Björn, warum ist es für Kunden von CAYA interessant, vor allem Rechnungen an GetMyInvoices zu übermitteln?

GetMyInvoices ist eine Rechnungsmanagement-Lösung, welche die vorbereitende Buchhaltung automatisiert. Dafür sind Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge relevant. GetMyInvoices trägt all diese Dokumente aus Tausenden verschiedenen Quellen zusammen. Anwender können sie von jedem Ort der Welt über den Webbrowser verwalten und ohne weiteren Aufwand an andere Anwendungen wie ihre Buchhaltungssoftware oder an den Steuerberater schicken. Dadurch sparen sie eine Menge Arbeit.

Wenn Kunden aus CAYA Rechnungen an GetMyInvoices weitergeleitet haben, wo und wann finden sie diese in Eurer Rechnungsmanagement-Lösung?

Sie stehen unmittelbar danach in GetMyInvoices bereit. Nach dem Einloggen werden sie unter den neuesten Dokumenten angezeigt. Wer über einen Import per E-Mail informiert werden möchte, kann dies oben rechts unter den Benachrichtigungsoptionen einstellen. Sobald ein Belegimport aus dem zentralen Postfach erfolgt ist, erhält er eine entsprechende Message.

Was genau können User mit den Rechnungen in GetMyInvoices tun?

Sie können den Beleg aufrufen, überprüfen, ob die erforderlichen Informationen korrekt ausgelesen wurden, und gegebenenfalls Korrekturen vornehmen. Darüber hinaus lassen sich die Dokumente Lieferanten zuordnen, mit Tags versehen und archivieren, sodass sie später mit wenigen Mausklicks auffindbar sind. Unsere Software unterstützt Freigabeprozesse und ermöglicht bei Fragen die Kommunikation mit beteiligten Personen. Über das Banking-Feature kann ein automatischer Zahlungsabgleich vorgenommen werden und nicht zuletzt ist definierbar, wann welches Dokument wohin weitergeleitet werden soll.

Das klingt nach einer ganzen Reihe an Funktionen – und damit etwas kompliziert. 😉

Viele Funktionen, ja! Kompliziert ist unsere Anwendung aber nicht – im Gegenteil! Denn wir bieten unterschiedliche Pakete, sodass jeder Freelancer und Unternehmer genau das Benötigte auswählen kann. Zudem müssen nicht alle Funktionen genutzt werden. Vielmehr ist es so, dass jeder die Features auswählt, die zu seinen Prozessen passen. Dadurch ist GetMyInvoices sehr schlank. Unsere Kunden loben immer wieder die intuitive Bedienbarkeit.

Automatischer Import aus allen Rechnungsquellen

Wie viel Zeit und Kosten sparen Anwender, wenn sie ihre vorbereitende Buchhaltung möglichst automatisiert über Eure Lösung erledigen?

Das hängt natürlich davon ab, wie viel Zeit und Geld sie vorher dafür aufgewendet haben. Die manuelle Verarbeitung einer papierbasierten Rechnung kostet bis zu 20 Euro. Verglichen mit einem vollständig analogen Prozess, der das manuelle Zusammentragen von Dokumenten, das händische Einscannen von Rechnungen, Abtippen von Informationen sowie Weiterleiten zum Steuerberater beinhaltet, lassen sich durch automatisierte Rechnungsverarbeitung bis zu 80 Prozent Zeit und damit auch Kosten einsparen.

Gibt es noch weitere Vorteile?

Selbstverständlich! Indem Informationen automatisch ausgelesen und übertragen werden, müssen diese nicht mehr abgetippt werden. Das heißt, es entstehen weniger Fehler. Darüber hinaus verkürzt sich die Durchlaufzeit von Rechnungen erheblich. Sie stehen nahezu in Echtzeit dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Ständiges Nachfragen nach fehlenden Belegen wird überflüssig und effizientes Cashflow-Management möglich.

Wer die Rechnungsmanagement-Lösung noch nicht verwendet, kann sie unter diesem Link 14 Tage kostenlos testen: GetMyInvoices