Lean Management Methoden - Wo tun sich KMU oft noch schwer?

Was bedeutet Lean Management?

Lean Management ist gekennzeichnet durch eine Zielsetzung in Unternehmen zur kontinuierlichen Prozessoptimierung mit kundenorientiertem Fokus. Im Kern, die effiziente Gestaltung der kompletten Wertschöpfungskette durch Vermeidung von Verschwendung. Unabhängig von der Produkt- oder Dienstleistungsart, den Produktionsabläufen oder den Unternehmensbereichen. Durch generell attestierte, positive Auswirkungen auf die Gesamtleistung von Unternehmen, haben Lean Methoden viel Anklang als ein universelles Managementinstrument gefunden. Hauptziel des Lean Managements ist, alle Unternehmensprozesse und Aktivitäten entlang der Wertschöpfungskette möglichst effizient und zielorientiert aufeinander abzustimmen. Durch u. a. genaue Prozessbeschreibungen oder frühe Reaktion auf Fehler.

Lean Management wird meist in Konzernen angewandt und hat mit Toyota als Erfinder den Ursprung im produzierenden Gewerbe der Automobilindustrie. Durch stetige Weiterentwicklung der Methode, lässt sich ein Lean Management Konzept allerdings auf beliebige Geschäfts- oder Produktionsprozesse anwenden (Produkt & Dienstleistung). Von der Produktentwicklung, über die Produktion bis hin zur Kundenbetreuung. Dieser Artikel soll einen Einblick geben über die Möglichkeiten, Lean Management für KMU anzuwenden. Ziel ist nicht, eine Lean Management Definition bzw. Lead Administration Definition (oft als Synonym verwendet) ausführlich zu beschreiben (wir geben eine kurze Zusammenfassung, soweit möglich). - Dafür sind diese zu umfangreich. Zu Lean Prinzipien bzw. Lean Projektmanagement finden sich in diesem Artikel jedoch konkrete Expertenmeinungen zum Thema. U. a. warum Lean Management im Mittelstand empfehlenswert ist und welche Lean Management Fallstricke KMU bei Einführung vermeiden sollten.

Woher kommen Lean Management Prinzipien? 📖

Beginn der 90er wurde das Buch "The Second Revolution in the Automotive Industry" von James P. Womack, Daniel T. Jones und Daniel Roos veröffentlicht. Diese hatten als Wissenschaftler am MIT mehrere Jahre an unterschiedlichen Entwicklungs- und Produktionsbedingungen in der Automobilindustrie geforscht. Der Fokus ihrer Forschung lag auf effizienteren sowie überlegene Entwicklungs- und Produktionssysteme. Dies wird generell als schlanke Produktion (lean production) bezeichnet, abgeleitet vom lean Toyota Produktionssystem. Dieses gilt als besonders ressourcenschonendes und verschwendungsarmes Produktionsverfahren (jap. MUDA). 🌏 Lean Management wird daher oft im Ursprung als japanische Managementmethode beschrieben. Es basiert auf der Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen), um stets wettbewerbsfähig zu bleiben. In der deutschsprachigen Lean Terminologie wird es oft auch als KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bezeichnet. Im Bereich der Logistik und Produktion ist Lean Management vor allem im Zusammenhang mit dem Just In Time Prinzip und der Low Cost Automation bekannt. Dieses wird verwendet um Lagerbestände und Durchlaufzeiten zu reduzieren und Lieferketten zu optimieren. Aufgrund sich stetig wandelnder Marktbedingungen, ist die konstante Evaluation und Anpassung ein kontinuierlicher Prozess bei Lean Methoden. In den Jahren nach der Entstehung wurde das Prinzip vielfach in weiteren Unternehmensbereichen unter der Abkürzung Lean als Führungsphilosophie etabliert.

Bei Lean Management Methoden ist der Fokus auf kundenzentriertes Prozessmanagement gelegt. Ziele sollen hier “aus Sicht des Kunden gesetzt werden”.

Durch die konsequente Ausrichtung an den Bedürfnissen des Kunden sollen:

• qualitativ hochwertige Produkte/Services
• bei maximaler Liefertreue
• zu niedrigsten Durchlaufzeiten
• zu angemessenen Kosten

hergestellt werden. Um diese kundenzentrierte Arbeitsweise maximal erfolgreich zu gestalten werden gute Mitarbeiter benötigt, die kontinuierlich weiterentwickelt werden sollen. Frei nach der Toyota Devise “Andere bauen gute Autos. Wir formen gute Mitarbeiter, diese bauen bessere Autos”

Beim Lean Management stehen folgende Elemente zentral: 📈

1. Synchronisierung & Standardisierung von Prozessen (SOP = Standard Operating Procedure)
2. Reduktion von Fehlern
3. Verbesserung der Produktionsanlagen bzw. Büro-Infrastruktur
4. Systematische Qualifizierung von Mitarbeitern
   

Studien zeigen, dass z. B. in Entwicklungsprozessen 20-30% der Ressourcen-Kapazitäten durch "Unnützes" gebunden sind. Durch Verlagerung zu wertsteigernden Tätigkeiten (definiert durch Wertstromananlyse), anhand von Lean Prinzipien, lassen sich z.B. die Time-to-Market verkürzen oder mehr Projekte mit gleichen Teams umsetzen. Außerdem lassen sich sicherere Produktionsabläufe und besseres Qualitätsmanagement sicherstellen.

Auf welchen Elementen basiert die Lean-Methodik?

1. Verschwendung und Blindleistung vermeiden
   Als Beispiel: Wird Prozess X in der bestehenden Art und Weise so benötigt oder wird dieser aus unternehmenspolitischen Gründen umgesetzt, statt aus
   kundenzentrierter Sicht und kann er effizienter gestaltet werden?
   
2. Ressourcen und Kapital effizient nutzen
   Wird für die wichtigsten Themen und möglichen Herausforderungen sinnvoll investiert?
   
3. Overengineering vermeiden
   Oft ist ab einem bestimmten Stand in der Entwicklung von Produkten oder Services weiterer Feinschliff weitaus weniger profitabel als die bis zu diesem Stand investierte Zeit. Hier wird der Ansatz empfohlen, den richtigen Go-To-Market Zustand zu identifizieren und anschließend konstant weiter zu entwickeln
   
4. Flache Hierarchien und konstante Verbesserung
   Kleine Betriebe haben in der Regel flache Hierarchien. Angestellte wachsen mit der Zeit in ihren Position. Speziell für den Mittelstand soll der Fokus darauf liegen, die Berichts- und Entscheidungswege zwischen den Ebenen kurz zu halten und mehr Flexibilität und größere Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter zu ermöglichen.
   
5. Fehlleistungen und Fehlerkosten reduzieren
   Vor allem durch Etablierung einer offeneren Fehlerkultur, wo nötige Optimierungen erkannt und angegangen werden können.
   

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Welche Herausforderungen für Lean Management in KMU gibt es? 🏢

Bei der Einführung von Lean Management Methoden für KMU kommt es darauf an, dass die Prinzipien des Lean Managements vorgelebt, angenommen und umgesetzt werden. Ein Mindset zu kundenzentrierten Prozessen, in Kombination mit einer regelmäßigen Wertstromanalyse, wirkt sich nachhaltig positiv auf abteilungsinterne Prozesse aus. Weiter gefasst auch auf top down gedachte Produkte/Dienstleistungen aus, die bei Kunden einen Mehrwert schaffen.

Brechen wir es konkreter auf Lean Management Praxisbeispiele runter.

Eine gegenseitige Beeinflussung von vorgelebter Unternehmensphilosophie und sich aus abteilungsinternen Evaluationen (PDCA-Zyklus mit den vier Phasen Plan, Do, Check, Act) entwickelnden Prozessen, treffen sich in vielen Bereichen in den mittleren Managementebenen. Dort werden beide Richtungen oft in der Praxis vereint.

🙌 Laut Manuel Schmidt von transactionwise.com ist ein häufiges Problem zur Umsetzbarkeit der Lean Management Methodik, dass anzustrebende flache Hierarchien mit ausgedünnten Führungsetagen gleichgesetzt werden. Wenig Führungskräfte im Unternehmen zu haben, führt zwangsläufig zu großen Führungsspannen. Die Folge: Das Management ist durch eine hohe Mitarbeiteranzahl oft überlastet und leane Prozesse können seltener umgesetzt werden.

🧭 Darüber hinaus nennt Manuel Schmidt als weiteren Stolperstein zur Lean Management Einführung, dass die entsprechenden Methoden oft nur in bestimmten Abteilungen eingeführt werden, meist in der Produktion oder der Logistik. Diese Abteilungen sind in ihrer Art und Weise nah an den Ursprüngen der Lean Management Methode angesiedelt, nämlich an der Automobilindustrie (Toyota Methode). Dort spielen auch vor allem Produktion und die bedarfsgerechte, marktsynchrone Beschaffung von Materialien eine zentrale Rolle. Dies mag in einigen Fällen aber zu nah am Ursprung der Philosophie gelebt sein, die sich seit ihrer Entstehung weiterentwickelt und auf andere Unternehmensbereiche ausgeweitet hat. Kaum eine Unternehmensabteilung wird in der Praxis autark von anderen Abteilungen bestehen, weswegen sich hier durch eine selektive Einführung Widersprüche im gelebten Mindset ergeben können.

🔮 Laut den Change Management Beratern von Dr. Kraus und Partner sollte eine Lean-Philosophie auch darauf abzielen, Probleme an die Oberfläche zu holen und sichtbar zu machen, statt diese zu verstecken. Doch wo Probleme ausfindig gemacht und analysiert werden, werden auch Fehler bekannt - aber wer gibt schon wirklich gerne Fehler zu und welches Unternehmen belohnt dies? Wenige Unternehmen. Laut Dr. Kraus und Partner ist allerdings genau die Fehlerkultur ein Kern der Lean Management Methode: Eine Unternehmenskultur schaffen, die Fehler nicht verurteilt, sondern im sicheren Rahmen erkennt, daraus lernt und weiterentwickelt. Teilweise ist dies auch ein kulturelles, deutsches oder europäisches Problem. Nicht ohne Grund hat sich ein Großteil der erfolgreichsten Geschäftsmodelle der letzten Jahre in den USA entwickelt. Diese Entwicklung kommt, neben vielen anderen Faktoren, nicht zuletzt aber auch laut dem Unternehmermedium impulse.de aufgrund einer anderen Fehlerkultur und einer anderen Einstellung zur Risikobereitschaft zustande. Aufstehen, weiter geht’s ist dort häufiger die Devise. Eine Akzeptanz von Fehlern durch testen und ausprobieren, im abgesteckten Rahmen, kann hier ein Denkansatz für mehr Chancen sein.

Doch kann Lean Management im Mittelstand funktionieren oder nur bei großen Konzernen? Laut Oliver Mattmann, langjährigem Experten zum Thema Lean Management und Chief Visionary Officer der Firma LEANCOM GmbH, kann Lean Management in KMU gerade oft gut funktionieren. Den häufigsten Fehler, den er im Lean Management KMU-Bereich immer wieder feststellt, ist, dass Methoden kopiert anstatt verstanden werden. Erfolg stelle sich mit Lean Management Techniken erst dann ein, wenn die Philosophie in die DNA eines Unternehmens übergehe. Das klingt zunächst einmal weit gefasst. Laut ihm liegt der Fehler bei KMU in der nur punktuellen Einführung von Lean Management Methoden. Das was bei großen Unternehmen funktioniert versuchen viele exakt so zu kopieren, statt zu adaptieren und einen eigenen Weg zu gehen, geleitet von Lean Management Methoden.

Unternehmen probieren immer wieder, vereinzelte Elemente von Toyota einfach zu kopieren. Das funktioniert nicht nur aufgrund der unterschiedlichen Unternehmensgröße nicht, sondern auch deswegen nicht, da der Reifegrad der Toyota Methodik weit fortgeschritten ist und bereits seit den 50er Jahren konstant (Kaizen Methode) optimiert wird, sagt Mattmann. Lean Mangement ist daher für ihn keine einzelne Optimierung, sondern ein konstanter Prozess.

⏲️ Laut ihm gibt es für KMU sogar Vorteile in der Lean Management Umsetzung gegenüber größeren Unternehmen. “Wenn Sie in einem 2.000 bis 3.000-Mann-Betrieb Lean Management und Veränderungen etablieren wollen, dann braucht das Jahre, häufig Jahrzehnte, bis sich gewisse Dinge wirklich verändern. In einem kleinen Betrieb hingegen, in dem idealerweise auch noch die Führung bzw. die Inhaber­schaft wirkliches Interesse hat, vorwärts zu kommen, kann man innerhalb von kurzer Zeit, von zwei bis fünf Jahren, beachtliche Erfolge feiern.“

🥇 In welchem Bereich können KMU von Lean Management laut Oliver Mattmann besonders profitieren? Die Antwort ist: KMU haben vor allem im administrativen Umfeld enorm hohen Handlungs­bedarf. “Wir befinden uns zwar schon inmitten der Digitalisierung, arbeiten aber in gewissen Bereichen immer noch wie vor zwanzig Jahren: es stapeln sich nach wie vor Papiere und Informationen in den Arbeits­räumen und Büros. Dort haben wir den letzten Jahren viel zu wenig gemacht.” führt er an. Yannick Schilly, President & CEO von Altix Consulting Inc, äußert hierzu passend die Meinung, dass Unternehmen im Büro 4.0 Zeitalter, bzw. dem Industrie 4.0 Zeitalter (engl. workforce 4.0) abteilungsübergreifend kontinuierlich Prozesse digitalisieren und auf allen Ebenen schulen sollten, um zusätzlich von Synergieeffekten und Automatisierungen der Digitalisierung zu profitieren.

Operative und unternehmensspezifische Prozesse funktionieren laut den Erfahrungen von Oliver Mattmann übrigens bereits oft gut, weswegen hier nicht die höchste Priorität zum Handeln bei Lean Methoden anzusiedeln sei. Lean Management sieht er eher als Beschleuniger für Digitalisierungsprozesse in KMU. Mattmann führt hier weiter aus: “Die grosse Heraus­forderung besteht vielmehr darin, die Informationsverarbeitung der Administration mit den anderen Unternehmens­bereichen zu synchronisieren und den Informationsfluss deutlich zu verbessern. In diesem Bereich besteht grosser Handlungsbedarf, der enorme Verbesserungen möglich machen würde! Da reden wir nicht von 5 %, sondern von Produktivitäts­steigerungen von bis zu 50 %!”

Was ist Lean PPM? ⚙️

Lean-PPM steht für Lean Project Portfolio Management (PPM) und beschreibt eine Methode zur Ressourcenplanung und Priorisierung von Investitionen.

Diese Priorisierungen werden im Prozess stets wiederholend in Bezug auf ihren Mehrwert für die Wertschöpfungskette eines Unternehmens geprüft. Ziel ist es, zeitaufwändige sogenannte Governance zu eliminieren und die Geschwindigkeit der Planungs- und Berichterstattungsprozesse zu erhöhen. Die PPM Methode kann sowohl beim Wasserfallmodell, agilem oder hybridem Arbeiten angewandt werden.

Welches Projekt soll von wem und wann durchgeführt werden? Das Projektportfoliomanagement dient letztlich dazu, diese vermeintlich einfache Frage zu beantworten. Anders als bei intuitiven oder vermeidlich selbstverständlichen Antworten, werden alle Optionen geprüft und an ein Wertesystem angelegt. Das Ergebnis der Projektkoordination durch PPM, besteht aus vier Tätigkeitsbereichen: Strategize, Collect, Decide & Execute.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Grundprinzipien und Vorteile zur Implementierung der Lean PPM Methodik:

• Planungs-Lebenszyklus verkürzen:
  Fünf-, Drei- und sogar Einjahrespläne passen nicht in ein schlankes PPM-Umfeld. Der übergeordnete "Plan" kann weiterhin jährlich erstellt werden, sollte aber vierteljährlich oder besser monatlich, bewertet und geändert werden können.
• Strategie auf allen Organistationsebenen verknüpfen:
  In Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen und -ebenen, aber auch schon in verschiedenen KMU Abteilungen, sollte es für jeden Bereich einen strategischen Fahrplan geben. Dieser sollte mit dem Gesamtfahrplan des Unternehmens abgestimmt sein.
• Mittleres Management zu mehr Entscheidungen befähigen:
  Geschäftsführung oder andere höhrere Führungsebenen können Aufgaben, abgleitet vom strategischen Plan, effizienter an das mittlere Management delegieren
• Entscheidungskriterien durch strategischen Plan besser gelenkt:
  Das Treffen von Entscheidungen von Mitarbeitern kann selbstständiger mit weniger Kontrolle erfolgen, da sich diese nah am strategischen Plan orientieren.

Die Geschwindigkeit des Planungs- und Ausführungsteams einer Organisation ist ein wichtiger Bestandteil des Lean PPM-Rahmens. Ebenso wichtig ist Messung des Werts und der richtigen Ressourcenzuweisung im gesamten Unternehmen.

Das Lean PPM Reporting basiert auf folgenden 4 Grundpfeilern:

• Resultate:
  Abgeschlossene Projekte/units of work pro Iteration. Die Standardisierung dieser Kennzahl im Unternehmen ist wichtig zur Vergleichbarkeit.
• Abstimmung von Resultaten:
  Abstimmung der Arbeitsanstrengungen auf den strategischen Fahrplan einer Geschäftseinheit sowie auf den strategischen Fahrplan des Unternehmens
• Mittleres Management zu mehr Entscheidungen befähigen:
  Geschäftsführung oder andere höhrere Führungsebenen können Aufgaben, abgleitet vom strategischen Plan, effizienter an das mittlere Management delegieren
• Resultate präsentieren und Feedback einholen:
  Für den Erfolg von Lean PPM ist es von entscheidender Bedeutung, die Zustimmung des "delivery teams" zu gewinnen. Der einfachste Weg ist eine Präsentation als Nachweis, dass die Lösung wie vorgesehen funktioniert.

Lean Management Zusammenfassung für KMU ✅

Es kann sich also durchaus lohnen, als KMU die Lean Management Lektüre durchzuarbeiten, wenn das Thema Strategie ansteht. Wer sich weiter in die Literaturrecherche vertieft, dem werden die Tipps der genannten Branchenexperten helfen, Theorie und Praxis besser vereinen zu können. Leanes Denken kann sich langfristig in KMU etablieren, wenn es vom Start weg nicht als temporäres Projekt, sondern als neuer, prozessbegleitender Normalfall vorgestellt wird. Es empfiehlt sich bei der Etablierung leaner Prozesse Lean Assessments sowie Potentialchecks in Betracht zu ziehen sowie eine Lean Roadmap mit allen relevanten Themen aufzustellen. Es braucht hierfür Führungspersonen und Lean Experten, die sich mit den Methoden auskennen, die Prinzipien vorleben und vor Ort an der Einführung der neuen Strategie beteiligt sind. Dann kann letztendlich die vermehrte Veranschaulichung von Lean Management Prinzipien in den Hintergrund treten und auf natürliche Weise, basierend auf erarbeiteter Expertise und konstanter Evaluation in Unternehmensprozesse einfließen.

Quellen:
https://www.7impact.com/blog/artikel/lean-management-fuer-kmu/
https://der-prozessmanager.de/aktuell/wissensdatenbank/lean-management
https://www.marathonus.com/about/blog/the-basics-of-lean-project-portfolio-management/#:~:text=Conclusion-,Lean PPM directs an organization's focus on eliminating time consuming,are an aggregate of projects
tk-lex.tk.de
https://www.kraus-und-partner.de/lean-management-produktion-administration-beratung
https://www.tractionwise.com/magazine/lean-management-kmu-scheitern/
https://www.impulse.de/management/unternehmensfuehrung/fehlertoleranz/2131960.html
https://www.bwl-lexikon.de/wiki/lean-management/
https://refa.de/service/refa-lexikon/lean-management
https://www.feintool.com/en/newsroom/news/2019/is-lean-management-still-relevant-in-the-factory-of-the-future-and-industry-40-environment/