Im letzten und wohl auch im zu Ende gehenden Jahr 2021 sind die Finanzplanungen für viele Unternehmen meist komplexer als sonst gewesen. Ein wichtiges Hilfsmittel zur Finanzplanung ist dabei ein Budgetplan für KMU. Was ist ein Budgetplan? Damit legen Sie fest, welches Geld Sie für welche Positionen einnehmen oder ausgeben wollen. Dies versetzt Sie in die Lage, später Realität und Geplantes miteinander zu vergleichen (Soll-Ist-Vergleich). Nicht mehr und nicht weniger. Um genügend Transparenz sicherzustellen, ist es ratsam, einen Budgetplan für einen Zeitraum von mindestens sechs bis zwölf Monaten aufzustellen, um bei einem negativen Liquiditätssaldo rechtzeitig reagieren zu können.

Für Viele ist die Budgetplanung im Mittelstand nicht immer eine bevorzugte Aufgabe, sondern eher eine Notwendigkeit. Damit sich dies leichter bewerkstelligen lässt, dass soll unser Artikel eine Hilfestellung bieten, dass Sie die relevantesten Best Practices für die Finanzbuchhaltung als KMU auf dem Schirm haben. Wir zeigen verschiedene Methoden und Vorlagen zur Budgetplanung auf und geben Tipps und Best Practices, was Sie bei der Finanzplanung berücksichtigen sollten.

Was sind die Vorteile eines Budgetplans? Ein KMU Budgetplan bietet unter anderem diese 3 Vorteile:

  • Finanzielle Planbarkeit für KMU:  
    Eventuelle Probleme, wie geringe Mittelzuflüsse, lassen sich im Voraus besser einschätzen. Sie vermeiden eine Überziehung und können zugleich das beste Zeitfenster für Investitionen festlegen

  • Finanzierungsgespräche mit der Bank:
    Durch Ihre Liquiditätsplanung erkennen Sie im Vorfeld einen anstehenden Liquiditätsengpass für Ihre Budgetierung. Zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit möchten Sie einen Firmenkredit bei einer Bank aufnehmen. Solche Gespräche sind nicht immer einfach. Dank einer übersichtlichen Ausarbeitung Ihrer Finanzplanungen unterbauen Sie das Argument, dass ein bevorstehender Engpass nicht auf Basis Ihrer Unternehmensführung zustande kommen wird, sondern aufgrund von Unwägbarkeiten des Geschäftslebens und des Marktverhaltens

  • Verschiedene Szenarien im Budgetplan durchrechnen:
    Nach der Aufstellung einer KMU Finanzplanung lassen sich in Ihrem Budgetplan die Parameter ändern. Sie können somit Ihre Finanzplanung auf best-case, worst-case sowie den Normalfall besser ausrichten und spezifische Szenarien besser durchspielen

Best Practices zur KMU Budgetplanung:

Die aufgelisteten 9 Punkte zeigen eine einfache Hilfestellung, kompakt zusammengefasst aus den sich überschneidenden Themen verschiedener Finanzratgeber, auf. Wie Sie Ihren Budgetplan aufstellen, hängt ganz von Ihrer individuellen Situation ab. Sie können aber prüfen, ob die genannten Punkte bisher von Ihnen bei der Planung als Möglichkeit identifiziert wurden und wenn ja, ob sich alle oder bestimmte Punkte vom Umfang her für Sie individuell auch eignen.

1. Budgetplanung aufsetzen: Einnahmen aus Vergangenheit prüfen

Durch Prüfung der vergangenen Einnahmen lässt sich einsehen, welche Aktionen wie viel Einkommen generieren konnten. Nach dem Zusammenzählen dieser Einkommensströme haben Sie einen Überblick über die monatlichen Einkünfte. Dadurch erhalten Sie auch einen besseren Überblick über einmalige oder saisonale Schwankungen und übersehen diese vergangenen Ausgaben nicht bei der anstehenden Finanzplanung und Budgetierung Ihrer Ressourcen.

2. Zeitraum zur Prüfung weiter fassen

Generell wird empfohlen, sich einen Überblick über mindestens die Ausgaben der letzten 3 Monate im Detail zu verschaffen. Besser sogar für die letzten 12 Monate, falls Zeit dafür vorhanden ist. Ein weiter gefasster Zeitraum reduziert das Risiko, quartalsweise oder jährliche Ausgaben nicht mit einzurechnen

3. Variable Kosten einbeziehen

Prüfen Sie die variablen Kosten und notieren Sie, wann diese in der Regel anfallen. Variable Kostenposten hängen von der Frequenz der Inanspruchnahme ab. Darin enthalten sind z. B. Nebenkosten für das Büro wie Energie- und Wasserverbrauch, Büromaterialien, Mitarbeiterschulungen sowie generelle Instandhaltung und je nach Ausrichtung des Geschäftsmodells auch Ihr Gehalt als Geschäftsführer. Bei entsprechender Vorausplanung können Sie außerhalb von Saisonalitäten sparen.

4. Feste Kosten einrechnen

Es sollten alle Fixkosten mit einbezogen werden, wobei wiederkehrende Muster berücksichtigt werden sollten. Kostenposten wie Versicherungen können jährlich anfallen, andere monatlich oder komplett unregelmäßig. Bekannte Fixkosten sind Büromietkosten, Leasingraten für Automobile, Finanzierungskosten oder Schuldendienst für Investitionen aus der Vergangenheit. Außerdem Gehälter der Mitarbeiter, Abschreibungen, Steuern sowie Versicherungen. Ziehen Sie diese Fixkosten bei der Budgetplanung von den Einnahmen ab.

5. Reserven anlegen

Reparaturen, anstehende Neuanschaffungen oder auch Reaktionsfähigkeit auf Marktschwankungen können mehr benötigtes Geld als erwartet erfordern. Für diese Faktoren sollen Rücklagen angelegt und monatlich bis zu einem bestimmten Grad weiter aufgebaut werden.

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Realisationsprinzip befolgen: Für Buchhalter ist es eine Selbstverständlichkeit. Trotzdem für manche KMU immer noch ein Thema. Daher hier die Zusammenfassung. Das für bilanzierende Unternehmen relevante Realisationsprinzip gehört zu den GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) welche im HGB festgelegt sind und folgt den Grundsätzen der periodengerechten Gewinnermittlung. Diese besagen, dass Gewinne erst dann erfasst werden dürfen, wenn sie auch tatsächlich realisiert wurden (unabhängig davon, wie sicher der Gewinn eingeschätzt wird). Die bloße Annahme eines anstehenden Ertrages ist als Grund zur Aufnahme in die Bilanz daher nicht ausreichend. Das Prinzip dient primär dem Gläubigerschutz, indem es unterbindet, dass die allgemeine Finanzlage eines Unternehmens verfälscht abgebildet wird. Auch für die eigene Finanzplanung schafft es eine sicherere Planbarkeit.

6. Möglichen Ertrags-Überschuss kalkulieren

Basierend auf den zuvor ermittelten Zahlen lässt sich nun eine Einnahmenüberschussrechnung aufstellen. Addieren Sie dafür alle Kosten und ziehen Sie diese monatlich von den Einnahmen ab. Falls etwas übrig bleibt, haben Sie einen Gewinn erzielt, wenn nicht, ansonsten Verlust. Vor allem bei jungen Unternehmen kann es passieren, dass zunächst Verlust verbucht wird.

7. Kontinuierlich planen

Eine kontinuierliche Budgetplanung ist immer nur eine begrenzte Zukunftsprognose, die von internen und externen Faktoren beeinflusst wird. Zu internen Faktoren: Niemand kennt Ihr Unternehmen so gut wie Sie. Je öfter Sie sich mit der Budgetplanung beschäftigen, desto genauer werden Vorhersagen und Pläne werden. Eine rollierende Budgetplanung versetzt Sie in die Lage, alle 12 Monate die Sicht auf die nächsten 12 Monate konstant zu re-evaluieren und flexibel reagieren zu können. Dadurch ergibt sich ein höherer Detailgrad in den Planungsebenen und die Möglichkeit, mit den aktuellsten Zahlen die nächsten Monate zu planen.

8. Angabenzeiträume definieren

Was sich monatlich ermitteln lässt, geben Sie am besten in Monaten an. Was sich nur als Jahreswert abschätzen lässt (z. B. benötigter Umsatz zur Deckung der Ausgaben) belassen Sie erstmal als Jahreswert und brechen dies im weiteren Verlauf auf die einzelnen Monate herunter.

9. KMU Budgettracking (Vorlage Budgetplanung)

Wer einen Budgetplan aufstellt, hat die Grundlage geschaffen, um die Realität mit dem eigenen Plan abzugleichen. Dies ist der Soll-Ist-Vergleich bei einem Budget-Plan. Nebenbei werden Ziele für das neue Geschäftsjahr gesteckt. Für ein simples Budgettracking, gibt es für Microsoft Excel eine entsprechende Geschäftsbudgetvorlage. Mit einem Geschäftsbudget Template lässt sich ohne viel Aufwand schnell Ihr Umsatzstrom einsehen sowie was Ihr Unternehmen wo ausgibt.

Falls Sie Ihre Finanzen noch konkreter planen möchten, empfiehlt es sich, einen Liquiditätsplan aufzustellen. Anders als beim Budgetplan, der in der Regel für ein Jahr im Voraus erstellt wird und meist nur quartalsweise (oder seltener) angepasst wird, hat ein Liquiditätsplan einen deutlich kurzfristigeren Planungshorizont. Der Liquiditätsplan wird zwar zunächst auch für ein Jahr erstellt, jedoch ist hier die Devise, diese Planung zumindest auf Monatsbasis herunterzubrechen, da die Unternehmensliquidität sehr dynamisch ist.

Wenn Sie einen besseren Überblick darüber haben möchten, wie digitaler Dokumentenempfang die Liquidität Ihres Unternehmens verbessern kann und mehr Infos zur Liquiditätsplanung erhalten möchten, schauen Sie sich unseren entsprechenden Artikel dazu an.