Behördliche Briefe

Zahlreiche behördliche Briefe oder Bescheide, die ohne Unterschrift maschinell erstellt worden sind, können einfach digital aufbewahrt werden. Hier gewährt § 37 Abs. 5 Verwaltungsverfahrensgesetz ausnahmsweise die Möglichkeit, die Unterschrift und den Namenszug für maschinell erstellte Bescheide wegzulassen, sodass der Verwaltungsakt dennoch gültig ist.

Wohnungsmietvertrag:

Für den Mietvertrag über eine Wohnung sieht das Gesetz keine zwingende Schriftform vor. Nur wenn ein Vertrag auf bestimmte Zeit geschlossenen werden soll, aber länger als ein Jahr dauert, muss der Vertrag eigenhändig unterschrieben worden sein. Falls nicht, gilt er dennoch gem. § 550 BGB für unbestimmte Zeit.

Trotzdem werden die meisten Menschen einen schriftlichen Mietvertrag haben. Der simple Grund hierfür: Die Bedingungen des Mietvertrages lassen sich so in einem Streitfall leichter nachweisen. Allerdings existieren keine Vorschriften, die Sie daran hindern, Ihren Mitvertrag als Scan aufzubewahren. Auch liegt hier keine Urkundenverfälschung oder Veränderung vor, die strafrechtlich relevant sein könnte (§§ 267 ff. Strafgesetzbuch), weil sie eine echte Urkunde nicht verfälschen und diese auch nicht zur Täuschung im Rechtsverkehr benutzen wollen.

Wenn Sie sich aber über das Mietverhältnis im Prozess vor Gericht auseinandersetzen (etwa über die Zulässigkeit einer Mieterhöhung), können Sie zunächst eine digitale Kopie als Anlage zu einem Schriftsatz bei Gericht einreichen. Erst wenn der Vermieter im Prozess bestreitet, dass es der richtige Mietvertrag sei oder der Inhalt des Scans vom tatsächlichen Inhalt abweiche, müssten Sie die Originalurkunde (Ihr unterschriebenes Exemplar) heraussuchen und diese mit zu Gericht bringen, damit der Richter und der Vermieter diese in Augenschein nehmen können. Falls dann immer noch Zweifel bestehen, würde ein Handschriftengutachten der Unterschriften benötigt werden.

Geschäftliche Belege oder Unterlagen:

Anders verhält es sich noch mit geschäftlichen Belegen und Unterlagen. Wenn Sie Unternehmer sind und eine Rechnung per Post bekommen, müssen Sie diese bis zu zehn Jahre im Original aufbewahren. Sie können diese aber auch als Scan für das Finanzamt zur Verfügung stellen. Erst bei einer Belegprüfung (Steuerprüfung) können die Originale verlangt werden. Da diese Prüfung mit mehreren Wochen Vorlauf angemeldet werden muss, haben Sie genügend Zeit, die erforderlichen Unterlagen im Original zu bestellen.