Gesteigerte Kundenzahlen mithilfe von CRM-Tools und automatisierter Terminbuchung

Lead Generation und Lead Response Time als wertvolle Marketingstrategien

Marketingstrategien sind zuhauf im Netz zu finden. Von Backlinks bis hin zu SEO gibt es zu jeder denkbaren Kategorie mindestens einen Guide. Doch nützen die meisten Ratgeber und Tipps nichts, wenn es an den entscheidenden Stellen hapert. Denn es reicht nicht aus durch eine gute Platzierung im Suchmaschinenranking oder besonders vielen Verlinkungen mit relevanten Seiten viele Interessenten auf die eigene Webseite zu locken.

Ein Interessent hat noch lange keine Anfrage gestellt und ein Lead ist noch längst kein zahlender Kunde.

Leads sind die Basis für ein erfolgreiches Business jeglicher Größe, denn nur über Leads lassen sich die Kundenzahlen steigern. Lead Generation sollte demnach in jeder Marketingstrategie enthalten sein.

Der Unterschied zwischen einem Lead und einem Interessenten ist ausschlaggebend für den Erfolg von Strategien zur Lead Generation. Anders als ein Interessent, weiß ein Lead bereits, worum es sich bei einer Dienstleistung oder einem Produkt handelt. Ein Lead weiß bereits, dass er ein Bedürfnis nach dem Produkt hat und hat gegebenenfalls schon eine Anfrage geschickt. Hat der Lead noch keine Anfrage gestellt oder Kontaktinformationen geteilt, sollte es ihm so einfach wie möglich gemacht werden.

Am einfachsten ist für den Lead, sich direkt über die Webseite mit dem jeweiligen Unternehmen in Verbindung zu setzen. Sogenannte Call-to-Actions oder präsent eingebundene Kontaktformular helfen dem Lead, einfach und schnell eine Anfrage zu versenden.

Nach der Anfrage ist die Arbeit jedoch noch nicht getan. Denn jede noch so produktive Lead Generation bringt nichts, wenn zu spät oder gar nicht auf die Leads reagiert wird. Die Verarbeitungszeit von Anfragen nennt man Lead Response Time. Hier gilt: Je kürzer die Lead Response Time, desto mehr erfolgreiche Vertragsabschlüsse. Ist die Lead Response Time zu lang, schauen sich Leads nach anderen Anbietern um, von denen sie eine schnellere Antwort bekommen. Mit der Lead Response Time stehen und fallen also jegliche Marketingmaßnahmen zur Lead Generierung.

Sowohl Lead Generation als auch Lead Response Time sind demnach essenziell, um produktiv für eine Dienstleistung oder ein Produkt zu werben. Als Basis für Vertragsabschlüsse sollten sie in jeder Marketingstrategie von B2B-Firmen, Enterprise Unternehmen oder KMU enthalten sein.

Um die Lead Generation sowie die Lead Response Time zu optimieren und damit die Kundenzahlen zu steigern, ist eine Terminbuchungssoftware eine hilfreiche Unterstützung. Mit einer online Terminbuchungssoftware wird das Anfrageformular auf der Webseite mit einer digitalen Terminvergabe verknüpft. So wird es den Leads so einfach wie nur möglich gemacht, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Denn direkt nach der Anfrage wählen die Leads einen passenden Termin für ein Meeting, um weitere Informationen zu erhalten oder eingehender beraten zu werden. Die Lead Response Time ist damit auf ein Minimum reduziert, da die Leads sofort einen Termin bekommen und an ein zuständiges Mitglied des Vertriebsteams geleitet werden.

Die einfache Kontaktaufnahme sowie die unverzügliche Vermittlung eines Teams überzeugen die Leads von der Professionalität des Unternehmens. Damit wird durch die Integration eines online Terminbuchungstools die Chance auf erfolgreiche Vertragsabschlüsse erheblich gesteigert.

Automatisierte Terminbuchung für schnelle und einfache Kommunikation

Wie bereits herausgestellt steigert die Integration eines online Terminbuchungstools die Zahl der Anfragen von qualifizierten Leads und optimiert im gleichen Zug die Lead Response Time. Von der schnellen und einfachen Kommunikation profitieren hingegen nicht nur die Leads, sondern ebenfalls interne Prozesse. Denn eine Terminbuchungssoftware hält mehr Funktionen bereits als die bloße Vereinbarung von Meetings.

Der Terminplaner online von meetergo richtet sich speziell an Unternehmen, die Leads generieren und die Kommunikation mit diesen sowie mit Kunden vereinfachen wollen. Anders als zahlreiche Anbieter von digitalen Buchungslösungen achtet meetergo strikt auf die sichere Verarbeitung von Daten sowie Informationen, was vor allem in Kombination mit einem CRM-Tool von großer Bedeutung ist.

Nicht nur externe Kommunikation und Terminvergabe verläuft über die Terminbuchungssoftware von meetergo schnell sowie einfach. Auch intern lassen sich durch meetergo Prozesse automatisieren, Zeit einsparen und Arbeitsschritte optimieren. So ist ein Tool für automatisierte Terminbuchung für zahlreiche Bereiche geeignet – ob es sich um Revenue-Teams, ein B2B-Business, KMU oder Enterprise-Unternehmen handelt.

Die vielfältigen Funktionen von Terminbuchungssoftwares können bei Unternehmer unterschiedlicher Größen individuell angewendet werden, um interne sowie externe Prozesse zu optimieren und automatisieren.

DSGVO-konform in sämtlichen Bereichen

Wenn es um die Kommunikation mit B2B-Kunden und Partnern geht, sollte die Einhaltung der DSGVO immer an erster Stelle stehen. Beim Austauschen von Daten und Informationen müssen die Kunden sichergehen können, dass die Daten nicht an Dritte weitergegeben oder außerhalb der EU verarbeitet werden. Dies gilt ebenfalls für Meetings und digitale Kommunikation.

Vor allem bei unternehmensinternen Informationen ist eine sichere Datenverarbeitung auf einem deutschen Server unabdingbar. Als starkes Verkaufsargument für Kunden sollten Sie demnach darauf achten, dass die Terminbuchungssoftware ebenso wie die Meeting-Plattform DSGVO-konform ist.

Einfache teaminterne Absprachen

Wie auch Kunden die einfache Terminierung schätzen, ist diese teamintern ebenfalls von großem Nutzen. Über Umfragen stimmen sich Teams ab, wann sie miteinander Rücksprache über den aktuellen Stand des Projektes oder Maßnahmen zur Optimierung unternehmensinterner Prozesse halten wollen. Übereinstimmungen werden herausgefiltert und automatisch in die Terminkalender der einzelnen Teammitglieder übernommen. So kann sich jedes Teammitglied sicher sein, dass keiner das Meeting verpasst oder unvorbereitet erscheint.

Über praktische Filterfunktionen können Projektmanager und Teamleiter weiterhin nachverfolgen, an welchen Projekten die Teammitglieder gerade arbeiten und welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Gezielt lassen sich personelle Strukturen optimieren und Verzögerungen im Ablauf vermeiden.

Rechtzeitige Terminerinnerung

Damit die Leads ihren vereinbarten Meeting-Termin auch wahrnehmen und durch überzeugende Gespräche mit den zuständigen Mitarbeitern zu zahlenden Kunden werden, verschickt die online Terminbuchungssoftware rechtzeitig vor dem Termin automatisierte Erinnerungen. Via Mail oder SMS werden die Leads an ihr bevorstehendes Meeting erinnert, wodurch No-Shows auf ein Minimum reduziert werden. Weiterhin eröffnet sich ihnen die Möglichkeit, den Termin rechtzeitig zu stornieren und einen neuen Termin für das Meeting auszuwählen.

Damit auch das Vertriebs- oder Sales-Team vorbereitet ist, bekommen diese ebenfalls eine automatisierte Erinnerung an das Meeting.

Lead-Scoring anhand von Kategorien

Über das Lead-Scoring werden die unterschiedlichen Leads kategorisiert. Je nachdem, um welche Art von Lead es sich handelt, sind unterschiedliche Informationen erforderlich und andere Sales-Teams gefragt. Unterschieden wird grundsätzlich in:

• Information qualified lead
• Marketing qualified lead
• Sales qualified lead

Über das Terminbuchungstool können die Leads mit Farben markiert sowie Kategorien und Mitarbeitern zugeteilt werden. Dieses strukturierte Vorgehen erleichtert es den Vertrieblern, den Leads gezielt die Informationen zu geben, die sie benötigen.

Produktiver Workflow durch Integrationen

Um aus der Nutzung einer Terminbuchungssoftware eine Zeitersparnis und eine Optimierung der Arbeitsschritte zu erhalten, sind Integration unabdingbar. Mit der Integration von Zapier lassen sich beispielsweise personalisierte Ereignisse erstellen. Wiederkehrende Meetings von Bestandskunden oder regelmäßige teaminterne Absprachen sind so ideal in den Workflow integriert und überschneiden sich nicht mit neuen Buchungen.

Kalender-Synchronisation auf allen Endgeräten

Jeder neue Lead, der einen Termin vereinbart oder jeder Kunde, der über einen bestehenden Vertrag beraten werden möchte, verändern den Zeitplan von mehreren Teammitgliedern. Dass sich alle Termine synchronisieren, ist aus diesem Grund unabdingbar. Vor allem große Unternehmen, die aus mehreren vertrieblichen Säulen bestehen, profitieren von einer automatisierten Übertragung aller aktuellen Termine.

Die Kalender-Synchronisation sollte weiterhin nicht nur auf der Desktop-Version, sondern ebenfalls auf allen mobilen Endgeräten funktionieren. Im besten Fall verfügt die Terminbuchungssoftware über eine App, sodass alle Mitarbeiter, Teamleiter und Führungskräfte den Terminplaner mit seinen nützlichen Funktionen überall und jederzeit verfügbar haben. Neben der DSGVO-Konformität ist die automatische Kalender-Synchronisation einer der Punkte, auf den Sie bei ihrer Wahl einer online Terminbuchungssoftware unbedingt achten sollten.

CRM-Tools für strukturierte Anfragen- und Kundenverarbeitung

Anfragen zu generieren, ist ein wichtiger Bestandteil, um Kundenzahlen zu verzeichnen und letzten Endes auch zu steigern. Zielführend wird die Lead-Generierung aber erst, wenn die Anfragen verarbeitet und strukturiert werden. Häufig wird hierfür ein CRM-Tool verwendet.

CRM-Tools richten sich sowohl an KMU als auch an Enterprise Unternehmen mit einer hohen Datenlage. Wie der Name Customer Relationship Management (CRM) schon sagt, handelt es sich hierbei um ein Tool, das dabei hilft, die Kundenbeziehungen zu organisieren und zu strukturieren. Eingesetzt wird ein CRM-Tool unter anderem in den Bereichen Kontaktmanagement, Vertriebsmanagement und Produktivitätssteigerung. Alle Abteilungen eines Unternehmens optimieren mit einem CRM-Tool ihre Geschäftsbeziehungen jedes einzelnen Kunden.

Da der Unterschied der Anforderungen an ein CRM-Tool je nach Größe des Unternehmens sowie der Anzahl der Mitarbeiter gravierend ist, hilft ein CRM-Vergleich bei der Wahl des geeigneten Tools zur Anfragen- und Kundenverarbeitung.

Folgende Informationen zu Kunden und Leads erfasst ein CRM-Tool:

• E-Mail-Verläufe
• Informationen zu Telefonaten
• Vernetzung auf sozialen Netzwerken
• Aktivitäten des Unternehmens
• Persönliche Präferenzen einzelner Kunden
• 360-Grad-Gesamtansicht der Kunden

Durch die gesammelten Informationen zu potenziellen und bestehenden Kunden können Unternehmen gezielt auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen. Dies ermöglicht es, individuelle Angebote zu erstellen, die Kunden und Leads überzeugen und zu einem erfolgreichen Vertragsabschluss führen. Weiterhin hilft die umfangreiche Übersicht der Kundendaten und -informationen dabei, eine Buyers Persona zu erstellen und so die Webseite oder das Marketing passgenau auf die Zielgruppe zuzuschneiden.

Damit diese internen Prozesse einwandfrei ablaufen, haben bei einem Enterprise-CRM wie auch bei einem CRM-Tool für KMU alle Mitarbeiter aus den Bereichen Marketing, Vertrieb, E-Commerce oder Kundenservice Zugriff auf die notwendigen Informationen. Die vielfältigen Funktionen vom CRM-Tools helfen dabei, in mehreren Bereichen die Anfragen- und Kundenverarbeitung zu optimieren und damit sowohl Kunden als auch Leads zu überzeugen.

Marketingstrategien präzisieren

Das richtige Marketing entscheidet darüber, ob Interessenten auf ein Unternehmen aufmerksam werden oder nicht. Mithilfe von CRM-Tools können Marketingteams die Customer Journey eines jeden einzelnen Leads verfolgen und so analysieren, welche Prozesse funktionieren und welche nicht. Um noch gezielter zu werben, ermöglichen CRM-Tools die Einbindung sozialer Medien in das Kundenprofil. Interessen und Verbindungen zu bestimmten Marken oder Unternehmen helfen dabei, die kommenden Vertriebsabläufe besser vorzubereiten.

Vertriebspipeline verbessern

Sowohl Mitarbeiter als auch Vertriebsmanager profitieren von einem CRM-Tool. Der Verwaltungsaufwand wird verringert, da keine Daten mehr händisch eingetragen werden müssen. Dies verschafft eine erhebliche Zeitersparnis, die neben der gezielten Bedürfnisabfrage der Kunden zu einer Steigerung der Verkaufszahlen führt. Ob die erforderlichen Zahlen und Vertriebsziele erreicht werden, liegt dem Vertriebsmanager durch das CRM-Tool übersichtlichen vor.

Kundenservice vereinfachen

Mit einem CRM-Tool werden sämtliche Kundenkontakte über verschiedene Kanäle, seien es soziale Medien, E-Mail oder Telefon, gebündelt. Einfach kann der Kunde von Facebook oder Twitter zur Kommunikation via Mail oder Live-Chat wechseln, ohne, dass Informationen verloren gehen. Kundenservicemitarbeiter sind immer auf dem neuesten Stand der Kommunikation und können zufriedenstellende Antworten auf etwaige Probleme geben.

Lieferketten effizienter gestalten

Auf einer Plattform werden Meetings mit Lieferanten, Anfragen zu Lieferungen, Notizen von Partnern und Folgetermine gelistet. Teams für Lieferketten, Beschaffung und Partnermanagement planen mit dieser Funktionsweise von CRM-Tools jeden Schritt übersichtlich und können so gezielt nachverfolgen, welcher Lieferant am effizientesten ist. Im gleichen Schritt lässt sich ein Vergleich der Lieferanten aufstellen, um die Lieferkette effektiv zu optimieren.

Rekrutierungen beschleunigen

Nicht nur bei der Strukturierung von Kundenbeziehungen und Verkäufen ist ein CRM-Tool eine nützliche Unterstützung. Über die präzise, übersichtliche Auflistung interner sowie externer Informationen beschleunigen Personalteams Onboarding-Prozesse, automatisieren das Bewerbungsmanagement und analysieren, an welchen Stellen im Unternehmen welche Ressourcen benötigt werden. Ein genauestens ausgearbeitetes Bewerberprofil hilft dabei, freie Stellen mit optimal passenden Fachkräften zu besetzen.

Nicht nur Enterprise Unternehmen oder B2B-Firmen profitieren von einer strukturierten Anfragen- und Kundenverarbeitung. Auch KMU festigen mit dem passenden CRM-Tool ihre Kundenbeziehungen und werben gezielt wertvolle, qualifizierte Leads. Alle Datenströme aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen werden mit einem CRM konsolidiert, kanalübergreifend verarbeitet und für optimales Kundenmanagement gebündelt.

Durch die Integration eines passenden CRM-Tools sowie einer funktionalen, sicheren Terminbuchungssoftware laufen Lead Generation und Kundenmanagement automatisiert und produktiv. Umsatz sowie Kundenzahlen werden optimiert, was sowohl B2B- als auch Enterprise-Unternehmen und KMU planbaren Erfolg einbringt.

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Das Startup aus Köln meetergo unterstützt Unternehmen mithilfe einer simplen digitalen Lösung Meetings zu organisierten und die Teamarbeit im Betrieb zu erleichtern. Das deutsche Tool bietet zudem eine DSGVO-konforme Lösung, um die Kundenkommunikation sicher, einfacher und schneller zu gestalten.