Welche Tools bieten sich für eine digitale Kollaboration am besten an? ✨ Wir legen den Fokus auf Software, die sich vor allem im Arbeitsalltag bei CAYA selbst bewährt hat. Wir geben Tipps zur smarten Software-Nutzung und zu weniger bekannten oder oft vergessenen Funktionen, die einen effizienteren, papierlosen Arbeitsalltag unterstützen.
Unsere Lieblings Tools für Remote-Work
1. Wir steigen zuerst mit den Basics ein: Die Google Suite deckt unsere Grundbedürfnisse für die Arbeit im Home Office ab: E-Mail, Cloud und Dokumente wie Spreadsheets und Präsentationen. Ein Vorteil: An Dokumenten lässt sich zeitgleich, synchronisiert arbeiten. Kein mehrfaches versenden von Dokumenten, keine Duplikate. Gleichzeitig sind neben den essenziellen E-Mail- und Kalenderfunktionen die wichtigsten Tools zur Dokumentenbearbeitung integriert.
Produktivitätstipp 💬: Mit Nutzung der Kommentar- und Erwähnungsfunktion in Google Docs oder Sheets überspringen Sie bei der Zusammenarbeit oft den extra Schritt einer E-Mail oder einer Chat-Nachricht. Damit kommen Sie besser auf den Punkt, dort wo es drauf ankommt. Im Dokument selbst.
2. Mit Google Meet werden digitale Meetings so einfach wie unsere Gegenstücke im Büro. Auch dieses Videocall-Tool ist bereits in die Google Suite integriert.
Videocalls mit mehreren Personen 👀: schon lange dabei doch oft nicht bekannt oder genutzt - Funktion zum Wechseln der Teilnehmeransicht. "Wie sehe ich nochmal Alle?". Klicken Sie auf das “Mehr-Symbol” (Im aktuellen Design sind dies 3 übereinander stehende Punkte) und auf “Layout ändern” klicken. 4 Optionen stehen zur Auswahl. “Automatisch” ist der Standard. “Gekachelt” = entspricht der Galerieansicht in Zoom und zeigt bis zu 16 Personen an, wenn keine Präsentation stattfindet. “Spotlight” = die Präsentation, der aktuelle Sprecher oder der angeheftete Feed füllen das Fenster. “Seitenleiste” - man sieht den aktiven Sprecher oder die Präsentation mit weiteren Teilnehmern an der Seite.
Wir haben im verlinkten Artikel weitere Tipps zu Google Meet herausgestellt.
Falls Sie erfahren möchten, wie Sie mehr Potenzial aus Ihrem Google Kalender herausholen - auch hierzu haben wir einen Artikel.
3. Mit Demodesk realisieren wir Produkt-Demos, bei der wir CAYA mit allen relevaten Funktionen präsentieren. Demodesk ermöglicht als cloud-basierte Screensharing Plattform nicht nur einen umfassenden Einblick für potentielle Kunden auf unser Angebot, sondern beinhaltet auch eine umfangreiche CRM-Integration. Alles übersichtlich in einem System vereint.
TIPP! Speziell für den Aspekt der Kommunikation bei Remote-Work haben wir bei CAYA eigene Best Practices entwickelt. Neben der Wahl der richtigen Tools, spielt hier unter anderem die Zentralisierung von Informationen eine wichtige Rolle. Erfahren Sie in unserem Artikel, welche 6 Best Practices für die Kommunikation von Remote Teams wir außerdem empfehlen.
4. Notion ist das Tool für alle möglichen Management- und Workspace-Wünsche, inklusive Task-Management und Knowledge-Sharing. Sowohl Projektmanagement-Funktionen, als auch Wiki-basiertes Wissensmanagement, sind enthalten.
5. Slack ermöglicht direkte Echtzeitkommunikation zwischen allen Teammitgliedern. Darüber hinaus ermöglichen eingebaute Slackbots, wie der vactiontracker.io Slackbot, die einfache Urlaubsanfrage via Slack.
Übersichts-Tipp 🌍: Stellen Sie custom Notifications für bestimmte Begriffe ein, die in Chatverläufen erwähnt werden (z. B. zu Ihrer Abteilung). Gehen Sie auf Persönliche Einstellungen > Benachrichtigungen. Fügen Sie entsprechende Begriffe hinzu unter “Meine Keywords”.
Reminder Funktion 📎:Eine praktischeFunktion ist der Slash-Befehl /remind, mit dem Sie Erinnerungen für sich, Andrere und sogar für einen Kanal festlegen können.
Für eine Erinnerung an sich selbst einfach in einen beliebigen Slack Chat (Personen, Gruppen oder Chat mit sich selbst) Folgendes eingeben: /remind me (entsprechendes Thema) und Enter drücken.
Der Slack Bot führt durch die weiteren Einstellungen zur Erinnerungseinstellung. Ein kurzes Video mit mehr Tipps zu Slack Remindern finden Sie hier.
Mehr Tipps zu Slack Funktionen erhalten? Dann unseren verlinkten Artikel für einen Deep-Dive zu Slack lesen.
Fokussiert arbeiten: Oft gibt es im Arbeitsalltag ein E-Mail Pop-Up hier, eine nicht mich betreffende Slack Gruppen-Nachricht dort. Einen Tipp für mehr Fokus verrät Sophie-Marie Gruber, Senior Sales Manager bei CAYA. Sie arbeitet teils mit der Pomodoro Technik. Dies ist ein Management Methode, bei der 25 Minuten möglichst ablenkungsfrei an einer Aufgabe gearbeitet wird. Anschließend wird mit frischem Fokus eine neue Aufgabe begonnen. Ein simples Timer-Tool hierzu ist https://pomofocus.io/
6. Als Tool für die digitale Vertragsunterzeichnung nutzen wir HelloSign, ohne dabei auf Stift und Papier zurückzugreifen. Modern, digital, rechtsgültig.
☝️ Genau wie bei digital unterzeichneten Dokumenten ist auch sonst unsere Devise: Weniger Papier und mehr Digitales entlastet den Arbeitsalltag. Lesen Sie in unserem Artikel, welche Dokumente immer noch in Papierform aufgehoben werden sollten (erstaunlich wenig!) und welche digitalisiert werden können.
7. Mit CAYA, als Dokumentenzentrale in der Cloud wir die Briefpost ortsunabhängig empfangen und bearbeitet. Papierkram wird zuverlässig und smart organisiert. In der CAYA Document Cloud können außerdem eingehende Dokumente ganz einfach im Unternehmen verteilt, Rechnungen bezahlt oder Formulare ausgefüllt und unterschrieben werden. Mit dem neuen Share-Feature lassen sich außerdem Dokumente und Ordner jetzt ganz einfach anderen Personen zugänglich machen. So geben Sie Mitarbeitern, externen Geschäftspartnern oder anderen Personen ganz automatisch einen Einblick in relevante Unterlagen. ✔️
Auf die Betriebsprüfung sind Sie mit CAYA gut vorbereitet, denn: CAYA ist GoBD zertifiziert.
8. Für die vorbereitende Buchhaltung nutzten wir CANDIS. Die KI-unterstützte Buchhaltungssoftware liest dabei viele Inhalte von Rechnungen automatisch und sinngemäß aus und kategorisiert diese. Dokumente prüft CANDIS automatisch auf Vollständigkeit, das Dokumentenmanagement (DMS) hilft bei der übersichtlichen Ablage. CANDIS ersetzt lange Emails, Freigabemappen und Excel-Listen. Rechnungen können einfach und übersichtlich bearbeitet, verwaltet und auch freigegeben werden.
Ratgeber Buchhaltungssoftware: Sie suchen nach einer neuen Software für die Buchhaltung? Wir haben einen umfassenden Ratgeber erstellt. ✔️ Finden Sie mit unserem Vergleich die passende Software für Ihren Arbeitsalltag.
9. In Figma treffen wir einfach gemeinsame Designentscheidungen. Das Open Source Tool für 3D Kreationen beinhaltet einen Vektorgrafik-Editor und ein Prototyping-Tool, das hauptsächlich webbasiert ist. Dadurch lässt sich kollaborativ in Echtzeit am Design arbeiten.
10. Miro vereinfacht Brainstorming im Team und wird durch uns als digitales Whiteboard genutzt. Diagramme, Skizzierungen oder Abbildungen ganzer Workflows lassen sich über Miro einfach und übersichtlich abbilden. Das hilft, die Gedanken auf´s digitale Papier zu bringen und Zettelwirtschaft am Board zu bündeln.
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