Interview Transkript: Wie die vorbereitende Buchhaltung vereinfacht und die eigene Finanzbuchhaltung dadurch beschleunigt werden kann.

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Beginn der Aufzeichnung der Podcast Episode

Erik: Hallo und herzlich willkommen zum CAYA Deepdive Interview. Heute sprechen wir mit Tino Keller, Co Founder und Managing Director von Accountable. Wer jetzt Accountable noch nicht kennt, mit Accountable als Allround Steuerlösung für Selbständige lassen sich ohne große Vorkenntnisse Steuern und Buchhaltung erledigen. Also Belege können z. B. einfach per App eingescannt werden und hochgelade Fotos lassen sich dabei praktischerweise gleich mit direkt steuerlich kategorisieren. Und außerdem lassen sich auch in der Accountable App Steuer to dos ganz einfach praktisch abhaken, sodass man hier immer einen guten Überblick über seine Aufgaben hat. Aber, heute unterhalten wir uns natürlich nicht nur dazu, sondern gehen auch ganz dezidiert, um hier für Unternehmen und Selbstständige Learnings mitzugeben, auch darauf ein, wie Digitalisierung in Unternehmen im Zusammenspiel mit Buchhaltungsoftware optimal funktioniert, was es für Unterschiede bei Buchhaltungssoftware gibt, für wen sich welche Buchhaltungssoftware eignet und wie man auch Buchhaltungssoftware erfolgreich einführt. Ein oft vergessenes Thema. Und zusätzlich geben wir natürlich als Digitalisierungsenabler CAYA Tipps und Best-Practices zur Nutzung für effizienteres, papierloses Arbeiten und ja, darauf freue ich mich besonders. Soviel zu unserer heutigen Themenübersicht: Und jetzt, ich freue mich, dass du da bist. Tino, stell dich doch bitte einmal kurz vor. Wer bist du und was machst du bei accountable?

Tino: Ja, schön dass wir hier sein können heute. Wie du schon gesagt hast: Wir machen mit Accountable eine einfache Steuerlösung. Ich bin Tino, ich bin Mitgründer und verantwortlich für Deutschland bei Accountable. Unser Ziel ist ja nicht nur eine deutsche Lösung zu machen, sondern wirklich auch eine europäische Lösung und damit diesen Traum vom selbstbestimmten Arbeiten wirklich zu verwirklichen. Das heißt, wir wollen Selbständigen, Solo-Selbständigen die Möglichkeit geben, daran zu arbeiten, ja was sie lieben und auch selbstbestimmt dort zu arbeiten, wo sie gerne arbeiten wollen. Das ist vielleicht die große Version und auf dem Weg dahin müssen wir natürlich viele kleine Probleme lösen und die haben es natürlich teilweise in sich und ich denke wir haben mit Accountable eine Lösung geschaffen, die wirklich am Markt die einfachste Steuerlösung für Selbständige ist.

Erik: Das klingt soweit schon mal sehr gut. Dann lass doch zunächst erstmal auf die Funktionalitäten von Buchhaltungssoftware allgemein eingehen. Was sind denn für euch generell die wichtigsten Funktionen überhaupt einer Buchhaltungssoftware? Also, ich stell die Frage so: was sollte eine Buchhaltungssoftware können und wo gibt's da Qualitätsunterschiede, eventuell auch schon in den Basisfunktionen? Was würdest du dazu sagen?

Tino: Ja, also zum Thema Buchhaltung: Da gibt's natürlich auch eine ganze Reihe an Lösungen und ich würde sagen, die haben wahrscheinlich auch alle ihre Berechtigung, erfüllen dann alle auch für den Zweck für den sie geschaffen sind. Aus unserer Sicht sind es halt sehr unterschiedliche Zwecke, für die man Buchhaltung dann einsetzen kann aus Nutzersicht, denn das, was jetzt ein Solo-Selbständiger braucht, unterscheidet sich dann doch ein bisschen von dem, was ein Unternehmen an Buchhaltungs-Anforderungen hat und so sind einige Lösungen am Markt doch komplexer und überfordern auch den Einzelunternehmer vielleicht. Das fängt schon an, wenn man sich einloggt und registriert, mit den Fragen die gestellt werden. Soll Versteuerung, Ist-Versteuerung, da steigen viele schon aus. Und wir sagen, das ist unser Ansatz zu sagen, wir wollen das möglichst einfach machen. Und ja, ich denke hier ist vor allem für Selbstständige wichtig, dass sie nicht sofort anfangen müssen zu googeln, 1000 Fragen haben im Kopf, sondern dass Lösungen gebraucht werden und das ist eines unserer Schlüsselangebote, dass wir wirklich diese Steuer- und Buchhaltungssprache sehr stark zu vereinfachen. Zu den Funktionen: am Ende geht's natürlich darum, dass man alles richtig abbildet, dass man einfach die Umsätze und die Kostenseite abbildet und das dann möglichst automatisiert synchronisiert, sodass man Zeit gespart hat und der Nutzer nicht seine Sonntage damit verbringt, Buchhaltung zu machen.

Erik: Jetzt hast du schon über Aspekte wie Einfachheit in der Benutzung gesprochen, dass man nicht per se googeln muss, was es jetzt bedeutet, wenn man anfängt sich so eine Software anzuschaffen. Was würdest du denn empfehlen, wie führt man eine Buchhaltungssoftware generell erfolgreich ein? Also, was gilt es hier wirklich zu berücksichtigen, wenn man sagt, ich mach das jetzt? Worauf kommt es da deiner Meinung nach an?

Tino: Ja, aus unserer Sicht, für unsere Zielgruppe der Selbständigen ist es ja so, die haben jetzt kein gesteigertes Interesse daran, Buchhaltung zu betreiben. Das müssen sie machen, weil das eine Auflage ist. Sie müssen ihre Anliegen erledigen und was wir machen ist, wir packen die Buchhaltung praktisch unter die Haube, sodass der Nutzer eigentlich einfach nur seine Steuern macht, was er machen muss und der Rest passiert in der App. Und ich glaube, wenn man sich überlegt, ich brauche neues System, hat vielleicht schon erste Erfahrung gemacht mit ELSTER, mit Excel Sachen ausgerechnet, dann bleibt trotzdem mal die Frage, wie viel netto habe ich auf dem Konto? Was verdiene ich am Ende des Tages? Und das ist die Frage, die wir beantworten wollen und ich glaube, so muss man rangehen, sich überlegen, was will ich mit dieser Buchhaltung leisten, was will ich dabei lernen, das will ich sehen und was will ich vielleicht auch nicht machen? Es gibt auch sehr ausgeklügelte Systeme wo man selbst buchen kann, eigene neue Kostenstellen aufsetzen. Aus unserer Sicht ist das gerade das, was viele Leute gerade nicht machen wollen. Das heißt, ich glaube, der erste Schritt ist wirklich zu überlegen, was brauche ich, was will ich? Will ich ein Tool, das mir Zeit spart, das es einfach macht, mir eine Übersicht gibt oder will ich vielleicht ein komplexeres System aufziehen und mich wirklich ganz tief reinfuchsen? Das ist, glaube ich, die erste Frage, die man sich beantworten muss.

Erik: Wir haben bei uns, in unseren Kanälen, in unserem Magazin, auf magazin.getcaya.com, auch schon viel über Buchhaltungstools berichtet und unter anderem gibt's da immer mal wieder das Thema Buchhaltungssoftware und Steuerberater. Wie stehst du denn dazu und wie würdest du das einordnen? Vereinfacht eine Buchhaltungssoftware generell die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und spart da Stunden für diesen oder es ist wirklich so, dass man sich den auch sparen kann? Kannst du da vielleicht doch mal Tipps geben, ja, für Leute, die damit anfangen?

Tino: Ja, das ist ein wichtiges Thema. Es kommt ein bisschen darauf an, was will man und wie sicher fühlt man sich und grundsätzlich, wenn man sagt, ich will den Steuerberater, ich brauch einen Steuerberater, dann stellt sich die Frage, wie arbeite ich mit dem am effizienteste zusammen? Das kann man auch klassisch machen, wirklich mit dem Pendelordner oder mit dem klassischen Schuhkarton. Natürlich entsteht dann Aufwand beim Steuerberater, der das alles sortieren muss und da sich einen Reim draus machen muss. Wird dann teuer und man hat natürlich auch keine digitale Lösung. Man kann nicht reingucken und hat nicht die Übersicht. Man wird dann sehr abhängig. Es gibt auch sehr gute, moderne Steuerberater. Wir haben da auch einen großen Pool, mit dem wir zusammenarbeiten, die sagen hey, ich ich arbeite auf der Basis von so einer digitalen Lösung wie accountable. Dann wird´s ganz einfach. Ich scan einfach mit meinem Handy die Belege ein und habe dann einen Sync mit dem Steuerberater. Wir sind ja auch z. B. synchronisiert mit CAYA, darüber können dann auch Rechnungen, die per Post kommen, direkt reinlaufen, also ich bau mir ein System wo ich wenig anfassen muss. Der Steuerberater schaut nur noch drüber oder steht für Beratungsleistungen punktuell Verfügung. Und da, wenn man sich sagt, mhm, das ist doch auch noch teuer und ich verstehe eigentlich langsam wie die App mich da durch die Welt führt, gibt es auch bei uns und ich glaube, das macht uns einzigartig, die Möglichkeit, dass man sagt ok, ich erledige meine Steuern komplett mit der App. Wir haben eine Schnittstelle zu ELSTAR und dann kann man wirklich von der Umsatzsteuervoranmeldung bis zur Einkommensteuererklärung alle Steuerreports direkt verschicken und hat natürlich noch die Sicherheit, dass unsere App einen führt, dass unsere Steuer-Coachs im Support Hilfestellung leisten bei Fragen und wir natürlich auch noch unser Netzwerk an Steuerberatern haben. Wie du siehst, es gibt eine ganz große Bandbreite, das hängt glaube ich wirklich davon ab, wo man steht, da macht auch oft ein Gespräch, z. B. mit unserem Support, auch mal Sinn und wir vermitteln dann auch gerne an unsere Steuerberater-Partner, wenn Bedarf da ist.

Erik: Tino jetzt hast du gerade schon angesprochen, dass die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater digitalisiert einfach auch effizienter vonstattengehen kann. Wenn wir jetzt die Thematik ausweiten: Wir haben jetzt zu Beginn erst mal sehr basal darüber gesprochen, was denn bei Buchhaltungssoftware relevant ist, wer das prüfen soll, wer sich das angucken sollte, sich das anzuschaffen. Wie ist denn jetzt der Fall, wenn jemand bereits eine Buchhaltungssoftware nutzt und da gibt's dann den Fall, wer sollte das prüfen, ob es nicht eventuell eine Neuanschaffung einer Buchhaltungssoftware, ja ob das nicht relevant ist. Für wen kommt das infrage? Was würdest du da sagen?

Tino: Ja, grundsätzlich würde ich einmal sagen, wenn jemand eine Lösung hat, die für ihn funktioniert und er damit glücklich ist, dann passt das wahrscheinlich. Dann ist die Frage, will man das wirklich neu anfassen. Ich denke die Frage stellt sich vor allem für Leute, die es vielleicht auch noch händisch machen, die mit Excel sich durchquälen. Die sich versuchen auf die Elster Eingabemasken einen Reim zu machen. Ich glaube die können extrem viel Zeit sparen und wenn sie auf eine Lösung wie unsere wechseln, es gibt auch Leute, die vielleicht einen Buchhalter haben, gar keinen Steuerberater oder einen Steuerberater haben, der vielleicht die Preise erhöht, was weiß ich. Ich glaube auch auch für diese Nutzer und Selbständige lohnt es sich anzuschauen, gibt's nicht im Jahr 2021 bessere, neuere Lösungen und klar, wenn man auf einer Lösung ist, wo man ständig wieder an Grenzen kommt und dann sagt so, ich verstehe es nicht, es ist irgendwie zu kompliziert, es gibt bestimmte Funktion nicht, auch dann glaube ich macht es Sinn, sich noch mal anschauen, die Welt hat sich weiterbewegt. Wir sagen ja so ein bisschen salopp, wir machen so eine Art Instagram für Steuern. Wir schauen wirklich, dass wir es sehr einfach machen, wir können die Bankkonten direkt reinpflegen, können daraus auch automatisch Steuertipps generieren.

Also ich glaube, da tut sich auch viel in dem Bereich, das heißt, wer sagt, meine Software die sieht jetzt doch nicht mehr ganz so chique aus, der kann gern auch sich unsere App runterladen und ausprobieren, da gibt es auch wie gesagt die kostenlose Testphase. ja, für die macht das sicherlich dann auch Sinn.

Erik: Ja, wir kehren nochmal so zu dem Punkt User Experience, Nutzbarkeit, Einfachheit in der Nutzung auch zurück, was sich hier immer auch wiederholt und ein relevantes Thema auf jeden Fall ist. Wenn wir jetzt den Punkt ansprechen, den Punkt Unternehmensform: Als welche Unternehmensform muss ich denn bei der Nutzung von Buchhaltungssoftware besonders aufpassen oder auch bestimmte Aspekte berücksichtigen, die jetzt nicht sozusagen sehr offensichtlich sind? Kannst du da was zu sagen?

Tino: Ja, also ich würde auf jeden Fall unterscheiden zwischen einer Kapitalgesellschaft und eben einem Einzelunternehmer. Sei es ein Freiberufler oder Gewerbetreibender. Das sind andere Anforderungen, auch entsprechend im Endeffekt in den Dokumenten, die für die Steuererklärung benötigt werden, in der Bilanzierung, aber auch in der Versteuerung. Das heißt, wir haben ja unsere Lösung dezidiert, ganz klar fokussiert auf die Einzelunternehmer, auf die Freelancer, die Selbständigen, die Einzelunternehmen und Gewerbetreibenden, das heißt nicht auf Kapitalgesellschaften. Das heißt da sind wir Experten. Wer jetzt eine GmbH oder eine UG hat, der braucht meiner Einschätzung nach eine andere Lösung, da ist dann schnell noch eine Lohnbuchhaltung hinten dran und da wird auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater noch mal anders, denn dort wird man am Ende immer einen Steuerberater haben. Ich denke ansonsten, der Unterschied ist, ein Selbständiger, der kann auch mit unserer Lösung, ja ganz eigenverantwortlich seine Steuern managen, hat damit die Kontrolle, spart eine Menge Geld und hat auch den Überblick, was eigentlich am Ende netto bei ihm ankommt und das auf einer täglichen Basis.

Erik: Jetzt stellen wir uns den Fall vor, jemand hat sich eine Buchhaltungssoftware, im besten Falle euch, angeschafft. Jetzt ist es ja so, Software ist nicht für jeden in der Nutzung komplett gleich. Jedes Unternehmen hat spezifische Anwendungsfälle, es gibt kein hundertprozentig vorgezeichneten Weg, was die beste Nutzungsmöglichkeit ist. Was würdest du denn generell empfehlen, als best practices bei Buchhaltungssoftware in der Nutzung, worauf man da achten sollte, was einem die Arbeit erleichtert?

Tino: Also ich glaube, was wirklich das Nr eins Thema ist, man sollte schauen, dass man die Sachen zeitnah macht. Man hat eine Bewirtung, direkt den Beleg abfotografieren, der Monat ist zu Ende, meine Leistung ist erbracht, Rechnung sofort stellen. Es ist sogar der gesetzliche Anspruch, dass es gemacht wird. Viele schieben es vor sich her, sammeln Papiere und Belege. Hinterher ist es schwierig, das Ganze auseinanderzuhalten, auch wenn man beim Kunden vor Ort gearbeitet hat: Verpflegungsbelege, Mehraufwendungen sofort loggen.

Alles was man lange liegen lässt in der Buchhaltung, das wird nicht besser in der Buchhaltung, sondern eher schlechter. Ich glaube, wenn jetzt ein Hörer eine Sache mitnimmt, immer zeitnah die Sachen machen, sich eine Lösung suchen, die das auch unterstützt.

Erik: Jetzt hast du vorhin schon das Beispiel des Schuhkartons angesprochen, was durch digitalisierte Prozesse jetzt nicht mehr per se nötig ist. Also der Steuerberatung muss sich da nicht mehr einen Reim aus unsortierten Belegen machen. Wir bei CAYA sprechen immer, wenn es jetzt um die Digitalisierungsperspektive geht, als Digitalisierer von Briefpost oder auch mit unserer CAYA Documentcloud, sprechen wir immer auch Beispiele an, ja, wie man erfolgreicher papierloser arbeiten kann. Was gibt es denn aus eurer Sicht an papierbasierten Prozessen, die sich für Unternehmen empfehlen auf jeden Fall digitalisieren zu lassen? Also jetzt noch über euren Fokus vielleicht noch darüber hinaus.

Tino: Ja also ich denke einer der wichtigsten Punkte ist, dass man sich ganz klar entscheiden sollte, ist entweder ich mach alles digital oder ich mach alles papierbasiert. Und wenn man sagt, ich gehe den digitalen Weg, sollte man auch schauen, dass alles, was man in Papier bekommt - und das ist dann doch immer noch mal bisschen was, davon das auch in die digitale Welt holt. Andersrum, wenn man sagt, ich brauche das mit dem Papier: Papier ist bei mir die Basis, da muss man schon drauf achten, dass man auch alles ausdruckt und das an eine Stelle rein packt, weil die Erfahrung zeigt, wenn man beides parallel macht, weiß man nie genau, wo hat man jetzt einen Beleg. Am Ende wird es schwierig, den Überblick zu behalten und ich glaube, das ist der wichtigste Punkt, da auch in der Buchhaltung auch für steuerliche Unterlagen. Dann, dann wenn man sagt ich will den digitalen Weg gehen, was wir auch in unserer App darstellen, ist das natürlich dann auch die Banktransaktion mit der App verbunden einen neuen Wert bekommen, weil automatisch synchronisiert wird. Dieser Umsatz, diese Kosten passen zu folgender Transaktion auf dem Bankkonto und das ist natürlich eine deutliche Verbesserung zu jetzt papierbasierten Kontoauszügen. Von daher das auf jeden Fall und natürlich die steuerlichen Anmeldungen die bei uns auf digital rausgehen dann kriegt man ein PDF in seinen Posteingang. Das heißt es geht schon, dass man wirklich 100% digital arbeitet und sich damit die Zeit spart, man muss den Weg aber eigentlich dann ganz gehen und nicht nur halb.

Erik: Jetzt hast du, neben der Entscheidung digital ja oder nein, was eine absolute Entscheidung ist, noch ein interessantes Beispiel genannt: Banktransaktion mit der App verknüpft, was jetzt dann nochmal eine Steigerung der Digitalisierungsmöglichkeiten, ja der verbessern Prozesse ist und für die Person, die sich das jetzt an anhören, die jetzt zuschauen, um sich das besser vorstellen zu können: Wenn man jetzt digitalisierte Lösung nimmt, wie euch, für die Buchhaltung: Was kannst du dann an success stories, Erfolgsstories berichten, wie Unternehmen oder Kunden von euch davon profitiert haben? Also, jetzt neben der Tatsache, es ist alles digital und meinen Prozess hat sich jetzt geändert, was ist da wirklich merklich an Verbesserungen bei rumgekommen?

Tino: Ja also das Schöne ist natürlich, das direkte Nutzerfeedback von begeistert Nutzern, die sagen: Wahnsinn ihr hat mir's Leben gerettet. Vielleicht ein klassisches Beispiel ist eine Freelancerin, die hier auch als als Expat in Berlin ist und dann braucht sie um ihr Visum zu verlängern, braucht sie entsprechende Nettogewinnermittlung und das kann sehr aufwendig sein, muss man Steuerberater finden, dann die Dokumente. Bei uns kannst du einfach aus der App rausfahren, ein Steuerberater aus unserem Netzwerk zeichnet es gegen und sie geht damit hin und kriegt ihr Visum verlängert. Und das ist wirklich zu einem Kostenpunkt, der sonst nicht darstellbar ist. Das ist glaube ich ein schönes Ergebnis und da sehen wir immer wieder begeisterte Freelancer aus dem Ausland, die hier in Deutschland arbeiten und freuen sich, dass es diese Lösung gibt. Ein anderes Beispiel ist natürlich die Möglichkeit über diese Erfassung dieser Daten kann die App automatisch natürlich ganz konkrete Tipps geben und sagen hey, es sieht so aus, du warst beim Kunden wieder länger als 8 Stunden: denk daran dein Verpflegungsmehraufwand, steuerfrei die 14 Euro entsprechend mit reinzunehmen. Freelancer arbeiten sehr hart für ihr Geld und ja 14 Euro netto, das summiert sich dann auch über die Zeit, die Monate und Tage. Und ja ich glaube einen ganz konkreten Success Case haben wir auch schon mal gemeinsam mit euch schon mal aufgearbeitet. Findet man auf unserem Blog, der Daniel Legach zeigt das da ganz schön. Also ich glaube, es gibt für die verschiedensten Use cases wirklich, ja tolle Ansätze, sich Zeit zu sparen, weniger Zeit mit Buchhaltung zu verbringen, was ja eigentlich alle wollen und mehr Zeit verbringen entweder mit den Kunden oder eben mit Familie, Freunden und was man sonst gerne macht.

Erik: Also wir lernen aus unserem heutigen Dialog: Buchhaltung ist nicht nur was, was man machen muss, sondern was auch Spaß machen kann, mit der richtigen Software oder sagen wir es so, was es zumindest einfach machen kann und das setzen wir in diesem Falle damit gleich.

Das war die letzte Frage. Ich bedanke mich ganz herzlich bei dir.

Tino, es ist ein sehr interessanter Ausflug gewesen zu verschiedenen Themen, wirklich in der Buchhaltung, was dort relevant ist für Leute, für Unternehmen, die dort einfach einen Schritt weiterkommen wollen und sich da verbessern wollen. Genau und ich bedanke mich bei dir für das heutige Interview.

Tino: Sehr gerne

Erik: Und ja, wünsche dir noch einen schönen Tag!

Tino:Super, vielen Dank, dir auch und ja schön, dass wir sein durften.

Erik: alles klar danke dir Ciao, ciao.

Tino: Ciao

Ende der Aufnahme.


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