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Ob zur Buchführung oder zur Gewinnermittlung verpflichtet: Alle Unternehmer müssen Geschäftsvorgänge lückenlos, übersichtlich und nachprüfbar verbuchen. Doch welche Buchhaltungssoftware Unternehmen nutzen sollten kann eine komplexe Frage sein.

Die meisten Tools für die Buchhaltung sparen beim Wechsel von der papierbasierten Buchhaltung besonders Selbstständigen sowie KMU viel Arbeit. Oft geht diese Zielgruppe ohne großes Vorwissen an die Buchführung. Sie wollen das Thema eigenständig ohne den professionellen und teuren Buchhalter, aber trotzdem rechtssicher erledigen. Daher muss es schnell und unkompliziert gehen – und vor allem korrekt.

Um bei der Geschäftsbuchhaltung nicht auf Excel zurückgreifen zu müssen und menschliche Fehler zu reduzieren, liegt der Griff zur Buchhaltungssoftware nahe. In Zeiten von Home Office und Remote Arbeit bringen digitale Programme und Online-Buchführung in der Cloud Erleichterung. Doch welche Buchhaltungssoftware gibt es und welche ist für Ihr Unternehmen zu empfehlen? Unser Vergleich zu Buchhaltungstools zeigt alle Programme auf einen Blick. Außerdem geben wir Tipps zur optimalen Einführung (oft unterschätzte Prozesse nach Anschaffung) von Buchhaltungssoftware.

““Am wichtigsten sind generell die Funktionen Rechnungsstellungen, Mahnwesen und Bankabgleich. Man muss bei Buchhaltungssoftware auch unterscheiden zwischen Rechnungsstellungsfunktionen und buchhalterischen Funktionen, die dann auch eng mit Steuerberatern verbunden sind. Nützlich bei der Rechnungsstellung ist, wenn der Rechnungsversand automatisch funktioniert. Nutzerfreundlichkeit spielt außerdem eine große Rolle: Bei Billomat kann z. B. direkt ein Zahlungslink in der Rechnung platziert werden, wenn eine Rechnung via Mail verschickt wird. Was den Bankabgleich angeht: Man sollte einfach die Info erhalten können, ob eine Zahlung eingegangen ist. Beim Bankabgleich über Billomat kann man sein Bankkonto an Billomat anbinden und eingehende Beträge mit Rechnungen und anderen Dokumenten direkt matchen.”

– Philipp Hamm - CEO Billomat.

Am Ende muss die Buchhaltung eins sein: korrekt, lückenlos und professionell. Das ist nicht nur wichtig, weil das Finanzamt darum bittet und sonst eventuelle Steuernachzahlungen anstehen. Einblick in die Finanzen und damit ein Überblick über die Ertrags- und Vermögenssituation ist ohne eine Buchhaltungssofware oft deutlich lästiger und langsamer.

1. Vorteile von Buchhaltung online

Ein digitales Buchhaltungsprogramm unterstützt Unternehmer effizient dabei, zahlreiche Prozesse zu optimieren und so Zeit und lose Zettel zu sparen. Egal, ob die doppelte Buchführung oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung verlangt wird. Doch welche Buchhaltungssoftware leistet dies am besten und was zeichnet spezielle Funktionen aus? Je nach Software, ob Allrounder oder einzelne Tools, die nur auf die Fibu, also auf die Finanzbuchhaltung spezialisiert sind, können verschiedene, weitere Bereiche in der Buchhaltung automatisiert werden.

Wie automatisierte Buchhaltung umsetzen?

• Rechnungswesen inkl. Angebote und Mahnungen schreiben
• Lager- und Stammdatenverwaltung
• EÜR erstellen
• GuV und Bilanzen erstellen
• Belegerfassung
• Gehaltsabrechnung
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Inventur
• Jahresabschlüsse

Digitale Buchhaltung: Vorteile liegen in der Cloud

Erst durch die Online-Buchführung kann ortsunabhängig und digital gearbeitet werden. Wichtig in Zeiten von Home Office und Remote Work. Das Beste: Es reicht meist aus, Dokumente nur noch digital in der Cloud zu speichern. Somit sind Massen an Aktenordnern oft überflüssig und es darf recycled werden.

Was bedeutet GoBD nochmal?

GoBD beschreibt die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und zwar auch in elektronischer Form. Also Richtlinien, die beim Einsatz einer digitalen Buchhaltung gelten. Was GoBD genau bedeutet und wie es auch Sie betrifft, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema GoBD. Grundsätzlich gilt für eine GoBD-Zertifizierung, dass die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Dokumenten sichergestellt sein muss.

Durch GoBD konforme Buchhaltungssoftware können diese Aspekte gut eingehalten werden. Christian Heimrich, Director Business Operations bei GetMyInvoices, berichtet in unserem Interview darüber, warum eine GoBD konforme Software relevant ist und wie sich mit der entsprechenden Softwarelösung auch Automatisierungen in der Buchhaltung umsetzen lassen. Nicht nur, dass eine digitale Ablage zu mehr Übersicht führt. Auch lückenlose Bücher sind einfacher erstellt: Durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware entfällt das Führen eines Hauptbuches oder Journals. Denn bei der digitalen Finanzbuchhaltung werden die Buchungen automatisch sachlich geordnet in das Hauptbuch übernommen. Ebenso prüfen smarte Tools direkt auf Fehler und helfen beim Einhalten der Fristen. Außerdem ist moderne Buchhaltungssoftware rechtlich auf dem neuesten Stand. Durch Updates können neue Gesetze und Regeln automatisch integriert werden.

Möchten Sie die eigene GoBD-Konformität belegen und prüfen, ob Ihr Betrieb GoBD konform arbeitet? Laden Sie dazu jetzt unseren Fragebogen herunter 📥. Durch Ausfüllen unserer Fragestellungen dokumentieren Sie mit diesem Dokument Ihre GOBD-Konformität für einen Prüfungsfall.

Das bringt die Automatisierung mit digitalen Programmen für die Buchführung:

• Einfach: Mit wenigen Klicks alles fürs Finanzamt oder Steuerberater bereit
• Schnell: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und Aufwand
• Digital: Rechnungen und Belege digital aufbewahren und archivieren
• Fehlerreduktion: Software prüft auf fehlende Informationen oder Fehler
• Gesetzeskonform: Regelmäßige, automatische Updates bei neuen Beschlüssen und geänderten Steuergesetzen
• Organisiert: Stammdaten oder Belege digital und zentral verwalten
• Flexibel: Dank Cloud Buchhaltungssoftware hat man von überall und zu jeder Zeit Zugriff auf Daten
• Günstiger: Software kann das Kostenmanagement optimieren, anstatt z. B. externe Steuerberater mit laufenden Kosten zu beauftragen
• Fristgerecht: Automatisiert und schnell mit wenigen Klicks erledigt

2. ✔️ Checklisten: Anforderungen an Buchhaltungssoftware

Nach der ersten Recherche fällt es vielen Unternehmen oft noch gar nicht leicht, sich für eine Lösung zu entscheiden. Soll es ein Allrounder, wie eine Best-of-Suite-Lösung sein oder lieber doch das Spezialtool?

Best-of-Breed-Software

Wir bei CAYA empfehlen eine Buchhaltungssoftware vor allem als Ergänzung zur bestehenden Software-Landschaft. Wie bei all unseren Software-Entscheidungen setzen wir auch hier auf den Best-of-Breed-Ansatz. Wir raten von großen, unflexiblen Alleskönner-Lösungen ab. Wir präferieren viele kleinere Tools, um ein individuelles, passendes und flexibles Software-Ökosystem aufzubauen.

3 Vorteile einer Best-of-Breed-Softwarelandschaft

1. Reaktionsfähig schnell handeln und individuell auf Marktanforderungen reagieren
2. Spezialisiert, denn zielgerichtete Software unterstützt genau da, wo sie soll
3. Flexibel durch Skalierbarkeit

Was muss eine moderne Buchhaltungssoftware können?

Damit der Best-of-Breed-Ansatz funktioniert, sollte jede Finanzbuchhaltungssoftware bestimmte Anforderungen an die Nutzerfreundlichkeit, den Funktionsumfang, Schnittstellen aber auch den Support erfüllen. Die Anforderungen an den Funktionsumfang sind davon abhängig, welche Prozesse durch das Tool automatisiert werden sollen. Für manches Unternehmen genügt schon ein Tool für Fakturierungsmanagement. Andere Firmen benötigen auch Funktionen für die Lohnbuchhaltung.
Wir beschreiben 2 Szenarien. Weiter unten finden Sie eine Checkliste mit 10 Punkten.

Szenario 1: Software unterstützt die vorbereitende Buchhaltung zur Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Wenn ein Steuerberater etwa den Jahresabschluss übernehmen soll, dann muss die Buchhaltungssoftware Schnittstellen zum Steuerberater ermöglichen. Eine Integration wie DATEV connect online ist hier hilfreich. Oder die Option, Daten zu exportieren. Ein CSV-Datenimport oder -export sollte aber selbstverständlich sein.

“Wir sehen uns nicht als Ersatz für den Steuerberater, sondern als Ergänzung. Wir können vorbereitende Arbeiten deutlich vereinfachen und Stunden beim Steuerberater sparen, da dieser sich nicht mehr durch Papierordner durcharbeiten muss. Außerdem bieten wir einen Steuerberaterzugang. Der Steuerberater kann sich aus Billomat die benötigten Dokumente selbst ziehen. Darüber hinaus bieten wir eine DATEV-Schnittstelle. Der Steuerberater kann sich dann wirklich auf die Beratung konzentrieren und muss nicht mehr administrative Aufgaben übernehmen.”

– Philipp Hamm - CEO Billomat.

Szenario 2: Mithilfe der Software übernimmt ein Betrieb die Buchführung komplett eigenständig

Ohne einen externen Profi mit am Werk braucht es theoretisch keine Schnittstelle zum Steuerberater oder den DATEV-Export. Dennoch sollte die Option immer offen gehalten werden und eine Schnittstelle auch vorausgesetzt werden. Wird der Jahresabschluss selbst erledigt, muss das Buchhaltungsprogramm dann auch bei der Erstellung einer zusammenfassenden Meldung (ZM), der GuV und Bilanz (als E-Bilanz) bzw. einer EÜR unterstützen können. Einige Tools helfen nur bei der vorbereitenden Buchhaltung – das muss bei der Recherche bedacht werden.

Nicht auf die leichte Schulter nehmen: Auch wenn die EÜR, also die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, als einfacher gilt, muss sie dennoch lückenlos nach Zu- und Abflussprinzip erfolgen. Wer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist und die EÜR nutzen darf, muss trotzdem jede relevante Buchung, Einkünfte und Ausgaben erfassen. Noch dazu kann anhand der EÜR gut eingesehen werden, wie wirtschaftlich ein Unternehmen ist.

🎙️ Wir haben auch eine Podcast Episode zum Thema Buchhaltungssoftware Best Practices aufgenommen. Im Interview mit Tino Keller (Co-Founder & Managing Director, Accountable) besprechen wir, wie KMUs oder Selbstständige ihre online Buchhaltung mit einfach umzusetzenden Best-Practices optimieren können. Tino gibt hier spannende Beispiele, wie sich die Belegerfassung digital vereinfachen lässt oder wie sich der Arbeitsumfang für den Steuerberater durch digitale Buchführung besser steuern lässt.

Checkliste: 10 allgemeine, relevante Kriterien für Buchhaltungsprogramme

• 1/10 🧩 Modularität:
  Kann die Funktionalität über Module oder Add-ons erweitert werden? So können Unternehmen auch in Zukunft flexibel auf neue Bedürfnisse reagieren.
  
  
• 2/10 ☁️ Cloud- und zukunftsfähig:
  Ist das Buchhaltungstool zukunftsfähig und können Verantwortliche ortsunabhängig damit arbeiten? Gibt es dazu auch eine App, um das Tool einfach mobil bedienen zu können? Erfolgen regelmäßig Updates? Nur so ist sichergestellt, dass Sie stets gesetzeskonform arbeiten.
  
  
• 3/10 ➕ Netzwerk- und mehruserfähig:
  Können mehrere Nutzer mit der Software arbeiten? Falls mit einem Steuerberater gearbeitet wird, sollte der Steuerberater auch Zugang bekommen können.
  
  
• 4/10 🔎 GoBD-Testat: Das Software sollte ein GoBD-Testat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft enthalten.
  
  
• 5/10 ✨ Benutzerfreundlichkeit:
  Gibt es automatisierte Buchungsvorlagen für wiederkehrende Buchungen sowie eine Suchfunktion? Führt ein digitaler Assistent Schritt für Schritt durch die einzelnen Schritte und weist auf mögliche Fehler hin?
  
  
• 6/10 🧾 Digitale Belegerfassung:
  Rechnungen müssen schnell und einfach zu überführen sein – und auch digital gespeichert werden. Außerdem sollte das Buchhaltungsprogramm digital erfasste Belege automatisch erkennen und buchen können.
  
  
• 7/10 🧮 Fakturierungswesen:
  Kann die Buchhaltungssoftware mit Rechnungsvorlagen Angebote, Gutscheine und Mahnungen erstellen? Auch Aborechnungen oder Stornorechnungen müssen bedacht werden.  Außerdem, falls keine Cloud-Lösung gewählt wird: Läuft die Rechnungssoftware auf MAC und Windows-PC?
  
  
• 8/10 🏦 Schnittstelle zum Bankkonto:
  Online-Banking und automatisches Einlesen und Verbuchen von Bankbuchungen sollte bei einer digitalen Buchhaltung dank der PSD2 (Payment Services Directive 2) Richtlinie kein Problem mehr sein. Banken müssen offene Schnittstellen für Drittanbieter wie eine Buchhaltungssoftware einrichten und diese sollten die Funktionalität dann auch Kunden bieten. Hier sollte bei der Softwareauswahl drauf geachtet werden.
  
  
• 9/10 🔗 Schnittstelle zu ELSTER:
  Jedes Buchhaltungsprogramm sollte ermöglichen, selbstständig und unkompliziert die Umsatzsteuervoranmeldung (USt VA) via ELSTER durchführen zu können.
  
  
• 10/10 🛠️ Software Support:
  Wobei unterstützt der Anbieter? Gibt es Schulungen oder andere Bedienungshilfen? Vielleicht gibt es eine Lern-Plattform, um sich dem Thema Buchhaltung anzunähern. Machen Sie einen Buchhaltungssoftware-Test. Auch eine  Testphase für ein Buchhaltungsprogramm ist hilfreich.
  

Diese Anforderungen dienen als Basis zur Software-Auswahl. Außerdem können weitere Zertifikate helfen, ein professionelles Programm zu erkennen. Wurde die Software etwa vom TÜV zertifiziert oder gibt es ein DIN ISO 27001 Zertifikat? Das kann Hinweise zu Sicherheitsstandards geben und ob Datenschutzrechte sowie die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten eingehalten werden. Auch BITMi-Zertifikate (Bundesverband IT-Mittelstand e.V.) sind hilfreich, die ein “Made in Germany” oder “Hosted in Germany” attestieren. Hier sollte aber bedacht werden: Zertifikate alleine sagen nicht alles aus: Das GoBD-Zertifikat zum Beispiel hat keine Bindungswirkung gegenüber dem Finanzamt. Sie dienen vor allem der Kontroll- und Bestätigungsfunktion.

Für welche Unternehmensform werden welche Funktionen benötigt?

Unsere Tabelle veranschaulicht, welche Aufgaben für welche Unternehmensform wichtig sind. Getreu dem oben genannten Best-of-Breed-Ansatz kann so die ideale Software(kombination) gefunden werden.

Wie hilft eine Buchhaltungssoftware hier und wer braucht welchen Umfang? Wer freiberuflich arbeitet oder als Unternehmer mit nur geringem Umsatz/Gewinn (unter 60.000 € Gewinn oder unter 600.000 € Umsatz) gewerblich tätig und nicht ins Handelsregister eingetragen ist, hat es bei der Buchführung einfacher. Hier genügt statt doppelter Buchführung die Durchführung einer Gewinnermittlung mit der weniger komplexen Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).

Was ist doppelte Buchführung und wie hilft hier Buchhaltungssoftware?
Kurz: Nach § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) sind gleich mehrere Unternehmensformen zur doppelten Buchführung (Doppik) verpflichtet, sobald bestimmte Parameter erfüllt sind. Die doppelte Buchführung bedeutet die zweifache Erfassung eines jeden Geschäftsvorfalls. Es wird nicht nur erfasst, auf welchen Konten Bewegungen stattfinden (Konto: wie z. B. auf Ihrem Bankkonto oder in der Kasse). Auch wofür das Geld verwendet wurde (Gegenkonto: wie z. B. Reisekosten, Büromaterialien, Wareneinkaufkosten), muss in die Bücher.

Zur doppelten Buchführung (Doppik) sind verpflichtet:

• der gewerblich tätige Unternehmer mit einem Gewinn von über 60.000 € bzw. über 600.000 € Umsatz
• der eingetragene Kaufmann (e.K.),
• die offene Handelsgesellschaft (oHG),
• die Kommanditgesellschaft (KG),
• die Aktiengesellschaft (AG),
• die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und
• die UG (haftungsbeschränkt).

Übrigens: 💡 🎙️ In unserem Podcast Interview mit dem Buchhalter Florian Reichardt sprechen wir darüber wie man Buchhaltung für KMU automatisieren und optimieren kann und geben konkrete Empfehlungen für die vorbereitende Buchhaltung.

3. Best-Practice zur Software-Auswahl

Bevor es an eine Software-Auswahl geht, müssen die eigenen individuellen Anforderungen definiert sein.

Best Practice ist es also, sich Klarheit über seine Prozesse zu verschaffen. Was soll digitalisiert und automatisiert werden? Wobei soll ein Buchhaltungsprogramm unterstützen? Nur beim Erstellen und Versenden von Rechnungen oder auch bei der Lohnbuchhaltung? Eine Analyse der Soll-Ist-Situation mit einem Auflisten der Bedürfnisse in einer Tabelle hilft dabei, beim Vergleich schnell und übersichtlich alle wichtigen Punkte abhaken zu können.

Buchhaltungssoftware auswählen: 12 Fragen zur Soll-Ist-Situation:

1. Arbeite ich mit einem Steuerberater zusammen? Brauche ich daher eine DATEV-Schnittstelle? Oder muss das Tool mich beim Jahresabschluss unterstützen?
2. Benötige ich Funktionen für die einfache (Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)) oder doppelte Buchführung? Doch Achtung: Auch wenn Sie noch keine doppelte Buchführung machen müssen, Ihre Firma wird wachsen. Achten Sie am besten von Beginn an darauf, dass Ihre Software mitwachsen kann.
3. Will ich die Umsatzsteuervoranmeldung selber machen (UStVA + UStVZ)?
4. Muss ich Debitoren, Kreditoren und Kostenstellen anlegen?
5. Müssen auch Barzahlungen in der Software erfasst werden? Brauche ich eine Funktion zur Kassenbuchführung?
6. Brauche ich ein CRM, um Adressdaten zu verwalten?
7. Muss ich mein Inventar erfassen?
8. Möchte ich auch Lohn- und Gehaltsabrechnung mit der Buchhaltungssoftware erstellen?
9. Muss ich Anlagevermögen verwalten und/oder buchen?
10. Will ich meine BWA, also die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung selbst erstellen?
11. Brauche ich eine Schnittstelle zum ERP oder Warenwirtschaftssystem? Eine API bedeutet oft auch für die Buchhaltung Automatisierung manueller Prozesse.
12. Brauche ich ein Komplettpaket, das auch das Projektmanagement übernimmt?
    
    
    

Prüfungskriterien: längerfristige Planung

Mit großer Sicherheit wird keine Buchhaltungssoftware allen Wunschkriterien gleichermaßen gerecht. Bestimmte Anforderungen müssen stärker gewichtet werden als andere. Speziell sollte aber darauf geachtet werden, dass alle Beteiligten die neue Software beherrschen und sich leicht einen Überblick über wichtigsten Daten verschaffen können.

Wird die Wahl auf eine große Suite mit weitreichendem Funktionsumfang fallen? Vielleicht erledigt eine Speziallösung bestimmte Aufgaben besser? Auch Kosten und Preise der Buchhaltungssoftware sollten beachtet werden – und das über einen längeren Zeitraum. Nicht nur in der Anschaffung kommen Kosten auf Firmen zu, sondern evtl. auch Wartungs- oder Schulungskosten.

Außerdem können sie ausgewählte Anbieter kontaktieren und zu Rückmeldungen zum Anforderungskatalog sowie um eine Software-Präsentation bitten.

4. 🎯 Buchhaltungssoftware im Vergleich

Die Anforderungen sind geklärt und alle Prozesse definiert? Dann steht einem konkreten Vergleich von Buchführungsprogrammen nichts mehr im Weg. Nun gilt es zu klären, welche Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer, Freiberufler oder große Unternehmen am besten geeignet ist. Welche Fakturierungssoftware eignet sich zur Rechnungserstellung und mehr? Welche Buchhaltungssoftware ist die Beste? Die Antwort fällt individuell immer unterschiedlich aus. Damit die Auswahl einfacher wird, haben wir verschiedenste Anbieter verglichen und bringen bedarfsspezifisch die Vor- und Nachteile auf den Punkt.

Billomat

Wer seine Buchhaltung automatisieren und in die Cloud bringen möchte, für den eignet sich Billomat. Durch die digitale Buchhaltungssoftware können Rechnungen einfach online versendet werden. Auch Abo- und Stornorechnungen, Gutschriften, Angebote oder Mahnungen können erstellt werden. Damit kein Schuhkarton mit Kassenbons und Belegen mehr genutzt werden muss, können Belege direkt mit der App erfasst und kategorisiert gespeichert werden.

Pro

• Mobil: Durch Cloud und App von unterwegs nutzbar
• Steuerberater-freundlich: Für diesen kann ein kostenloser Zugang eingerichtet, bzw die Integration DATEVconnect online verwendet werden.
• Mehrere Benutzerzugänge: Versch. Mitarbeiter können mit unterschiedlichen Rechten und Rollen zugreifen und Rechnungen selbst erstellen.
• Nutzerfreundlich: Zahlungslink kann in Rechnung platziert werden, wenn diese via Mail verschickt wird.
• ELSTER-Modul

Kontra

• Keine Lohnbuchhaltung

Fazit: Billomat eignet sich besonders für Kleinunternehmer, Freelancer und Gründer, die ihre Büroarbeit erleichtern und digitalisieren möchten. Dabei helfen ganz besonders auch Cloud und App, um von überall arbeiten zu können.

sevDesk

Auch bei sevDesk wird die Buchhaltung in die Cloud geholt, sodass Sie von überall auf die Daten und Belege zugreifen können. Rechnungen können einfach und professionell geschrieben werden. Auch bei sevDesk kann der Steuerberater entweder innerhalb der Software mitarbeiten oder via DATEV-Export mit Material versorgt werden. Es gibt dazu Funktionen für Kontaktmanagement und Auftragsabwicklung.

Pro

• Cloud und App sorgen für mobile Sorglosigkeit
• DATEV Export-Funktion
• Viele Integrations- und Add-ons Möglichkeiten
• USt-VA mit wenigen Klicks beim Finanzamt einreichbar, ohne extra ELSTER Zertifikat, da ELSTER integriert.
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen aus Tool versendbar
• Gutschriften und Stornorechnungen erstellbar
• Möglichkeit für digitale Unterschriften
• Für Neukunden 30 Minuten gratis Onboarding-Webinar inklusive, sowie Video-Tutorials online

Kontra

• Nur 1 Benutzer, mehrere aber zubuchbar für 4,90€ p.M. pro Nutzer
• Hilfreiche Add-Ons wie Zeiterfassung oder Inventar kosten extra
• Keine Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
• Keine Schnittstelle zu Lohnbuchhaltungsdaten
• Keine Rechnungserstellung-Funktionalitäten

Fazit: Als Lösung für Kleinunternehmer, Freiberufler und mittlere Unternehmen bietet sevDesk alle nötigen Funktionen zur Rechnungserstellung und laufenden Buchhaltung. Erweiterungen sind vorhanden, kosten jedoch zusätzlich.

FastBill

FastBill bietet alles, was eine moderne Rechnungsstellung braucht: Rechnungen schreiben und versenden, Mahnungen erstellen, Belegerfassung und Belegkategorisierung etc. Da es eigentlich als Rechnungsprogramm dient, gibt es nur einige wenige Funktionen für die Buchhaltung: Belege erfassen, speichern und an den Steuerberater übertragen. Es gibt 3 verschiedene Pricing Modelle, die jeweils mit zusätzlichen Funktionen aufwarten.

Pro

• Belegerfassung via App möglich, inkl. automatischer Kategorisierung
• Integrierte Zeiterfassung
• Automatischer Belegimport zubuchbar ( inklusive im Premium Tarif)
• DATEV-Schnittstelle
• Sehr übersichtlich dank intuitivem Dashboard und Individualisierungs-Optionen

Kontra

• Keine einfache (EÜR) oder doppelte Buchführung (GuV)
• Hilfreiche Add-Ons wie Zeiterfassung oder Inventar kosten extra
• Keine ELSTER-Schnittstelle
• Generell wenige native Schnittstellen

Fazit: Wer nach dem passenden Tool zur Rechnungsstellung sucht und bei der Buchhaltung mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, kann mit FastBill die richtige Software finden. Nicht geeignet, um die Buchhaltung komplett selbstständig zu übernehmen, da Funktionsumfang eher spezialisiert.

domonda

domonda hilft KMUs und mittelständischen Unternehmen durch Einsatz von künstlicher Intelligenz bei der vollständigen Belegsammlung. Auch die OP-Listen-Verwaltung samt dem Zahlungs- und Mahnungsmanagement, die Buchhaltung und die Steuerung von Freigabeprozessen fallen mit der intuitiven SaaS-Oberfläche einfach. Basierend auf der digitalen Belegerfassung kann eine automatisierte Vorkontierung ausgeführt werden. Zusatzservices wie Controlling, Lohnverrechnung und Buchhaltung können dabei jederzeit hinzugebucht werden.

Pro

• Gute Features für Freigabeprozesse und automatisierte Workflows
• UX: Übersichtliche Dashboard Ansichten
• Zeitsparend: Automatisierter Kontenabgleich
• Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: viele Formate z. B. von DATEV, BMD werden unterstützt
• Automatisierte (doppelte) Buchhaltung: erkennt, wie Rechnung verbucht werden soll und übernimmt die Vorkontierung
• 3 Preismodelle: Basic Variante zur kostenlosen Nutzung (z. B. zum Ausprobieren)

Kontra

• Keine eigene Rechnungserstellung: Passende Partner können aber in Kombination genutzt werden: Ausgangsrechnungen können aber z. B. mit Billomat erstellt, Belege u. a. über Invoicefetcher abgeholt werden.

Fazit: Optimiert für doppelte Buchhaltung ist domonda besonders als Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen und mittlere Unternehmen geeignet, die ein Online-Programm für die Kontierung von Belegen und automatische Finanzworkflows suchen. Damit gelingt die vorbereitende Buchhaltung schnell und einfach.

Run my Accounts

Die Buchhaltungs-Software setzt auf Automatisierung und persönliche Betreuung, um Belege und Banktransaktionen schnell und korrekt zu verbuchen. Unternehmer können Rechnungen schreiben, diese freigeben sowie Belege schnell finden. Als freie Open Source Software wird das Tool ständig weiterentwickelt. Außerdem wird eine tagesaktuelle Live-Buchhaltung geboten.

Pro

• Kick-Off-Meeting, um ein Buchhaltungskonzept abgestimmt auf die Geschäftsprozesse zu entwickeln
• Individuelle und persönliche Betreuung durch ein Online-Controller-Team möglich
• Open Source Software
• Spezialpaket für die Lohnbuchhaltung
• 3 Preismodelle: Basic Variante zur kostenlosen Nutzung (z. B. zum Ausprobieren)

Kontra

• Der persönliche Support über einen Online-Controller oder Online-Mandatsleiter muss stundenweise gebucht werden. Nicht in einzelnen Paketen inkludiert.

Fazit: Automatisierte Buchführung, Lohnbuchhaltung, oder doch die Buchhaltungssoftware? Mit Run my Accounts können Unternehmen auf sie abgestimmte Pakete für ihre Bedürfnisse wählen. Custom Lösungen für verschiedene Anwendungsfälle.

Lexoffice

Wer an Buchhaltungsprogramme denkt, kommt an Lexware mit seiner Buchhaltungssoftware lexoffice nicht vorbei. Für jeden Anwendungsfall hat Lexware die richtigen Funktionen entwickelt. Die Online-Buchhaltungssoftware bietet nicht nur Belegerfassung oder Rechnungswesen, sondern beispielsweise auch Verwaltung von Anlagegütern oder die Lohnabrechnung.

Pro

• Ortsunabhängig: Online Zugriff + mobile App
• ELSTER-Modul
• DATEV-Modul
• Zahlreiche Add-Ons und Erweiterungen für Funktionen wie etwa Reisekosten
• Online-Banking-Integration
• Public API (offene Entwicklerschnittstelle)

Kontra

• Keine digitalen Signaturen möglich
• Keine Gutschriften und Stornorechnungen erstellbar

Fazit: Lexware hat mit lexoffice eine umfassende Software geschaffen, die sich ebenso für Kleinunternehmer oder Gründer, mittlere Unternehmen, aber auch für große Unternehmen anbietet. Denn unterschiedliche lexoffice Versionen bieten für alle Bedürfnisse und Größen die passende Variante.

Sage 50cloud

Bei einfacher Cloud-Buchhaltung mit übersichtlichem Funktionsumfang kommt Sage 50cloud ins Spiel. Auch wenn der Hersteller Sage verschiedene Programme anbietet, können mit Sage 50cloud alle wichtigen Aufgaben in der Auftragsbearbeitung und Buchhaltung erledigt werden: von Prozessen im Ein- und Verkauf über die integrierte Offene Posten Verwaltung bis hin zu Auswertungen, Warenwirtschaft und Onlinebanking.

Pro

• Automatische Updates alle vier bis sechs Wochen
• Komfortfunktionen in der Auftragsbearbeitung. Einzelne Positionen aus Angebot auswählbar und überführbar in Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung
• Mobile App
• ELSTER-Modul
• DATEV-Modul

Kontra

• Es fehlt die Lohnbuchhaltung - lässt sich aber dazubuchen

Fazit: Sage 50 ermöglicht eine komfortable Buchhaltung in der Cloud. Kleinere Unternehmen (aber auch größere) haben genau die Funktionen, die sie brauchen, um ihre Finanzen im Blick zu haben: nicht mehr, aber vor allem auch nicht weniger. Wer ein ERP-System sucht, kann sich andere Sage Produkte ansehen wie etwa Sage 100. Richtet sich primär an mittlere & große Unternehmen, wobei Sage 50 Cloud innerhalb des Sage Portfolios eine solide, ausbaufähige kaufmännische Buchhalter Software mit breitem Funktionsumfang, ist die für viele Unternehmen ein gutes Fundament darstellen kann.

Accountable

Accountable.de nennt sich der “Freund aller Selbstständigen”, da ohne Vorkenntnisse Steuern und Buchhaltung erledigt werden können. Belege können einfach per App eingescannt werden - praktisch: dabei werden hochgeladene Fotos gleich auch steuerlich kategorisiert. Mit wenigen Klicks sind Rechnungen als Foto hochgeladen (und automatisch ausgelesen) oder Unterlagen ans Finanzamt verschickt. Außerdem können auch Rechnungen geschrieben werden.

Pro

• Mobil per App: auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Bankkonto integrieren und automatisch Banktransaktionen und Belege verbinden
• Funktioniert mit oder ohne Steuerberater
• Kostenlose Version vorhanden (wenn auch mit nur mit 5 scanbaren Dokumenten pro Monat)

Kontra

• Aktuell unterstützt die App noch keine Kapitalgesellschaften

Fazit: Weniger Papierkram, mehr Automatisierung und Digitalisierung. Das kann Accountable sehr gut - auch wenn sich die Software primär an Selbstständige richtet.

DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen

Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme bietet ein Modul für den Industriestandard DATEV. Doch auch das Buchhaltungsprogramm DATEV selbst bietet eine Software für mittlere und große Unternehmen an. Mit “DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen” gibt es eine Komplettlösung für Einsteiger im Bereich der Finanzbuchführung inklusive Mahnwesen und Zahlungsvorschlag. DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen eigenet sich aufgrund seiner Komplexität eher für ausgebildete Buchhalter, die doppelte Buchführung sowie das korrekte Bebuchen von Konten beherrschen. Die Software kann aber auch von Selbstbuchenden verwendet werden: Sie ist auf die Zusammenarbeit mit Steuerberatern ausgerichtet. In Kombination mit DATEV Unternehmen online ist die Software eine umfangreiche und zu empfehlende Wahl für kleine und mittlere KMUs.

Pro

• Für den Einsatz an mehreren Arbeitsplätzen entwickelt
• Dank Cloud: DATEV Produktkombinationen möglich
• Schneller Austausch von Belegen zwischen Unternehmensfilialen oder zwischen Unternehmen und Steuerberater

Kontra

• Keine Lohnabrechnung: Dafür müssen Unternehmer weitere Produktpakete zur DATEV Buchhaltung verwenden
• Erfordert Erfahrung im Umgang mit Buchhaltungssoftware

Fazit: Mit der Buchhaltungssoftware DATEV Mittelstand können Unternehmen die Aufgaben in der Buchführung – das gilt für viele DATEV-Programme - vom Angebot bis zur Zahlung schnell und einfach in der Cloud erledigen.

WISO (Buchhaltung 365)

Wie der Name verrät: Die Software WISO Buchhaltung 365 des Herstellers Buhl, unter der Marke des ZDF-Magazins WISO, ermöglicht ein effektives und automatisches Buchen aller Geschäftsvorfälle im Unternehmen. Unternehmen können den Jahresabschluss einfach erstellen: ob Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder die Bilanz. Abhängig von der Version muss beim Wiso Buchhaltungsprogramm ggf. für jeden Arbeitsplatz eine Einzel-Lizenz erworben werden. Man muss das Rechnungsprogramm einmalig kaufen jeweils in diesem Fall.

Pro

• ELSTER-Modul
• DATEV-Modul
• Finanzkennzahlen dank Reportings im Blick, auch die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Kontra

• Keine Cloud-Software: Installation nur auf Windows PC
• Anlagen- oder Lohnbuchhaltung benötigen andere WISO Buchhaltungs-Programme

Fazit: Je nach Anwendungsfall und Bedürfnis bietet Buhl mit WISO Buchhaltung 365 das passende Buchhaltungsprogramm für mittlere sowie große Unternehmen an. Leider gibt es die Software nicht in der Cloud. Das verhindert mobiles Arbeiten. Auch kann mit WISO Buchhaltung 365 nur ein Arbeitsplatz mit der Software arbeiten

Debitoor

Debitoor ist eine Cloud-Rechnungsprogramm, mit dem Unternehmer Rechnungen schreiben und einen Überblick über die Finanzen behalten. Doch nicht nur Rechnungen können online geschrieben und versendet werden: Auch die Buchhaltung inklusive EÜR oder GuV sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung sind schnell erledigt. Durch eine Schnittstelle zum Onlinebanking und aufgrund von automatischem Zahlungsabgleich übernimmt das Buchführungsprogramm viele Buchungen von selbst.

Pro

• Übersicht: Automatische Benachrichtigungen, sobald Rechnungen geöffnet und bezahlt wurden
• Mobile App
• Steuerberater-Zugang
• ELSTER-Modul
• DATEV-Modul

Kontra

• Nur einfacher Buchhaltungs-Funktionsumfang: z.B. keine Lohnbuchhaltung
• Außer beim Paket L kann nur 1 Benutzer die Software verwenden
• Keine Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Buchhaltungsumfang sehr limitiert
• Keine GoBD Zertifizierung, jedoch ISO 27017 und ISO 9001

Fazit: Die Software von Debitoor ist vor allem für Kleinunternehmer, Gründer und Freelancer konzipiert, kann aber ebenso von größeren Unternehmen verwendet werden. Als Rechnungswesen Software ist der Fokus dennoch auf das Schreiben und Versenden von Rechnungen gelegt. Aber auch andere Aspekte der Buchhaltung werden abdeckt.

BuchhaltungsButler

Die Online-Buchhaltung BuchhaltungsButler schreibt sich Automatismus auf die Fahne. Vorkontieren von Belegen und Transaktionen, Sammelfunktionen für ein gesammeltes Verbuchen ähnlicher Geschäftsvorfälle oder auch automatische Plausibilitätsprüfungen: Firmen sparen mit dem Programm viel Zeit. Außerdem können beide Modelle, ob EÜR oder Bilanz inklusive Debitoren- bzw. Kreditorenkonten, flexibel angegangen werden. Für Nutzer komfortabel: Die Software scannt Rechnungen und Belege, ordnet diese automatisch dem richtigen Konto zu und bringt enthaltene Posten automatisch in die gewünschte Auswertungsform, z.B. betriebswirtschaftliche Auswertung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder auch Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Pro

• Integration von externen Portalen wie etwa das Warenwirtschaftssysteme Billbee oder auch Amazon für Amazon-Händler, um Transaktionen zu integrieren.
• Cloud Lösung
• Durch Texterkennung zieht BuchhaltungsButler wichtige Infos selbstständig aus der Quittung und schlägt sogar die passende Kontierung vor.
• ELSTER-Modul
• DATEV-Schnittstelle

Kontra

• Es gibt keine App
• Keine Lohnbuchhaltung
• Keine Doppelte Buchführung (GuV)
• Kein Jahresabschluss

Fazit: Für kleine bis große Unternehmen ist das Buchführungsprogramm geeignet. Es automatisiert viele Prozesse, die in der Buchhaltung anfallen. Außerdem ermöglicht es einen hohen Grad an Flexibilität bei den Buchhaltungsmodi: EÜR vs. Bilanz.

orgaMAX

Bei der Software orgaMAX von der Firma deltra Business Software GmbH handelt es sich im Grunde um eine aus dem Logistik-Bereich entstandene Warenwirtschaftssoftware für die ERP-Umgebung. Aber es ist auch eine umfangreiche Büro- und Verwaltungssoftware mit mehreren Modulen und Features. Diese beinhalten neben der Lagerverwaltung u. a. auch CRM- und Buchhaltungs-Funktionalitäten. Die Büro Software unterstützt in der Buchhaltung und Finanzverwaltung - inklusive Online-Banking. Aufgaben wie das Schreiben von Angeboten und Rechnungen oder auch die Warenwirtschaft samt Lagerverwaltung können umgesetzt werden. Auch Aufgaben- und Zeitplanung sind möglich.

Pro

• Modularer Aufbau: Auf viele Bedürfnisse zugeschnitten und erweiterbar
• Einfacher Einstieg in das Programm
• Sowohl Public Cloud als auch On-Premise Lösung möglich
• 30 Tage kostenlos und unverbindlich zum Test verfügbar

Kontra

• DATEV-Export und andere nützliche Erweiterungen nur zahlungspflichtig enthalten
• Support ist in der Startup-Version nicht kostenfrei
• Auch ein “Remote Zugriff” muss kostenpflichtig eingerichtet werden

Fazit: Für kleine bis mittlere Betriebe kann orgaMAX als funktionstüchtiges ERP dienen. Es gibt nicht nur Funktionen für die Buchhaltung, sondern auch CRM oder Office Erweiterungen. Wichtige Erweiterungen für die Buchhaltung kosten jedoch extra.

GetMyInvoices

Die cloudbasierte SaaS Software zum Belegmanagement sammelt Rechnungen aus verschiedenen Quellen, wie Onlineportalen (z. B. aus Affiliate Netzwerken) oder E-Mail-Postfächern, automatisch ein, bündelt diese an einem Ort und vereinfacht somit das Rechnungsmanagement. Rechnungsdaten werden dabei extrahiert. Im Anschluss werden die Belege direkt an den Steuerberater oder eine Buchhaltungssoftware übergeben. GetMyInvoices bietet auch ein zentrales Rechnung-Postfach. Für eine E-Mail Adresse Ihrer Wahl, wie my_company@getmyinvoices.net, wird eine E-Mail dorthin weitergeleitet. Wird die Email-Adresse alternativ als Rechnungsadresse hinterlegt, landen Belege direkt in Get My Invoice. Ein weiterer Vorteil ist die GetMyInvoices App, mit Scan Funktion zum Upload für Belege. Der selbstständige Buchhalter Florian Reichardt empfiehlt seinen Kunden GetMyInvoices in Kombination mit CAYA zu nutzen, da sich hier weitere Synergieeffekte ergeben. So lassen sich die durch CAYA aus der Briefpost extrahierten Daten in GetMyInvoices übernehmen.

Pro

• Automatisches Herunterladen von Rechnungen aus Portalen: z.B. Facebook, Google & Amazon
• Belegabgleich mit Bankkonten oder Paypal
• Automatische Erkennung und Import von Rechnungen aus Emails
• Importmöglichkeit aus File-Sharing-Ordnern (Dropbox etc.)
• Scannen mit App oder hochladen von Scans
• Automatische Datenextraktion für importierte Dokumente
• Vorgefertigte Workflow Module für Approval Prozesse

Kontra

• Gelegentliche Fehlerkorrektur von durch OCR-Scan ausgelesenen Rechnungen nötig.
• Keine Kontoabruf Funktion: Posten auf dem Girokonto lassen sich z. B. keinen Belegen zuweisen.

Fazit: GetMyInvoices ist eine intuitive Cloud-Software für die Digitalisierung des gesamten Rechnungsmanagements. OCR und Buchhaltungsfähigkeiten werden von mehreren Lösungen angeboten - GMI ist speziell darüber hinaus auf automatisierte Belegerfassung ausgerichtet und extrahiert Rechnungsdaten automatisch aus z. B. E-Mail Postfächern. Mit GetMyInvoices wird vor allem die vorbereitende Buchhaltung vereinfacht. Primäre Zielgruppe sind Freiberufler oder Kleinunternehmer.

Kostenlose Buchhaltungssoftware nutzen:

Alle Tools aus unserem Vergleich bieten sich optimal für die Buchhaltung in Unternehmen an. Besonders zur vorbereitenden Buchhaltung bieten alle Anbieter hilfreiche Funktionen. Was sie gemeinsam haben? Sie kosten bei ihrem Grad an Professionalität mit Updates, Support und ihrem Funktionsumfang etwas.

Trotzdem gibt der Markt auch einige kostenlose Programme für die Buchhaltung mit minimalem Funktionsumfang her. Gratis Buchhaltungssoftware zu nutzen ist für Unternehmen mit Wachstumplänen nicht zu empfehlen. Grund: später muss oft aufgrund des geringen Funktionsumfangs auf andere Tools umgestiegen werden. Ein gratis Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer kann aber unter bestimmten Gesichtspunkten Sinn machen. Wenn Freelancer oder Kleinunternehmer wirklich nicht viele Funktionen benötigen, können sie hier Kosten einsparen. Konformität mit den Anforderungen des Finanzamtes ist hier aber nicht sichergestellt. Auch gibt es oft nur die Windows Version, eine Cloud gibt es meist nicht.

Deswegen bieten sich kostenlose Finanzbuchhaltungstools eher für den privaten Haushalt an. Eine private Lösung für die Buchhaltung kann wie in Unternehmen dabei helfen, die Finanzen im Blick und auch im Griff zu haben. Von Verbraucherzentralen und Schuldnerberatern wird dies sogar empfohlen. Und auf Papier oder in Excel muss auch das Haushaltsbuch nicht mehr erstellt werden. Daher nennen wir kurz einige gratis Anbieter:

Buchhaltungssoftware kostenlos für den privaten Gebrauch

Kontenmanager https://www.kontenmanager.com/Willkommen
Fakturama https://www.fakturama.info/
Taxpool-Buchhalter Mini https://www.taxpool.net/
GNU Cash https://www.gnucash.org/
MonKey Office Basisversion https://www.monkey-office.de/
HuBH-Buchhaltung https://www.heinrich-huber.com/hubh.htm
SayMoney - Haushaltsbuch (App) https://www.saymoney.info/#/home

Übrigens💡@💌: Interessiert an mehr Infos zur Digitalisierung Ihres Unternehmens? Welche Dokumente müssen noch in Papierform aufbewahrt werden? Welche Aufbewahrungsfristen gibt es? Jetzt unseren Newsletter abonnieren und monatlich komprimierte Updates für Ihr Dokumentenmanagement erhalten.

5. Wie Buchhaltungssoftware erfolgreich einführen?

Nun fehlt nicht mehr viel, um Prozesse in der Buchhaltung effizienter zu gestalten. Doch eine Einführung von Buchhaltungssoftware muss gut geplant werden. Sonst drohen womöglich Lücken, Fehler oder Unterbrechungen in den Geschäftsprozessen.

Schritt 1: Welche Prozesse werden digitalisiert und automatisiert?

Gehen Sie alle Workflows durch und definieren Sie Ihre Prozesse. Wer ist in Ihrer Firma für welche Abläufe verantwortlich? Welche Tätigkeiten in der vorbereitenden Buchhaltung sind betroffen? Was kehrt regelmäßig an Buchungen, Ausgaben etc. wieder? Sprechen Sie früh, schon vor Projektbeginn, mit allen Beteiligten darüber, was sich ändern wird und welche Vorteile das bringt. Halten Sie außerdem fest, wie Sie sicherstellen, dass buchhalterische Abläufe auch während der Umstellung weiter funktionieren. In jedem Fall muss ein Datenverlust vermieden werden.

Schritt 2: Planen Sie die Datenmigration

Es gibt kaum eine Einführung von Software ohne Datenübertragung in andere Systeme. Um die Qualität und die lückenlose Umstellung zu garantieren, muss daher auch der gesamte Prozess der Datenmigration sorgfältig geplant werden. Was gilt es dabei auch für den Steuerberater oder das Finanzamt zu beachten? Welche Schnittstellen und Exporte müssen bedacht werden? Vor der Umstellung auf die digitale Buchhaltung hilft daher auch ein Gespräch mit dem Steuerberater.

Schritt 3: Nach der Implementierung: Ordentlich dokumentieren

Kommt es zu Störungen oder Fehlern? Nicht jede Buchhaltungssoftware funktioniert auf Anhieb, wie Sie es sich gewünscht haben. Hier kommt auch der Support von guten Anbietern ins Spiel. Greifen Sie darauf zurück! Sprechen Sie direkt mit dem Supportteam über Ihre Beobachtungen.

Schritt 4: Nutzen Sie Schulungsangebote!

Passende Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter unterstützen beim Verwenden einer neuen Buchhaltungssoftware und erhöhen die digitale Kompetenz. Meistens bieten auch die Anbieter von einem Buchführungs- oder Fakturierungsprogramm guten Support an.

Frühe Kommunikation ist der Schlüssel. Nicht nur intern. Das betrifft auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. Ändert sich der Grad der Digitalisierung, ändern sich auch Aufgaben, die bis jetzt ein Steuerberater oder Buchhalter übernommen hat. Wird er oder sie in Zukunft nur noch für die Erstellung der Bilanz oder vorbereitende Tätigkeiten im Jahresabschluss zuständig sein? Einige Steuerbüros haben beispielsweise auch das Kontieren und Verbuchen der Belege übernommen. Das kann ggf. durch Buchhaltungssoftware wegfallen.

6.  Fehlerquellen reduzieren  -  Tipps zur einfacheren und sichereren Buchhaltung

Trotz moderner Buchhaltungssoftware können Unternehmen immer noch leicht Fehler passieren. Irren ist schließlich menschlich. Oder es werden nicht alle Potenziale ausgeschöpft, die sich mit einer guten Software ergeben. Wir geben sechs Tipps, wie Sie am besten in der Buchhaltung und mit Software arbeiten können.

1. Falsche Rechnungsangaben vermeiden

Jede Rechnung oder Nebenkostenabrechnung sollte korrekt erstellt werden. Zeile für Zeile muss daher überprüft werden: Stimmt alles? Theoretisch schon. Doch mit einer Buchhaltungssoftware können Vorlagen erstellt und abgespeichert werden: Das macht Rechnungen schreiben schneller und auch fehlerfreier. Werden Vorlagen geboten, bitte auch nutzen!

2. Nicht darauf vertrauen, dass Kunden zahlen

Zahlungseingänge zu prüfen heißt nicht, dass Sie tagtäglich Ihr Online-Banking überprüfen müssen, ob ein Kunde auch bezahlt hat. Das Gute: In vielen Programmen können Sie Bankkonten verknüpfen und automatisiert über Zahlungseingänge informiert werden.

3. Ein Geschäftskonto einrichten und nutzen

Vermischen Sie Ihre privaten und beruflichen Ausgaben und Einnahmen nicht. Das sorgt für Chaos. Getrennte Konten erfreuen nicht nur Ihren Steuerberater, sondern machen auch Ihr Leben einfacher. Die saubere Trennung schafft mehr Überblick und erleichtert die Buchführung. Außerdem ermöglicht es einen schnellen Finanzcheck.

4. Alle Fristen einhalten

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung war schon wieder fällig? Auch der 31. Mai und damit die Frist zur Abgabe der endgültigen Steuererklärung – wenn kein Steuerberater involviert ist – rückt schon wieder näher? Solche Termine sollten nicht ignoriert werden. Sonst drohen Nachschläge. Mit der passenden Software passiert das nicht: An die Fristen wird ganz nebenbei gedacht.


5. Belege schnell digitalisieren

Nutze die Tools, die dir geboten werden: Belege schnell mit der App einscannen und automatisch zuordnen. Das ist schnell gemacht. Gibt es keine App, sollte trotzdem schnell der Kopierer/Scanner genutzt werden. Das vermeidet Belegchaos im Schuhkarton. Außerdem stellt es sicher, das ein Beleg auf Thermopapier langfristig vor dem Verblassen gesichert ist.

6. Expertenwissen einholen

Ja, vieles geht dank dem Internet und modernen Softwarelösungen ganz selbstständig. Trotzdem kann die Buchhaltung ein komplexes Thema sein. Scheuen Sie sich nicht davor, auch Hilfe zu holen, wenn es zum Beispiel an den Jahresabschluss geht. So sind sie auf der sicheren Seite.

7. Fazit: Wie effizient mit der richtigen Software arbeiten?

Unser Vergleich von Buchhaltungssoftware zeigt: Rechnungen aus Papier und ein Beleg-Chaos mit dutzenden Aktenordnern sind von gestern.

Online-Buchhaltungsprogramme bieten sich dabei für Selbstständige an, wie auch als spezialisiertes Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmer oder umfrangreiche Lösung für große Unternehmen. Sie sind integrativ und setzen auf Module, um Unternehmern die größtmögliche Flexibilität und Skalierbarkeit zu bieten. Je nach Anwendungsfall, ob z. B. EÜR oder Bilanz, ob mit oder ohne Steuerberater, gibt es also passende Lösungen mit Raum für individuelle Einstellungen.

Die Vorteile digitaler Buchhaltung überwiegen: Unternehmen, die bei Ihrer Buchhaltung auf digitale Programme setzen, können viele Vorteile realisieren. Abhängig davon, welche Buchhaltungssoftware Unternehmen wählen, können sie: 1. Zeit und Aufwand einsparen, 2. ortsunabhängig arbeiten, 3. eine lückenlose und rechtskonforme Buchführung sicherstellen und 4. auch die Steuerkanzlei vorbereitend unterstützen.

“Eine Erfolgsstory gibt es bei unserem Kunden Bridgemaker. Bridgemaker gründet Corporate Ventures und skaliert diese. Sie haben zu Beginn mit Excel gearbeitet und brauchten ca. 10 Min pro Rechnungserstellung. Durch starkes Wachstum kam man mit der Rechnungsstellung kaum noch hinterher. Dann haben sie sich für Billomat entschieden - dies brachte 80% Reduktion an Zeitaufwand für die Rechnungsstellung. Außerdem wurde die Fehlerquote der Rechnungserstellung reduziert, da man bei Billomat, anders als bei Excel, eigentlich keine Fehler mehr machen kann. Weiter ist erwähnenswert: Die Zeit zwischen Zahlungsfrist und Zahlungseingang wurde durch automatisiertes Mahnwesen von Billomat um 50% reduziert.”

– Philipp Hamm - CEO Billomat.

Spezialisierte Tools - Funktionsumfänge sind unterschiedlich

Das Angebot an passender Buchhaltungssoftware ist riesig. Je nach Anbieter unterscheiden sich Funktionsumfang und Fokus stark. Die beste Buchhaltungssoftware gibt es nicht. Es gibt spezialisierte Tools, die sich nur auf Invoice-Management oder die Belegerfassung konzentrieren. Ebenso gibt es auch ganze Suiten, die vom Kontieren über die Inventur bis zur Lohnbuchhaltung alle Prozesse automatisieren. Oft wird der Funktionsumfang beim Alleskönner aber mit Einbußen an Flexibilität, Produktivität und Benutzerfreundlichkeit bezahlt.

Unternehmen müssen sich daher fragen: Wobei soll ein Buchhaltungsprogramm unterstützen? Wir bei CAYA empfehlen eine Buchhaltungssoftware vor allem als Ergänzung zur bestehenden Software-Landschaft. Unternehmen sollten auf einen Best-of-Breed-Ansatz setzen, um die besten und spezialisirtesten Tools für ihre Prozesse und Aufgaben kombinieren zu können.  

Anforderungen vorab definieren

Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen und Szenarien kann die eine, beste Buchhaltungssoftware abschließend auch nicht empfohlen werden. Unternehmen müssen eigene Kriterien entwickeln, um eine Entscheidung treffen zu können. Erst wenn Bedürfnisse klar herausgestellt werden, kann Buchhaltungssoftware gut verglichen werden, zu einer fundierten Entscheidung führen und wirklich Arbeit abnehmen.

Unsere Analyse zu Buchhaltungssoftware im Vergleich zeigt: Die Buchhaltung nicht zu digitalisieren ist heute keine Lösung mehr.

Wir wünschen viel Erfolg bei Ihrer Buchhaltung - Ihr CAYA-Team

Themenausflüge gesucht? Schauen Sie sich auch unseren Ratgeber zur CRM Auswahl und Einführung an oder unseren Artikel zum ACT-Framework für die digitale Transformation in KMU, mit dem Sie in kurzer Zeit Baustellen für Digitalisierungsbedarf im Unternehmen identifizieren. Wenn Sie Audiocontent suchen, hören Sie auch gerne unser Podcast Interview mit Raphael Thelen, Vice President Finance bei McMakler an, zum Thema, wie McMakler (mithilfe von CAYA) Mitarbeiter durch automatisierte Prozesse entlastet und Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten schafft.

Autor Info:
CAYA ist ein führender Digitalisierungs-Enabler für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu digitalisiert CAYA die tägliche Briefpost seiner Kunden und bietet mit der Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an. Mit der Anbindung an mehr als 30 Lösungen, darunter Buchhaltungssoftware, Agentursoftware oder Projektmanagementsoftware, liefert CAYA die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse.