Die Digitalisierung bringt vor allem eines mit sich: Effizienzsteigerungen. Durch digitale Tools können Unternehmen Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren, was durch Kosteneinsparungen im besten Fall direkt zu erhöhten Gewinnen führt.

Obwohl es offensichtlich erscheinen mag, kann auch digitaler Dokumentenempfang maßgeblich zur Effizienzsteigerung in Unternehmen beitragen. Aus einer Finanz-Perspektive besteht dadurch sogar die Möglichkeit, die Liquidität sowie den Cashflow zu verbessern. Wir zeigen Ihnen Möglichkeiten, wie das gelingen kann.

Bessere Übersichtlichkeit 🔍

Wer Dokumente wie Eingangsrechnungen digital empfängt, entgeht so der Gefahr, diese im unübersichtlichen Zettelchaos zu übersehen.

Mit passender Software können Belege online aufgenommen und kategorisiert werden. So haben Sie die Möglichkeit, alle Rechnungen direkt den passenden Transaktionen zuordnen und dadurch stets den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und noch offene Beträge zu behalten.

Durch diesen Zahlungsabgleich, den Ihnen viele Programme bieten, können Sie Ihren Cashflow präziser kalkulieren und dadurch eine verlässlichere Liquiditätsplanung erstellen.

Automatisierbarkeit von Prozessen 🤖

In den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen ist digitaler Dokumentenempfang der Ausgangspunkt für nachfolgende Effizienzverbesserungen.

Wer mit digitalen Eingangsbelegen arbeitet, kann sie einfach in Prozesse integrieren und diese sogar automatisieren. Durch Software-Lösungen im Bereich Buchhaltung können so unter anderem Zahlungsverbuchungen automatisch verzeichnet und Dokumente korrekt archiviert werden.

Das Resultat: Unternehmen sparen Zeit und manuelle Arbeit, was sich direkt in reduzierten Kosten widerspiegelt und somit die Liquidität Ihres Unternehmens positiv beeinflusst.

Je nach verwendetem Programm können zudem Anomalien innerhalb bestimmter Metriken automatisch erkannt werden. Die Software sendet Ihnen dann eine Benachrichtigung, damit Sie sich die betroffenen Kennzahlen genauer ansehen und einem möglichen Liquiditätsengpass vorbeugen können.

Schnellere Reaktionsfähigkeit ⚡

Der digitale Empfang von Dokumenten bietet Ihrem Unternehmen vor allem eines: Flexibilität. Mit der Fähigkeit, Belege ortsunabhängig zu erhalten und direkt einzusehen, profitieren Sie von einer schnelleren Reaktionsfähigkeit auf eingehende Zahlungsverpflichtungen.

Durch die schnelle Zahlung von Forderungen wird Ihre zukünftige Liquidität um ein Vielfaches planbarer. Sollten Sie die Zahlungsverpflichtungen in die Zukunft verschieben wollen, um den gegenwärtigen Cashflow nicht zu mindern, können Sie auch dies mit Programmen flexibel und verlässlich terminieren, ohne Zahlungen zu vergessen und Mahngebühren zu riskieren.

Aktualität der Finance KPIs 📊

Eine manuelle Übertragung von Transaktionskennzahlen in die Liquiditätsplanung ist zeitaufwendig und führt somit zwangsläufig zu einer gewissen Zeitverzögerung.

Als Resultat der Automatisierung und schnellen Reaktionsfähigkeit bietet digitaler Dokumentenempfang eine zeitliche Verlässlichkeit der Daten. Da Beträge in eingehenden Rechnung automatisch ausgelesen und in Echtzeit in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen werden können, erlaubt Ihnen das, mit aktuellen Daten zu arbeiten. Das Unternehmen profitiert so von einer genauen und zeitnahen Kostenkontrolle und Planbarkeit.

Erweiterung der technischen Funktionalitäten ➕

Wer die digitale Planung seiner Finanzen weiterführend ausbauen möchte, hat dank digitalem Dokumentenempfang und Software-Lösungen häufig die Option, passende Add-ons anzubinden.

Diese Software-Erweiterungen sind auf bestimmte Funktionalitäten ausgerichtet und bieten Nutzern und Nutzerinnen diverse Features – beispielweise für fachgerechtes Cashflow-Management und weiterführende Liquiditätsprognosen.

Fazit: Digitale Eingangsdokumente als Liquiditätskatalysator

Wie dieser Artikel zeigen konnte, sind die Auswirkungen digitalen Dokumentenempfangs weitreichender als anfangs vielleicht vermutet. Auch die Liquidität – also die langfristige Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens – profitiert von dem Wandel hin zum papierlosen Büro.

Während digitale Dokumente als Ausgangspunkt für automatisierbare Prozesse dienen, können Unternehmen Buchhaltungsprogramme wie Billomat verwenden, um bessere Übersichtlichkeit, schnellere Reaktionsfähigkeit und eine Echtzeit-Aktualität ihrer Finanzdaten zu gewährleisten.

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Über den Autor:
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