Der sichere Schutz und der vertrauensvolle Umgang mit Daten ist eine verantwortungsvolle Tätigkeit und genießt in unserem Unternehmen und bei all unseren Mitarbeitern den höchsten Stellenwert. Es ist unsere Aufgabe, einen zuverlässigen, fehlerfreien und gesicherten Verkehr Ihrer Daten – sowohl Ihrer physischen Post, als auch Ihrer digitalen Unterlagen – zu gewährleisten. Gerne möchten wir Ihnen unser Datenschutzkonzept vorstellen, in dem der Sicherheitsaspekt intensiv aus drei verschiedenen Standpunkten – rechtlich, physisch und digital – betrachtet wird.

(1) Sicherheit – Rechtlich

Durch die nachfolgenden Aspekte wird ein juristischer Rahmen geschaffen, in dem die Sicherheit Ihrer Daten auch aus gesetzlicher Perspektive zu jedem Zeitpunkt gegeben ist:

  • Das Geschäftsmodell von CAYA ist die Dienstleistung für unsere Kunden. Wir generieren keine Umsätze durch die Weitergabe oder gar den Verkauf von Daten.
  • Es bestehen rechtlich abgesicherte und rechtskonforme Vertragsverhältnisse mit allen an dem Service beteiligten Unterauftragnehmern.
  • Neben dem TÜV-zertifizierten Datenschutzbeauftragten Sebastian Herting steht CAYA mit Cornelius Kopke einer der führenden Anwälte für Datenschutz und ehemaliger langjähriger Bereichsleiter des BITKOM als Berater zur Verfügung.
  • Unsere Mitarbeiter werden kontinuierlich über die neuesten Datenschutzbestimmungen unterrichtet und entsprechend geschult.
  • Unsere Mitarbeiter sind selbstverständlich zur Verschwiegenheit gemäß der Datenschutzgrundverordnung verpflichtet. Ein Verstoß gegen diese Verschwiegenheit ist in der EU strafbewehrt.

(2) Sicherheit – Physisch

Die nachfolgenden Aspekte gewährleisten die sichere Verarbeitung inklusive Empfang, Versand, Archivierung sowie gegebenenfalls Vernichtung der physischen Post unserer Kunden:

  • Ihre Post wird von unseren ausgebildeten Mitarbeitern in einem hochstandardisierten Prozess mittels modernster Technik maschinell geöffnet, gescannt und digitalisiert.
  • Unser dem Datenschutz sowie dem Briefgeheimnis verpflichtetes Personal hat außerhalb der definierten Prozesse zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf einzelne Dokumente.
  • Nur autorisiertes Personal hat Zugang zu unseren Scancentern.
  • Unsere Scancenter werden direkt von der Deutschen Post AG sowie der PIN AG beliefert. Der Prozess der Postübergabe wird genauestens dokumentiert.
  • Die Scancenter werden durch Kamera- und Alarmanlagen geschützt. Ein externer Sicherheitsdienst überwacht die Gebäude außerhalb der Betriebszeiten.
  • Der Versand Ihrer Sammelsendungen erfolgt – durch gesonderte Umverpackungen geschützt – als versichertes und nachverfolgbares Paket mittels einem Paketdienst.
  • Zur Vernichtung vorgesehene Dokumente werden von uns in einem Sicherheitsbehälter (Stufe 3) bis zum Schreddern gelagert. Unser Partnerunternehmen vernichtet die Dokumente in einem zertifizierten Prozess inklusive Vernichtungsurkunde anschließend dauerhaft und sicher. So ist der Schutz Ihrer Daten durchgehend gewährleistet.

(3) Sicherheit – Digital

Die nachfolgenden Aspekte gewährleisten den dauerhaften Schutz Ihrer persönlichen Informationen nach der Digitalisierung:

  • CAYA verwendet zur Speicherung Ihrer Dokumente ausschließlich Speichersysteme in Deutschland. Hierfür greifen wir auf die Struktur eines im Frankfurter Bankenumfeldes ansässigen Rechenzentrums zurück. Modernität und Sicherheit sind so garantiert.
  • Die dem Rechenzentrum zugrundeliegende Infrastruktur genügt aus technischer Sichtweise den allerhöchsten Ansprüchen und nutzt zur Datenverschlüsselung nur die aktuellsten Technologien (z.B. 256-Bit-AES-Verschlüsselung), welche schon in anderen sicherheitsrelevante Branchen mit Erfolg erprobt wurden.
  • Der Zugriff auf Ihre Daten bedarf einer gesonderten Berechtigung, ein willkürlicher Zugriff durch unser Personal ist daher auch rein technisch ausgeschlossen. Vor nicht genehmigten externen Zugriffsversuchen oder vor möglichen weiteren Fehlerquellen sind Ihre Dateien ebenfalls umfassend geschützt.
  • Darüber hinaus werden Ihre digitalen Dokumente durch kontinuierliche Backups vor Verlust geschützt. Es liegen zu jedem Zeitpunkt mindestens drei redundante Backups vor. Ein Datenverlust ist somit ausgeschlossen.

Falls Sie noch weitere Fragen zu den Themen Datenschutz und Sicherheit bei CAYA haben, können Sie uns gerne jederzeit kontaktieren (> Kundenservice kontaktieren).