Wie eine digitale Transformation steuern? Wie sich CAYA als Start-Up zu einem Remote-first-Unternehmen entwickelt hat

‌Aufgrund der Corona-Pandemie arbeitet das gesamte CAYA Team seit März 2020 primär von zu Hause aus. Auch wenn “Home Office” und “Remote Work” bei CAYA bereits länger tief verankert sind, hat der Umstellungsprozess einige Herausforderungen mit sich gebracht. Wir beschreiben, wie CAYA als Unternehmen diese Challenge gemeistert hat und wie Sie für sich Learnings ableiten können.

Inhalt

1. Plötzlich-Remote-Moment - und es geht trotzdem: Finanzierungsrunde geclosed, kurz nach dem Lockdown
2. Home Office Unterschiede vor und mit Corona: Produktivität und gemeinsamer Austausch
3. Freiräume für den zwischenmenschlichen Austausch einplanen
4. Vorteile vs. Nachteile: Corona öffnet neue Türen im Hiring
5. Externe vs. Interne Kommunikation: Den passenden Rahmen zur Kollaboration durch spezielle Formate etablieren
6. Work-Life-Balance durch räumliche & zeitliche Trennung der eigenen Arbeit
7. Büro 4.0: Unsere Philosophie zu einem Remote-First Unternehmen
8. Wie CAYA das Büro 4.0 interpretiert und lebt

Plötzlich-Remote-Moment - und es geht trotzdem: Finanzierungsrunde geclosed, kurz nach dem Lockdown

Mit der Corona-Krise im März 2020 wurde schnell klar, dass CAYA vollständig auf Remote umstellen musste.  Dazu wurde in vielen Bereichen neu gedacht.

“Ich erinnere mich noch gut. Das war im Q1 letzten Jahres, als ich auf einmal im Büro in der Oranienburger Straße war und mir einen Monitor und noch ein paar andere Sachen mitgenommen habe, weil ich gedacht habe, okay, ich werde wahrscheinlich nicht so häufig wieder herkommen. Das war der Moment, wo ich realisiert habe, dass wir jetzt Remote-first arbeiten.” – Louis Pfitzner, Berater und ehem. Co Managing Director bei CAYA, zu seinem Plötzlich-Remote-Moment.

Doch die Endzeitstimmung Anfang 2020 hatte dennoch etwas Positives: CAYA hat gelernt, dass Remote-first funktioniert. Kurz nach dem Lockdown hat CAYA eine Finanzierungsrunde geclosed, größtenteils remote. Phillipp Rechberg, CPO bei CAYA, erinnert sich an den besonderen Moment, “als wir im März letzten Jahres (2020) eine Runde beim Notar geclosed haben und das alles online passierte und man nur noch zur Nachgenehmigung einmal vorbeikam, um zu unterschreiben. Das war schon besonders, weil a) es mega spannend war am Anfang dieser Corona Krise im Lockdown noch eine Finanzierungsrunde zu closen und b) es etwas ganz anderes war, wie man beim Notar arbeiten kann.”.

Homeoffice Regelung und Unterschiede vor und mit Corona: Produktivität und gemeinsamer Austausch

Obwohl das CAYA Team bereits öfters von zu Hause gearbeitet hatte, gab es aus der Erfahrung heraus eine bestimmte Erwartungshaltung an das Home Office in Corona Zeiten. Diese Erwartungen beziehen sich vor allem auf den Austausch untereinander sowie auf das fokussierte Arbeiten. Durch die räumliche Trennung fallen ablenkende Faktoren weg, die sonst einen typischen Büroalltag ausmachen.

“Irgendwie schaffe ich sogar gefühlt mehr als im Office, weil ich weniger Ablenkungen habe oder andere Ablenkungen, die nicht so langwierig sind wie jetzt im Büro.” - Sophie Marie Gruber, Senior Sales Manager bei CAYA, zu ihrer Produktivität im Home Office.

Für den weiteren sozialen Austausch hat CAYA Formate geschaffen, die das Gemeinschaftsgefühl trotz Home Office stärken.

Freiräume für den zwischenmenschlichen Austausch einplanen

Um die soziale Interaktion und den informellen Austausch auch im Home Office erfolgreich zu gestalten, hat CAYA in verschiedenen Abteilungen Best Practices eingeführt: “Wir haben jeden Tag um 17.00 Uhr ein optionales Check-In über Google Meet. Das ist wirklich nur so ein “Okay, wie war euer Tag? Wie geht's euch?” Also etwas sehr Soziales und das finde ich einfach sehr schön.” – Sophie-Marie Gruber zu dem täglichen Check-In im Sales-Team.

Ein Learning für das CAYA Team war, dass die Schaffung von Freiräumen für den zwischenmenschlichen Austausch sowohl den Team-Spirit als auch das gemeinsame Brainstorming durch informellen Austausch stärkt.

Vorteile vs. Nachteile von Remote Work: Corona öffnet neue Türen im Hiring

Eine wichtige Veränderung, die Remote-first mit sich gebracht hat, betrifft das Einstellen von Mitarbeitern. “Was ich top finde ist, dass Remote Work uns neue Türen im Hiring aufmacht. Bisher war es eigentlich immer so, dass wir gesagt haben, wir wollen schon gerne alle zusammen in Berlin sitzen. Jetzt, nach fast einem Jahr Remote, stellen wir fest: es gibt eigentlich keine guten Gründe mehr. Also wir kriegen auch mittlerweile die Onboardings von Mitarbeitern gut hin und sind zurzeit dabei, quer durch Europa einzustellen. Europa deswegen, weil wir versuchen, dieselbe Zeitzone einzuhalten.” – Phillipp Rechberg

Welche weiteren Vor- und Nachteile hat CAYA für sich selbst aus den Erfahrungen als Remote first Unternehmen sonst noch abgeleitet?

Vorteile

• Kürzere Wege
• Mehr Zeit für sich
• Weniger Ausgaben
• Nähe zur Familie
• Besseres Hiring von Remote-Mitarbeitern
• Digitale Onboardings von neuen Teammitgliedern funktionieren

Nachteile

• Wenig Austausch für die Weiterbildung
• Fehlende Disziplin
• Fehlender zwischenmenschlicher Austausch
• Schlechte Internetverbindung
• Schlechte Kamera
• Professionelles und gesundes Setup oft nicht vorhanden

Da Remote Work Erfolg auch an der Hardware hängt, empfiehlt CAYA bei Anschaffung auf Qualität von Remote-first Features zu achten. Kamera- und Mikrofonqualität sind wichtige Aspekte, die es bei der Anschaffung zu berücksichtigen gilt. Zu Hause am besten auch auf entsprechend ergonomische Möbel achten. Im Idealfall stellt ein Unternehmen, wie auch bei CAYA üblich, Möbel für das optimale Arbeiten im Home Office.

💡 Tipp: Investieren Sie rechtzeitig in ein richtiges Setup, das ein produktives und gesundes Arbeiten in den eigenen vier Wänden fördert.

Erfahren Sie hier mehr über 7 Tools für effizientes Home Office, die wir bei CAYA nutzen

Externe vs. Interne Kommunikation: Den passenden Rahmen zur Kollaboration durch spezielle Formate etablieren

Bei der Umstellung auf Remote Work war bei CAYA eine erhöhte Bedeutung der Kommunikation zu spüren. Sowohl intern in unseren Teams, als auch extern mit unseren Kunden. Dabei war CAYA bereits zuvor in der externen Kommunikation bereits gut eingespielt.

Extern
“Von der Kundenseite her hat sich bei mir faktisch nichts verändert, weil wir davor auch schon komplett digital den Kundenkontakt gepflegt haben. Digitale Produkt-Demos oder Google Meetings sind sowieso schon immer fixer Bestandteil bei CAYA gewesen.” – Sophie-Marie Gruber zum digitalen Sales-Prozess

Intern
Anders verhält es sich bei Remote-first intern. Für die interne Kommunikation ist es eine Herausforderung, dass im Home Office informelle Gespräche zwischendurch nicht möglich sind. Diese behandeln oft wichtige Inhalte, die bei offizielleren Gesprächen nicht ans Tageslicht kommen.

Vorteile

• Digitaler Kundenkontakt
• Digitales Onboarding
• Weniger Unterbrechungen
• Schnellere Absprache durch digitale Kommunikationskanäle
• Fokussiertes Arbeiten

Nachteile

• Mangel an persönlicher Kommunikation
• Raum für Fehlinterpretationen
• Fehlender zwischenmenschlicher Austausch
• Weniger Nähe zu Kollegen
• Isolation + Abschottung vom Team

CAYA ist diesen Herausforderungen begegnet, indem für jedes Team ein passender Rahmen für die Kollaboration und die soziale Interaktion ausgearbeitet wurde.

“Wenn man nur oder vermehrt über Slack oder E-Mail kommuniziert, kann das schnell in den falschen Hals gehen. Da brauchten wir dann einen neuen Meeting-Rhythmus um sicherzustellen, dass die Kommunikation intern aufrechterhalten wird. Hier muss man auch ganz klar Zeit investieren, um Gesprächsforen zu setzen. Wird es wohl ohne Meetings oder einfach nur mit einer Agenda funktionieren? Beides war uns wichtig, aber wir mussten uns die Zeit nehmen, um mit unserem Team darüber zu sprechen.” – Louis Pfitzner zum Meeting-Rhythmus im Home Office

Deepdive-Videointerview
Louis Pfitzner, Co Managing Director

💡 Tipp: Testen Sie verschiedene Online-Formate für soziale Events. Bei CAYA haben wir z. B. “Nerding out Sessions” eingeführt. Bei denen unterhalten wir uns nach Feierabend mit einem Bier über neue Tools oder technische Lösungen.

Erfahren Sie hier weitere 6 Best Practices für die Kommunikation von Remote Teams

Work-Life-Balance im Homeoffice durch räumliche & zeitliche Trennung der eigenen Arbeit

Im Home Office verwischen die Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem häufig. Kriegt man in diesem Fall eine Work Life Balance hin oder muss man Abstriche machen?

“Ich habe den Vorteil, dass ich einen räumlich getrennten Arbeitsplatz habe und auch eine klare zeitliche Struktur, von wann bis wann ich arbeite. Aber ich muss ganz klar sagen, ohne die Unterstützung meiner Frau wäre das so nicht möglich. Denn sie kümmert sich bei uns vornehmlich um die Kinderbetreuung. Wenn wir beide gleichzeitig arbeiten, funktioniert das nicht so gut. Von daher muss ich sagen, habe ich das große Glück, dass ich da Unterstützung durch meine Partnerin bekomme.” - Louis Pfitzner

Eine klar geordnete Struktur im privaten Bereich für den Arbeitsplatz und die Arbeitszeiten ist also wichtig. Einen Tipp, wie man zu Hause besonders fokussiert arbeiten kann, verrät Sophie-Marie Gruber im Deepdive-Interview. Sie arbeitet zum Teil mit der Pomodoro Technik. Dies ist eine Management Methode, bei der man mit Hilfe eines Timers 25 Minuten lang möglichst ablenkungsfrei an einer Aufgabe arbeitet. Um sich anschließend nach einer kurzen Pause wieder konzentriert idealerweise einer neuen Aufgabe, zu widmen. Das hält geistig frisch und steigert die Produktivität. Hat man einmal seinen Workflow gefunden, gelingt die Work-Life-Balance laut Sophie-Marie deutlich leichter.

“Für mich ist die einfachste Methode, alles, was mit Arbeit zu tun hat, auf meinem Laptop zu haben. Wenn ich den Laptop herunterfahre am Abend, dann ist die Arbeit auch abgeschlossen. Ich lasse ihn auch nicht eingeschaltet oder auch nicht auf meinem Tisch. Sondern da wird am Abend wirklich abgeschaltet bis zum nächsten Morgen.” – Sophie-Marie Gruber

Deepdive-Videointerview
Sophie-Marie Gruber, Senior Sales Manager

💡 Weiterer Tipp: Regelmäßiger Sport oder Spaziergänge helfen, um im Home Office geistig fit zu bleiben!

Wie Remote-first Unternehmen werden? Unsere Philosophie zu einem Remote first Unternehmen

Wie sich CAYA zu einem Remote-first Unternehmen entwickelt hat, richtet sich nach der Philosophie, im automatisierten Büro 4.0 arbeiten zu wollen. Büro 4.0 steht hier für eine Parallele zu den 4 industriellen Revolutionen, übertragen auf den Büro-Kontext. Mit den heutigen Möglichkeiten von Software, dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren, hat sich eine neue, effizientere Form des Arbeitens entwickelt. Die Grundlage dafür ist, dass alle Dokumente digitalisiert vorliegen. Unten stehend beschreiben wir, wie CAYA selbst den Begriff Büro 4.0 interpretiert. Welche Schritte zum Büro 4.0 führen und wie Sie mehr digitale Effizienz erreichen, haben wir in einem Guide zum Büro 4.0 definiert.


Woher kommen die Begriffe Büro 1.0 -4.0? Das Büro 1.0 lässt sich dem 18. Jahrhundert zuordnen. Damals waren Papier und handschriftliche Dokumente die Grundlage. Zu Beginn der 1970er Jahre beginnt die Büro 2.0 Zeitphase. Diese kennzeichnet sich sowohl durch die Verwendung von Papier als auch bereits durch computergestütztes Arbeiten und Ausdrucken von Dokumenten. Seit Anfang der 2010er Jahre sprechen wir vom Büro 3.0. Seit diesem Zeitpunkt sind sowohl papierbasierte Prozesse, als auch die primäre digitale Erstellung und Speicherung von Dokumenten flächendeckend verbreitet. Kollaboratives, ortsunabhängiges Zusammenarbeiten an Dokumenten in Echtzeit verbreitete sich. Seit Anfang der 2020er Jahre sprechen wir vom nächsten Schritt, dem Büro 4.0. Automatisierte, papierlose Abläufe ermöglichen ab hier eine neue Form des Arbeitens. Diese zeichnet sich nicht nur durch kollaboratives Arbeiten in Echtzeit an Dokumenten aus. Auch dadurch, dass Software viele Schritte bereits vollautomatisiert ausführt und den Entscheidern Decision-Ready vorliegt. Fertig bearbeitet zur Entscheidung. Monotone, sich wiederholende Schritte werden an Software ausgelagert. Ein digitalisiertes, verknüpftes Software-Setup unterstützt dabei, viele Schritte der Dokumentenverarbeitung im Hintergrund auszuführen. Mitarbeiter werden entlastet. Sie erhalten mehr Zeit, sich wertschöpfenden Tätigkeiten zu widmen.

Wie CAYA das Büro 4.0 interpretiert und lebt

Ganz im Sinne der Büro 4.0 Philosophie leisten durchdacht aufgesetzte Prozesse und Softwareeinstellungen, dass Informationen gebündelt werden.
"Für mich ist dann der nächste Schritt, dass dadurch, dass man digital arbeitet, man es auch schaffen muss, dass die Leute mehr Zeit kriegen und sich von repetitiven Aufgaben entbinden. Es braucht eine Übersichtlichkeit - ein Tool muss Kraft haben. Zum Beispiel: “One Cockpit to Rule them All.” Das heißt, dass man an einem Ort seine Tools hat und eben nicht 20.000 Inboxes." Phillipp Rechberg

Darüber hinaus leisten automatisierte digitale Prozesse eine Reduktion von monotonen und fehleranfälligen Arbeitsschritten. Software bereitet im Büro 4.0 Daten soweit auf, dass Entscheider idealerweise nur noch auf OK klicken müssen, um den Prozess auszuführen.

Ein weiterer Punkt ist dann automatisch und Decision Ready den Leuten etwas vorzulegen, und sie somit endgültig vom ganzen Manuellen zu befreien und nur noch zu fragen, ob das so okay ist, wenn man die Rechnungen bezahlt oder ob man Einspruch erhebt. Phillipp Rechberg

Deepdive-Videointerview
Phillipp Rechberg, CPO

Auch Louis Pfitzner sieht den Gedanken hinter dem Büro 4.0 durch inhärente Automatisierungsprozesse als einen Katalysator von Arbeitsprozessen.

“Büro 4.0 ist für mich, wenn die täglichen Arbeitsprozesse in der Administration und Verwaltung mit der Hilfe von Digitalisierung nicht nur vereinfacht werden, sondern sogar automatisiert werden. Denn seien wir mal ehrlich, wer hat schon Spaß an Papierkram? Wenn das quasi durch die Software passiert, mit möglichst wenig Interaktion und manuellen Aufwand durch den Anwender, da schlagen wir ein neues Kapitel auf und haben dadurch hoffentlich viel Spaß und Motivation in dem Bereich.” - Louis Pfitzner

Darüber hinaus besteht CAYAs Verständnis vom Büro 4.0 in der Verschlankung von Prozessen und Strukturen. “Für mich ist Büro 4.0 etwas Schlankes, etwas Cleanes...Cleanes Design, das übersichtlich ist, wo jeder Zugriff darauf hat, dass das Wissen gut und übersichtlich gemanagt wird und einfach eine Struktur dahinter hat.” - Sophie-Marie Gruber

Mit den Eindrücken zu unserer Philosophie zum Büro 4.0 und unseren Learnings aus einer dezentralen, ortsunabhängigen Zusammenarbeit haben Sie viele Eindrücke einer erfolgreichen Remote-first Zusammenarbeit gewonnen. Wir hoffen, dass unsere Erfahrungen Ihnen auf dem Weg zum Remote-first Unternehmen weiterhelfen.