Finanzplanung für kleinere und mittlere Unternehmen: Wie Liquidität als KMU sicherstellen?

Wenn es um die Business-Planung für KMU geht, spielt auch das Thema Finanzen und Liquidität eine große Rolle. Um Ziele langfristig erreichen zu können, muss der Mittelstand den Business-Plan in messbare Zahlen, sogenannte KPIs übersetzen: Key Performance Indicators. Ein Finanzplan ist also Teil der Unternehmensplanung und eines Businessplans für den Mittelstand. Was gehört in den Finanzplan und warum ist das so wichtig? Wir nennen alle wichtigen Begriffe und geben ​​Tipps zur Budget- und Liquiditätsplanung für KMU.

Was ist eine Finanzplanung für KMU? 🏢

Ein Finanzplan stellt die Vermögenslage und Zahlungsfähigkeit einer Firma übersichtlich dar. Er trifft mittelfristig Vorhersagen zu Einnahmen, Ausgaben und Gewinn und berechnet damit den Cashflow und Kapitalbedarf eines Unternehmens. Die Prognosen ermöglichen einer Geschäftsleitung, sich mit relevanten Business-Entscheidungen auseinander zu setzen. Bei der Finanzplanung für KMU geht es also darum, wichtige Ziele aus der Unternehmensplanung in Zahlen darzustellen.

Neben der mittelfristigen Finanzplanung über Monate oder Jahre gibt es auch eine kurzfristige auf Wochen- oder sogar Tagesbasis. Diese kann mittelständischen Unternehmen besonders in Krisen helfen, Liquidität sicherzustellen.

Warum ist ein Finanzplan wichtig? 📊

Indem Firmen einen Finanzplan erstellen, erhalten sie die Kontrolle über ihre Finanzen. Sie können die Budgetplanung so als wichtiges Führungs- oder Controlling-Instrument einsetzen. Gerade wenn Chancen und Risiken sich ändern und neue Herausforderungen aufkommen, hilft ein übersichtlicher Finanzplan bei der Unternehmensfinanzierung, um besser reagieren und entscheiden zu können. In Investitionsphasen ist ein Finanzplan auch für Banken oder Investoren wichtig.

Warum Finanzplan erstellen? Zusammengefasst:

• Übersichtlicher Soll-Ist-Vergleich
• Businessplan zielgerichtet umsetzen
• Einfacheres Controlling
• Finanzierung einfacher planen
• Bessere Reaktionsmöglichkeit
• Entscheidungshilfe zu Investitionen, Einstellungen etc.
• Krisen besser managen
• Banken und Investoren ins Boot holen
  

Was steht im Finanzplan? 📝

In einem Finanzplan bringen Unternehmen sämtliche Einzahlungen und Auszahlungen zusammen. Viele Businesses nutzen eine Finanzplan Vorlage, in die sie ihre Planzahlen und Prognosen eintragen.

Diese Informationen gehören in einen Finanzplan:

1. Umsätze der verschiedenen Einnahmequellen
2. Kosten- oder Ausgabenplan mit variablen und fixen Kosten
3. Geplante Investitionen
4. Liquiditätsplanung
5. Kapitalbedarf und Finanzierungsplan
6. Rentabilitätsplan auf Jahresbasis

Viele Unternehmen leiten den Finanzplan auch aus der Erfolgs- und Bilanzplanung ab und berechnen so ihren Cashflow. Wichtig ist: Je vollständiger und fundierter die Zahlen und Daten, desto besser lässt sich auch in Zukunft der Soll- mit dem Ist-Zustand vergleichen.

Wie erstelle ich einen Finanzplan? ⚙️

Damit das “Finanzplan erstellen” effizient gelingt, lassen sich u.a. vier Instrumente nutzen, die auch bei einem Business-Plan entscheidend sind:

• Plan-Erfolgsrechnung

Plan über alle zukünftigen Erträge, Aufwendungen, Gewinne  

• Plan-Bilanz

Plan über das Vermögen und die Finanzierungssituation

• Plan-Kapitalflussrechnung

Plan über Zu- und Abfluss von Mitteln durch Investitionen und Finanzierungen

• Liquiditätsplan

Plan über liquide Mittel mit zeitgerechter Einordnung aller Einzahlungen und Auszahlungen

Mithilfe von Planzahlen lässt sich so die Budgetplanung aufbauen. Dabei müssen die Daten nicht unbedingt auf vergangenen Zahlen beruhen. Besonders bei der Budgetierung können Verantwortliche ein sogenanntes “Zero-based-Budget” oder “Zero-Based Budgeting” zum Erstellen eines Finanzplans verwenden. Viele Unternehmen verbessern mit dieser “Nullbasis” ihre Profitabilität, weil sie Ausgaben für die neue Periode rechtfertigen müssen – und nicht auf vergangenen Budgets aufbauen.

Top-down oder bottom-up?

Ist es besser, die Planung durch die Geschäftsleitung übernehmen zu lassen oder sollten die operativen Teams die Planzahlen vorgeben? Beides ist möglich. Oft können sogar die Mitarbeiter besser einschätzen, welche Investitionen sie tätigen wollen. Oder auch welche neuen Stellen es zu besetzen gilt. Gemeinsames und ganzheitliches Planen hilft, um alle Informationen und Überlegungen für die Zukunft berücksichtigen zu können.

Lesetipp:

Wir haben 9 Best Practices zur Budgetplanung für KMU zusammengefasst.

Liquiditätsplanung vs. Budgetplanung – Was ist der Unterschied? 💰

Oft werden die Begriffe Liquiditätsplanung und Budgetplanung synonym verwendet. Jedoch zu unrecht. Denn ein Liquiditätsplan ist nicht das Gleiche wie der Budgetplan bzw. Finanzplan. Der wohl größte Unterschied: Eine Budgetierung müssen Unternehmen im Sinne einer GuV-Logik machen. Die Buchhaltung ist regulatorisch notwendig und bezieht sich immer auf die vergangenen Zeitperioden. Accounting kann also, auch wenn es korrekt erfolgt, nicht bei der Planung helfen. Die Erstellung eines Liquiditätsplans ist im Gegensatz dazu freiwillig und schaut auf die Zukunft. Die Liquiditätsprognose ist damit für eine effiziente Planung geeignet: Durch sie wissen Unternehmen tagesaktuell darüber Bescheid, wie zahlungsfähig sie sind und welches Geld wann tatsächlich fließt.

Eine Liquiditätsprognose für KMU ergänzt die Informationen aus Plan-Erfolgsrechnung und Plan-Bilanz. Und andersrum wird die Budgetplanung bei der Erstellung des Liquiditätsplans berücksichtigt. Es ergeben sich Wechselwirkungen.

Warum Liquiditätsplanung? ⏩

Die Liquiditätsplanung für KMU ist wichtig, um Wachstum zu sichern und fundierte und bessere Entscheidungen treffen zu können. Die Liquidität gibt Aufschluss über den Bestand an liquiden Mitteln und damit auch über das Fortbestehen eines Unternehmens. Sie ist damit eine wichtige Unternehmenskennzahl und sagt etwas zur Zahlungsfähigkeit aus. Denn ohne Liquidität, einem Liquiditätsengpass, können Rechnungen nicht bezahlt werden und es droht die Insolvenz. Indem die Geschäftsleitung erkennt, wie es um die finanzielle Gesundheit ihres Businesses steht, kann sie Liquiditätsfallen umgehen und Finanzierung oder Kapitalbindung sicherer und zeitnaher planen:  

• Mitarbeiter einstellen?
• In Maschinen investieren?
• Waren bestellen?
• Fremdkapital bei der Bank aufnehmen?
• Außenstände einfordern?
  

Eine Liquiditätsprognose verschafft also Transparenz im Finanzbereich: Was kann sich ein Unternehmen leisten? Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden? Auch Krisen wie etwa die Corona-Pandemie können Firmen so besser überstehen.

Was ist ein Liquiditätsplan? 🗺️

Ein Liquiditätsplan ist Teil des Finanzplans und prognostiziert alle laufenden Einzahlungen und Auszahlungen zeitgerecht. Das heißt, Unternehmen können anhand der Liquiditätsprognose erkennen, wann Geld tatsächlich fließt. Es geht um eine Kombination aus tatsächlichem Cashflow und den Ergebnisse aus der GuV.

• Wie viel Geld ist auf dem Konto?
• Bin ich zahlungsfähig?
• Welche Umsätze kommen rein?
• Welche Ausgaben haben ich?
• Unternehmensfinanzierung: Bin ich liquide genug, um die laufenden Ausgaben (Miete, Löhne usw.) bezahlen zu können?
  

Mit diesen Informationen aus der Buchhaltung haben Firmen ein strategisch und operatives Steuerelement an der Hand, mit dem sie die finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens erkennen können.

Was gehört in den Liquiditätsplan? 🔮

Da er regulatorisch nicht vorgeschrieben ist, ist der Aufbau eines Liquiditätsplans jedem Unternehmen selbst überlassen. Best Practice bei der Erstellung einer Liquiditätsprognose ist es aber, mit dem Bestand an liquiden Mitteln anzufangen. Als nächstes folgt eine Auflistung der Ergebnisse aus dem operativen Geschäft.

Folgende Fragen helfen beim Liquiditätsplan-Erstellen:

1. Was sind die Bankbestände?
2. Was sind Kassenbestände?
3. Was sind Einnahmen und Ausgaben der aktuellen Periode?
   

Welche Zeiteinteilung bzw. Periode KMU in ihrer Liquiditätsprognose wählen, ist ihnen frei überlassen. Für eine mittelfristige Planung bieten sich Monate gut an, manchmal sogar Jahre. Steht eine Krise bevor oder gibt es finanzielle Schwierigkeiten, können Firmen aber auch tageweise planen. Auch der Stufenaufbau ist sinnvoll: eine Kombination aus Tagesbasis, Wochen- und Monatsübersichten.

Gut zu wissen: Beim Erstellen des Plans sollten Firmen mit Bruttobeträgen arbeiten. Schließlich müssen die meisten die Umsatzsteuer auch wieder an das Finanzamt überweisen.

“Welche Datenquellen sind für die Liquiditätsplanung wichtig, im Vergleich zur Buchhaltung? Relevant bei Liquiditätsplanungssoftware ist der Live Zugriff zu Bankkonten und zu Kreditkartenkonten, um zu sehen, wie der aktuellste Stand ist? Darüber hinaus natürlich auch Zugriff auf Rechnungen. Hier ist aber nicht das Rechnungsdatum, sondern das Fälligkeitsdatum oder das erwartete Fälligkeitsdatum wichtig, was ja häufig mit der echten Fälligkeit, die auf der Rechnung steht auseinander läuft.”

– Timo Hoffmann, Head Of Partnerships DACH von Agicap

Kennzahlen Liquidität: Welche sind relevant? 🖊️

Indem Betriebe ihre Bestände aufgelistet haben, Einnahmen addiert und Fixkosten abgezogen haben, erhalten sie den Endbestand ihrer Liquidität. Was sagt der Endbestand nun aus? Zunächst lässt sich damit erkennen, ob Sie Maßnahmen ergreifen sollten, wie etwa mehr Eigen- oder Fremdkapital zu beschaffen. Wichtige Kennzahlen der Liquidität sind dabei auch die Liquiditätsgrade. Sie beschreiben das Verhältnis zwischen den Mitteln und Verbindlichkeiten.

Welche Liquiditätsgrade gibt es?

• - Liquiditätsgrad 1: Cash Ratio oder auch Barliquidität stellt die liquiden Mittel im Verhältnis zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten dar
  

Liquiditätsgrad 1 = flüssige Mittel/kurzfristige Verbindlichkeiten

• - Liquiditätsgrad 2: Quick Ratio oder auch kurzfristige Liquidität stellt die flüssigen Mittel inklusive den Forderungen/Wertpapieren etc. den Verbindlichkeiten gegenüber
  

Liquiditätsgrad 2 = (liquide Mittel + kurzfristige Forderungen) / kurzfristige

Verbindlichkeiten

• - Liquiditätsgrad 3: Current Ratio oder auch aktuelle Liquidität beschreibt das Umlaufvermögen, zum Beispiel auch Lagervorräte, im Verhältnis zum kurzfristigen Fremdkapital
  

Liquiditätsgrad 3 = Umlaufvermögen / kurzfristige Verbindlichkeiten

Welcher Liquiditätsgrad ist am wichtigsten?

Für die unmittelbare Zahlungsfähigkeit ist der Liquiditätsgrad ersten Grades am wichtigsten. Hier wird eine Cash Ratio von min. 0,2 bzw 20 % empfohlen. Flüssige Mittel sollten also zu mindestens 20 % die kurzfristigen Verbindlichkeiten abdecken. Doch auch der Liquiditätsgrad 2 sollte stimmen und nicht unter 100 % fallen: So ist finanzielle Stabilität sichergestellt. Geldbestände, Forderungen, Wertpapiere etc. sollten also die kurzfristigen Verbindlichkeiten gänzlich abdecken. Liquiditätsgrad 3 sollte dann größer als 1 bzw. mehr als 100 % sein. Denn so ist zu erkennen, dass Unternehmen durch ihre Vorräte auch langfristig zahlungsfähig sind.

Reinhören 🎙️:

Zum Thema haben wir Timo Hoffmann von Agicap interviewt: “Wie hilft ein Liquiditätsplan bei der Unternehmensplanung?”

Tipps für bessere Zahlungsfähigkeit von Unternehmen:

• Kleine und mittlere Unternehmen sollten so liquide sein, dass sie mindestens 3 Monate an Fixkosten decken können.
• Skonti gibt gute Rendite: Unternehmen sollten so liquide sein, um eine Preisnachlass beim frühen Zahlen von Rechnungen zu bekommen.
• Liquiditätsgrad 2 sollte nicht unter 100% fallen.
• Factoring in Erwägung ziehen und sich vor Zahlungsausfällen schützen.
  

Was hat die Liquiditätsplanung mit Negativzinsen zu tun?

Was sind Negativzinsen einfach erklärt? Negativzinsen treffen nicht nur Privatpersonen, sondern vor allem viele Firmen. Denn wer zu viel Geld auf einem Konto parkt, muss dafür sogenannte Negativzinsen zahlen: Strafzinsen für zu viel Guthaben auf dem Konto. Die Geschäftsleitung sollte ihre Liquiditätsplanung dafür nutzen, Negativzinsen zu vermeiden. Zum Beispiel indem sie ihre flüssigen Mittel so verteilen, dass sie nicht über die Schwellenwerte ihrer Bank kommen. Weitere vertiefende Tipps, wie Sie Negativzinsen als Unternehmen vermeiden können, gibt Malte Rau, CEO & Co-Founder von Pliant in unserem Podcast Interview.

Wie kann Software Finanzplanung unterstützen? 🤝

Viele Unternehmer nutzen für ihren Finanzplan Tools wie Microsoft Excel oder Google Sheets: In Tabellenprogrammen werden Listen angelegt und so die Ist-Stände, Außenstände sowie auch die Planungen zusammengetragen. Zu Beginn kann Excel beim Controlling durchaus unterstützen und ein wenig Übersicht bei der Liquiditätsplanung verschaffen.

Mit zahlreichen Rechnungen, Konten und unterschiedlichsten Kosten steigt jedoch die Komplexität. Dann fällt das Monitoring der Bereiche nicht mehr so leicht. Es wird mühselig, alles aufzulisten und noch den Überblick zu behalten. Nun muss der Mittelstand auf professionelle Tools umsteigen, um die Finanzen effizient planen zu können.

Finanzen planen mit Buchhaltungssoftware

Um Liquidität und Finanzen kontinuierlich und effizient planen zu können, unterstützen Softwareprogramme wie Finanzbuchhaltungssoftware für KMU. Indem Firmen die Finanzplanung digitalisieren und automatisieren, entlasten sie ihren Arbeitsaufwand und verschaffen sich wie automatisch mehr Überblick und Kontrolle. Außerdem ist die Digitalisierung der Buchhaltung eine Chance, da Unternehmen zeitgerecht mit den Daten arbeiten können, anstatt warten zu müssen. Das macht die Planung von Budget und Liquidität einfacher und spart Arbeitszeit.

Durch eine digitale Buchhaltung erhalten Unternehmen in Echtzeit Zugriff auf Konten und Rechnungen. Sie bekommen eine vollständige Datengrundlage zur weiteren Verarbeitung. Fehler und Lücken lassen sich so vermeiden.

Wie lange müssen Unterlagen für das Finanzamt aufbewahrt werden? Unser Artikel gibt Antworten.

Die Vorteile von Finanzplanung mit Buchhaltungssoftware:

• Vollständigkeit
• Rechtssicherheit
• Digitale, geordnete Aufbewahrung von Belegen
• GoBD-Konformität
• Reaktion in Echtzeit durch aktuelle Zahlen
• Geschäftsvorfälle übersichtlich nachvollziehen
• Übersicht über alle Geschäftsvorfälle
• Zentraler Zugriff von überall
• Unabhängigkeit von manuellen Fehlern
• Mehr Effizienz
• Zeitersparnis
  

Die Liquiditätsplanung kann durch eine Verknüpfung zur Finanzbuchhaltungssoftware einfach auf der Buchhaltung aufbauen. Das schafft auch beim Thema Zahlungsfähigkeit eine sichere Übersicht und Unternehmen können früh erkennen, wann es eng wird und wann Maßnahmen nötig werden.    

Welche Buchhaltungssoftware ist für KMU die richtige? Was muss rechtlich beachtet werden? Und wie lassen sich Fehlerquellen reduzieren? Alles in unserem umfassenden Buchhaltungssoftware Vergleich.

Übrigens: Papierkram und Zettelwirtschaft sind Zeitfresser und fehleranfällig. Mit CAYA lassen sich Rechnungsdaten aus postalischen Rechnungen einfach extrahieren und schnell an die Buchhaltungssoftware übertragen. Das optimiert Prozesse und fördert die Effizienz.

Wie können KMU Finanzen kontrollieren? 🔍

Steht der Finanzplan inklusive der Liquiditätsprognose für KMU, sollten Unternehmen die Planwerte und Zahlen nicht einfach so liegen lassen. Jetzt ist es wichtig, die Soll-Werte regelmäßig mit den Ist-Werten zu vergleichen. Die Finanzplan-Instrumente Plan-Erfolgsrechnung, Plan-Bilanz und Plan-Kapitalflussrechnung sollten quartalsweise überprüft werden. Der Umsatz sowie der Liquiditätsplan können monatlich kontrolliert werden – teilweise wöchentlich, sollten sich Finanz-Engpässe abzeichnen.

Fazit: Finanzplan inklusive Liquiditätsprognose wichtig für KMU

Indem KMU ihre Finanzen planen und auch ihre Liquidität im Blick haben, können sie das Wachstums ihres Unternehmens sicherstellen, besser für die Zukunft planen und schneller reagieren. Finanzplanung und Analyse Best Practices sollten in Verbindung mit der passenden Buchhaltungssoftware genutzt werden.. So haben Betriebe alle Variablen zeitgerecht und zentral selbst in der Hand. Das macht die Arbeit effizienter und vor allem auch sicherer: Liquiditätsgrade aktuell berechnen, fundiert auf Basis der Buchhaltungsdaten kalkulieren und Maßnahmen schnell ableiten.