CAYA entwickelt sich weiter, sodass Sie nicht nur die Vorteile digitalisierter Briefpost genießen, sondern auch alle Ihre digitalen Dokumente an einem zentralen Ort hochladen und noch besser verwalten können. Dazu stehen neue Funktionen beim Dokumentenupload und zum daran anschließenden Dokumentenmanagement zur Verfügung.
Wir haben z. B. weitere Optimierungen im Bereich des Taggings, der automatischen Kategorisierung von Dokumenten durch Labels, vorgenommen. Hochgeladene Dokumente werden nun, ebenso wie gescannte Dokumente, durch Deep-OCR Zeichenerkennung (optical character recognition) ausgelesen und automatisch mit Tags versehen, deren Bezeichnung sich aus den durch KI ausgewerteten Inhalten ergibt. Eine hochgeladene Rechnung wird nun z. B. auch automatisch als Rechnung getaggt. Gleiches gilt für hochgeladene Dokumente mit Inhalten zu Gehalt, Krankenkasse, Versicherungen und vielen weiteren Kategorien. Auch diese Dokumente erhalten entsprechende Tags. Das erleichtert das Suchen nach Dokumenten. Wie genau OCR Scantechnologie im Detail funktioniert, können Sie übrigens in unseren verlinkten Artikel nachlesen.
Zusätzlich zum automatischen Tagging werden für hochgeladene Dokumente zuvor unstrukturierte Daten in strukturierte Daten umgewandelt. Das bedeutet konkret, dass dank einer neuen State-Of-The-Art KI, Datenpunkte aus Dokumenten ausgelesen und auch als solche identifiziert werden. Auch für gescannte Post-Dokumente ist unsere neue KI in der Lage, mehr Datenpunkte zuzuordnen. Dies versetzt Sie in die Lage, besser innerhalb der CAYA Document Cloud nach entsprechenden Dokumentattributen zu suchen. 🤖
Welche Datenpunkte werden beim Dokumentenupload extrahiert?
- Absender
- Kontaktdaten
◦ E-Mail
◦ Telefonnummer - Betreff
- Zahlungsinformationen
◦ IBAN
◦ BIC
◦ Kontoinhaber
◦ Überweisungsbetreff
◦ Rechnungsbetrag
Ein weiteres Beispiel ist die Bezahlung einer Rechnung über PayNow. Mit PayNow lassen sich Ihre Rechnungen ganz ohne Umwege direkt aus CAYA heraus bezahlen. Was zuvor bereits bei digitalisierten Rechnungen per Post möglich war, funktioniert nun auch mit hochgeladenen Rechnungen. Dank ausgelesener Datenpunkte, aus einem hochgeladenen Dokument, werden die Rechnungsinformation bereits direkt in die entsprechende Maske eingetragen. Kein Abtippen oder Copy Paste ist mehr nötig. Hochladen, auf bezahlen klicken, fertig.
Probieren Sie es aus. Laden Sie z. B. eine Rechnung über die E-Mail Import Funktion von CAYA hoch. ✔️
Darüber hinaus bietet die neue Deep-OCR Zeichenerkennung für die Nutzung von CAYA weitere Vorteile. Auch bei hochgeladenen Dokumenten lässt sich über die Suchleiste nach bestimmten Schlüsselwörtern aus Dokumenten suchen, um diese zu finden. Dies macht das Suchen nach Dokumenten nochmals deutlich einfacher.
Dokumente via E-Mail in CAYA Document Cloud importieren.
Dokumente lassen sich in CAYA über entsprechende Buttons hochladen oder via E-Mail in die CAYA Document Cloud importieren. Wie das funktioniert zeigt unsere Anleitung zum E-Mail Upload.
Vorteile des Uploads via E-Mail:
Hochgeladene Dokumente werden mit einem sogenannten Webupload Tag versehen. So sehen Sie, dass ein Dokument per E-Mail hochgeladen wurde und auch von welcher E-Mail Adresse. Praktisch für die kollaborative Zusammenarbeit innerhalb der CAYA Document Cloud.
Darüber hinaus wird auch der Dateiname des hochgeladenen Dokuments mit als Tag gesetzt. Sie können so auch nach dem Dateinamen direkt suchen.
Mit den weiteren Features für hochgeladene Dokumente optimieren wir CAYA weiter für Sie zu Ihrem idealen Sammelablageort für digitale Dokumente mit praktischen Automatisierungsfunktionen.
Übrigens 💡: Wie McMakler dank automatischem Auslesen von Rechnungsinformationen die Prozesse in der Finanzbuchhaltung optimiert hat, können Sie in unserem Artikel zum McMakler Case, mit dort verlinkter Case-Study und Podcast-Episode nachlesen.
Für eine Übersicht aller Tools, die sich mit CAYA verknüpfen lassen, schauen Sie sich gerne unsere Integrationsseite und darüber hinaus unsere Custom-Integration Möglichkeit an.
Custom-Integration Feature: Dokumente aus CAYA im Handumdrehen in jedes Tool per E-Mail importieren.
Noch ein praktisches Automatisierungsfeature: Was die Schnittstellen von CAYA zu Buchhaltungstools oder anderer Software betrifft, bieten wir zusätzliche erweiterte Optionen an, die Sie einstellen können. Möchten Sie z. B. eine Rechnung aus CAYA in Ihr Buchhaltungstool hochladen und finden dieses Tool nicht bei unseren Integrationen? Wir haben die Integration in andere Tools für Sie frei anpassbar gemacht. Ab jetzt können Sie jede Import-E-Mail-Adresse frei als Integration abspeichern, wenn Ihr Tool eine solche zur Verfügung stellt. Das spart umständliches, manuelles Importieren. Wie Sie dies einstellen und wie das konkret funktioniert, zeigt unsere Schritt-für-Schritt Anleitung. https://www.getcaya.com/integrationen/custom
