Hallo Mathias, schön dich hier zu haben. Magst du domonda einmal kurz vorstellen?

Ja, sehr gerne. domonda hilft KMUS durch Einsatz von künstlicher Intelligenz bei der vollständigen Belegsammlung, der OP-Listen-Verwaltung samt dem Zahlungs- und Mahnungsmanagement, der Buchhaltung und der Steuerung von Freigabeprozessen in einer modernen und intuitiven SaaS-Oberfläche. Zusatzservices wie Controlling, Lohnverrechnung und Buchhaltung können dabei jederzeit hinzugebucht werden.

Warum fokussiert ihr euch auf KMU- was ist euer Ziel?

Der Mittelstand ist das Herz unserer Wirtschaft und verfügt über ein enormes Potenzial. Wir selbst wie auch über 90 Prozent aller Unternehmen zählen dazu. Wir möchten diesen Unternehmerinnen und Unternehmern und ihren Finanzverantwortlichen helfen, Ihre Prozesse im Bereich der Belegverwaltung und Buchhaltung weiter zu digitalisieren.

Unser Ziel ist es, die beliebteste und meistverwendete virtuelle Finanzabteilung für KMUs in Österreich und Deutschland zu werden. Dabei ist uns wichtig, dass alle unsere Kunden sich keine Gedanken um das Ganze drum herum machen müssen. Sie sollen sich voll und ganz auf domonda verlassen können, was die Erledigung Ihrer Finanzaufgaben betrifft.

Was sind die größten Herausforderungen für eure Kunden, wenn es um die Finanzbuchhaltung geht? Und welche Lösung habt ihr dafür?

domonda entstand aus der Idee mehr Zeit für die wichtigen geschäftlichen Dinge zu haben und weniger Zeit für das Sammeln von Zetteln und Belegen oder bezahlen und verbuchen von Rechnungen aufwenden zu müssen. Das ist trotz Digitalisierung und Automatisierung für viele KMUs noch eine große Herausforderung. Wir wollen unseren Kunden dabei helfen, diese Punkte effizient abzuwickeln, einen guten Überblick zu erhalten und auch etwas Spaß in das Thema Belegmanagement sowie Buchhaltung bringen. Wenn du was aus deiner Buchhaltung suchst, dann findest du es in domonda. Wenn dann noch der Buchhalter alle Daten vorbereitet bekommt, dann muss am Ende des Monats niemand auf die Suche nach fehlenden Belegen und Bankauszügen gehen und plötzlich stehen alle Infos und Zahlen fast tagesaktuell im Dashboard zu Verfügung. So haben wir uns das vorgestellt, und wir sind noch lange nicht am Ende der Produktentwicklung.

Warum funktionieren domonda und CAYA so gut miteinander? Und warum können gerade die Prozesse der Eingangspost und der Finanzbuchhaltung von digitalen Lösungen profitieren?

domonda und CAYA ergänzen sich. Viele Rechnungen und Dokumente für die Buchhaltung werden heutzutage noch per Post versendet. Diese mit Hilfe von CAYA zu digitalisieren und danach in domonda buchhalterisch zu erfassen erleichtert unseren Kunden viel Arbeit und sorgt für fehlerfreie Abläufe ohne Papierstapel zu verwalten. Dies ist es nämlich, was viele heutzutage unter Post und Buchhaltung verstehen. Papier abheften und dem Steuerberater zusenden. Diese Abläufe sind nicht optimal und äußerst zeit- und nervenaufreibend, weshalb sie sich in Zukunft weiter verändern werden. CAYA und domonda sind hier Wegbereiter und ermöglichen bereits heute einfache und schnelle digitale sowie automatisierte Prozesse.

Was sind die kommenden Trends in dem digitalen Backoffice? Wohin geht die Reise in den nächsten Jahren?

Kommende Trends gibt es viele. Neue Entwicklungen und das Zusammenspiel in den Bereichen künstlicher Intelligenz, Rechenleistung sowie Cloud-Computing werden in den nächsten Jahren das digitale Backoffice weiter vorantreiben und Prozesse digital abbilden, welche aktuell noch nicht möglich sind. Unsere Welt ist heutzutage sehr schnelllebig und Veränderungen klopfen laufend an unsere Türe. Viele Entwicklungen sind dabei tatsächlich nur kurzfristige Trends, aber dies weiß man oft erst im Nachhinein. Deshalb ist für mich das Wichtigste, die Augen offen zu halten und nachhaltige Veränderungen frühzeitig zu erkennen und auch zu nutzen.

Digitalisierung ist ja ein großes Thema. Was muss man tun, um sich als KMU in dem Bereich zukunftssicher aufzustellen, vor allem im Hinblick auf die aktuelle Lage?

Corona hat viele Prozesse verändert und Unternehmen gezwungen digitaler zu arbeiten. Anfangs war dies sicher eine große Herausforderung für viele Mittelständler, doch mit der Zeit hat man oft gesehen, dass digitales Arbeiten durchaus viele Vorteile mit sich bringt.

Aus diesem Grund hoffe ich, dass in unmittelbarer Zukunft die Digitalisierung weiter an Fahrt aufnimmt und noch mehr “klassisch” denkende Unternehmen dazu bringt, sich über neue Softwarelösungen gedanken zu machen. Hier gibt es noch viel offenes Potenzial.

Im KMU Bereich ist da sicher ein Best-of-breed Ansatz der innovativste Lösungsweg, also die besten digitalen Vertreter zur jeweiligen Anforderung auszuwählen. Große Unternehmen müssen sich da meist mit Komplettlösungen begnügen, kleine wendige Firmen haben da den Vorteil weniger Altlasten und Abhängigkeiten zu haben und können da aus dem Vollen schöpfen. Die Tools und die Schnittstellen sind mittlerweile so einfach zu kombinieren, dass man keine hohen Anschaffungskosten akzeptieren muss und jeweils schnell starten und experimentieren kann.

Um die Vorteile zu nutzen ist es natürlich trotzdem wichtig seine Bedürfnisse zu kennen und zu wissen, welche Prozesse intern wie ablaufen. Bei der Digitalisierung ist es wie mit allen Prozessen. Ein schlechter Prozess ist auch digital fehleranfällig und bringt nicht die gewünschten Ergebnisse. Deshalb rate ich allen, sich zuerst mit den internen Prozessen zu beschäftigen, um die Möglichkeiten der Digitalisierung auch in vollem Umfang ausnutzen zu können. Wir beraten und unterstützen Sie dabei gerne.

Welche Tools neben domonda und CAYA kannst du empfehlen für das digitale Backoffice?

Wir erzeugen unsere Ausgangsrechnungen mit Billomat, holen viele Belege über Invoicefetcher ab und freuen uns darauf, unsere österreichische Post endlich mit CAYA digitalisieren zu können. Außerdem nutzen wir für Controlling und Reporting den Service von Adam. Unsere Lohnbuchhaltung machen wir natürlich mit unserem Partnerservice Lohnbot. Wir wählen also das beste Tool für den jeweiligen Anwendungszweck und versuchen möglichst alles zu automatisieren. Das Beste daran ist, dass all diese Tools gut miteinander funktionieren und sich gegenseitig ergänzen, ohne viel Implementierungsaufwand mit sich zu bringen.

Für die interne Kommunikation nutzen wir Slack, die Google Suite und Zendesk für extern.

Als Produkt- und Projektmanagementtool sind wir mit Asana zur Unterstützung unseres Kanban-Ablaufs sehr zufrieden. Die Tools sollten flexibel sein und die Firma und die Mitarbeiter nicht zu sehr in einen vorgefertigten Rahmen zwängen. Interne Abläufe sind oft sehr spezifisch und ändern sich auch sehr schnell. Deshalb ist es wichtig eine Software auszuwählen, welche diese Besonderheiten auch berücksichtigt.

Natürlich ist es mit vielen unserer Integrationen genauso einfach, Ihre digitale Post ohne Umwege weiterzuleiten. Probieren Sie aus!