Moderator, der Teilhaber.

Alex: Das heißt, um es ganz konkret zu fassen, wie setzt sich dieses Service Team zusammen? Wen habt ihr da drin? Haben die noch andere Rollen bei euch? Haben die sich durch Interesse qualifiziert? Oder habt ihr explizit gehired dafür?

Paul: Nein, tatsächlich hat sich da eine Person ob dieses Teams für eine ganz andere Laufbahn bei uns entschieden. Das war aber jetzt nicht für uns so, dass wir das dadurch forciert haben, aber das hat sich einfach gezeigt, da haben sich sehr sehr tolle Möglichkeiten ergeben. Also, wirklich auch ein Wandel einfach eines Mitarbeiters in dem Fall, hat sich dort mit diesen Möglichkeiten, die sich dort entwickelt haben, aber aus diesem Team heraus, ein großer Wandel hat dort stattgefunden. Ansonsten liegen dort unterschiedliche Fähigkeiten drin. Den begriff der Rolle, das ist ein ganz wichtiger Begriff für uns. Wir haben erkannt, niemand hat einen Titel. Ich bin mitnichten wie ich mich hier angekündigt habe, geschäftsführender Gesellschafter in jeder Instanz, die ich in meinem Tag so habe. Gerade spreche ich mit dir als jemand, der hoffentlich mündig dazu ist, aus diesem Service Team heraus Entscheidungen mitzutragen. Aber ich möchte dort nicht als Teil des Managements, als Geschäftsführer, der am Ende dann doch wieder alles einkassiert, oder entscheiden soll  “Ist zu teuer, machen wir nicht”, oder “warum machen wir das nicht schon längst” oder irgendwelche obrigkeitshörigen Dinge dort zu postulieren. Sondern, da gehts wirklich darum, dass man in einer Rolle agiert. Da ist es so, dass wir Mitarbeiter oder Rollen haben, jemand der quasi IT Infrastruktur managt zum Beispiel, da sind Prozessmanager, zwei die aus unterschiedlichem Background kommen, der eine aus dem Marketing Background, der andere aus einem ganz klaren UX und IT Background oder Interactive Bereich. Und tatsächlich sitzen von der Geschäftsführung, aber ausdrücklich nicht in der Funktion als Geschäftsführung, sitze ich dort mit drin, der recht viel einfach in Entscheidungsprozessen und Know How über Tools sich angeeignet hat und zum anderen eben aus dem Infrastruktur und Server, Hardware, Technik Bereich noch der Martin Lowis. Sodaas wir dort unsere Kompetenzen einfach anders aufgebaut haben. Der entscheidende Paradigmenwechsel auch für unser Team ist eben zu verstehen bzw. anzuerkennen: Da sitzt zwar die Geschäftsführung, aber sie sitzt nicht in der Funktion des Entscheiders, es darf nicht zu uns aufgeschaut oder uns angeguckt werden und gesagt werden: “Ihr trefft jetzt die Entscheidungen”. Ja, wir müssen irgendwie das Team befähigen, wir müssen Budgets vorgeben, wie viel wollen wir da investieren, wieviel Zeit investieren wir. Aber das ist zum Beispiel auch etwas, wo die Mitarbeiter mit mir eingeschlossen dabei sind, selber noch sehr sehr klar oder immer besser zu definieren, wie viel Prozent ihrer Zeit investieren sie denn da. Und wie bringen sie das mit ihren Rollen überein. Denn alle die dort sitzen haben auch operative Funktionen, also alle diese Mitarbeiter stehen in hohem Maße auch in der Verantwortung in der Operative zu sein. Ich glaube, dass uns dieses ganze Konstrukt der Service Teams eher handlungsfähiger macht. Weil es die Leute, die rein wirklich – man nennt das ja immer Overhead oder sowas – also rein intern arbeiten, würde ich sagen, verringert sich dadurch eher. Weil sie näher dran sind an einem gewissen Diskurs, und was sie zumindest in gewissen Punkten mit ihrem operativen Geschäftsalltag in Verbindung bringen können.

Alex: Das heißt, und das ist ja super spannend, du sagst, ihr habt keinen Top-down-Ansatz der Digitalisierung, sondern ihr versucht eigentlich das Team, dem Team die Power zu geben, die Befugnis zu geben, das Team zu ermächtigen, Bottom-up zu entscheiden, was ist der richtige Weg, wie wollen wir arbeiten digital. Und das habt ihr aber jetzt nicht im Chaos versinken lassen, indem jeder irgendwie ein bisschen, aber keiner richtig, sonder ihr habt schon ganz klar den Leuten die Hüte aufgesetzt und gesagt: Ihr seid im Prinzip die Arbeitnehmervertretung hier, die in diesem Team jetzt diese Rolle übernimmt die Digitalisierung auch voran zu treiben. Ich vermute, es sind nicht nur Leute, die jetzt irgendwie einen Überblick haben, sondern es sind auch Leute, die tatsächlich auch Impulse setzen, weil sie Interessen mitbringen bei diesem Thema.

Paul: Ja, also es ist eine Grundvoraussetzung. Also uns geht es immer darum, wir haben in den Personalgesprächen immer sehr sehr lange versucht den Mitarbeitern ganz grundsätzlich, also nicht nur in diesem Kontext, was könnte diesem Mitarbeiter denn jetzt gut gelingen, was wäre denn, da hat man mal versucht die Suggestivfragen zu stellen, und der Mitarbeiter dann “ja, ja doch” – und dann ist man mit einer sehr sehr hohen Erwartungshaltung da ran gegangen. Da waren wir noch viel kleiner. Und da haben wir dann festgestellt: “Schade”, irgendwie ist das dann da so, an dem Gemeinten ist das dann ein bisschen auseinandergedriftet. Und die Motivation, abzufragen, und zu moderieren, aber nicht zu überstrapazieren, das ist ein ganz ganz schmaler Grad, denn ja, wir wollen wenig Hierarchie dort haben, aber es funktioniert auch nicht ohne Strukturen. Und das ist ja ein schmaler Grad, weil die Struktur muss sich ja entwickeln. Und du hast gerade den Begriff des Chaos dort selber rein gebracht. Wir müssen eine Grundstruktur schaffen. Wir müssen ja erstmal etwas haben, was dann nachher gechallenged werden kann. Ich kann dir gerade nicht sagen, ob sich dieses Service Team, was wir da haben, ob sich das noch mal aufgliedert, oder wächst oder sich verändert. Aber jetzt haben wir erstmal eine Struktur, in der wir arbeiten können, und das wollen wir erstmal verproben und das ist jetzt die Aufgabe in diesem Jahr, das entsprechend zu Erfolg und zum besten unserer Organisation zu entwickeln. Ja, das ist eine Mindset Frage, die sich entsprechend auch, glaube ich, die noch ne ganze Weile braucht. Weil wir haben ja auch nicht immer so gearbeitet. Man ist kleiner, man trifft die Entscheidung einfach alleine, und irgendwann merkt man: Wie hole ich die Leute jetzt mit rein?

Alex: Dann lass uns doch nochmal den Tools zuwenden. Hast du Lust uns einen Einblick zu geben, falls ihr, in ein oder zwei Abteilungen bei Euch, zum Beispiel in die Kreation, in das Account Management, oder auch in die Buchhaltung, wo du sagst, das sind die Tools, die wir da einsetzen, und vielleicht auch mit einer Begründung, warum ihr euch dafür entschieden habt oder vielleicht auch gegen andere Tools entschieden habt. Damit, wer jetzt hier dabei ist, ein Gefühl dafür bekommt: Worauf muss er achten, aber auch viellecht ganz konkret eine Google Suche mitnimmt, wo er sagt, ich tippe das mal ein, ich schau mir das mal an, vielleicht ist das ja auch etwas für uns.

Paul: Okay, ja, wir wollen jetzt ja wahrscheinlich nicht die ganze Nacht sprechen. Insofern gehen wir mal nicht alle Tools durch, ich glaube, dann würde ich auch sehr sehr schnell irgendwo feststellen, da müssten auch ein paar andere Leute mitsprechen, in der Logik, in der ich sie dir gerade vorgestellt habe. Ja, in unserem Service Team was sich um Teams and Talents kümmert, also was man üblicherweise HR oder Personal nennen würde, dort gibt's ein Tool “Personio”, wo wir die Personal Software damit abgebildet haben. Das bringt sehr sehr viel mit sich, weil das eben für uns und wir setzen es auch gerne für Kunden ein dieses Tool, weil es etwas mitsichbringt, was glaube ich für viele Unternehmen wichtig ist – nicht nur für Agenturen. Einmal den datenschutzkonformen Bewerbungsweg. Ja, also das Thema: Jemand schickt einem sehr personenbezogene Daten per E-Mail an eine personal- oder job@ – wenn das in einem normalen E-mail-Postfach landet, ist das ein sehr sehr heißes Eisen. Insofern diesen ganzen Weg löst es ab. Auch den Bewerbungsprozess und das Entscheiden über gewisse Bewerbungsschritte lässt sich dadurch sehr sehr schön abbilden. Das hat uns in dem Bereich gut weitergeholfen. Dazu kommt eben an der Stelle auch ja die ganze Personal-Buchhaltung, und bis zur DATEV-Anbindung, Dinge, die uns dort einfach einfacher fallen. Das ist da tatsächlich ein Best-of-Breed-Ansatz, wo wir das Gefühl haben, das funktioniert sehr sehr gut, eine Empfehlung, die wir sehr sehr oft ausprechen, nicht nur gegenüber anderen Agenturen, sondern auch für Kunden, das Ganze dann entsprechend in Relaunch-Prozessen implementieren und einsetzen. Da muss ich tatsächlich gestehen war die Entscheidung so, dass wir das zusammen mit dem Personal Verantwortlichen und der Geschäftsführung noch vor dieser Umstrukturioerung, diesem Service Team Ansatz, dort gemeinsam entschieden haben. Aber das wäre so ein Fall, der sich entsorechend dann auch dort mit weiterentwickelt oder aus so einem Team heraus dann definitiv heutzutage getroffen werden würde.

Noch ein Beispiel ist zum Beispel im Interactive Bereich, das heißt UX Design, UI Entwickung, Web Entwicklung, dort der Einsatz von Dokumentationssoftware oder vielleicht auch UX Design, um es ein bisschen greifbarer zu haben. Dort nutzen wir das Tool Figma. Figma ist dazu da, dass es eben weitaus mehr als jetzt – manche machen es vielleicht noch, mit Photshop eine Website zu gestalten. Du lachst, insofern glaube ich, dass ihr es auch nicht mehr tut, aber man könnte ja, dass man hingeht und entsprechend im UX Design dort einfach eine Bildbearbeitungssosftware einsetzt und damit ein Web Layout entwickelt, sondern dass man dort ein Tool einsetzt, was dieser Aufgabe besser gewachsen ist. Und das ist eine ganz klare Anforderung aus dem Interactive Team, wo diese Tool eingesetzt wird, um im Prinzip die gleiche Aufgabe zu erfüllen, nämlich eine Webiste zu gestalten: von einem Konzept, einem Wireframe, zu einem Layout bis hin zu den einzelnen Modulen, bis hin zu den einzelnen Elementen, die dann sehr sehr klare Vorgaben für die Entwickler geben, für die Umsetzung in den entsprechenden Frontend Frameworks. Das heißt, dort war das eine ganz klare Anforderung aus dem Team heraus, dieses Tool einzusetzen, und zum Beispiel ein anderes Tool, nämlich Sketch, was ja sehr ähnliche Dinge tut, dann auch abzulösen. Das war eine Entscheidung, wo wir natürlich gerade auch noch Projekte haben, die auf dem anderen Tool basieren, aber das war eine Entscheidung, da hatte niemand mehr von der Geschäftsführung irgendwelche Aktien dran. Da war dann klar: “Ihr müsst euch jetzt entschieden.” Wir werden im Zweifel nicht beides langfristig einsetzen. Das macht irgendwo keinen Sinn, es sei denn, ihr habt gute Gründe dafür, aber erstmal müsst ihr uns – also das ist eben auch der Punkt: Die müssen uns nichtmal davon überzeugen, sondern es muss einfach plausibel sein, ja, und in den Budgets von den Teams nachher funktionieren, das ist das, was wir an der Stelle dort bewirken wollen.

Alex: Ja, jetzt gibt es ja diesen Dreiklang, zumindest der, der mir einfällt, von Sketch, Zeplin, Figma, die alle so ein bisschen die gleiche Idee haben, nämlich so ein internetbasiertes InDesign abzubilden. Was – das Ganze kommt ja mit verschiedenen Themen einher. Was war denn für euch, oder was ist für euch der wichtigste Punkt, warum ihr sagt, ihr nutzt so eine, ja, Collaboration-basierte Lösung? Und vielleicht magst du auch einmal sagen – wir sind auch von Sketch zu Figma gewechselt, vor 2 Jahren – was war für euch so der Treiber, oder weißt du, warum das Team gesagt hat, hey, wir würden uns gerne eine andere Lösung hier als Standard setzen?

Paul: Ja also, abschließend, da müssten wir das Team fragen, aber die Aspekte, die für mich dort als sehr sehr plausibel hängen geblieben sind, ist tatsächlich der kollaborative Aspekt, ähnlich wie man das in einem Miro Board auch kennt. Also sprich, hinzugehen, reinzuschauen, zu gucken, wer arbeitet gerade live an welchem Asset, an welchem Layout, und wie entwickelt sich hier etwas weiter? Gerade jetzt auch in der Zeit, wo man, ja, man muss ja nicht mal ein Screensharing machen, um sich gemeinsam einen gewissen Datenstand anzuschauen. Und das andere ist tatsächlich eine Frage der Versionierung. Wir haben immer festgestellt, Sketch und Zeplin, macht ja diesen Move, dass man es irgendwie aus dem Tool herausholt und dann so ein bisschen sichtbar macht. Aber das war immer mit, korrigiere mich da, aber das war immer mit einer gewissen Export-Thematik verbunden und teilweise auch innerhalb von Sketch dem Überspeichern von Datenständen. Und ja das Ganze eben cloudbasiert in einer Live-Versionierung zu haben war schon sehr sehr überzeugend, was uns Figma dort geboten hat. Und war einer der weiteren Aspekte, das eben einzusetzen und da eben die Entscheidung, und dem Team dort einfach nachvollziehbar auch dann das Go in diese Richtung zu ermöglichen.

Alex: Ja, tatsächlich mir fällt noch ein weiterer Punkt ein, ich kann das mal beschreiben, was du sagst, was wir noch sehr stark nutzen, aus einem Effizienzgedanken heraus ist die Möglichkeit eben, Libraries anzulegen von Elementen, womit ich eben dann zum Beispiel einen Button, ich erstelle ihn einmal, ich gestalte ihn einmal, und danach kopiere ich den nicht, aber wenn ich später die Farbe ändern möchte, dann muss ich den an zwanzig Stellen ändern. Sondern ich habe im Prinzip einen Link gesetzt und wenn ich ihn zentral in der Library verändere, dann wird er überall automatisiert geupdatet. Das ist insbesondere, wenn man an größeren Projekten arbeitet oder wenn man über längere Zeit an Dingen arbeitet und Dinge standartisiert und konsistent halten möchte, für uns – ich wil nicht sagen Game Changer gewesen – aber, das hat schon sehr viel zur Effizienz und Konsistenz beigetragen.

Paul: Ja, also gerade in dem Bereich zum klassischen Bildbearbeitungstool mit dem man auch Websiten bauen kann, ist das natürlich, ja dieser Ansatz, sehr sehr wichtig. Defintiv.

Alex: Dann lass uns doch – wir sind jetzt fast beim Inlandsflug irgendwie angekommen, Hamburg - München, in zwei Minuten ist die Landung. Ich hab noch zwei Fragen für dich mitgebracht. Und zwar Frage Nummer eins: Jetzt habt ihr ja ne ganze Menge an Tools eingeführt, und Corona hat das ganze verstärkt, die Leite sind im Home Offce, nicht mehr alle Leute sind im Büro, die Kundenmeetings sind digital. Wie ist denn eure veränderte Arbeitsweise bei den Kunden angekommen? Gab es vielleicht auch Dinge, die nicht so richtig geklappt haben am Anfang? Beispiel, du hast angesprochen, ihr macht Kalendereinladungen digital, ihr nutzt Miro Boards, das ist ja, ich sag mal, wer da im Konzern sitzt, für den ist das ein großer Sprung.

Paul: Ja, so richtig große Probleme hatten wir nicht. Das ist jetzt keine schön geföhnte Antwort. Sondern tatsächlich, viele Probleme hatten wir mit der Sache nicht. Sondern wir sind da eigentlich sehr sehr gut mit zurecht gekommen, auch weil unsere Kalender Einladungen vorher, um das Beispiel aufzugreifen, echt katastrophal waren. Wir hatten eben eine eigen aufgesetzte Kalender und Mail Instanz hier bei uns in der Agentur, und da konnte man zum Beispiel nicht mal gut Räume buchen. Ja, also das war das Thema noch vor Corona, da hat man sich physisch getroffen, du erinnerst dich. Und insofern, das war ein Problem, wo man Termine doppelt anlegen musste und dann haben sich teilweise auch diejenigen, die dann die Email bekommen haben, um daran Teil zu nehmen, da hat man dann den Status im Kalender in iCal zum Beispiel nicht gut gesehen und diese ganzen Dinge, die haben sich auf einen Schlag so verbessert mit Google und auch als wir dann gesagt haben, wir setzen jetzt eben entsprechend auf Google Meet, also die Videocall-Lösung von Google, war das auch eher ein Schritt: Ach guck mal, da ist einfach dieser Link drin, jeder kann da rein gehen, man kann den auch an Extern einfach schicken und derjenige kann sehr schnell daran teilnehmen. Das heißt, es hat zu wenig Problemen geführt, muss ich sagen. Verblüffernderweise. Ist ja auch ok, oder?

Alex: Du wirkst ganz überrascht jetzt gerade irgendwie?

Paul: Ja, also man hatte ja, also wenn wir jetzt über Corona sprechen, ist jetzt sicherlich auch mein persönliches Thema, wir hatten unheimlich viel zu tun, und deswegen war ich auch ganz froh, dass wir da nicht noch ein Problem mit hatten. Also es hat auch echt gedrückt. Also nicht nur wegen Corona, sondern ganz grundsätzlich, weil wir einfach verlässlichen Video Call und Kalender-Standard haben wollten. Und es hat so so viele Probleme für uns einfach auf einen Schlag gelöst. Nicht nur im Kalender Kontext, sondern einfach auch in der Kollaboration auf Dokumentebene. Nicht mehr: Der eine nutzt irgendwie eine Microsoft Word Datei, der nächste arbeitet mit Pages, sondern man hat ein Google Doc, das ist resümiert, das kriegt jeder auf, und wenn es doch mal irgendwie per PDF oder als Microsoft Format raus muss, ja dann sind das halt zwei Klicks und dann geht das Ding per Mail raus, und gut ist. Und diese Datei gibt es vor allem auch nur einmal. Also wenn wir über Device Management sprechen, auch ein riesen riesen Schritt nach vorne einfach. Vielleicht habe ich deswegen auch so die kleinen Nicklichkeiten, die die einzelnen Mitarbeiter haben, dann vielleicht auch nicht gesehen. Ich werde den Mitarbeitern und unserem Team nachher das Interview auch zeigen. Ich bin gespannt, ob das noch mal zu der einen oder anderen Revision führt.

Alex: Nicht das noch Aufstände kommen, offensichtlich nicht mehr mit der Basis verbunden. Aber ehrlicherweise klingt das ja sehr bodenständig, was du hier erzählst. Und ich finds vor allem gut, wie ihr das Ganze Schritt für Schritt und dann auch als Team angegangen seid, wo ihr nicht versucht, als Geschäftsführung eurem Team was aufzustülpen. Sondern wo ihr sagt: Lass uns gemeinsam den Weg gehen. Und ihr ja im Prinizip ja so Evangelisten eigentlich gesucht habt, die das Thema auch im Unternehmen vertreten und Privation reinbringen, das finde ich super gut. Das hatte ich ehrlicherweise gar nicht auf dem Schirm, den Gedankengang, das nehme ich für mich mit. Und vielleicht können wir unseren Zuhörern und Zuschauen noch ein Thema mitgeben. Wenn du drei Tools empfehlen solltest, über die wir vielleicht gesprochen haben, oder auch nicht gesprochen haben, ihr nutzt ja noch viel mehr. Was wären die drei Tools, die du jemanden empfehlen würdest, der jetzt als Agenturgeschäftsführer oder Mitarbeiter einer Agentur sagt: Hey, wir müssen auch digitaler arbeiten. Wir müssen wegkommen von Outlook und unserem lokalen NAS-Server, den wir hier im Büro stehen haben. Was würdest du den Leuten sagen: Die drei Tools, die solltet ihr auf jeden Fall einführen oder als erstes einführen, damit kann man einfach starten. Gibt es da – ich sehe in deinem Kopf rattert es schon – gibt es da eine Empfehlung von dir?

Paul: Also, für uns passen die drei Tools, die wir beschrieben haben: Für uns ist Moco gut als Agentursoftware, für uns ist Asana gut als Projektmanagement Tool und Google Workspace ist für uns eine gute Kommunikations- und Datenbasis. Mir wäre es glaube ich aber wichtiger, ähnlich zu dem, was ich auch lernen musste in diesem Diskurs, den Prozess hin zu der Entscheidung, der muss stimmen. Weil die Empfehlung dieses Tool einzuführen, die kann ich nicht für ein Unternehmen führen. Nicht mal für unsere Kunden, die wir sehr sehr gut kennen, würde ich einfach sagen: Nimm das Tool, lauf damit, alles gut. Sondern: Selbst wenn man die Entscheiudng für ein Tool getroffen hat, hat man ja nur die Entscheiudng für ein Tool getroffen. Dann hat man es noch lange nicht eingeführt. Das ist ein riesen Unterschied. Das heißt: Ein Tool ist immer nur ein Tool, es ist ein Werkzeug, und die Frage, das in Prozesse, in Standards einzubetten und vor allen Dingen die Akzeptanz in einem Team, gerade in einem größeren Team, das erfolgreich einzusetzen, das ist glaube ich die Aufgabe, die gelöst sein muss, institutionell gelöst sein muss. Und da würde ich gerade Agenturen den Tipp geben, weil wir den Fehler selbser am Anfang gemacht haben, nicht nach der Agentur, nicht das Agenturproblem zu lösen, weil es häufig ein Problem ist, was sehr sehr viele andere Dienstleistungsunternehmen, Digitalunternehmen – ich glaube es sind sehr sehr ähnliche Probleme, die da sind, und da bietet eine Nicht-Agentursoftware auch ganz gute Lösungen drauf. Entscheidenste ist aber auch – das wird jetzt der letzte Satz, du hattest um eine kurze Anwort gebeten – ist eine Entscheiudng zu treffen. Also das Schlimmste ist, glaube ich, nichts zu verändern, weil dann wird man irgendwann entschieden. Das ist die schlechteste Entscheidung. Aber man muss sich im Bewusstsein sein, darüber dass man die Akzeptanz im Team für diese Dinge braucht. So.

Alex: Ja, top, ich glaube, den letzten Satz den du gesagt hast, ultra wichtig. Wer nicht anfängt, der hat schon verloren. Wer nicht das Rennen startet, der ist halt raus. Und das Raussein, das betrifft im Zweifel nicht nur direkt den Geschäftsbetrieb, sondern auch die Mitarbeiter, die dann irgendwann raus sind, die Kunden, die irgendwann wegfallen, wenn man nicht digitalisiert, effizienter seine Prozese im Griff hat. Weil man macht das ja nicht, um zu digitalisieren, das ist ja kein Selbstzweck, sondern du willst ja die Dinge, die vielleicht nicht so gut laufen, lösen. Du willst Effizienzen steigern, du willst Geschwindigkeit steigern, du willst die Qualität steigern von der Arbeit, die du machst. Das sind ja die Dinge, die man lösen möchte und warum man digitalisiert und wie man einen Vorsprung dann vielleicht auch zum Wettbewerb erlangen kann.

Paul: Ganz genau.

Alex: Und ich glaube der ist heutzutage ehrlichweise wichtiger denn je. In der heutigen Wirtschaftslage. Aber Paul, das soll es auch gewesen sein für heute. Ganz ganz lieben Dank, dass du hier als Gesprächspartner am Start warst. Ich glaube, es war unglaublich werthaltig. Du hast schon gesagt, du wirst es deinen Leuten zeigen. Ich werde es mir selber noch mal angucken im Nachhinein, ich werde mir Notizen machen und ich werde das alles mitnehmen an Wissen, was du hier geteilt hast. Das waren top Impulse, die du gesetzt hast. Vielen Dank dafür. Und Paul, dankeschön, ich würde mich freuen wenn wir uns noch einmal wieder sehen in dem Format.

Paul. Ja, sehr gerne, machen wir gerne noch mal einen Reality Check, vielleicht muss ich dann einige Kenntnissse auch wieder revidieren. Aber so viel Offenheit muss sein.

Alex: Top, danke dir Paul. Ciao, bis dann.

Paul: Bis dann, Tschüß!

Ende der Aufnahme.


Interessiert Sie das Thema? Wir haben einen ausführlichen Agentursoftware-Vergleich erstellt und verschiedene Lösungen für Agenturen verglichen.