Hallo Sebastian, schön dich hier zu haben. Magst du ContractHero einmal kurz vorstellen?

Wir haben ContractHero gegründet, um Schluss zu machen mit selbstgebauten Excellisten und unübersichtlichen Ordnerstrukturen voller Verträge. ContractHero ist ein smartes Tool, mit welchem sich Unternehmen schnell einen guten Überblick über ihre Verträge verschaffen können.

Mit ContractHero wird Verträge managen einfach und übersichtlich. Vertragsdetails heraussuchen, komplexe Ordnerstrukturen sowie verpasste Kündigungsfristen sind damit Geschichte.

Was sind die größten Herausforderungen für eure Kunden, wenn es um Unternehmensverträge geht? Und welche Lösung habt ihr dafür?

Die meisten Unternehmen haben keine gut funktionierende Lösung, um Verträge zu verwalten und digital abzulegen. Listen in Excel und Ordnerstrukturen in Google Drive oder Dropbox sind da die Regel. Das geht bei sehr kleinen Unternehmen mit bis zu ca. 20 Verträgen gut, da kann man sich noch einigermaßen an die wichtigsten Informationen und Fristen erinnern.

Das kippt aber bei einer steigenden Anzahl an Verträgen und dann wird es schnell unübersichtlich. Noch problematischer wird es, wenn in Unternehmen eine Person oder Abteilung für die Verträge zuständig ist, die Verträge selbst aber von anderen Abteilungen geschlossen werden. Der Informationsübertrag ist da nicht gegeben und am Ende weiß keiner so Recht, was in den Verträgen eigentlich steht.

Das kann zum Problem werden, wenn beispielsweise Kündigungsfristen verpasst werden. Mit ContractHero können kleine und auch große Teams alle Verträge einfach, digital und von überall gemeinsam verwalten.

Dazu müssen sie nur ihre Verträge als PDF bei ContractHero hochladen. ContractHero analysiert diese dann und digitalisiert Eckpunkte wie zum Beispiel Vertragspartner, Enddatum, Kündigungsfrist und Vertragssumme. Der Kunde spart sich also die mühsame, händische Erfassung und hat immer direkten Zugriff auf alle wichtigen Vertragsdetail.

Außerdem erstellt ContractHero automatisch Erinnerungen an Kündigungsfristen, sodass nie wieder Fristen verpasst oder zu viel bezahlt wird.

Warum funktionieren ContractHero und CAYA so gut miteinander?

Die meisten Originalverträge werden immer noch per Post zugestellt. Seien es Versicherungspolicen, Mietverträge, Zuliefererverträge etc. Vieles wird klassisch händisch unterschrieben und als Original per Post versendet. Viele Unternehmen wollen sich aber gerade digitalisieren und eben auch ihr Backoffice digital und effizient aufstellen.

Mit Caya und ContractHero bekommen Kunden die Komplettlösung für das digitale Vertragsmanagement, denn sie können so ihre Verträge per Post direkt über Caya scannen und mit der direkten ContractHero-Integration digitalisieren lassen.

Der für viele nervige Zwischenschritt des Scannens fällt dadurch weg. Durch diese Partnerschaft wird es Kunden auch ermöglicht, Verträge digitalisieren und strukturieren zu lassen, ohne das Büro zu betreten, was gerade jetzt für viele ein Vorteil ist.

Was sind die kommenden Trends im Bereich des Vertragsmanagements? Wohin geht die Reise in den nächsten Jahren?

Vertragsmanagement, wie auch andere Bereiche des Backoffice im Unternehmen, werden zunehmend digitalisiert. Unternehmen wünschen sich schlanke Prozesse, welche ihnen manuelle, fehleranfällige Arbeitsschritte ersparen. Der Faktor Kontrolle spielt auch eine immer stärkere Rolle: Unternehmer und Manager müssen dafür sorgen, dass ihr Unternehmen gut organisiert und strukturiert ist, denn Chaos sorgt für Ineffizienz und Frust im Team.

Aktuell werden viele Bereiche im Backoffice, so zum Beispiel die Buchhaltung oder der Personalbereich, digitalisiert durch benutzerfreundliche, cloudbasierte Lösungen. Die Vertragsverwaltung hinkt da noch etwas hinterher, da dominieren noch Excellisten und unübersichtliche Ordner. Das wollen wir ändern.

Digitalisierung ist ja ein großes Thema. Was muss man tun, um sich in dem Bereich zukunftssicher aufzustellen, vor allem im Hinblick auf die aktuelle Lage?

Je nach Unternehmen bietet Digitalisierung andere Chancen und nicht für jedes Unternehmen macht alles Sinn. Wichtig ist, gegenüber neuen Lösungen generell offen zu sein und sich zu überlegen, welchen Mehrwert digitale Lösungen/ Prozesse einem bringen können. Für manche können das mehr Kunden sein, mehr Reichweite, effizientere interne Prozesse, weniger unnötige Arbeitsschritte, bessere Datenauswertung u.v.m.

Natürlich ist es mit vielen unserer Integrationen genauso einfach, Ihre digitale Post ohne Umwege weiterzuleiten. Probieren Sie aus!