7 Tools für effizienteres Home Office

Home Office ist mittlerweile ein Wort, bei dem Chefs nicht mehr erschrocken zusammenzucken, Vielmehr gilt: Home Office ist eine attraktive Möglichkeit, um die Flexibilität des Arbeitsplatzes zu erhöhen. Durch technologischen Fortschritt und neue Arbeitszeitmodelle wird es immer einfacher, Arbeitnehmern die Arbeit von Zuhause zu ermöglichen, ohne an Produktivität einzubüßen.

Doch auch Faktoren außerhalb der Gewalt der Unternehmen können Home Office eine noch höhere Relevanz verschaffen: In der aktuellen Situation um Covid-19, besser bekannt als das Corona-Virus, sehen immer mehr Firmen die Vorteile von Home Office. Es hilft dabei, die Verbreitung einzudämmen, ohne dass die Arbeit eingestellt werden muss oder Arbeitgeber in größerer Sorge um die eigenen Arbeitnehmer sein müssen.

Um den Arbeitnehmern auch in den eigenen vier Wänden eine möglichst produktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen, gibt es etliche Tools, die die Kommunikation, den Zugang zu Arbeitsmaterial und die Kooperation zwischen Abteilungen optimieren.

Auch bei CAYA ist Home Office kein Problem und wir nutzen eine Vielzahl von Tools, die sich problemlos in unseren Workflow integrieren lassen und die Zusammenarbeit fördern. Nicht nur im Fall von Corona, auch für Home Office generell, haben sich insbesondere diese sieben Tools für uns bewährt, um ein effizientes Home Office zu garantieren:

Die besten Tools für das Home Office

1. G Suite

Der Klassiker unter den Kollaborationstools. Schon die Kernfunktionen von Google Drive inkl. Sheets, Docs, Slides und Forms stellen eine mächtige Grundlage für Home Office dar. Ob Content Creation, komplexe Rechnungen oder die Präsentation des Status Quo eines Projekts - mit Google for Business haben Sie das Überlebenskit für Home Office immer zur Hand.

Key Features:

• Text-Dateien
• Präsentation
• Spreadsheets
• E-Mail
• Cloudspeicher

2. Notion

Notion ist die Workspace-Leinwand, bei der nur die Fantasie die Grenzen setzt. Die Funktionen reichen von Notizen und Dokumenten über einer interne Knowledge Base und ein Taskboard bis hin zu Spreadsheets & Databases. Mit Notion können Sie fast alles erschaffen und viele Tools ersetzen und in einem einzigen Programm vereinen. So gibt es im Workflow des nächsten Projekts garantiert keinen Blocker.

Key Features:

• Knowledge Base
• Projektmanagement
• Datenbanken

3. CAYA

Mit CAYA können Sie Ihre Eingangspost ganz einfach digital empfangen. Dies bedeutet weniger Papierkram und mehr Freiheiten, da praktische Funktionen wie Ordner und Volltextsuche die Bearbeitung und Archivierung Ihrer Post stark vereinfachen. Auch lassen sich mit dem digitalen Briefkasten von CAYA wichtige Dokumente leichter mit Mitarbeitern im Home Office teilen und gehen garantiert nicht verloren oder werden mit Kaffee überschüttet. Aktuell wichtig: Über digitale Post kommen garantiert keine Viren in die Wohnung.

Key Features:

• Prozessoptimierung
• Digitale Postverwaltung
• Rechnungsbezahlung

4. Zoom

Zoom ist ein fantastisches Tool, um digitale Meetings zu vereinfachen. Zoom verbindet Teams, zu Hause, im Büro oder sogar unterwegs über Video. Hinzu kommen neue kooperative Ansätze, wie AI-generierte Transkripte oder die Möglichkeit, die Bildschirme mehrerer Teilnehmer zu teilen und interaktiv mit Anmerkungen zu versehen.

Key Features:

• Videokonferenzen
• Team Chat
• Digitale Zusammenarbeit

5. Slack

Slack sollte allseits bekannt sein, allerdings muss man weiterhin betonen, wie sehr es der Kommunikation hilft und Zeit spart. Die gute alte E-Mail geht häufig im überfüllten Posteingang des Empfängers unter und verzögert so den Fortschritt eines Projekts. Mit Channels und Multichats ist ein organisiertes Arbeiten einfach möglich und die relevanten Informationen immer genau dort, wo sie sein sollen (solange sich niemand im Channel verirrt).

Key Features:

• Echtzeitkommunikation
• Filesharing
• Projektmanagement

6. Figma

Besonders in Marketing und Product-Teams ist Figma beliebt: Das Tool erlaubt kollaborative Echtzeit-Arbeit an Designprojekten. Einfache Exporte und eine übersichtliche Oberfläche machen es ideal für den Austausch zwischen Designern und allen Stakeholdern. Die praktische Kommentarfunktion erlaubt direkten Austausch über Details und durch Cloudsaves kann auch der Marketing Manager am eigentlich finalen Design noch ein paar Wörter optimieren.

Key Features:

• Designaufgaben
• Echtzeit-Zusammenarbeit
• Austausch zwischen Teams

7. Miro

Ein Whiteboard im Meeting Room ist sehr wertvoll, um Gedanken zu organisieren und war bisher immer ein Pluspunkt physischer Meetings. Miro erlaubt Teams nun auch, digital am Whiteboard zu brainstormen und Lösungen und nächste Schritte zu finden. Maps, Diagramme, Skizzen, oder Workflows sind für Miro kein Problem und heben Kollaboration auf ein neues Level. Und das ganz ohne die Platzbeschränkungen der physischen Welt.

Key Features:

• Brainstorming
• Workflows
• Diagramme

Zusammenfassung

1. Die G Suite deckt Ihre Grundbedürfnisse im Home Office ab: E-Mail, Cloud und Dokumente wie Spreadsheets und Präsentationen
2. Notion ist das Tool für alle möglichen Management- und Workspace-Wünsche inklusive Task-Management und Knowledge-sharing
3. CAYA sorgt dafür, dass Sie Ihre Post ortsunabhängig empfangen und bearbeiten können
4. Mit Zoom werden digitale Meetings endlich so angenehm wie ihre Gegenstücke im Büro
5. Slack ermöglicht die notwendige Echtzeitkommunikation zwischen allen Teammitgliedern
6. In Figma treffen Sie einfach gemeinsam Designentscheidungen
7. Miro vereinfacht Brainstorming im Team und wichtige Konzeptarbeit